So beurteilen Sie den Prozessreifegrad Ihres Unternehmens

Der Begriff der Prozessreife stammt ursprünglich aus dem Software- und IT-Bereich. Das bedeutet, dass sie sich stark auf Dokumentation und Automatisierung konzentrieren. Wie beurteilen Sie also den Prozessreifegrad Ihres Unternehmens aus der Perspektive der Mitarbeiter? Das ist das Thema dieses Beitrags.

Warum Sie sich den Prozessreifegrad ansehen sollten

Moderne Organisationen verkörpern das Konzept des “prozessgetriebenen Unternehmens”. Sie wollen wachsen, skalieren, konsistent liefern und unabhängiger von Einzelpersonen werden, und Prozesse sind der Weg dorthin.

Ein Tool zur Prozessreife bietet eine Möglichkeit zu verstehen, wie weit Sie auf dieser Reise gekommen sind und wohin Sie als nächstes gehen müssen. Dies macht das Konzept als Leitfaden sehr nützlich.

Einige Einschränkungen des aktuellen Prozessreifegrads

Wir haben uns mit dem Thema beschäftigt, also lassen Sie uns Ihnen einen schnellen Überblick über den “Prozessreifegrad” geben. Die meisten Experten scheinen sich einig zu sein, dass das Konzept der Prozessreife Mitte der neunziger Jahre vom US-Verteidigungsministerium und dem Software Engineering Institute entwickelt wurde. Das US-Verteidigungsministerium wollte herausfinden, welche Softwareentwickler am ehesten in der Lage waren, pünktlich und im Budget zu liefern. Dies erforderte die Fähigkeit, den Reifegrad der einzelnen Organisationen zu beurteilen. Das “Capability Maturity Model” wurde ein Spin-off dieser Arbeit.

Bis 2003 wurde das Modell so entwickelt, dass es nicht nur auf Software allein anwendbar ist und sich auf viele andere Geschäftsprozesse als die IT ausdehnt. Dies wird heute als “Capability Maturity Model Integration (CMMI)” bezeichnet. Es scheint das am weitesten verbreitete Modell zur Bewertung des Prozessmanagementniveaus einer Organisation zu sein. Weitere bekannte Modelle sind das Modell für ein Prozessaudit von Michael Hammer und das Process Maturity Tool von Gartner.

Process Maturity Tools eignen sich am besten für hochfrequente Kernprozesse

Unserer Ansicht nach eignen sich diese Tools zur Prozessreife sehr gut für die Bewertung großer Organisationen, die stark in die Automatisierung hochfrequenter Kernprozesse, wie z. B. der Lieferkette, investieren. Wenn es jedoch darum geht, den Reifegrad von Prozessen mit vielen unstrukturierten und manuellen Schritten zu beurteilen, dann scheinen sie die Schlüsselvariable im prozessgetriebenen Unternehmen zu übersehen – den Menschen!

Es reicht nicht aus, zu beurteilen, ob Prozesse dokumentiert, kontrolliert und auditiert werden. Unternehmen müssen auch beurteilen, ob Prozesse von den Menschen, die sie ausführen, verstanden und genutzt werden. Allzu oft sehen wir Beispiele für umfangreiche Prozessdokumentationen, die mit hohem Aufwand in einer Ecke der Organisation gepflegt werden – ohne dass jemand anderes wirklich davon Kenntnis hat. In anderen Fällen sehen wir teure und umfangreiche Prozessabbildungsübungen, die in PowerPoint-Präsentationen versteckt sind. Diese Unternehmen mögen zwar Standards einhalten und Audits durchführen, aber sind sie echte Beispiele für prozessorientierte Unternehmen? Kaum.

Prozessreife als Grad der Beteiligung

Um den fortgeschrittenen Reifegrad des Prozesses zu ergänzen, schlagen wir einen viel einfacheren Ansatz vor, um die folgenden Schlüsselfragen zu beantworten:

• Haben wir eine gemeinsame Sprache für die Art und Weise, wie eine bestimmte Aktivität ausgeführt wird? (eine Kern-, Ermöglichungs- oder Lenkungstätigkeit)
• Können wir eine gemeinsame visuelle Darstellung davon zeichnen, wie wir daran zusammenarbeiten? (Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur einfachen Prozessabbildung an. )
• Wie hoch ist der Anteil unserer Mitarbeiter, die auf diese Weise arbeiten?
• Wie können wir es lebendig und präsent halten, damit wir es immer weiter verbessern?

Mit diesen Fragen im Hinterkopf schlagen wir dieses einfache Tool zur Prozessreife für kleinere Organisationen oder Geschäftseinheiten in größeren Unternehmen vor:

Perspektiven

Dieses Modell lässt viele Bewertungskriterien aus – das ist der Zweck. Es kann jedoch auf Ihren Fortschritt hin zu einem prozessgesteuerten Unternehmen hinweisen. Kleinere Unternehmen brauchen vielleicht nichts anderes als das – allein der Gedanke an die Prozessreife ist für viele Managementteams fortgeschritten. Große Unternehmen könnten es wahrscheinlich für viele ihrer funktionsübergreifenden End-to-End-Prozesse verwenden, da diese stark von der Zusammenarbeit und der tatsächlichen Akzeptanz durch die Menschen abhängen.

Und der letzte Punkt: Es braucht neue Werkzeuge für die Prozesskommunikation und Zusammenarbeit. Es erfordert auch eine Methode zur Beobachtung des tatsächlichen Verhaltens der Mitarbeiter, die über das Versenden von Fragebögen hinausgeht. Um Sie bei der Verbesserung der Prozessreife und der Auswahl von Tools zur Verwaltung und Optimierung Ihrer Prozesse zu unterstützen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl von BPM-Software.

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