Gluu

Process Hierarchy

GLUU GUIDES

Vejledning til oprettelse af et proceshieraki

De fleste mennesker tænker, “hvorfor skal jeg bekymre mig om et procesarkitektur?” – et fair nok spørgsmål. Vi ved, at denne guide kan lyde som en hurtig måde at få dig selv til at sove på, men den overraskende sandhed om procesarkitekturet er, at det faktisk kan være et oplysende og givende forretningsprojekt. Det er et første skridt i at skinne et lys på, hvordan du opererer, hvor affald sker, hvor fedt kan skæres, og hvordan du kan forbedre dig. Dette tilføjer op til dollars og cent; Et emne, vi alle finder interessant.

Uanset om du er ny bruger af procesarkitekturer eller bare har brug for en genopfriskning, hjælper denne vejledning dig med at lære:

Indholdsfortegnelse

Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:

Hvad er et procesarkitektur?

Før vi går i gang, skal vi lige opsummere, hvad et proceshierarki – eller en procesarkitektur – er.

Et proceshierarki viser visuelt alle de igangværende opgaver i din virksomhed.

Tænk på det lidt som en arkitektonisk tegning af et hus. Bortset fra bjælker og bjælker viser et proceshierarki de processer, der holder din virksomhed oprejst. De ses også som et supplement til dit organisationsdiagram. Organisationsdiagrammet viser, hvordan afdelinger og roller er relateret, mens proceshierarkiet viser, hvordan aktiviteter er relateret, og hvordan de leverer de resultater, der er nødvendige for at nå din organisations mål. De kortlægger de små ting, som hvordan en receptionist skal tage et telefonopkald, eller hvordan man sender en meddelelse om sen betaling til de meget store og vigtige ting som at ansætte en ny leder af en afdeling.

Nedenfor kan du se et eksempel på et proceshierarki for produktudvikling. Dette er et uddrag fra APQC’s Process Classification Framework® (PCF), som er den mest anvendte procesramme i verden:

Eksempel på proceshierarki

Hvad får vi ud af det?

Der er en vanskelig person, der er svær at imponere, i enhver flok, så vi giver dig en enkel grund: Viden er bedre end uvidenhed. Proceshierarki handler om viden og forståelse. Det sikrer, at du ikke arbejder i mørke.

Fortrolighed, for at justere et gammelt ordsprog, avler uvidenhed. Vi tror måske, at vi ved, hvordan vores forretning fungerer, men gør vi virkelig? Et procesarkitektur viser os. Det vil afsløre, hvilke tilbagevendende opgaver vi gør godt, hvad der kunne være bedre, hvor vores blinde vinkler er (de ting, vi ikke ser), hvor vi kan forbedre kundeoplevelsen, hvor vi kan eliminere spild, og endda hvor der kan være økonomiske, markedsmæssige og omdømmemæssige risici.

Ved at dokumentere dine processer giver du dine medarbejdere et fælles sprog og en klar forståelse af deres ansvar. Det vil også give dig mulighed for løbende at måle og gradvist forbedre de processer, der foregår i din virksomhed, og dermed reducere spild og øge effektiviteten. At have et proceshierarki er virkelig en no-brainer.

Gluus grundlægger, Søren Pommer, forklarer det i et interview:

Et proceshierarki hjælper dig med at besvare nogle vigtige spørgsmål

Et vellavet proceshierarki viser dig, hvordan tilbagevendende opgaver flyder i din virksomhed. De hjælper med at bestemme, hvilke personer der får lov til at deltage i hvilke beslutningsprocesser. De danner grundlaget for dine standardprocedurer og rutiner.

Et procesarkitektur giver dig mulighed for at optimere din virksomhed. Ved at definere:

En klar forståelse af, hvordan dine medarbejdere går til deres opgaver, giver grundlag for indsigt i, hvordan de kan forbedre sig. Det viser også, om du er tilpasset den korrekte procedure. For eksempel har EU en kommende lov om beskyttelse af personoplysninger. Med et procesarkitektur kan du hurtigt grave ned og bekræfte, om din virksomhed overholder sådan ny lovgivning. Og hvis du er nødt til at foretage ændringer, er det meget nemmere at dreje og justere ting, når du allerede har processer på plads.

Skal du stadig overbevises? Tag et kig på denne artikel: Hvorfor en procesarkitektur kan holde dit skib flydende

Kan vi selv opbygge et procesarkitektur?

Absolut, proceshierarkier kan være meget komplekse og tidskrævende. Men alle kan forstå det grundlæggende. Med lidt planlægning og hjælp fra vejledninger som denne er du godt på vej til at skabe et professionelt, standardiseret proceshierarki.

Afhængigt af hvor meget tid du har, dit niveau af entusiasme og kompleksiteten i din virksomhed, kan du selv tage ejerskab af projektet eller ansætte en konsulent til at lede vejen. Hvis du beslutter dig for sidstnævnte, anbefaler vi, at du kun bruger konsulenten til at lette processen. Hvis de ender med at oprette dit proceshierarki fra top til bund, er det usandsynligt, at du og dit team påtager sig ejerskab. Alt for ofte fører dette til forældede eller begravede proceshierarkier.

Uanset om du ansætter en konsulent eller ej, er det bedst at have en solid forståelse af det grundlæggende.

“Veldesignede BPM-systemer spiller en nøglerolle i at minimere vokseværk ved at hjælpe medarbejderne med at navigere i komplekse processer, øge synligheden af arbejdskøer, bevare og organisere institutionel viden og reducere afhængigheden af e-mail-baserede processer.”

John Stretton
John Stretton

Første trin til oprettelse af et procesarkitektur

Nu kender du det grundlæggende i proceshierarkier, og hvad du skal medtage. Her er nogle tip til, hvordan du tager de første skridt:

Trin 1: Start med de standarder og systemer, du allerede har

Hvis du allerede har et fungerende kvalitetsstyringssystem, kan du starte med at overføre indholdsfortegnelsen til proceshierarkiformatet. Der er ingen grund til at genopfinde hjulet. Så for at gøre livet så let som muligt skal du modellere dit proceshierarki ud fra de standarder og rammer, du allerede har. Tal med dine IT-folk – de har måske gjort noget lignende for at forberede sig på en systemimplementering.

Trin 2: Workshop kritiske processer med den øverste ledelse

Før du forpligter dig til at opbygge et procesarkitektur, er det absolut nødvendigt at få ledelsens buy-in. Ideelt set er denne indsats drevet af ledelsen eller nogen tæt på. Dette startes bedst med en workshop, der fokuserer på, hvordan dine processer hænger sammen med din strategi.

Tilkald din bedste facilitator, og saml dit topledelsesteam til en ekstern workshop for at kortlægge end-to-end-flowet på højt niveau. Det er en diskussion om jeres forretningsmodel og værdistrøm, og hvem der har det overordnede ansvar for hvad. Det bliver sandsynligvis meget livligt og engagerende.

Trin 3: Fokuser på kritiske processer, der skal startes

Start med at finde de 10 til 30 processer, der virkelig betyder noget. Det er dem, der holder virksomheden kørende. Hvis dit perspektiv bliver for bredt for tidligt, og du prøver at få styr på hver eneste forretningsproces, vil du drukne i detaljer og miste det væsentlige af syne.

⇒ Virksomheder

Har typisk HQ-funktioner på koncernniveau og opererer derefter relativt uafhængigt på regionalt og/eller landeniveau. Her giver det mening at skabe nogle fælles processer, men vi anbefaler også at give “lokale kontorer” frihed til at skabe deres egne processer for, hvordan de fungerer. Gluu har en funktion, der gør det muligt for dine datterselskaber løbende at tilføje gruppeprocesser til deres lokale konti.

⇒ Små og mellemstore virksomheder

Afhængigt af kompleksiteten kan de have mellem 30-200 processer. Her er det bedst at vise end-to-end forretningsprocesser først, da dette giver folk et godt overblik over forretningsmodellen. Hver funktion eller afdeling kan så have deres egne kategorier eller procesgrupper og skabe deres egne processer som byggesten.

👉 Recommendation: To commence your process hierarchy, actively incorporate existing standards, engage senior management in a strategic workshop, and initially focus on 10 to 30 critical processes. This pragmatic approach ensures seamless alignment and prevents becoming overwhelmed by unnecessary details.

Hos Gluu starter vi med en oversigt over vores værdikæde. Dette indeholder links til alle kritiske processer:

Dette er nogle af Gluus egne funktionelle grupper og processer:

👉 Recommendation: Base your process hierarchy on your value chain (core and supporting processes in your product/service delivery) instead of your organisaitonal chart. The latter is the most intuitive for most people as this is the way we are used to thinking of our company, but opting for the former has so many benefits. Watch this TEDx to understand one of the reasons why: The efficiency paradox.

How to do it: Instead of assigning a category to each department in your company, assign a category to each of the major steps in your value chain like: 1. Inbound Logistics, 2. Operations, 3. Outbound Logistics 4. Marketing and Sales 5. Services + supporting categories like HR, IT, etc, if you want to follow Porter’s model.

Trin 4: Tildel ansvar for hver proces

Tildel ansvaret for hver af de kritiske processer til bestemte teammedlemmer. Nogle af disse mennesker vil være indlysende, som afdelingsledere i et stort firma, men i nogle tilfælde vil de ikke være det, og du bliver nødt til at undersøge, hvem der er hvem.

Vi opfordrer dig til at tildele procesejerskab på det lavest mulige niveau, hvilket betyder, at i stedet for at tildele alle processer til afdelingsledere, så prøv at tildele ejerskab til den person, der er ansvarlig for udførelsen af processen. På den måde vil du se en meget højere adoptionsrate og møde mindre modstand, når du implementerer nye processer – især hvis du også involverer de mennesker, der rent faktisk arbejder med processen, i at kortlægge den og senere i at forbedre den.

Trin 5: Beslut dig for dit format og dine værktøjer

Dernæst skal du bruge en måde at kortlægge dine processer visuelt på. Nøglen til succes her er, at uanset hvilket værktøj du bruger, skal det være delbart og let at samarbejde i hele virksomheden. Hvis det forbliver i et rum, vil det ende med at være død og glemt. Det er her, onlineplatforme som Gluu kommer ind i billedet. Hvis du vil udforske værktøjer til styring og optimering af dine forretningsprocesser, kan du se vores BPM Software Selection Guide for at finde den rigtige løsning til din organisation.

Trin 6: Tildel en projektleder

Når det er tid til at tage projektet ud til hele virksomheden, har du brug for en projektleder til at lede vejen. Vælg en person med en bred forståelse af virksomheden og en person, der kan tale med folk både i bestyrelseslokalet og på værkstedsgulvet.

Trin 7: Administrer dit procesarkitektur centralt

Vi går alle ind for decentralisering og for at involvere alle. Men når det gælder dit proceshierarki(og dine roller for den sags skyld), så aftal kun nogle få administratorstillinger, som har lov til at ændre på tingene. Du vil gerne have, at alle deltager, ja, men bevar kontrollen centralt.

⇒ Procesnavne og resultatbeskrivelser forbliver konsistente.

Det kan være meget forvirrende, hvis en proces er “Onboard new customer” og en anden er “Customer management”. Hold dig til én semantisk stil (vi anbefaler at bruge et aktivt sprog som “Administrer processer“, og ja, du bør have en proces til at administrere processer.

⇒ Processer overlapper ikke hinanden (for meget).

Hver proces skal have et meget klart navn og resultat. Det sætter rammerne og sikrer, at du minimerer overlapningen, når andre begynder at kortlægge deres. Hvis dette indledende kort over processer ikke er klart, vil du sandsynligvis se forvirring, når andre begynder at kortlægge.

At få det indledende overblik og forståelse af end-to-end-flows gør det nemmere at sammenkæde processer og vise, hvilke der er relaterede. Det giver forståelse og indsigt i de proceskortlægningsøvelser, der kommer senere.

👉 Recommendation: To streamline process mapping, actively assign responsibilities, opt for a collaborative platform like Gluu, appoint a capable project manager, maintain centralized control, ensure uniform process names, minimize overlap, and enhance linkages for clear insights.

Husk, dette er kun det første skridt

Oprettelse af et proceshierarki er kun et første skridt mod succes med forretningsprocesser. Det er værdifuldt i sig selv, men den virkelige værdi kommer, når du begynder at kortlægge processer, tilføje arbejdsinstruktioner og derefter udføre og forbedre dem.

Konklusioner:

At forstå og implementere et proceshierarki er afgørende for at belyse virksomhedens drift. Det giver klarhed, identificerer områder, der kan forbedres, og sikrer overholdelse. Uanset om du er en stor eller en lille virksomhed, kan du starte med eksisterende standarder, inddrage den øverste ledelse og fokusere på kritiske processer. Med de rigtige værktøjer og en centraliseret tilgang bliver proceshierarkiet et dynamisk værktøj til løbende forbedring, samarbejde og strategisk tilpasning i hele organisationen.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvorfor er et proceshierarki vigtigt for virksomheder?

Et proceshierarki er afgørende, da det giver en klar oversigt over igangværende opgaver, hjælper med at identificere områder, der kan forbedres, reducerer spild og sikrer strategisk tilpasning til organisatoriske mål.

Hvordan gavner et proceshierarki medarbejdernes forståelse og samarbejde?

Ved at registrere processer etableres et fælles sprog og en fælles forståelse, ansvarsområder afklares, og løbende målinger giver mulighed for trinvise forbedringer. Det fremmer samarbejde, reducerer spild og øger den overordnede effektivitet.

Kan virksomheder selv opbygge et proceshierarki, eller er det nødvendigt med professionel hjælp?

Selvom proceshierarkier kan være komplekse, er det muligt for alle at forstå det grundlæggende. Med planlægning og ressourcer som vejledninger kan virksomheder skabe et professionelt standardproceshierarki. Professionel assistance kan overvejes baseret på kompleksitet og entusiasme, men aktivt ejerskab anbefales.