MĂ„l: Gem automatisk og konsekvent alle sagsfiler (skabeloner, rapporter, formularer, fotos) fra Gluu til din SharePoint-struktur.
Hvad du vil lĂŠre…
- VĂŠlg det SharePoint-websted og den mappe, der skal bruges.
- Definer mappe-/filnavngivning pÄ kontoniveau eller sagsskabelonniveau.
- Start sager og synkroniser filer automatisk.
- Hold SharePoint og Gluu synkroniseret til enhver tid.
FÞr du gÄr i gang #
- Plan: Synkronisering af sagsfiler i SharePoint krĂŠver tilfĂžjelsen API og integrationer.
- Rolle: Du skal have tilladelsen Administrer konto for at angive SharePoint-standarden for hele kontoen. Procesejere og redaktÞrer kan konfigurere tilsidesÊttelser pÄ skabelonniveau.
- OpsĂŠtning: Dit Azure AD Tenant ID skal allerede vĂŠre konfigureret i Gluuâse vejledning til SSO-konfiguration.
To niveauer af opsĂŠtning #
- Kontobredt standard â standard for alle sagsforlĂžb.
- Skabelonniveau standard â tilsidesĂŠt pr. sagsskabelon, nĂ„r forskellige websteder/mapper/navngivning er pĂ„krĂŠvet.
Indstil din kontos SharePoint-standard #
- Klik pÄ dit firmanavn (Þverst til hÞjre) > Administrer konto.
- Under Generelle indstillinger, tilfĂžj dit Azure AD tenant ID.
Trin 3: Kontrollér forbindelsen:
Trin 4: GĂ„ til Apps & Integrationer og aktiver Microsoft SharePoint.
Trin 5: Konfigurér mappe og navngivning:
- Rodmappe â SharePoint-websted/mappe, hvor Gluu opretter sagsmapper.
- Sagsmappe navngivning â standard er sagsnavn (f.eks. “Peter Jensen 243567324”).
- Aktivitetsmappe navngivning â standard er aktivitetsnavn.
- Filnavngivning â standarder: formularer = “opgavenavn â formularnavn”; uploads/fotos = opgavenummer + sekvens.
GennemgÄ forhÄndsvisningen af mappestrukturen, og klik derefter pÄ Gem.
Du er fÊrdig, nÄr forhÄndsvisningen viser den mappestruktur, du forventer, og du har gemt den.
Indstil processpecifikke standarder #
- Ă bn processen > Sager > Sagsskabeloner.
- Aktiver redigeringstilstand og vĂŠlg en sagsskabelon.
- Under Synkroniser, aktiver Tillad synkronisering med SharePoint/OneDrive.
- (Valgfrit) TilfĂžj ekstra mapper inden for sagsmappen.
Derefter, for enhver aktivitet i sagen:
- Juster aktivitetsmappens navn, vĂŠlg filer der skal eksporteres, og tilfĂžj ekstra mapper efter behov.
Alle nye sager fra denne skabelon vil afspejle din SharePoint-struktur.
Du er fÊrdig, nÄr forhÄndsvisningen af skabelonens sager viser de SharePoint-mapper og -filer, du har konfigureret.
KĂžrende sager #
NÄr en bruger starter en sag, gemmes filerne automatisk i SharePoint. Hvis SharePoint midlertidigt er utilgÊngelig, kan du klikke pÄ SharePoint-ikonet pÄ sagen for at synkronisere nu og Äbne sagsmappen.
Du er fÊrdig, nÄr sagsmappen Äbner i SharePoint med de synkroniserede filer.
FAQ â Synkronisering af sagsfiler til SharePoint #
Synkronisering af sagsfiler i SharePoint krĂŠver tilfĂžjelsen API og integrationer. Den er ikke inkluderet i Core-, Essential- eller Advanced-planen alene.
Standarden for hele kontoen er standard-SharePoint-webstedet, mappestrukturen og navngivningen, som bruges af alle sagsflows. En standard pÄ skabelonniveau tilsidesÊtter den standard for en bestemt sagskabelon, nÄr den har brug for et andet websted, en anden mappe eller et andet navngivningsmÞnster.
Du skal have tilladelsen Administrer konto for at angive SharePoint-standarden for hele kontoen, herunder Azure AD tenant ID og rodmappen. Procesejere og redaktÞrer kan selv konfigurere tilsidesÊttelser pÄ skabelonniveau pÄ deres egne sagskabeloner.
Filer gemmes automatisk i SharePoint, nÄr det igen er tilgÊngeligt. Hvis SharePoint midlertidigt ikke er tilgÊngeligt, skal du klikke pÄ SharePoint-ikonet pÄ sagen for at synkronisere nu og Äbne sagsmappen.
Ja. Du kan angive rodmappen, navngivning af sagsmappe (standard: sagsnavn), navngivning af aktivitetsmappe (standard: aktivitetsnavn) og filnavngivning (formularer bruger som standard “opgavenavn â formularnavn”; uploads og fotos bruger som standard opgavenummer plus sekvens).
