Synkroniser sagsfiler til SharePoint 365

Mål: Gem automatisk og konsekvent alle sagsfiler (skabeloner, rapporter, formularer, fotos) fra Gluu til jeres SharePoint-struktur.

Det lærer I:

Vælg det SharePoint-websted og den mappe, der skal bruges.
Definer mappe-/filnavngivning på kontoniveau eller sagsskabelonniveau.
Start sager og synkroniser filer automatisk.
Hold SharePoint og Gluu synkroniseret til enhver tid.

Før I går i gang #

Plan: Synkronisering af sagsfiler i SharePoint kræver tilføjelsen API og integrationer.
Rolle: I skal have tilladelsen Administrer konto for at angive SharePoint-standarden for hele kontoen. Procesejere og redaktører kan konfigurere tilsidesættelser på skabelonniveau.
Opsætning: Jeres Azure AD tenant ID skal allerede være konfigureret i Gluu. Se vejledningen til SSO-konfiguration.

To niveauer af opsætning #

Kontobredt standard: standard for alle sagsforløb.
Standard på skabelonniveau: tilsidesæt pr. sagsskabelon, når forskellige websteder/mapper/navngivning er påkrævet.

Indstil jeres kontos SharePoint-standard #

Klik på jeres firmanavn (øverst til højre) > Administrer konto.
Under Generelle indstillinger skal I tilføje jeres Azure AD tenant ID.

Panel med generelle indstillinger, der viser feltet til Azure AD tenant ID

Trin 3: Kontrollér forbindelsen:

Forbindelsesstatus, der viser, at Azure AD tenant er forbundet

Trin 4: Gå til Apps & Integrationer og aktiver Microsoft SharePoint.

Panelet Apps og Integrationer med Microsoft SharePoint-knappen slået til

Trin 5: Konfigurér mappe og navngivning:

Rodmappe: SharePoint-websted/mappe, hvor Gluu opretter sagsmapper.
Navngivning af sagsmappe: standard er sagsnavn (f.eks. “Peter Jensen 243567324”).
Navngivning af aktivitetsmappe: standard er aktivitetsnavn.
Filnavngivning: standarder: formularer = “opgavenavn – formularnavn”; uploads/fotos = opgavenummer + sekvens.

Indstillinger for mappe- og filnavngivning for rodmappe, sagsmappe, aktivitetsmappe og filnavngivning

Gennemgå forhåndsvisningen af mappestrukturen, og klik derefter på Gem.

Forhåndsvisning af SharePoint-mappestrukturen før lagring

I er færdige, når forhåndsvisningen viser den mappestruktur, I forventer, og I har gemt den.

Indstil processpecifikke standarder #

Åbn processen > Sager > Sagsskabeloner.
Aktiver redigeringstilstand og vælg en sagsskabelon.
Under Synkroniser skal I aktivere Tillad synkronisering med SharePoint/OneDrive.
(Valgfrit) Tilføj ekstra mapper inden for sagsmappen.

Synkroniseringsindstillinger i sagsskabelon med Tillad synkronisering med SharePoint/OneDrive slået til

For hver aktivitet i sagen gør I derefter følgende:

Juster aktivitetsmappens navn, vælg filer, der skal eksporteres, og tilføj ekstra mapper efter behov.

Navn på mappe på aktivitetsniveau og valg af fileksport

Alle nye sager fra denne skabelon vil afspejle jeres SharePoint-struktur.

I er færdige, når forhåndsvisningen af skabelonens sager viser de SharePoint-mapper og -filer, I har konfigureret.

Igangværende sager #

Når en bruger starter en sag, gemmes filerne automatisk i SharePoint. Hvis SharePoint midlertidigt er utilgængeligt, kan I klikke på SharePoint-ikonet på sagen for at synkronisere nu og åbne sagsmappen.

SharePoint-ikon på en sag til at synkronisere nu og åbne sagsmappen

Sagsmappe åbnet i SharePoint, der viser synkroniserede filer

I er færdige, når sagsmappen åbner i SharePoint med de synkroniserede filer.

FAQ: Synkronisering af sagsfiler til SharePoint #

Hvilken plan eller tilføjelse skal jeg bruge for at synkronisere sagsfiler til SharePoint?

Synkronisering af sagsfiler i SharePoint kræver tilføjelsen API og integrationer. Den er ikke inkluderet i Core-, Essential- eller Advanced-planen alene.

Hvad er forskellen på SharePoint-opsætning for hele kontoen og på skabelonniveau?

Standarden for hele kontoen er det standardwebsted, den mappestruktur og den navngivning i SharePoint, som alle sager bruger. En standard på skabelonniveau tilsidesætter denne standard for en bestemt sagsskabelon, når den har brug for et andet websted, en anden mappe eller et andet navngivningsmønster.

Hvem kan konfigurere SharePoint-synkronisering for hele kontoen?

I skal have tilladelsen Administrer konto for at angive SharePoint-standarden for hele kontoen, herunder Azure AD tenant ID og rodmappen. Procesejere og redaktører kan selv konfigurere tilsidesættelser på skabelonniveau på deres egne sagsskabeloner.

Hvad sker der, hvis SharePoint midlertidigt ikke er tilgængeligt, når en sag starter?

Filer gemmes automatisk i SharePoint, når det igen er tilgængeligt. Hvis SharePoint midlertidigt ikke er tilgængeligt, skal I klikke på SharePoint-ikonet på sagen for at synkronisere nu og åbne sagsmappen.

Kan jeg styre, hvordan sags- og aktivitetsmapper navngives i SharePoint?

Ja. I kan angive rodmappen, navngivning af sagsmappe (standard: sagsnavn), navngivning af aktivitetsmappe (standard: aktivitetsnavn) og filnavngivning (formularer bruger som standard “opgavenavn – formularnavn”; uploads og fotos bruger som standard opgavenummer plus sekvens).