Business process management software - bliver kodet i en sofistikeret tekstredigerer.

GLUU GUIDES

Sådan vælges den bedste software til styring af forretningsprocesser

Det er svært at finde den bedste software til styring af forretningsprocesser. De fleste klassiske værktøjer er for komplekse til normale virksomheder. Andre styrer kun opgaver. Denne vejledning dækker 27 krav, der skal bruges til at finde det værktøj, der er bedst til en mellemstor organisation.


Dette er hvad du finder i denne guide:


Hvem er guiden til?

Vi har skrevet denne vejledning til ledere og ledere i mellemstore virksomheder og organisationer, der ønsker at lykkes i forretningsprocesser.

Hvordan software til styring af forretningsproces kan hjælpe

Business process management er en omfattende indsats for at visualisere, udføre, forbedre og styre din virksomheds tilbagevendende arbejde på tværs af roller, løbende og på en enkelt platform.

Organisationer køber og implementerer processtyringssoftware for at få det værktøj, de har brug for for at lykkes med forretningsprocesser. Hvad er en succes i dette tilfælde? Succes kan være at…

  • Standardiser dine arbejdsmåder
  • Sikre hurtigere medarbejder onboarding (interesseret i hvordan? læs vores guide til medarbejder onboarding )
  • Bevar viden i et system (og ikke i enkeltpersoners sind)
  • Tillad din virksomhed at vokse og skalere hurtigere
  • Forbedre forretningsprocesser at reducere spild og fejl
  • Digitaliser og automatiser papirarbejde for at spare tid
  • Øg overholdelsen af eksterne standarder som f.eks ISO eller GDPR
Graf for tid brugt på Ad-hoc vs procesarbejde

Der er hundredvis af værktøjer derude. Hver Afhængigt af din egen succesdefinition og dine nuværende systemer har du muligvis brug for forskellige typer software til at hjælpe dig.

Otte krav til software til styring af forretningsprocesser

Den bedste softwareløsning til forretningsprocesstyring giver dig mulighed for at sige et klart “ja!” til (næsten alle disse kriterier):

  1. Let at implementere og bruge for både administratorer og slutbrugere
  2. Gør standardmåden for arbejde let at forstå
  3. Aktiverer igangværende kommunikation og feedback så alle er med
  4. Gør processer lettere at udføre den rigtige måde
  5. Indsamler input og data til forbedre forretningsprocesser
  6. Integreres med andre systemer til automatisere opgaver
  7. Sikrer solid regeringsførelse omkring processer

#1 Let at implementere og bruge

Inden vi springer ind i at se på de forskellige softwareløsninger til forretningsprocesstyring derude, skal vi fremhæve det faktum, at værktøjet ikke er målet. Målet er, at personerne i din organisation faktisk er i stand til at styre processer på daglig basis. For at lykkes med processtyring er dit hovedmål at vælge en, der tilskynder til forretningsprocesforståelse, brug, udførelse og forbedring.

Business Process Management Software helps to simplify your processes

Af denne grund ekskluderer vi en række meget komplekse og sofistikerede udviklings- og automatiseringsplatforme fra denne analyse. Dette betyder dog ikke, at de måske ikke er særlig værdifulde til andre brugssager. De ekskluderede virksomheder er angivet nederst i denne artikel.

#2 Gør standardmåden for arbejde let at forstå

Det er kun, hvis den delte, standardiserede måde at arbejde på er lettere end de personlige vaner, at det faktisk bliver gjort. I praksis betyder det, at du skal kigge efter følgende funktioner:

  1. Visuel proceskortlægning
  2. Procesoversigt og forbindelser
  3. Organisatoriske roller, jobbeskrivelser og processer
  4. Genbrug processer og aktiviteter på tværs
  5. Arbejdsinstruktioner med video, filer, links og billeder
  6. Kommuniker ændringer til kolleger i bestemte roller
 
Mand tager genvej gennem en park
Selvom fordelene ved BPM kan være klare for ledelsen, vil den gennemsnitlige medarbejder stadig tage den korteste vej, når det kommer til at udføre arbejdet. Det er derfor, brugervenlighed er afgørende.

#3 Aktiverer løbende kommunikation og feedback

Dette krav er tæt forbundet med det foregående. Chancerne er store for, at første gang du ser en proces og måske en arbejdsinstruktion, vil du tænke på et par spørgsmål. Disse skal tilføjes på det rigtige trin i processen, og procesindehaveren skal kunne besvare det med det samme. Ideelt set bør denne samtale være gennemsigtig for alle, så spørgsmål skal kun stilles og besvares én gang. Så se efter disse funktioner:

    1. Lad brugerne kommentere enhver aktivitet, og lad procesredaktører svare
    2. Opret fælles tags eller etiketter for at markere kommentarer til opfølgning
    3. Skjul kommentarer og problemer, der allerede er løst, så de kun er synlige for redaktører
    4. Filtrer kommentarer efter tidsinterval og etiket

#4 Gør processer lettere at udføre på den rigtige måde

Faktisk kører og udfører dine processer vil sikre, at de sker hver gang. Som et resultat har du brug for måder at administrere tilbagevendende opgaver og sager på. Det korrekte personale skal vide, hvornår de skal udføre opgaver og logge deres arbejde. Dette er de funktioner, der får dig der:

  1. Kør tilbagevendende opgaver
  2. Kør arbejdsgange “on demand” på tværs af rollerne i en proces
  3. Registrer personen og tiden, når en opgave er udført
  4. Bevis for, at en opgave er udført (f.eks. Med placering og foto)
  5. Overvåg, hvis opgaver ikke udføres i tide
  6. Rapporter om opgaver efter tid, proces og case

#5 Indsamler input og data til forbedre forretningsprocesser

Når dine processer er kortlagt og er blevet revideret så mange gange, at de er stabile, så er det tid til at forbedre dem. For at indsamle tilstrækkelige data til at understøtte dine beslutninger, skal du indsamle organiseret feedback fra kolleger (hvis processer udføres manuelt) og systemdata, hvis processer er automatiserede. Disse er vigtige funktioner til software til styring af forretningsprocesser:

  1. Se mængden af kolleger, der har et problem, eller anmod om en bestemt ændring.
  2. Identificer opgaver, der ikke opfylder processtandarder i hverken brugt tid eller kvalitet.
  3. Få et overblik over dine processer, der fungerer bedst.

#6 Integrerer med andre systemer til automatisere opgaver

Når processer er stabile, er det tid til at automatisere dine processer fuldt ud. For at opnå dette skal din processtyringssoftware enten fuldføre det fulde flow inde i platformen, eller den skal være i stand til at integrere med andre systemer såsom ERP eller CRM. For at gøre dette har du brug for følgende funktioner i processtyringssoftwareløsningen, som du vælger:

  1. En åben, RESTful API, der er tilgængelig via et token
  2. Ideelt klar integrationer til integrationsplatforme som Zapier, der lader dig integrere med tusindvis af apps
  3. En integration med Microsoft Graph, hvis du bruger Office 365
  4. En integration med G Suite, hvis du bruger dette som din virksomhedsplatform

#7 Sikrer solid regeringsførelse omkring processer

Du skal være i stand til at styre din processamling eller proceshierarki fra et centralt sted, mens du stadig kan delegere styringen af specifikke processer til de mennesker, der kender. Samtidig skal hver procesejer have adgang til alle de værktøjer og oplysninger, som han – og hans redaktionsteam – har brug for for at styre processen effektivt. Dette kræver detaljeret rettighedsstyring:

  1. For det første Automatisk ændringssporing: Ændringer i processer, arbejdsinstruktioner og redaktører.
  2. Administrer rettigheder efter proces: Tildel separate ejere og redaktører til hver proces.
  3. Endelig Administrer rettigheder efter funktion: Tillad separate brugere at administrere hierarki, roller og brugere.

Næste trin: Sælgerevaluering

Det var de 27 krav, som vi har identificeret som vigtige for mange købere af softwarestyring af forretningsprocesser. Vi foreslår dog, at du også tilføjer dine egne krav til listen.

Dernæst er det tid til at begynde at evaluere leverandører. Så det er en god idé at læse vores liste over top 5 forretningsprocesstyringssoftware til mellemstore virksomheder .

Share
Tweet
Share