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So wählen Sie die beste Business Process Management (BPM)-Software aus

Es ist schwierig, die beste BPM Software zu finden. Die meisten klassischen Tools sind für normale Unternehmen zu komplex. Andere verwalten lediglich Aufgaben. Dieser Leitfaden behandelt 27 Anforderungen, die bei der Suche nach dem richtigen Tool für ein mittelständisches Unternehmen zu beachten sind.

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In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über die sieben wichtigsten Bereiche, auf die Sie bei der Auswahl von BPM-Software achten sollten. Jeder Bereich ist in Anforderungen unterteilt, anhand derer Sie das für Sie richtige Werkzeug finden können:

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Bevor wir eintauchen, werfen wir zunächst einen Blick auf…

Wie BPM Software helfen kann

“Geschäftsprozessmanagement” ist ein großer Aufwand, um die wiederkehrende Arbeit eines Unternehmens rollenübergreifend zu visualisieren, auszuführen, zu verbessern und zu verwalten, und zwar kontinuierlich und auf einer einzigen Plattform.

Unternehmen kaufen und implementieren Prozessmanagement-Software, um die Tools zu erhalten, die sie für den Erfolg von Geschäftsprozessen benötigen. Wie sieht Erfolg also aus? Es kann sein, um…

• Standardisieren Sie die Arbeitsweise eines Unternehmens
• Sorgen Sie für ein schnelleres Onboarding der Mitarbeiter (interessiert daran, wie? Lesen Sie unsere Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding )
• Wissen in einem System (und nicht in den Köpfen einzelner) bewahren
• Ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, schneller zu wachsen und zu skalieren
• Geschäftsprozesse verbessern um Verschwendung und Fehler zu reduzieren
• Digitalisieren Sie Papierkram und automatisieren Sie manuelle Prozesse, um Zeit zu sparen
• Sicherstellen und Dokumentieren der Einhaltung externer Standards wie ISO oder DSGVO

Es gibt Hunderte von Tools. Abhängig von Ihrer eigenen Erfolgsdefinition und Ihren aktuellen Systemen ist die beste Wahl für ein Unternehmen möglicherweise nicht die beste für ein anderes. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, das, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, mit den richtigen Tools zu verbinden.

Die 7 wichtigsten Punkte, die Sie bei der besten BPM-Software beachten sollten

Die beste Softwarelösung für das Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es Ihnen, ein klares “Ja!” zu den Kriterien zu sagen, die für Sie wichtig sind:

1. Einfach zu implementieren und zu bedienen , sowohl für Administratoren als auch für Endbenutzer
2. Erleichtert die übliche Arbeitsweise verstehen
3. Aktiviert fortlaufend Kommunikation und Feedback also sind alle mit dabei
4. Erleichtert Prozesse ausführen der richtige Weg
5. Sammelt Eingaben und Daten zu verbessern Geschäftsprozesse
6. Integriert mit anderen Systemen, um automatisieren Aufgaben
7. Gewährleistet eine solide Governance rund um die Prozesse.

Schauen wir uns nun die einzelnen Bereiche und ihre Anforderungen an:

#1 Einfach zu implementieren und zu verwenden

Zunächst einmal ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Tool nicht das Ziel ist. Ziel ist es, dass die eigenen Kolleginnen und Kollegen in der Lage sind, Prozesse täglich zu managen. Ihr Hauptziel für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist daher die Auswahl einer BPM-Software, die Ihnen hilft, Ihre Geschäftsprozesse zu verstehen, zu nutzen, auszuführen und zu verbessern.

Aus diesem Grund verzichten wir bei dieser Analyse auf eine Reihe hochkomplexer Entwicklungs- und Automatisierungsplattformen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie für andere Anwendungsfälle nicht sehr wertvoll sind. Wir listen solche Plattformen am Ende unseres Artikels Top 5 BPM-Software im Test auf.

#2 Macht die Standard-Arbeitsweise leicht verständlich

Nur wenn die gemeinsame, übliche Arbeitsweise einfacher ist als die persönlichen Gewohnheiten, wird sie auch tatsächlich umgesetzt. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie auf die folgenden Funktionen achten sollten:

1. Visuelle Prozessabbildung
2. Prozessübersichten und Zusammenhänge
3. Organisatorische Rollen, Stellenbeschreibungen und Prozesse
4. Prozesse und Aktivitäten übergreifend wiederverwenden
5. Arbeitsanweisungen mit Videos, Dateien, Links und Bildern
6. Kommunizieren Sie Änderungen an Kollegen in bestimmten Rollen

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Machen Sie es einfacher, auf die richtige Art und Weise zu arbeiten, als auf die falsche Weise.

Die Mission von Gluu

#3 Ermöglicht laufende Kommunikation und Feedback

Diese Anforderung ist eng mit der vorherigen verwandt. Wenn Sie zum ersten Mal einen Prozess und vielleicht eine Arbeitsanweisung sehen, werden Ihnen wahrscheinlich einige Fragen in den Sinn kommen. Diese sollten an der richtigen Stelle im Prozess hinzugefügt werden und der Prozessverantwortliche sollte in der Lage sein, sie sofort zu beantworten. Idealerweise sollte dieses Gespräch für alle transparent sein, sodass Fragen nur einmal gestellt und beantwortet werden müssen. Suchen Sie also nach diesen Funktionen:

1. Lassen Sie Benutzer jede Aktivität kommentieren und Prozessbearbeiter antworten
2. Erstellen Sie allgemeine Tags oder Labels, um Kommentare zur Nachverfolgung zu kennzeichnen
3. Kommentare und bereits gelöste Probleme ausblenden, damit sie nur für Redakteure sichtbar sind
4. Kommentare nach Zeitraum und Label filtern

#4 Macht es einfacher, Prozesse richtig auszuführen

Das tatsächliche Ausführen und Ausführen Ihrer Prozesse stellt sicher, dass sie jedes Mal stattfinden. Daher benötigen Sie Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben und Fälle zu verwalten. Die richtigen Mitarbeiter müssen wissen, wann sie Aufgaben ausführen und ihre Arbeit protokollieren. Dies sind die Funktionen, die Sie dorthin bringen:

1. Ausführen wiederkehrender Aufgaben
2. Führen Sie Workflows „on demand“ rollenübergreifend in einem Prozess aus
3. Notieren Sie die Person und die Zeit, wenn eine Aufgabe erledigt ist
4. Nachweis, dass eine Aufgabe erledigt ist (z. B. mit Standort und Foto)
5. Überwachen Sie, ob Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden
6. Berichte über Aufgaben nach Zeit, Prozess und Fall

#5 Sammelt Input und Daten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Sind Ihre Prozesse erst einmal abgebildet und so oft überarbeitet, dass sie stabil sind, dann ist es an der Zeit, sie zu verbessern. Um genügend Daten zur Untermauerung Ihrer Entscheidungen zu sammeln, müssen Sie organisiertes Feedback von Kollegen (wenn die Prozesse manuell ausgeführt werden) und Systemdaten sammeln, wenn die Prozesse automatisiert sind. Dies sind wichtige Funktionen für BPM Software:

1. Sehen Sie sich die Anzahl der Kollegen an, die ein Problem haben, oder fordern Sie eine bestimmte Änderung an.
2. Identifizieren Sie Aufgaben, die weder im Zeitaufwand noch in der Qualität den Prozessstandards entsprechen.
3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Prozesse mit der schlechtesten Leistung.

#6 Integriert sich mit anderen Systemen, um Aufgaben zu automatisieren

Sobald die Prozesse stabil sind, ist es an der Zeit, Ihre Prozesse vollständig zu automatisieren. Um dies zu erreichen, muss Ihre Prozessmanagement-Software entweder den gesamten Ablauf innerhalb der Plattform abwickeln oder sie muss in der Lage sein, sich in andere Systeme wie ERP oder CRM zu integrieren. Dazu benötigen Sie die folgenden Funktionen in der von Ihnen ausgewählten Prozessmanagement-Softwarelösung:

1. Eine offene, RESTful API, die über ein Token zugänglich ist
2. Idealerweise fertige Integrationen zu Integrationsplattformen wie Zapier, mit denen Sie Tausende von Anwendungen integrieren können
3. Eine Integration mit Microsoft Graph, wenn Sie Office 365 verwenden
4. Eine Integration mit G Suite, wenn Sie diese als Ihre Unternehmensplattform verwenden

#7 Sorgt für eine solide Steuerung der Prozesse

Sie müssen in der Lage sein, Ihre Prozesssammlung oder Prozesshierarchie von einer zentralen Stelle aus zu verwalten und gleichzeitig die Verwaltung bestimmter Prozesse an Personen zu delegieren, die sich damit auskennen. Gleichzeitig muss jeder Prozessverantwortliche Zugang zu allen Tools und Informationen haben, die er – und sein Redaktionsteam – benötigen, um den Prozess effektiv zu verwalten. Dies erfordert eine granulare Rechteverwaltung:

1. Erstens: Automatische Änderungsverfolgung: Änderungen in Prozessen, Arbeitsanweisungen und Redakteuren.
2. Rechte nach Prozess verwalten: Weisen Sie jedem Prozess separate Eigentümer und Bearbeiter zu.
3. Schließlich Rechte nach Funktion verwalten: Erlauben Sie separaten Benutzern, Hierarchien, Rollen und Benutzer zu verwalten.

Nächster Schritt: Die Anbieterbewertung

Dies waren die 27 Anforderungen, die wir für viele Käufer von Geschäftsprozessmanagement-Software als wichtig identifiziert haben. Wir empfehlen jedoch, dass Sie der Liste auch Ihre eigenen Anforderungen hinzufügen.

Als nächstes ist es an der Zeit, mit der Evaluierung von BPM Software zu beginnen. Begonnen haben wir mit einer eigenen Bewertung: Top 5 Geschäftsprozessmanagement-Software für den Mittelstand.

Schlussfolgerung

Die Auswahl der optimalen Business Process Management (BPM)-Software kann eine Herausforderung sein. In diesem kompakten Leitfaden haben wir 27 wichtige Anforderungen für mittelständische Unternehmen zusammengestellt. Jedes einzelne Kriterium trägt zur erfolgreichen Einführung von BPM bei: Benutzerfreundlichkeit, Prozessverständnis, kontinuierliche Kommunikation und solide Governance. Das übergeordnete Ziel ist es, Unternehmen in die Lage zu versetzen, Abläufe zu standardisieren, Prozesse zu rationalisieren und nachhaltiges Wachstum zu erzielen. Achten Sie bei der Evaluierung von Anbietern darauf, dass diese Anforderungen nahtlos mit Ihren spezifischen Bedürfnissen übereinstimmen, damit Sie eine fundierte Auswahl von BPM-Software treffen können.

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