VME øgede omsætningen med 30 % med samme bemanding — digitalisering af byggeprocesser med Gluu

Problemet med papir på byggepladser

Digitalisering af byggeprocesser starter med at forstå præcis, hvor papir skaber risiko. For VME viste analysen to tydelige prespunkter.

Det første var koordinering. I byggebranchen er antallet af grænseflader mellem roller højt — mellem projektledere, formænd og medarbejdere i marken, mellem bygherrens instruktioner og de opgaver, der tildeles konkrete hold. Hos VME var denne koordinering manuel. Formanden havde overblikket. Når en bygherre ændrede en opgave, blev opdateringen formidlet via telefon eller papir — og medarbejdere i marken kørte nogle gange ud til opgaver, som allerede var udført af et tidligere hold. Hver fejl var lille isoleret set. Akkumuleret på tværs af en voksende projektportefølje løb det op.

Det andet var dokumentation. Især fjernvarmeafdelingen omfattede mange små opgaver, som hver krævede registreringer — hvad der blev gjort, hvornår, hvor og af hvem. At indsamle dette fra timelønnede medarbejdere, der bevægede sig mellem lokationer, var i praksis næsten umuligt. Flere forsøg med fotodokumentation var blevet afprøvet. Ingen var blevet konsekvente. Uden pålidelige registreringer kunne kvalitetsstyring kun være reaktiv.

Begge udfordringer havde samme underliggende struktur: Den information, der var nødvendig for at koordinere og verificere arbejdet, fandtes, men den lå for mange steder — på papir, i folks hoveder, i separate systemer. I takt med at VME’s projektportefølje voksede, blev strukturen mere skrøbelig, ikke mindre.

Kortlægning af værdikæden med Bülow Management

I 2018 hentede VME Bülow Management A/S ind for at håndtere begge udfordringer samlet. Bülow Management er et dansk managementkonsulenthus, der hjælper virksomheder med at skabe effektiv sammenhæng mellem strategi, ledelse, medarbejdere, processer og resultater — med særlig dybde i bygge- og anlægssektoren. For VME var Bülows rolle at strukturere og lede arbejdet med proceskortlægning, før der blev truffet beslutninger om platform.

Sammen kortlagde VME’s nøglemedarbejdere og Bülow virksomhedens samlede værdikæde fra ende til anden. Fokus var enkelt: at finde, hvor papirregistreringer og kommunikation mellem produktion og administration skabte mest friktion, og genopbygge disse grænseflader som digitaliserede processer i Gluu.

Implementeringen startede med et pilotprojekt. Det var et bevidst valg. I stedet for at udrulle i hele virksomheden med det samme afgrænsede VME og Bülow piloten til de områder med størst friktion — processerne med mest papir, mest manuel koordinering og størst risiko. Piloten viste tydelige gevinster, hvilket gav grundlag for at fortsætte. VME udvidede derefter udrulningen til resten af fjernvarmeafdelingen og derfra til byggeafdelingen.

Forandringsledelse var indbygget i tilgangen fra start. Timelønnede medarbejdere — mange af dem ikke digitalt indfødte — havde brug for en grund til at ændre deres måde at arbejde på. Svaret var ikke at lægge et nyt system oven på de eksisterende, men at erstatte det eksisterende virvar med noget enklere. Med Gluu blev flere separate systemer og e-mailudvekslinger reduceret til få tryk i én app. IT-kompleksiteten gik ned, ikke op.

Under piloten etablerede VME også en intern gruppe af superbrugere og ambassadører — medarbejdere, der havde oplevet forandringen på egen krop og kunne tale om den ud fra personlig erfaring. Disse ambassadører støttede den bredere udrulning med praktisk tryghed, som ingen ekstern konsulent kunne levere.

At få digitalisering af byggeprocesser til at hænge fast i marken kræver, at den bygges omkring de mennesker, der udfører arbejdet — ikke kun omkring processerne. Hvis De vil se, hvordan Gluu understøtter den type udrulning i praksis, er den gratis prøveperiode et godt sted at starte.

Hvad VME fik ud af digitalisering af byggeprocesser

Hovedresultatet er omsætningsstigningen på 30 % med samme bemanding. Men det driftsmæssige billede bag tallet er mindst lige så sigende.

Dokumentation er nu automatisk. Når en medarbejder afslutter en opgave i Gluu, registreres tid og sted med det samme. Medarbejdere tilføjer typisk fotos og udfylder eventuelle obligatoriske felter via Gluus formularer — få tryk i den samme app, uden et separat dokumentationstrin. For opgaver som vejspærringer eller udgravninger skaber det en verificerbar registrering uden ekstra indsats. Den dokumentation, som tidligere var næsten umulig at indsamle, sker nu som en del af at udføre arbejdet.

Projektledere har en anden arbejdsdag. Gluus sagsstyrings-visning giver dem et realtids-overblik over hvert aktivt projekt — hvem der har gjort hvad, og hvornår — uden at kontakte de enkelte teammedlemmer. De løbende statuschecks, som tidligere tog tid, er væk. En leder kan med et blik se, om et projekt er på rette spor.

VME bruger også Gluus SharePoint-integration til at samle opgave-, sags- og dokumentstyring i én arbejdsgang. I stedet for at skifte mellem systemer for at finde projektdokumenter har medarbejdere og ledere alt ét sted — den samme proces, der styrer opgaven, indeholder også de relevante filer.

“Med Gluu har vi kunnet bringe viden fra bygherren hele vejen ud til manden med skovlen. Vi har opnået et samlet overblik og en evne til at styre vores arbejdsgange, så vi altid kan være på forkant med vores planlægning.”

Kim Larsen
Adm. direktør, VME A/S

Ud over de konkrete forbedringer ændrede Gluu-implementeringen karakteren af VME’s ledelsessystem. Processerne er ikke statiske. VME justerer arbejdsinstruktioner løbende — ny læring fra hvert projekt indarbejdes direkte, og opdateringerne når automatisk ud til alle teammedlemmer. Udrulningen i fjernvarme- og byggeafdelingerne er nu afsluttet; administrationsafdelingen er den næste.

Kort fortalt