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Wie schreibe ich Arbeitsanweisungen

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Mehr als neun von 10 Arbeitsunfällen sind auf menschliches Versagen zurückzuführen. Diese führen zu schweren Verletzungen und kosten die Branche jedes Jahr Milliarden von Dollar. Vieles davon könnte jedoch durch bessere, klarere Arbeitsanweisungen vermieden werden. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Arbeitsanweisungen – oder Standardarbeitsanweisungen – schreiben.

Wenn Sie wissen, wie Sie Arbeitsanweisungen oder SOPs für Ihre Kollegen klar und prägnant schreiben, wissen sie genau, wie ihre verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Es verringert das Risiko, da die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht, verringert wird. Es verbessert auch die Effizienz; Arbeitsanweisungen stellen sicher, dass die beste Art und Weise, eine Arbeit zu erledigen, klar und den Personen bekannt ist, die sie ausführen.

Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Arbeitsanweisungen schreiben, die Ihre Kollegen verstehen und von denen sie profitieren können. Erinnern Sie sich daran, was Einstein sagte:

Apropos Einfachheit: Wenn Sie der Typ sind, der Dinge durch ein visuelles oder akustisches Format leichter lernt, sehen Sie sich unser Video unten an, in dem es darum geht, wo Arbeitsanweisungen entstanden sind und warum sie wichtig sind:

Apropos Einfachheit: Wenn Sie der Typ sind, der Dinge durch ein visuelles oder akustisches Format leichter lernt, sehen Sie sich an, wie der Gründer von Gluu erklärt, woher die Idee der Arbeitsanweisungen kommt und warum sie wichtig sind:

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsanweisungen, Leitfäden und SOPs?

Arbeitsanweisungen werden je nach Situation auch als Arbeitsanleitungen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Arbeitshilfen oder Benutzerhandbücher bezeichnet. In jedem Fall besteht der Zweck der Arbeitsanweisungen darin, klar zu erklären, wie eine bestimmte Arbeitsaufgabe ausgeführt wird. Sie sind wie die Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die wir erhalten, wenn wir lernen, ein Auto zu fahren: Schaltknüppel im Leerlauf prüfen, Zündung starten, Kupplung drücken, in den ersten Gang schalten und so weiter.

Wichtig ist, dass Arbeitsanweisungen nicht mit Prozessen oder Prozesslandkarten verwechselt werden. Schauen wir uns kurz an, wo Arbeitsanweisungen in unsere gesamten Prozessdokumentationsebenen passen:

1. A Prozesshierarchie zeigt Ihre gesamte Prozessarchitektur und wie sie Ihr Unternehmen unterstützt.
2. Ein Prozess ist eine Kette von Aktivitäten, die Eingaben in Ausgaben umwandeln. (Haben wir Ihr Interesse geweckt? Lesen Sie unseren Leitfaden zur einfachen Prozessabbildung)
3. Eine Prozedur beschreibt , wie ein Prozessablauf durchzuführen ist und wer was tut. In Gluu kombinieren wir Prozess und Verfahren in einem einzigen, einfachen Format (da die Leute sie ständig verwechseln).
4. Eine Arbeitsanweisung – oder Arbeitsanleitung, Arbeitshilfe oder Standardarbeitsanweisung – beschreibt detailliert, wie eine Aktivität innerhalb eines Prozesses (oder Verfahrens) ausgeführt wird.

Mit dieser Klarheit kommen wir zum Thema, wie man Arbeitsanweisungen schreibt. (Ach ja, noch etwas: Klarheit über den gesamten BPM-Jargon finden Sie in unserem BPM-Glossar)

Warum sind Arbeitsanweisungen und SOPs wichtig?

Sie verringern die Auswirkungen, wenn Schlüsselpersonen das Unternehmen verlassen

Arbeitsanweisungen oder SOPs bauen das Wissen innerhalb eines Unternehmens auf und bewahren es. Wenn “wie Dinge gemacht werden” mündlich weitergegeben werden, gibt es Raum für Interpretationen und menschliches Versagen. Und das Wissen darüber, wie eine Aufgabe am effizientesten ausgeführt werden kann, geht verloren, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Wissen mitnimmt. Gute Arbeitsanweisungen vermeiden all das.

Arbeitsanweisungen reduzieren das Risiko

Sie reduzieren das Risiko, weil die sicherste Art und Weise, eine Arbeit zu erledigen, klar ist und den Menschen bekannt ist, auf die es ankommt.

Vermeiden Sie Fehler und “Schuldzuweisungen”

Klarheit vermeidet Fehler. Entscheidend ist, dass dadurch Schuldzuweisungen vermieden werden. Wenn etwas schief geht, neigt man dazu, Menschen die Schuld zu geben oder sie zur Verantwortung zu ziehen, was natürlich ist. Aber wenn dies häufig passiert, kann es sich auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken. Klare Arbeitsanweisungen minimieren dieses Problem.

Zeit sparen

Die folgende Grafik zeigt Gluus eigene Forschung zum Return on Investment beim Schreiben von Arbeitsanweisungen. Der Punkt ist, dass sich Ihre anfängliche Zeitinvestition auszahlt, wenn Ihre Arbeitsanweisung nur dreimal verwendet wurde. Dies bezieht sich nur auf die Zeitersparnis – wir haben noch nicht einmal den Wert der Fehler- und Nacharbeitsvermeidung erwähnt. Dies wird innerhalb von Lean auch als “Standard Work” bezeichnet:

Wie sieht eine gute Arbeitsanweisung aus?

Arbeitsanweisungen sollten glasklar machen, wie Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Es sollte keinen Raum für Interpretationen geben. Sie sollten nicht vage sein. Sie möchten die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass sie Ihre Mitarbeiter verwirren. Das bedeutet, dass Ihre Anweisungen so kurz und einfach wie möglich sein sollten. Das Internet ist übersät mit amüsanten Beispielen von schlecht geschriebenen Anweisungen und anderen, die urkomische Doppeldeutigkeiten haben. Hier einige Grundregeln, die Ihnen dabei helfen:

#1 Es ist klar

Wie George Orwell sagte…

“Gutes Schreiben ist wie eine Fensterscheibe”.

Du schaust geradewegs hindurch und begreifst sofort die Bedeutung. Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein, Ihre Arbeitsanweisungen zu verstehen. Vermeiden Sie mehrsilbige Wörter, komplexe Sätze, Jargon, Akronyme, zu viele Fachbegriffe (ohne sie zu erklären) und unnötiges Geschwätz.

Schreiben Sie Ihre Arbeitsanweisungen so, dass sie für jeden Mitarbeiter, der die Aufgabe erledigt, leicht verständlich sind. Verwenden Sie die aktive Stimme, um Ihrem Leser zu helfen, die sich auf das Subjekt, das Verb und die Satzstruktur des Substantivs bezieht. Zum Beispiel hat der Mann (Subjekt) sein Bier (Substantiv) getrunken, nicht, sein Bier hat der Mann getrunken.

#2 Es ist zugänglich

Es ist schön und gut, Arbeitsanweisungen zu haben, aber was nützen sie, wenn sie nur im Büro zugänglich sind, wenn die Mitarbeiter, die sie brauchen, in der Fabrikhalle sind? Die Personen, die die Arbeit ausführen, sollten einfachen Zugang zu den Arbeitsanweisungen haben, wann und wo immer sie sie benötigen. Reisende oder Ladenzeitungen?

(Hier kann Ihnen ein Tool wie Gluu helfen, die richtigen Anweisungen im richtigen Format zur richtigen Zeit in die Hände des richtigen Mitarbeiters zu geben.)

#3 Es ist glaubwürdig

Die Mitarbeiter müssen die Arbeitsanweisungen als glaubwürdig, hilfreich und genau ansehen. Ansonsten sind sie nur eine weitere nette Idee, die niemanden interessiert. Wenden Sie sich an den erfahrensten Mitarbeiter, der eine Aufgabe ausführt, und bitten Sie ihn, zu erklären, wie die Arbeit erledigt wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anweisungen der Realität entsprechen.

(Auch hier kann ein Tool wie Gluu Ihnen helfen, die richtigen Leute einzubeziehen und zusammenzuarbeiten, um es auf dem neuesten Stand zu halten, während Sie lernen und sich weiterentwickeln.)

#4 Es ist konsistent

Arbeitsanweisungen sollten einem einzigen Stil folgen. Die Konsistenz in Bezug auf Terminologie, Layout, Medien und Methode macht sie leichter nachvollziehbar und verdaulich. Auch in Bezug auf die Konsistenz sollten sie sich an die Fähigkeiten der Mitarbeiter halten.

(Gluu hilft Ihnen, ein einheitliches Format in der gesamten Organisation zu gewährleisten.)

#5 Es ist kurz und einfach

Wir haben das oben angesprochen, aber es ist wirklich ein wichtiger Punkt. Wie Albert Einstein sagte: “Wenn du es nicht einfach erklären kannst, verstehst du es nicht gut genug.” Nehmen Sie sich Zeit, um es gründlich zu verstehen. So vermeiden Sie spätere Fehler. Beim Schreiben einer Arbeitsanweisung geht es nicht darum, clever zu klingen. Denken Sie stattdessen an die Sprache in der Bedienungsanleitung Ihres Fernsehers. Oder noch besser, schauen Sie sich die Sprache an, die in einem Kinderbuch verwendet wird. Versuchen Sie, es so kurz und einfach wie möglich zu halten.

#6 Es ist visuell

Wir leben in einer visuellen Kultur. Viele von uns fühlen sich mit visuellen Medien wohler als mit dem Lesen von Büchern und Zeitungen. Um dem gerecht zu werden, versuchen Sie, nach Möglichkeit Bilder, Zeichnungen und Videos in Ihren Arbeitsanweisungen zu verwenden. Überlegen Sie, wer Ihre Arbeitsanweisungen konsumieren wird, und versuchen Sie, sie entsprechend vorzubereiten.

(Mit Gluu können Sie Bilder und Videos direkt auf den Tablets oder Telefonen hinzufügen und anzeigen, die von Mitarbeitern an vorderster Front verwendet werden.)

#7 Es wird von den Leuten geschrieben, die es wissen

Die Person, die am erfahrensten ist, wie man die Aufgabe erledigt, sollte diejenige sein, die die Arbeitsanweisung schreibt. Geben Sie die Aufgabe, Ihre Arbeitsanweisungen zu schreiben, nicht an eine Person, die mit dem Job nicht zu 100% vertraut ist. Sie können nicht erwarten, dass ein Bediener weiß, wie er Arbeitsanweisungen in vollem Umfang schreiben kann, wenn er noch nicht vollständig mit der Rolle vertraut ist. Das bedeutet, dass es nie eine Person sein kann, die die Arbeitsanweisungen Ihres Unternehmens schreibt, es sei denn, es ist klein. Wir haben eine Reihe von Branchenexperten gefragt, warum Engagement so wichtig ist, und Sie können ihre Antworten in diesem Artikel hier sehen.

(Mit Gluu können Sie die Verantwortung an die Leute delegieren, die Bescheid wissen – egal, wo sie sich befinden.)

Also, wenn diese Grundregeln klar sind, wie schreibt man es eigentlich? Darum geht es im nächsten Abschnitt.

7 Schritte zum Löschen von Arbeitsanweisungen

Haben Sie schon einmal ein unmontiertes Möbelstück gekauft, sind nach Hause gekommen und haben versucht, die Montageanleitung zu befolgen, und waren völlig verwirrt? Wenn ja, sind Sie nicht allein. Das ist vielen von uns schon passiert. Aus diesem Grund sind gute Technische Redakteure sehr gefragt. Technisches Schreiben ist ein großes Thema und würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber hier sind sieben Schritte, um Ihre Arbeitsanweisungen zu verbessern:

Schritt 1: Schreiben Sie einen klaren Titel

Was steht in einer Einleitung? Na ja, eigentlich eine ganze Menge. Es ist entscheidend, diesen Teil richtig zu machen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Geben Sie etwas Kontext an: Erklären Sie kurz, zu welchem Prozess die Aufgabe gehört.
• Identifizieren Sie die Verantwortlichen: Erklären Sie kurz, wer der Prozessverantwortliche ist und wer der Aufgabenverantwortliche ist
• Geben Sie die Ausgabe an: Erklären Sie kurz, was die Ausgabe oder der Zweck der Aufgabe ist
• Der Titel muss sich auf die Stelle beziehen: Ein gutes Beispiel könnte sein: “Wie man sich die Hände desinfiziert”.

Schritt 2: Beschreiben Sie den Zweck der Aufgabe – das Warum

Was ist der Zweck Ihrer Arbeitsanweisung? Warum bereiten Sie es vor? Fragen nach dem Warum helfen Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und darüber nachzudenken, was Sie erreichen möchten. Die Antwort auf das Warum ist nicht einfach der Output, den Sie bereits identifiziert haben. Bei der Frage nach dem Warum geht es darum, Ihr Verständnis zu vertiefen, bevor Sie sich in die Details stürzen. Lesen Sie hier mehr über den Wert der Fragen nach dem Warum.

Ein klarer Zweck für “Wie man seine Hände desinfiziert” wäre also: “Vermeiden Sie die Verbreitung von Bakterien, damit andere Gefahr laufen, krank zu werden.”

Schritt 3: Beschreiben Sie, wie die Arbeit zu erledigen ist

Zunächst müssen Sie die Materialien auflisten, die für die Arbeit erforderlich sind. Um die Lesbarkeit zu erleichtern, ist es am besten, diese in Aufzählungspunkten aufzulisten und zwischen den bereitgestellten und nicht bereitgestellten Materialien zu unterscheiden. Ordnen Sie Ihre Aufzählungsliste logisch an. Zum Beispiel bei der Händedesinfektion:

• Haushaltsseife
• Flüssige antimikrobielle Seife im Spender
• Fließendes Wasser
• Handtücher

Fügen Sie alle relevanten oder hilfreichen Verweise als natürliche Hyperlinks direkt in den Text ein. Dies macht es Ihrem Leser leicht, Dinge zu klären.

Um zu beschreiben, wie sich beispielsweise Mitarbeiter die Hände desinfizieren sollten, müssen Sie zunächst ein Format wählen, um dies zu erklären. Es gibt drei grundsätzliche Optionen. Das Rezeptbuchformat, die Entscheidungstabelle und das Flussdiagramm. Sie können verschiedene Formate für verschiedene Aufträge auswählen, vielleicht entsprechend ihrer Komplexität. Denken Sie hier daran, dass viele Menschen visuelle Lerner sind, daher sind Tabellen und Flussdiagramme, vielleicht mit Bildern, der beste Ansatz.

Schritt 4: Format zum einfachen Lesen

Betrachten Sie Ihr Arbeitsanweisungsdokument als ein pädagogisches Werkzeug. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers und überlegen Sie, was ihm oder ihr helfen würde, das Dokument zu verdauen.

1. Wählen Sie aus, wie Sie das Dokument formatieren möchten, und bleiben Sie dabei. Wenn Sie Lean praktizieren, finden Sie hier ein Beispielformat , das Sie in Betracht ziehen sollten.
2. Unterteilen Sie alle Schritte in eine Nummernfolge. Wenn es mehr als 10 Schritte sind, dann unterteilen Sie die verschiedenen Themen. Ein Schritt beschreibt eine Aktion, die nicht länger als 15 Sekunden dauert.
3. Verwenden Sie Bilder oder Zeichnungen. Stellen Sie sicher, dass das Bild zum Text passt. Beziehen Sie sich auf das Bild im Text. Platzieren Sie die Bilder auf der linken Seite des Papiers und behalten Sie den Text auf der rechten Seite.
4. Heben Sie wichtige Informationen hervor, indem Sie Text in Großbuchstaben, Fettdruck oder Kursivschrift verwenden.
5. Verwandeln Sie jede Liste in eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern.

Tools, wie z. B. die Arbeitsanweisungsfunktion von Gluu in unserem Understand-Produkt, verfügen über eine integrierte Formatierung, die es einfach macht, die Konsistenz zu gewährleisten. Es ist z.B. sinnvoll, Risiken auf die gleiche Weise zu formatieren, damit die Leute schnell lernen, sie zu erkennen:

Schritt 5: Umschreiben und vereinfachen

Die wichtigste Regel für gutes Schreiben ist die Kürze. Kurz, einfach und klar.

1. Verwenden Sie kurze und einfache Sätze. Sätze sollten nicht länger als 15 Wörter sein und ohne Klauseln sein.
2. Verwenden Sie kurze und einfache Worte. Mehrsilbige Wörter klingen schlau, verlangsamen aber den Leser. Machen Sie es ihnen leicht und stellen Sie sich vor, Sie schreiben für einen Fünfjährigen.
3. Vermeiden Sie Akronyme, und wenn Sie eines verwenden müssen, buchstabieren Sie es beim ersten Mal und schließen Sie das Akronym daneben in Klammern ein. Verwenden Sie von da an das Akronym.
4. Fügen Sie eine Liste von Abkürzungen hinzu, auf die sich der Leser beziehen kann.
5. Entscheiden Sie, welches Wort oder welchen Begriff Sie verwenden möchten, um etwas zu beschreiben, und bleiben Sie dabei. Verwenden Sie keine unterschiedlichen Wörter für die gleiche Sache. Wenn Sie z. B. den Begriff “Haushaltsseife” verwenden, verwenden Sie diesen nur im gesamten Dokument.

Wie oben besprochen, verwenden Sie aktive Sätze, nicht passive:

Richtig: Trocknen Sie Ihre Hände gründlich ab.

Falsch: Ihre Hände sollten gründlich abgetrocknet werden.

Schritt 6: Referenzen hinzufügen

Es ist immer hilfreich, Quellen und Anregungen für weitere Lektüre und Lernen bereitzustellen. Fügen Sie entweder Fußnoten hinzu oder fügen Sie einen Anhang am Ende des Dokuments hinzu.

Schritt 7: Testen Sie mit einem Kollegen!

Um sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsanweisungen leicht zu verstehen und zu befolgen sind, bitten Sie einen Kollegen, die Aufgabe auszuführen, indem Sie sie befolgen. So erfahren Sie, ob bestimmte Teile oder Erklärungen verwirrend sind oder einer weiteren Klärung bedürfen.

1. Bitten Sie einen entsprechenden Kollegen, den Entwurf Ihrer Arbeitsanweisung zu lesen und Ihnen Feedback dazu zu geben. Stimmt die Arbeitsanweisung mit der Art und Weise überein, wie die Aufgabe in der Realität ausgeführt wird? Ist es verwirrend? Was könnte klarer sein?
2. Bitten Sie den Kollegen, die Arbeit auszuführen, indem Sie den Entwurf der Arbeitsanweisung befolgen. Helfen Sie ihm/ihr NICHT und geben Sie keine weiteren Erklärungen. Beobachten.
3. Machen Sie sich Notizen, was auf Ihrer Kopie der Arbeitsanweisung hinzugefügt oder geändert werden soll.

Beispiel für ein bewährtes SOP-Format

Lean.org hat einige nützliche Vorlagen zum Schreiben von Standardarbeitsanweisungen. Diese sind hauptsächlich für erweiterte Werkseinstellungen gedacht:

Quelle: https://www.lean.org/

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Ihre Checkliste für Arbeitsanweisungen

Zur Zusammenfassung und Vereinfachung finden Sie hier eine Checkliste, die Sie zur Hand haben sollten, wenn Sie planen, wie Sie Ihre nächste Arbeitsanweisung schreiben.

• Identifizierter Prozess, zu dem die Aufgabe gehört
• Identifizierung des Zwecks der Aufgabe
• Den Umfang der Aufgabe verstanden
• Benannte Personen, die für die Aufgabe verantwortlich sind
• Angegebene Werkzeuge, die für die Aufgabe erforderlich sind
• Erwähnung von Sicherheitsanforderungen
• Wählen Sie ein geeignetes und hilfreiches Format
• Hilfreiche visuelle Hilfsmittel verwendet
• Geprüft auf einfache Sprache und kurze Sätze
• Unnötiger Fachjargon und Fachbegriffe wurden entfernt
• Getestet an einem Kollegen.

Jetzt ist es an der Zeit, es in die Praxis umzusetzen!

Wie wir oft sagen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern

“Das Perfekte ist der Feind des Guten.”

Fangen Sie einfach an und lernen und verbessern Sie sich im Laufe der Zeit. Eine Idee ist, Ihre Kollegen darüber zu informieren, was Sie tun, und sie zu bitten, auf Fehler oder Versehen hinzuweisen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsanweisung gut ankommt. Hier bei Gluu glauben wir an das Schreiben von Arbeitsanweisungen innerhalb eines integrierten Systems zur Verwaltung von Geschäftsprozessen.

… Oder wenn Sie sich bereit fühlen, sehen Sie sich unsere Arbeitsanweisungsfunktion an, um sofort mit Ihren eigenen Arbeitsanweisungen zu beginnen.

Fragen und Antworten