Holbølls proces-først-tilgang til kvalitetsstyring i byggeriet: ISO 9001 uden afvigelser

Beslutningen: processer før software

De fleste entreprenører digitaliserer ved at tage værktøjer i brug. Holbøll vendte rækkefølgen om. Martin Juhl, bestyrelsesformand, forklarer begrundelsen: “Projekter er unikke — men cirka 80 % af opgaverne gentager sig fra projekt til projekt. Gentaget arbejde kan beskrives og kortlægges som processer, og det er dér, systemet skal starte. Vi byggede digitaliseringen op omkring det, vi gør godt — i ét samlet system — i stedet for at jagte smarte, men usammenhængende softwareløsninger.”

Den grundantagelse prægede det hele. Holbøll valgte ikke software for at løse et specifikt workflow-problem. De gjorde status over, hvordan arbejdet faktisk foregår på tværs af projekter, funktioner og supportteams — og valgte derefter Gluu som platform til at indfange, styre og distribuere den viden. Resultatet er det, de kalder et holistisk kvalitetsstyringssystem: ét sted, hvor processer, roller og arbejdsinstruktioner findes, opdateres af ejere og bruges dagligt af både byggepladshold og kontormedarbejdere.

Sådan bruger Holbøll Gluu

Hver proces i Gluu hos Holbøll samler aktivitetsbeskrivelser i et flow. Procesejere kortlægger disse workflows direkte sammen med de praktikere, der udfører arbejdet — ikke for dem. Når en proces er kortlagt, publiceres den med det samme og versionsstyres automatisk. Der findes ingen konkurrerende PDF-versioner, ingen e-mailtråde med en opdateret vedhæftning og ingen afstemning af mapper mellem projekter.

Kristian Harding Møller, projektleder hos Holbøll, beskriver forskellen: “Gluu er det værktøj, vi bruger hos Holbøll til at styre processerne for at starte og gennemføre et byggeprojekt. Vi kan publicere det, og så bliver det aktivt. Versionsstyring kører automatisk, så vi undgår at jonglere med mapper, papirer og e-mailtråde.”

Ali Alaa, kvalitetschef, bruger Gluu som det operationelle fundament i kvalitetsstyringssystemet hver dag. Han og hans team kan opdatere processer løbende, efterhånden som de lærer, og derefter sende den nye standard direkte ud til byggepladsen.

Systemet rækker ud over projektledelse. Lene Frøkjær, Executive Assistant, håndterer HR-overblik via den samme platform:

“Gluu giver et samlet medarbejderoverblik, som kan filtreres efter de data, vi har brug for — rollebaserede rettigheder til følsomme områder. Vi kan også se kompetencer og nødvendige certifikater.”

Ressourceallokering og rekrutteringsbeslutninger understøttes nu af reelle data. Onboarding går hurtigere, fordi nye medarbejdere straks har adgang til dokumenterede arbejdsmetoder — ikke kun uformelle overleveringer fra kolleger.

Hør teamet hos Holbøll fortælle, hvorfor de valgte Gluu, og hvordan proces-først-tilgangen ændrede deres kvalitetsstyring i byggeriet:

At have det rette system til at dokumentere, styre og distribuere processer gør hvert trin hurtigere — fra projektopstart til ISO-audit. Hvis De vil se, hvordan det fungerer i praksis, er Gluus gratis prøveperiode et godt sted at starte.

Fordele og resultater

ISO 9001 uden afvigelser

Det kvalitetsstyringssystem, Holbøll byggede i Gluu, blev grundlaget for deres ISO 9001-certificering. Ali Alaa beskriver resultatet direkte: “Vores ISO 9001-certifikat bygger på, hvordan vi har opbygget Gluu, og hvordan vi bruger det hver dag. Vi besluttede at gå efter certificering og opnåede den uden afvigelser.”

Certificering var ikke det primære mål — det var at have et velfungerende kvalitetsstyringssystem. Fordi de byggede systemet rigtigt, greb de muligheden for at certificere det, og den eksterne audit bekræftede det, som teamsene allerede vidste.

Hurtigere dokumentation og leverance

Sammenlignet med at skrive i Word og levere PDF’er til byggepladsmapper er opdatering af processer i Gluu markant hurtigere. Ali Alaa vurderer, at teamet er tre til fem gange hurtigere på procesdokumentation. Den hastighed slår direkte igennem hos byggepladsteams: nye instruktioner og opdaterede standarder når dem via systemet — ikke via fysiske mappeopdateringer eller e-maildistributionslister.

Ensartet projektudførelse og bedre ressourceplanlægning

Holbøll standardiserede, hvordan projekter startes, og hvordan kundestyring foregår — gentagelig kvalitet fra tilbud til overdragelse. Fordi kompetence- og certificeringsdata ligger i Gluu side om side med procesdata, er ressourceallokering og rekruttering nu databaserede beslutninger. Onboarding går hurtigere, fordi arbejdsformen er dokumenteret, tilgængelig og opdateret — ikke tavs viden hos enkeltpersoner.

Kort fortalt