Sådan vurderer I bedst jeres procesmodenhed

Begrebet procesmodenhed kommer oprindeligt fra software- og it-området. Det betyder, at de er stærkt fokuseret på dokumentation og automatisering. Så hvordan vurderer du din virksomheds procesmodenhed ud fra et menneskeligt perspektiv? Det er emnet for dette indlæg.

Hvorfor du bør se på procesmodenhed

Moderne organisationer omfavner begrebet “procesdrevet virksomhed”. De ønsker at vokse, skalere, levere konsekvent og blive mindre afhængige af enkeltpersoner, og processer repræsenterer vejen derhen.

Et procesmodenhedsværktøj giver en måde at forstå, hvor langt du er kommet på denne rejse, og hvor du skal hen næste gang. Dette gør konceptet meget nyttigt som vejledning.

Nogle begrænsninger af den nuværende procesmodenhed

Vi har gravet lidt i emnet, så lad os give dig et hurtigt overblik over “procesmodenhed”. De fleste eksperter synes at være enige om, at begrebet procesmodenhed blev udviklet i midten af halvfemserne af det amerikanske forsvarsministerium og Software Engineering Institute. Forsvarsministeriet ønskede at finde ud af, hvilke softwareudviklere der mest sandsynligt ville levere til tiden og budgettet. Det krævede en evne til at vurdere den enkelte organisations modenhed. “Capability Maturity Model” blev en spin-off af dette arbejde.

I 2003 blev modellen udviklet til at gælde bredere end software alene og til at omfatte mange andre forretningsprocesser end IT. Dette er i dag kendt som “Capability Maturity Model Integration (CMMI)”. Det ser ud til at være den mest anerkendte model til vurdering af en organisations procesledelsesniveau. Andre velkendte modeller omfatter Michael Hammers model for en Process Audit og Gartners Process Maturity Tool.

Procesmodenhedsværktøjer er bedst egnet til højfrekvente kerneprocesser

Efter vores mening er disse procesmodenhedsværktøjer meget velegnede, når man vurderer store organisationer, der investerer kraftigt i at automatisere højfrekvente kerneprocesser, såsom forsyningskæden. Men når det kommer til at vurdere modenheden af processer med mange ustrukturerede og manuelle trin, så ser de ud til at savne nøglevariablen i den procesdrevne virksomhed – mennesker!

Det er ikke nok at vurdere, om processer er dokumenterede, kontrollerede og auditerede. Virksomheder skal også vurdere, om processer forstås og bruges af de mennesker, der udfører dem. Alt for ofte ser vi eksempler på omfattende procesdokumentation, der vedligeholdes med store omkostninger i et hjørne af organisationen – uden at andre har noget reelt kendskab til disse. Andre gange ser vi dyre og omfattende proceskortlægningsøvelser gemt væk i PowerPoint-præsentationer. Disse virksomheder lever muligvis op til standarder og leverer på revisioner, men er de sande eksempler på procesdrevne virksomheder? Næppe.

Procesmodenhed som grad af involvering

For at supplere det avancerede niveau af procesmodenhed foreslår vi en meget enklere tilgang til at besvare følgende nøglespørgsmål:

• Har vi et fælles sprog for, hvordan en given aktivitet udføres? (en kerneaktivitet, en befordrende eller styrende aktivitet)
• Kan vi tegne en fælles visuel repræsentation af, hvordan vi samarbejder om det? (Se vores enkle proceskortlægningsguide. )
• Hvor stor en andel af vores medarbejdere arbejder på denne måde?
• Hvordan holder vi det levende og nærværende, så vi bliver ved med at forbedre det?

Med disse spørgsmål i tankerne foreslår vi dette enkle procesmodenhedsværktøj til mindre organisationer eller forretningsenheder i større virksomheder:

Perspektiver

Denne model udelader mange vurderingskriterier – det er formålet. Det kan dog indikere dine fremskridt mod at blive en procesdrevet virksomhed. Mindre organisationer har måske ikke brug for andet end dette – bare at tænke på procesmodenhed er avanceret for mange ledelsesteams. Store organisationer kunne sandsynligvis bruge det til mange af sine tværfunktionelle, end-to-end-processer, da disse er stærkt afhængige af samarbejde og reel vedtagelse af mennesker.

Og det sidste punkt: Det kræver nye værktøjer til proceskommunikation og samarbejde. Det kræver også en metode til at observere folks faktiske adfærd, der går ud over at sende spørgeskemaer.

Ofte stillede spørgsmål