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Auswahl der besten Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) im Zeitalter von Gen AI

Es ist schwierig, die beste BPM Software zu finden. Die meisten klassischen Tools sind für normale Unternehmen zu komplex. Andere verwalten lediglich Aufgaben. Dieser Leitfaden deckt acht Schlüsselbereiche mit 27 Anforderungen an das richtige Tool ab, um Process Excellence-Teams bei der Benutzerakzeptanz zum Erfolg zu verhelfen. Wir haben den Leitfaden gerade aktualisiert und die “Eignung für generative KI” als einen der acht Schlüsselbereiche aufgenommen, auf die Sie achten sollten.

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In diesem Leitfaden finden Sie acht wichtige Bereiche, auf die Sie bei der Auswahl von BPM-Software achten sollten. Jeder Bereich ist in Unteranforderungen unterteilt, die Sie nutzen können, um das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.

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Bevor wir auf jedes der acht Kriterien näher eingehen, lassen Sie uns zunächst einen Blick auf…

Wie BPM Software helfen kann

“Geschäftsprozessmanagement” ist ein großer Aufwand, um die wiederkehrende Arbeit eines Unternehmens rollenübergreifend zu visualisieren, auszuführen, zu verbessern und zu verwalten, und zwar kontinuierlich und auf einer einzigen Plattform.

Unternehmen kaufen und implementieren Prozessmanagement-Software, um die Tools zu erhalten, die sie für den Erfolg von Geschäftsprozessen benötigen. Wie sieht Erfolg also aus? Es kann sein, um…

• Standardisieren Sie die Arbeitsweise eines Unternehmens
• Sorgen Sie für ein schnelleres Onboarding der Mitarbeiter (interessiert daran, wie? Lesen Sie unsere Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding )
• Wissen in einem System (und nicht in den Köpfen einzelner) bewahren
• Ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, schneller zu wachsen und zu skalieren
• Geschäftsprozesse verbessern um Verschwendung und Fehler zu reduzieren
• Digitalisieren Sie Papierkram und automatisieren Sie manuelle Prozesse, um Zeit zu sparen
• Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung externer Standards wie ISO oder GDPR

Es gibt Hunderte von Tools. Abhängig von Ihrer eigenen Erfolgsdefinition und Ihren aktuellen Systemen ist die beste Wahl für ein Unternehmen möglicherweise nicht die beste für ein anderes. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, das, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, mit den richtigen Tools zu verbinden.

8 Schlüsselbereiche, auf die Sie bei der Auswahl von BPM-Software achten sollten

Die beste Softwarelösung für das Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es Ihnen, ein klares “Ja!” zu den Kriterien zu sagen, die für Sie wichtig sind:

1. Es ist sowohl für das Process Excellence Team als auch für die Prozessverantwortlichen und die Geschäftsanwender einfach zu implementieren und zu verwenden.
2. Es macht unsere Standard-Arbeitsweise leicht verständlich
3. Es ermöglicht kontinuierliche Kommunikation und Feedback, so dass die Geschäftsanwender einbezogen werden.
4. Es macht es einfacher, Prozesserichtig auszuführen
5. Es sammelt Input und Daten, umGeschäftsprozesse zu verbessern
6. Es lässt sich mit anderen Systemen integrieren, umAufgaben zu automatisieren
7. Es sorgt für eine solide Steuerung der Prozesse.
8. Es kann direkt mit KI-Agenten arbeiten.

Lassen Sie uns nun die einzelnen Bereiche und ihre Anforderungen betrachten.

#1 Einfach zu implementieren und zu verwenden

Zunächst einmal ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Tool nicht das Ziel ist. Das Ziel ist, dass Geschäftsanwender – Ihre eigenen Kollegen – in der Lage sind, ihre Prozesse täglich zu verwalten und damit zu arbeiten. Ihr Hauptziel für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist daher die Auswahl einer BPM-Software, die Ihnen hilft, Ihre Geschäftsprozesse zu verstehen, zu nutzen, auszuführen und zu verbessern. Das bedeutet, dass Sie Anforderungen wie diese hinzufügen sollten:

1. Das BPM-Tool muss mindestens 3 Stunden Schulung für fortgeschrittene Benutzer und 1 Stunde für Geschäftsanwender erfordern. Das macht es realistisch, Ihre Kollegen effektiv einzubeziehen, ohne dass Sie Vollzeit-Prozessexperten benötigen.
2. Sie müssen eine effektive Suche, Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen und Kommunikation in einem nahtlosen Fluss kombinieren, an dem sich normale Benutzer orientieren können. Warum? All diese Elemente sind wichtig, wenn es darum geht, Standardarbeit in der Praxis zu etablieren. Wenn sie nicht miteinander verbunden sind, führt dies zu vielen Reibungsverlusten, die die tägliche Arbeit der Geschäftsanwender verlangsamen.

Aus diesem Grund verzichten wir bei dieser Analyse auf eine Reihe hochkomplexer Entwicklungs- und Automatisierungsplattformen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie für andere Anwendungsfälle nicht sehr wertvoll sind. Wir listen solche Plattformen am Ende unseres Artikels Top 5 BPM-Software im Test auf.

#2 Macht Ihre Standardarbeitsweise leicht verständlich

Nur wenn Ihre gemeinsame, standardisierte Arbeitsweise leichter zu befolgen und zu nutzen ist als die individuellen Gewohnheiten Ihrer Kollegen, wird sie auch tatsächlich Realität werden. Wenn ein Geschäftsanwender beispielsweise eine neue Dienstleistung beschaffen muss und die Wahl hat zwischen einem komplexen, fehleranfälligen Ablauf in einem ERP-System oder dem Versand einer E-Mail an eine Sekretärin, wird er immer die zweite Option wählen. Der Verzicht auf die Sekretärin ist zwar für das Unternehmen als Ganzes effizient, aber nicht für den einzelnen Benutzer. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie auf die folgenden Funktionen achten sollten:

1. Sie können ein vollständiges, miteinander verbundenes Prozess-Repository mit verschiedenen Eigentümern und Bearbeitern verwalten, anzeigen und filtern.
2. Visuelles Prozessmapping – ein einfacher, visueller Ablauf erleichtert das Verständnis der Verantwortlichkeiten.
3. Organisatorische Rollen, Stellenbeschreibungen und Prozesse, die den Geschäftsanwendern zugewiesen sind.
4. Wiederverwendung von Prozessen und Aktivitäten im gesamten Konto, um die Duplizierung von Inhalten zu vermeiden.
5. Arbeitsanweisungen (mit Videos, Dateien, Links und Bildern), die mit Aktivitäten in Prozessen verbunden sind.

#3 Ermöglicht laufende Kommunikation und Feedback

Diese Anforderung ist eng mit der vorherigen verbunden. Wenn ein neuer Kollege zum ersten Mal einen Prozess oder eine Arbeitsanweisung sieht, werden ihm wahrscheinlich einige Fragen in den Sinn kommen. Die Fragen müssen erfasst und an den Prozessverantwortlichen weitergeleitet werden, damit sie sofort beantwortet werden können. Andernfalls werden die Geschäftsanwender schnell die Geduld verlieren und zu dem Schluss kommen, dass die gemeinsame Arbeitsweise keinen Sinn macht. Im Idealfall sollte diese Konversation zwischen Benutzer und Bearbeiter für alle transparent sein, so dass Fragen nur einmal gestellt und beantwortet werden müssen. Aus diesem Grund sollten Sie nach diesen Funktionen Ausschau halten:

Die Möglichkeit, Prozesse und Aktivitäten innerhalb des Tools zu besprechen.

1. Gemeinsame Tags oder Etiketten zur Kennzeichnung von Kommentaren zur Nachverfolgung.
2. Sie sind in der Lage, Probleme und Änderungswünsche vorzubringen und einen formalisierten Genehmigungsprozess zu durchlaufen.
3. Filtern Sie Kommentare und Änderungswünsche.

#4 Macht es einfacher, Prozesse richtig auszuführen

Das tatsächliche Ausführen und Ausführen Ihrer Prozesse stellt sicher, dass sie jedes Mal stattfinden. Daher benötigen Sie Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben und Fälle zu verwalten. Die richtigen Mitarbeiter müssen wissen, wann sie Aufgaben ausführen und ihre Arbeit protokollieren. Dies sind die Funktionen, die Sie dorthin bringen:

1. Ausführen wiederkehrender Aufgaben
2. Führen Sie Workflows „on demand“ rollenübergreifend in einem Prozess aus
3. Notieren Sie die Person und die Zeit, wenn eine Aufgabe erledigt ist
4. Nachweis, dass eine Aufgabe erledigt ist (z. B. mit Standort und Foto)
5. Überwachen Sie, ob Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden
6. Berichte über Aufgaben nach Zeit, Prozess und Fall.

Für größere Unternehmen, in denen das Verständnis und die Ausführung von Prozessen auf verschiedenen Ebenen stattfindet, ist dies möglicherweise nicht relevant. Funktionen zur Orchestrierung der Prozessausführung können Ihnen jedoch dabei helfen, Prozesse zu testen, sich auf die Systemimplementierung vorzubereiten und z.B. bei der Prozessverbesserung eine Zeitwertanalyse durchzuführen. Die bloße Dokumentation von Prozessen wird Ihnen dies nicht ermöglichen.

#5 Sammelt Input und Daten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Sind Ihre Prozesse erst einmal abgebildet und so oft überarbeitet, dass sie stabil sind, dann ist es an der Zeit, sie zu verbessern. Um genügend Daten zur Untermauerung Ihrer Entscheidungen zu sammeln, müssen Sie organisiertes Feedback von Kollegen (wenn die Prozesse manuell ausgeführt werden) und Systemdaten sammeln, wenn die Prozesse automatisiert sind. Dies sind wichtige Funktionen für BPM Software:

1. Sehen Sie sich die Anzahl der Kollegen an, die ein Problem haben, oder fordern Sie eine bestimmte Änderung an.
2. Identifizieren Sie Aufgaben, die weder im Zeitaufwand noch in der Qualität den Prozessstandards entsprechen.
3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Prozesse mit der schlechtesten Leistung.
4. Führen Sie eine ‘Wertschöpfungszeitanalyse’ durch, um Engpässe zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

#6 Integriert sich mit anderen Systemen, um Aufgaben zu automatisieren

Sobald die Prozesse stabil sind, ist es an der Zeit, Ihre Prozesse vollständig zu automatisieren. Um dies zu erreichen, muss Ihre Prozessmanagement-Software entweder den gesamten Ablauf innerhalb der Plattform abwickeln oder sie muss in der Lage sein, sich in andere Systeme wie ERP oder CRM zu integrieren. Dazu benötigen Sie die folgenden Funktionen in der von Ihnen ausgewählten Prozessmanagement-Softwarelösung:

1. Eine offene, RESTful API, die über ein Token zugänglich ist.
2. Umfassende API-Dokumentation, damit Entwickler sofort mit der Arbeit beginnen können.
3. Fertige Verbindungen zu Ihren bevorzugten Systemen.

#7 Sorgt für eine solide Steuerung der Prozesse

Sie müssen in der Lage sein, Ihre Prozesssammlung oder Prozesshierarchie von einer zentralen Stelle aus zu verwalten und gleichzeitig die Verwaltung bestimmter Prozesse an Personen zu delegieren, die sich damit auskennen. Gleichzeitig muss jeder Prozessverantwortliche Zugang zu allen Tools und Informationen haben, die er – und sein Redaktionsteam – benötigen, um den Prozess effektiv zu verwalten. Dies erfordert eine granulare Rechteverwaltung:

1. Erstens: Automatische Änderungsverfolgung: Änderungen in Prozessen, Arbeitsanweisungen und Redakteuren.
2. Rechte nach Prozess verwalten: Weisen Sie jedem Prozess separate Eigentümer und Bearbeiter zu.
3. Schließlich Rechte nach Funktion verwalten: Erlauben Sie separaten Benutzern, Hierarchien, Rollen und Benutzer zu verwalten.

Möchten Sie wissen, wie das in der Praxis aussehen könnte? Schauen Sie sich an, wie es gemacht werden kann:

#8 Kann direkt mit KI-Agenten arbeiten

Ein umfassendes und aktualisiertes Prozess-Repository, das die Frage beantwortet , was, warum, wie und von wem Standardarbeit geleistet wird, ist eine fantastische Grundlage und Voraussetzung für den Einsatz von KI-Agenten. Damit haben die richtigen Leute die korrekten Arbeitsweisen definiert und mit den Prozessverantwortlichen haben Sie eine Governance eingerichtet. Was jetzt noch fehlt, ist eine leistungsstarke API, über die KI-Agenten diese Daten abfragen können. Konkret sollten Sie diese Anforderungen hinzufügen:

1. Die Fähigkeit, Aufgaben des KI-Agenten und menschliche Aufgaben im Prozesskontext zu mischen, damit Geschäftsanwender den Umfang ihrer Arbeit klar verstehen.
2. Fähigkeit, KI-Agenten alle Daten über die API des Tools abfragen zu lassen.
3. Sicherstellen, dass Prozessverantwortliche kontrollieren und überwachen können, wie KI-Agenten Aufgaben ausführen.

Nächster Schritt: Die Anbieterbewertung

Dies waren die 27 Anforderungen, die wir für viele Käufer von Geschäftsprozessmanagement-Software als wichtig identifiziert haben. Wir empfehlen jedoch, dass Sie der Liste auch Ihre eigenen Anforderungen hinzufügen.

Als nächstes ist es an der Zeit, mit der Evaluierung von BPM Software zu beginnen. Begonnen haben wir mit einer eigenen Bewertung: Top 5 Geschäftsprozessmanagement-Software für den Mittelstand.

Schlussfolgerung

Die Suche nach der richtigen Business Process Management (BPM)-Software kann eine Herausforderung sein. In diesem kompakten Leitfaden haben wir 27 wichtige Anforderungen für mittelständische Unternehmen zusammengestellt. Jedes Kriterium, das die Benutzerfreundlichkeit, das Verständnis der Prozesse, die laufende Kommunikation und eine solide Governance in den Vordergrund stellt, trägt zur erfolgreichen Einführung von BPM durch die Geschäftsanwender bei.

Das übergeordnete Ziel ist es, Unternehmen in die Lage zu versetzen, Abläufe zu standardisieren, Prozesse zu rationalisieren und nachhaltiges Wachstum zu erzielen. Achten Sie bei der Evaluierung von Anbietern darauf, dass diese Anforderungen nahtlos mit Ihren spezifischen Bedürfnissen übereinstimmen, damit Sie eine fundierte Auswahl von BPM-Software treffen können.

Fragen und Antworten