GLUU GUIDER

Sådan sikrer du en god onboarding-proces for medarbejdere

Estimated reading time: 10 Minutter

En undersøgelse foretaget af Recruiting Roundtable viser, at en god onboarding-proces for medarbejdere vil løfte nyansattes præstationer med 30%. Derudover viser andre undersøgelser, at nyansatte bliver længere, hvis introduktionsoplevelsen er god. Denne seks-trins guide kan hjælpe dig med at få succes i din medarbejder onboarding proces.

For det første: Hvad er en dårlig onboarding-proces for medarbejdere?

Lad os starte med at forestille os en dårlig onboarding-proces for medarbejdere et øjeblik ved at sætte os i en nyansats sted: Du landede endelig dit drømmejob. Din første dag er stadig uger væk. På trods af det bruger du meget tid på at læse op på din nye arbejdsplads. Når alt kommer til alt vil du forberede dig på at “ramme jorden løbende” på din første dag.

Din første dag ankommer, og du går ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun er til møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned for at hente dig. “Åh, så du er den nye marketingmand? – dejligt at møde dig”, siger Peter. Når du først er på kontoret, ved ingen rigtig, hvor du skal sidde, så du venter på, at din nye chef kommer ud af sit møde. Og historien kunne fortsætte sådan i tre til seks måneder.

Selvfølgelig har de fleste mennesker en god første dag. Men alle oplever fejl og udeladelser i løbet af deres første måneder. Der er simpelthen for mange detaljer til at ramme rigtigt for alt for mange mennesker i forskellige afdelinger og roller på tværs af organisationen. Det er det, der gør en vellykket onboarding-proces for medarbejdere så svær at opnå hver gang.

Med denne guide håber vi, at vi vil dele vores erfaringer med at hjælpe snesevis af virksomheder med deres onboarding-proces for medarbejdere. I den vil vi dele nogle af de bedste fremgangsmåder for gode onboarding-processer for medarbejdere. Når det er sagt, er vi sikre på, at du kender det grundlæggende, og måske har du endda gode introduktionsmaterialer og en guide til ansættelseslederen.

Den svære del er at sikre, at det gøres på den rigtige måde. Hver. Enlig. Tidspunkt.

Eksempel:

Mere end 50 forskellige opgaver udført i rækkefølge og på det rigtige tidspunkt af fem forskellige afdelinger eller personer x antallet af nye mennesker, der tiltræder hvert år = en masse risici for, at noget bliver glemt eller gjort på den forkerte måde.

Hvorfor en god onboarding-proces for medarbejdere er vigtig

Så den nye medarbejder har gjort sin del. Hun vil gøre et godt første indtryk. Måske vil hendes chef og nye kolleger også. Den svære del vil være at sikre, at alle de første indtryk, hun vil have i de kommende måneder, også vil være gode.

Ifølge en artikel om HR.com betaler en god medarbejder onboarding-proces sig virkelig:

• Onboarding-programmer kan øge fastholdelsen med 25 % og forbedre medarbejdernes præstationer med 11 %.
• Også medarbejdere, der deltager i et struktureret onboarding-program, er 69% mere tilbøjelige til at blive hos en organisation i 3 år.
• Det tager 8-12 måneder for nyansatte at være lige så dygtige som deres erfarne kolleger.
• 15% af medarbejderne sagde, at manglen på et effektivt onboarding-program hjalp med deres beslutning om at stoppe.

Nok sagt om, hvorfor det betyder noget. Vi er sikre på, at du er her, fordi du ved, at det betyder noget. Så lad os komme videre med det.

De typiske fejl i onboarding af medarbejdere

“Intet er så spændende – eller så nervepirrende – som at være den nye pige. Uanset om det er din første skoledag, eller du starter på et drømmejob, hvis der er en ting, der gør et førstehåndsindtryk meget mindre skræmmende, er det en virkelig, virkelig god hårdag.”

– Elaine Welteroth

Fra vores egne erfaringer med medarbejder onboarding processer og fra at tale om dette med mange virksomheder ser vi disse typiske fejl:

At være for ambitiøs

Sjovt nok er det ikke, fordi ledere og HR-chefer ikke anerkender behovet for god onboarding. Mange gange indeholder processen høje ambitioner for kurser og møder i løbet af de første par måneder. Når disse ikke sker eller udskydes, bliver de nye kollegers forventninger ikke opfyldt. Bedre at ikke give et løfte end at give et og derefter ikke holde det …

Glemmer, at “djævelen ligger i detaljen”

Hvis du har indtryk af, at din nye arbejdsplads er topprofessionel, bliver du skuffet over alle de små ting, der går galt:

• ikke på e-mail-lister
• har ikke den rigtige software
• ikke har de rette adgangsrettigheder
• ikke inviteret til vigtige møder.
• Osv osv.

Hver gang en lille ting glemmes, tænker den nye kollega, at “enten er de ligeglade, eller også er det mere kaos her, end jeg troede.” Ingen af fortolkningerne er gode.

Overlader det til nogle få inspirerede mennesker

Du kender sikkert de venlige HR-folk, sekretærer og receptionister, der husker alt. Hvis de er på arbejde, vil medarbejdernes onboarding være håndholdt og personlig. Hvad sker der, når de forlader, og du får en erstatning, der ikke er så god? Eller er du bare væk på orlov? Så begynder opgaver at glide gennem revnerne. Du skal gøre din medarbejder onboarding proces uafhængig af enkeltpersoner – selvom du kun er 30 personer.

At have for mange prangende brochurer og for lidt substans

Større virksomheder ansætter topprofessionelle folk til at præsentere alle deres medarbejdertilbud, deres adfærdskodeks og hvordan virksomheden fungerer fra et meget generelt synspunkt. Det er fantastisk. Mange oplever dog frustration, når de ser, at tankerne om deres rolle og de processer og systemer, der er involveret, kun er “i hovedet på deres erfarne kolleger”.

“Du vil først forstå, hvordan vi arbejder, når du har været her i mindst tre år”. Anonym medarbejder i en dansk virksomhed.

Resultatet er, at når de prangende materialer er forbrugt, skal den nye kollega føle, at hun afbryder sin chef og kolleger i deres arbejde. Uanset om du er nyuddannet eller en erfaren professionel, er det frustrerende at skulle bede om tjenester, når du bare prøver at udføre enkle opgaver som at gøre rejseudgifter, købsanmodninger eller booke møder.

Kontrollerer det ikke

Kan du dokumentere, at alt skete på det rigtige tidspunkt for hver ny medarbejder, der kom igennem din onboarding-proces sidste år? Sandsynligvis ikke. Hvis du ikke holder styr på, hvordan kan du så sikre, at det sker? I disse dage kan der også være lovkrav, som du kan dokumentere f.eks. sikkerhedstræning, instruktioner og at du opbevarer deres personlige oplysninger. Problemet er, at bare det at holde styr på dette let bliver en fuldtidsstilling, så mange overlader det til tilfældighederne.

Seks trin til opsætning af din egen onboarding-proces for medarbejdere

TRIN 1

Sæt din vision

Først skal du sætte visionen for din medarbejder onboarding proces. Hvis din virksomhedskultur er meget flydende og uformel, skal din onboarding afspejle dette. Hvis du er i en meget reguleret og moden branche, skal din onboarding matche den. Det vil være en anden oplevelse, hvis du er ansat i en tech startup eller af en offentlig organisation. Derfor skal onboarding-oplevelsen være en naturlig introduktion til virksomheden, som den er. På denne måde overgår den nye medarbejder naturligt til sin nye rolle uden at føle, at ingen bekymrer sig om ham eller hende længere.

Som en del af dette bør du beslutte, hvad der skal inkluderes, og hvor lang din medarbejder onboarding-proces vil være.

Dækker det al obligatorisk uddannelse?
Går det ind i emner, der er unikke for personens niveau, funktion og land?
Hvor længe vil det vare – en, tre eller seks måneder?

TRIN 2

Beskriv den perfekte introduktion

Når du er klar over ambitionsniveauet og stilen, er det tid til at beskrive den perfekte medarbejder onboarding proces, som medarbejderen oplever gennem hele introduktionsperioden.

Skriv så detaljeret som muligt. Det skulle resultere i en bedre version af dårlig onboarding-oplevelse af medarbejdere, som vi begyndte at skitsere i begyndelsen af denne vejledning:

“Din første dag ankommer, og du går ind i bygningen. Du beder om at møde din nye chef. “Hun er til møde,” siger receptionisten. Efter 10 minutter kommer en anden, Peter, ned for at hente dig. “Åh, så du er den nye marketingmand? – dejligt at møde dig”, siger Peter.

TRIN 3

Tilknyt dit procesforløb på tværs af roller

Saml repræsentanter fra IT, HR og andre funktioner, der er involveret, og kortlæg flowet.

Formålet med denne øvelse er at blive enige om hovedaktiviteterne, og hvem der er ansvarlig for dem. Hold det på et ret højt niveau, og opdel dit flow i aktiviteter før ankomst, ankomst og efter ankomst.

Tip!

Start med at kortlægge din onboarding-proces for medarbejdere, som den er i dag. Det betyder bare at fokusere på de grundlæggende, meget kritiske opgaver. Eksempler kunne være: At sikre, at der er et skrivebord og en pc, at personen bliver mødt osv. Dette bør fokusere på opgaver, som den nye medarbejder tydeligt vil savne og føle sig frustreret over.

Usikker på procestilknytning? Læs vores Guide til simpel proceskortlægning .

Du kan ende med noget som dette:

TRIN 4

Beskriv, hvad du skal gøre i hver aktivitet

Nu hvor I er enige om hovedansvaret på tværs af din organisation, er det tid til at gå et niveau dybere. Det betyder, at du skal beskrive hver aktivitet i dit flowdiagram. Den bedste person til at gøre dette er en repræsentant fra hver af de involverede roller. Så for eksempel beskriver it-chefen de nødvendige værktøjer, og hvordan man opretter en ny medarbejder i detaljer. Ideelt set gøres dette som en trin-for-trin guide med skærmbilleder – eller endnu bedre som en videooptagelse af skærmen.

Tip!

Lad en anden kollega med samme rolle (f.eks. IT-chef) prøve hver instruktion, næste gang du onboarder, nogen. Ideelt set observerer forfatteren derefter, hvor let instruktionen er at følge og justerer bagefter.

Usikker på at skrive arbejdsinstruktioner? Læs vores Guide til at skrive arbejdsinstruktioner

Et eksempel, der bruger Gluus arbejdsinstruktionsfunktion:

TRIN 5

Tilføj målbare opgaver

Når du er klar over de forskellige aktiviteter, og hvordan de skal udføres, så er det tid til at oprette nogle målbare opgaver. Disse bør repræsentere resultaterne af hver aktivitet.

Eksempel:

IT-chefen har aktiviteten “Forbered alle værktøjer”, og han har beskrevet, hvordan man bestiller en pc, en telefon og sætter den nye medarbejder op i forskellige systemer.

Nu skal han definere de målbare resultater som opgaver, så f.eks.

• Bestil pc
• Konfigurer pc
• Oprette en ny medarbejder i et Active Directory

Hvorfor? At spore og måle opgaver. Til knowhow og tidsrammen for deres færdiggørelse.

TRIN 6

Konfigurer proceskontrolelementer for din medarbejderonboardingproces

På dette trin er du næsten der. Du har et procesforløb, der viser, hvilke roller der er ansvarlige for hver aktivitet i onboardingprocessen. Eksperter har dokumenteret, hvordan man udfører hver aktivitet, så nye rekrutter er i stand til at udføre deres opgaver. Endelig skal du erklære de specifikke opgaver, der skal udføres.

Så langt så godt. Nu kommer den sværere del: At sikre, at hver opgave udføres hver gang for hver medarbejder. Det er her, du har brug for en ejer af din medarbejder onboarding proces. Ejeren vil være ansvarlig for at forbedre din proces, sikre, at den udføres hver gang og besvare spørgsmål fra alle.

Er du usikker på, hvad en procesejer er? Læs denne artikel om hvordan en procesejer kan hjælpe dig med at bryde interne siloer .

Tre metoder til at kontrollere opgavens fuldførelse:

# 1: Den lavteknologiske, men tidskrævende

Procesejeren er ansvarlig for at spore hver ny medarbejder. Hvem opdaterer deres resultater i et regneark på ugentlig basis. Rolleejere får påmindelser via e-mail og rapporterer baseret på disse resultater.

Dette er hurtigt at starte med, men det tager meget tid at holde sig opdateret og involverer meget kommunikation frem og tilbage. Det er helt fint at involvere 3-4 personer, forudsat at du onboarder 1-2 nye medarbejdere hver måned.

#2: Brug af projektstyringsværktøjer

Konfigurer hver nyansat som et projekt ved at kopiere den forrige som en skabelon. F.eks. i Trello kan du kopiere et ‘board’.

Dette er bedre. Især hvis alle bruger det samme system. Det binder dog opgaver til enkeltpersoner snarere end roller. Dette er et problem, når nogen er fraværende. Det forbinder heller ikke med de krævede arbejdsinstruktioner. En metode som denne kan skaleres godt til at involvere 5-10 rolleejere og måske 5 medarbejdere om måneden.

#3: Brug af en BPM-platform til din medarbejder onboarding-proces

Brug et specialiseret værktøj til at forstå, eksekvere og forbedre processer – Gluu! (Beklager, dette er det tidspunkt, hvor vi skamløst tilslutter vores eget produkt. Vi kan bare ikke lade være.) Dette giver dig mulighed for at forbinde personer, roller, processer, arbejdsinstruktioner og opgaver i ét rum. Hver rolleejer kan se deres opgave for hver ny medarbejder. På denne måde udføres opgaver på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde, selvom nogen er væk.

Når du forbedrer og justerer din medarbejder onboarding-proces undervejs, kan du nemt have lukket kredsløbskommunikation på hvert trin i din proces. Hvis du gør det på denne måde, kan det hjælpe dig med at opnå en ensartet proces på tværs af flere placeringer og holde kvaliteten høj, selv når rolleejere forlader og deltager.

Tjek denne video for en hurtig rundvisning i, hvordan det kunne fungere, eller læs mere om Gluu til onboarding her.

“Behandl medarbejderne, som om de gør en forskel, og det vil de”
Ukendt

Dette afslutter vores guide. Vi håber, du har fundet det nyttigt. Nu er det tid for dig at starte dit arbejde! Du kan begynde at udforske software til onboarding af medarbejdere.