GLUU GUIDES

Valg af den bedste software til business process management (BPM) i Gen AI-æraen

Det er svært at finde den bedste software til styring af forretningsprocesser. De fleste klassiske værktøjer er for komplekse til normale virksomheder. Andre styrer kun opgaver. Denne guide dækker otte nøgleområder med 27 krav til det rette værktøj, der kan hjælpe Process Excellence-teams med at lykkes med brugeradoption. Vi har netop opdateret guiden med “egnethed til generativ AI” som et ottende nøgleområde, du bør se efter.

Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:

• Sådan vælger du den bedste SOP-software (Standard Operating Procedure)
• Top 5 software til styring af forretningsprocesser gennemgået
• Anmeldelse af software til procesdokumentation

I denne guide får du otte nøgleområder, du bør se på, når du vælger BPM-software. Hvert område er opdelt i underkrav, som du kan bruge til at finde præcis det rette værktøj til dine behov.

---

Før vi dykker ned i hvert af de otte kriterier i flere detaljer, så lad os først se på…

Hvordan software til styring af forretningsproces kan hjælpe

‘Business process management‘ er en stor indsats for at visualisere, udføre, forbedre og styre en virksomheds tilbagevendende arbejde på tværs af roller, løbende og på en enkelt platform.

Organisationer køber og implementerer processtyringssoftware for at få det værktøj, de har brug for for at lykkes med forretningsprocesser. Så hvordan ser succes ud? Det kan være at…

• Standardisere en organisations arbejdsmetoder
• Sikre hurtigere medarbejder onboarding (interesseret i hvordan? læs vores guide til medarbejder onboarding )
• Bevar viden i et system (og ikke i enkeltpersoners sind)
• Tillad din virksomhed at vokse og skalere hurtigere
• Improve forretningsprocesser for at reducere spild og fejl
• Digitaliser papirarbejde, og automatiser manuelle processer for at spare tid
• Sikr og dokumentér overholdelse af lovgivning og eksterne standarder som ISO eller GDPR

Der er hundredvis af værktøjer derude. Afhængigt af din egen succesdefinition og dine nuværende systemer er det bedste valg for en virksomhed muligvis ikke det bedste for en anden. Denne guide hjælper dig med at forbinde det, der betyder noget for din virksomhed, med de rigtige værktøjer.

8 nøgleområder at se efter ved valg af BPM-software

Den bedste softwareløsning til styring af forretningsprocesser giver dig mulighed for at sige et klart “ja!” til de kriterier, der betyder noget for dig:

1. Det er nemt at implementere og bruge for både Process Excellence-teamet, procesejere og forretningsbrugere.
2. Det gør vores standard måde at arbejde på let at forstå
3. Det muliggør løbende kommunikation og feedback, så forretningsbrugere bliver involveret
4. Det gør processer lettere at udføre på den rigtige måde
5. Det indsamler input og data til at improve forretningsprocesser
6. Det integrerer med andre systemer for at automatisere opgaver
7. Det sikrer solid governance omkring processer.
8. Det kan arbejde direkte med AI-agenter.

Lad os nu se på hvert område og dets krav.

#1 Nem at implementere og bruge

Som en start er det vigtigt at huske, at værktøjet ikke er målet. Målet er, at forretningsbrugere – jeres egne kolleger – kan håndtere og arbejde med deres processer i det daglige. For at lykkes med processtyring er dit primære mål derfor at vælge BPM-software, der understøtter forståelse, brug, udførelse og forbedring af forretningsprocesser. Det betyder, at du bør tilføje krav som disse:

1. BPM-værktøjet må kræve maksimalt 3 timers træning for avancerede brugere og 1 time for forretningsbrugere. Det gør det realistisk at involvere jeres kolleger effektivt uden at kræve fuldtids proceseeksperter.
2. Skal kombinere effektiv søgning, proceskort, arbejdsinstruktioner og kommunikation i et sammenhængende flow, som almindelige brugere kan bruge til at guide arbejdet. Hvorfor? Disse elementer er alle vigtige, når man forsøger at etablere standardarbejde i praksis. Hvis de er adskilt, skaber det meget friktion, som vil bremse den daglige brug blandt forretningsbrugere.

Af denne grund inkluderer vi ikke en række meget komplekse udviklings- og automatiseringsplatforme fra denne analyse. Dette betyder dog ikke, at de måske ikke er særlig værdifulde til andre brugssager. Vi viser sådanne platforme nederst i vores artikel Top 5 BPM-software gennemgået.

#2 Gør jeres standard måde at arbejde på let at forstå

Det er kun, hvis jeres fælles, standardiserede måde at arbejde på er lettere at følge og bruge end dine kollegers individuelle vaner, at den faktisk bliver til virkelighed. Hvis en forretningsbruger f.eks. skal indkøbe en ny service og kan vælge mellem et komplekst, fejlbehæftet flow i et ERP-system eller blot at sende en mail til en sekretær, vil vedkommende altid vælge den anden mulighed. Så selv om det er effektivt for virksomheden som helhed at undgå sekretæren, er det ikke nødvendigvis effektivt for den enkelte bruger. I praksis betyder det, at du skal kigge efter følgende funktioner:

1. Mulighed for at administrere, se og filtrere et fuldt sammenhængende procesrepository med forskellige ejere og redaktører.
2. Visuel proceskortlægning – et enkelt, visuelt flow gør det lettere at forstå ansvarsfordeling.
3. Organisatoriske roller, jobbeskrivelser og processer tildelt forretningsbrugere.
4. Genbrug af processer og aktiviteter på tværs af kontoen for at undgå indholdsduplikering.
5. Arbejdsinstruktioner (med video, filer, links og billeder), der kobles til aktiviteter i processer.

#3 Muliggør løbende kommunikation og feedback

Dette krav er tæt relateret til det foregående. Der er stor sandsynlighed for, at første gang en ny kollega ser en proces eller en arbejdsinstruktion, vil der opstå nogle spørgsmål. Spørgsmål skal opsamles og sendes videre til procesejeren, så de kan besvares med det samme. Ellers mister forretningsbrugere hurtigt tålmodigheden og konkluderer, at den fælles måde at arbejde på ikke giver mening. Ideelt set bør denne dialog mellem bruger og redaktør være transparent for alle, så spørgsmål kun skal stilles og besvares én gang. Derfor bør du se efter disse funktioner:

Mulighed for at diskutere processer og aktiviteter inde i værktøjet.

1. Fælles tags eller labels til at markere kommentarer til opfølgning.
2. Mulighed for at oprette issues og ændringsanmodninger og gennemføre et formaliseret godkendelsesflow.
3. Filtrering af kommentarer og ændringsanmodninger.

#4 Gør processer lettere at udføre på den rigtige måde

Faktisk kører og udfører dine processer vil sikre, at de sker hver gang. Som et resultat har du brug for måder at administrere tilbagevendende opgaver og sager på. Det korrekte personale skal vide, hvornår de skal udføre opgaver og logge deres arbejde. Dette er de funktioner, der får dig der:

1. Kør tilbagevendende opgaver
2. Kør arbejdsgange “on demand” på tværs af rollerne i en proces
3. Registrer personen og tiden, når en opgave er udført
4. Bevis for, at en opgave er udført (f.eks. Med placering og foto)
5. Overvåg, hvis opgaver ikke udføres i tide
6. Rapportér på opgaver efter tid, proces og sag.

Dette er muligvis ikke relevant for større organisationer, hvor procesforståelse og udførelse sker på forskellige organisatoriske niveauer. Funktioner til at orkestrere procesudførelse kan dog hjælpe jer med at teste processer, forberede systemimplementering og gennemføre f.eks. Value Added Time Analysis ved procesforbedring. Blot at have processer som dokumentation gør det ikke muligt.

#5 Indsamler input og data til at improve forretningsprocesser

Når dine processer er kortlagt og er blevet revideret så mange gange, at de er stabile, så er det tid til at forbedre dem. For at indsamle tilstrækkelige data til at underbygge dine beslutninger skal du indsamle organiseret feedback fra kolleger (hvis processer udføres manuelt) og systemdata, hvis processer er automatiserede. Disse er vigtige funktioner til software til styring af forretningsprocesser:

1. Se mængden af kolleger, der har et problem, eller anmod om en bestemt ændring.
2. Identificer opgaver, der ikke opfylder processtandarder i hverken brugt tid eller kvalitet.
3. Få et overblik over dine processer, der fungerer bedst.
4. Udfør “Value Added Time Analysis” for at identificere flaskehalse og finde forbedringsmuligheder.

#6 Integrerer med andre systemer for at automatisere opgaver

Når processer er stabile, er det tid til at automatisere dine processer fuldt ud. For at opnå dette skal jeres processtyringssoftware enten kunne gennemføre hele flowet inde i platformen, eller også skal den kunne integrere med andre systemer som ERP eller CRM. For at gøre dette har du brug for følgende funktioner i processtyringssoftwareløsningen, som du vælger:

1. Et åbent, RESTful API, der er tilgængeligt via en token.
2. Omfattende API-dokumentation, så udviklere kan komme i gang.
3. Færdige connectors til jeres foretrukne systemer.

#7 Sikrer solid governance omkring processer

Du skal kunne administrere jeres proceskollektion eller proceshierarki fra ét centralt sted, samtidig med at du kan delegere administrationen af specifikke processer til de personer, der har den nødvendige viden. Samtidig skal hver procesejer have adgang til alle de værktøjer og den information, som vedkommende – og redaktørteamet – har brug for til at administrere processen effektivt. Dette kræver detaljeret rettighedsstyring:

1. For det første Automatisk ændringssporing: Ændringer i processer, arbejdsinstruktioner og redaktører.
2. Administrér rettigheder pr. proces: Tildel separate ejere og redaktører til hver proces.
3. Endelig Administrer rettigheder efter funktion: Tillad separate brugere at administrere hierarki, roller og brugere.

Nysgerrig på, hvordan det kan se ud i praksis? Se, hvordan det kan gøres:

#8 Kan arbejde direkte med AI-agenter

Et omfattende og opdateret procesrepository, der kan svare på hvad, hvorfor, hvordan og af hvem standardarbejde udføres, er et fantastisk fundament og en vigtig forudsætning for at udrulle AI-agenter. Dermed har de rette personer defineret de korrekte måder at arbejde på, og med procesejere har I governance på plads. Det, der nu mangler, er et stærkt API, som gør det muligt for AI-agenter at forespørge på dette. Konkret bør du tilføje disse krav:

1. Mulighed for at kombinere AI-agentopgaver og menneskelige opgaver i proceskonteksten, så forretningsbrugere tydeligt forstår omfanget af deres arbejde.
2. Mulighed for at lade AI-agenter forespørge på alle data via værktøjets API.
3. Sikring af, at procesejere kan styre og overvåge, hvordan AI-agenter udfører opgaver.

Næste skridt: Leverandørevalueringen

Det var de 27 krav, som vi har identificeret som vigtige for mange købere af softwarestyring af forretningsprocesser. Vi foreslår dog, at du også tilføjer dine egne krav til listen.

Dernæst er det tid til at begynde at evaluere software til styring af forretningsprocesser. Vi er startet med vores egen evaluering: Top 5 software til styring af forretningsprocesser til mellemstore virksomheder.

Konklusion

Det kan være udfordrende at finde den rette Business Process Management (BPM)-software. I denne korte guide har vi skitseret 27 afgørende krav for mellemstore organisationer. Med fokus på brugervenlighed, procesforståelse, løbende kommunikation og solid governance bidrager hvert kriterium til en vellykket BPM-adoption blandt forretningsbrugere.

Det overordnede mål er at sætte virksomheder i stand til at standardisere driften, strømline processer og opnå bæredygtig vækst. Når du går i gang med leverandørevalueringen, skal du sikre en tæt sammenhæng mellem disse krav og jeres specifikke behov for at kunne træffe et oplyst valg af BPM-software.

Hyppigt stillede spørgsmål