Der Stand der ISO 9001:2015 in kleinen Unternehmen

Dies ist ein Fall bei ISO 9001:2015-Software für kleine Unternehmen. Es ist der erste in einer Reihe von Fällen, die auf Gesprächen mit Qualitätsmanagern in KMU basieren. Mit dieser Serie wollen wir anhand von Beispielen zeigen, wie vielfältig Unternehmen mit Managementsystemen, Software und Prozessen arbeiten.

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Gottfred Petersen A/S in Kürze…

Gottfred Petersen A/S ist ein dänisches Unternehmen mit vier Hauptgeschäftsbereichen; Sie sind der Lieferant von Materialien in den Bereichen Bau, Schutz, Kunststoffe und Sanitärmaterialien. Das Unternehmen wurde 1960 gegründet und die meisten seiner 40 Mitarbeiter sind auf Fünen, Dänemark, ansässig. Dieser Fall basiert auf einem Interview mit Peter Nørgreen, dem Qualitätsmanager des Unternehmens.

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ISO 9001 im Alltag

Peter Nørgreen sieht in den ständigen Änderungen von Gesetzen und Vorschriften eine der Herausforderungen für die Baubranche. Das gilt von der Produktion bis zur Verpackung. Wie geht das Unternehmen damit um?

Derzeit wird die ISO 9001:2008 als allgemeine Richtlinie für die Ausführung von Prozessen und Aktivitäten im Unternehmen verwendet. Das Organigramm mache deutlich, wer was mache und auf wen sich der Mitarbeiter beziehe, sagt Peter. ISO 9001:2008 beschreibt die Prozesse, Verfahren und Anweisungen, die jeder als Richtlinie für die Arbeit verwenden und verwenden kann. Der Input, wie man sie in der täglichen Arbeit anwenden kann, kommt aus persönlichen Netzwerken und durch Erfahrungen, die man dabei gesammelt hat.

Aber ist das leichter gesagt als getan? Ich habe Peter Nørgreen gefragt, ob er in seiner Rolle als Qualitätsmanager jemals Schwierigkeiten hat, all diese guten Absichten in die Praxis umzusetzen, damit Qualitätsmanagement nicht nur ein Zertifikat an der Wand ist. Darauf antwortete er:

“Nun, bis zu einem gewissen Grad ja, aber als Qualitätsmanager habe ich große Anstrengungen unternommen, um neue Mitarbeiter an unser System heranzuführen. Wir haben eine Richtlinie, wie dies zu tun ist, genauso wie wir auch nach ISO fragen, wenn wir intern auditieren, insbesondere die Beschreibungen der verschiedenen Prozesse im Unternehmen, aber auch die operativen Ziele, Qualitätsrichtlinien und so weiter. Vierteljährliche Meetings werden abgehalten, um neue Ziele und Veränderungen zu kommunizieren. Wir haben auch eine Gruppe von Mitarbeitern, die sich um Beschwerden kümmern.”

Wie läuft Qualitätsmanagement in der Praxis ab?

Alle Mitarbeiter nutzen Business Intelligence von Targit als tägliches Tool. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter Zugriff auf praktisch alle Daten in Echtzeit. Darüber hinaus ermöglicht es die Übermittlung von Informationen per E-Mail, Tablets und iPhones, so dass relevante Daten an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Peter Nørgreen erklärt es so;

“Let’s say you want to know if a district or a customer differs in revenue with more than 3% if this happens the information is then sent to the right person who can proactively take action on this… As we work with data in real-time, it is possible to connect to all information in the company, furthermore, it makes sense to pre-define your cubes of data to  be able to monitor and react to deviations/trends.”

Wie teilen Sie Prozesse und Dokumente?

Peter erklärt, wie jeder über eine Änderung informiert wird, indem er eine E-Mail mit einer Benachrichtigung und einer kurzen Erklärung der Änderungen erhält. Diese Informationen sind auch im Index des Unternehmensmanagementsystems für jedermann einsehbar. Auf diese Weise kann jeder die Änderungen im Intranet oder im freigegebenen Verzeichnis einsehen.

“Each procedure, document and instruction have an owner that has to provide information within his or her field.  When audited these are the typical procedures and processes that will be controlled – are they used the right way? are they still creating a form of value? etc.” – Peter Nørgreen

Bei Gottfred Petersen A/S werden alle Verfahren, Prozesse, Anweisungen, Richtlinien, Regeln und Standards mindestens einmal im Jahr überarbeitet, um sicherzustellen, dass sie proaktiv reagieren können, wenn, wie Peter es ausdrückt, “der Wind des Wandels uns trifft”. Die Wartung wird von Peter selbst in Word durchgeführt:

Das Unternehmen hat Tools mitgebracht, die ihnen helfen, aber die meiste Arbeit mit der Entwicklung, Kontrolle und Überarbeitung von Prozessen wird intern erledigt. Zu Beginn wurden Berater hinzugezogen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die spezifischen Anforderungen der Norm ISO 9001 erfüllt.

“Man könnte sagen, dass das auf ISO 9001 basierende Qualitätshandbuch die Konstruktion ist, die das Gebäude zusammenhält.”

Gottfred Petersen A/S hat sich dafür entschieden, das Qualitätshandbuch elektronisch und über einen Index für alle Mitarbeiter verfügbar zu halten. Das Handbuch verweist auf alle Vorgänge und Dokumente in einer geteilten Ablage. Auf diese Weise muss oft nur in einem Dokument überarbeitet werden, wenn sich etwas ändern muss.

Peters Ratschläge zu ISO 9001:2015-Software und wann der Zertifizierungsprozess beginnen sollte

Peter Nørgreen sagt, dass man sich zunächst auf die Grundidee des Unternehmens konzentrieren sollte und von dieser Zahl aus, wo das Unternehmen seine Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken hat. Mit anderen Worten, beginnen Sie mit einer SWOT-Analyse, um Erkenntnisse über die Ausgangslage Ihres Unternehmens zu gewinnen.

Außerdem ist es ihm wichtig, die Organisationsstruktur zu evaluieren, um zu entscheiden, ob sie die richtige ist. Sind die richtigen Behörden mit den richtigen Rollen besetzt, damit Entscheidungen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und zu den richtigen Kosten getroffen werden können? Auch eine Möglichkeit, Erfolge und Abweichungen nachzuverfolgen, ist wichtig.

Ein weiterer Ratschlag ist, mit den notwendigen Absätzen in der Norm ISO 9001:2015 zu beginnen. So bauen Sie ein sauberes, prozessorientiertes Managementsystem auf, mit Fokus auf die wesentlichen Geschäftsbereiche.

Achten Sie bei der Arbeit mit dem Qualitätsmanagement darauf, nicht zu viel zu informieren und redundante Daten zu erstellen, sondern versuchen Sie, ein System mit kurzen und präzisen Aussagen zu bilden. Verwenden Sie eine ISO 9001:2015-Software, mit der Sie Referenzen und Links zu versionsbasierten Dokumenten erstellen können.

Das macht es viel einfacher, die Effizienz des Systems zu bearbeiten und zu überarbeiten, so dass man nicht jedes Mal das gesamte Handbuch durchgehen muss, wenn etwas überarbeitet oder hinzugefügt werden muss.”

Als erfahrener Qualitätsmanager empfiehlt Peter Nørgreen, in der Startphase einen Berater hinzuzuziehen. Es ist viel weniger zeitaufwändig, wenn Sie Hilfe haben, um die Norm ISO 9001:2015 zu verstehen und die richtige ISO 9001:2015-Software für die Pflege Ihrer Dokumente zu finden. Risiken zu minimieren und Hilfe bei der Definition der Sprache, der Ziele und der Prozesse zu erhalten, ist nur ein Teil davon. Wenn die Struktur vorhanden ist, kann der Qualitätsmanager das erforderliche Wissen sammeln.

“…e.g. by getting a Lead Auditor education and hereby be ready for changes in a constantly changing version and document controlled process. Remember: Always keep it simple.

Einige letzte Ratschläge von Peter

“Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist notwendig.”

• Bilder und Flussdiagramme sagen mehr als tausend Worte.
• Anweisungen sollten sehr präzise und kurz sein, sonst werden sie nicht so gelesen, wie sie sein sollten.
• Verwenden Sie Storytelling, es macht den Übergang viel einfacher, wenn jeder ein Verständnis dafür hat, wie ein Qualitätsmanagementsystem dazu beitragen kann, die tägliche Arbeit unterhaltsam und einfach zu gestalten und sowohl intern als auch extern ein professionelleres Ergebnis zu erzielen.

Dies sind die Worte von Peter von Gottfred Petersen A/S. Bald werden wir einen weiteren Fall und eine andere Perspektive vorstellen.

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