GLUU GUIDES

Vejledning til oprettelse af et proceshieraki

De fleste mennesker tænker, “hvorfor skal jeg bekymre mig om et procesarkitektur?” – et fair nok spørgsmål. Vi ved, at denne guide kan lyde som en hurtig måde at få dig selv til at sove på, men den overraskende sandhed om procesarkitekturet er, at det faktisk kan være et oplysende og givende forretningsprojekt. Det er et første skridt i at skinne et lys på, hvordan du opererer, hvor affald sker, hvor fedt kan skæres, og hvordan du kan forbedre dig. Dette tilføjer op til dollars og cent; Et emne, vi alle finder interessant.

Uanset om du er ny bruger af procesarkitekturer eller bare har brug for en genopfriskning, hjælper denne vejledning dig med at lære:

Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:

• 7 grunde til, at proceshierarkier går galt
• Proceshierarki
• 8 nøgleingredienser til hurtig procesopdagelse
• Hvordan en procesarkitektur holder skuden flydende
• Udarbejd jeres procesplan og hierarki (3/8)

---

Hvad er et procesarkitektur?

Før vi går i gang, skal vi lige opsummere, hvad et proceshierarki – eller en procesarkitektur – er.

Et proceshierarki viser visuelt alle de igangværende opgaver i din virksomhed.

Tænk på det lidt som en arkitektonisk tegning af et hus. Bortset fra bjælker og bjælker viser et proceshierarki de processer, der holder din virksomhed oprejst. De ses også som et supplement til dit organisationsdiagram. Organisationsdiagrammet viser, hvordan afdelinger og roller er relateret, mens proceshierarkiet viser, hvordan aktiviteter er relateret, og hvordan de leverer de resultater, der er nødvendige for at nå din organisations mål. De kortlægger de små ting, som hvordan en receptionist skal tage et telefonopkald, eller hvordan man sender en meddelelse om sen betaling til de meget store og vigtige ting som at ansætte en ny leder af en afdeling.

Nedenfor kan du se et eksempel på et proceshierarki for produktudvikling. Dette er et uddrag fra APQC’s Process Classification Framework® (PCF), som er den mest anvendte procesramme i verden:

Hvad får vi ud af det?

Der er en vanskelig person, der er svær at imponere, i enhver flok, så vi giver dig en enkel grund: Viden er bedre end uvidenhed. Proceshierarki handler om viden og forståelse. Det sikrer, at du ikke arbejder i mørke.

Fortrolighed, for at justere et gammelt ordsprog, avler uvidenhed. Vi tror måske, at vi ved, hvordan vores forretning fungerer, men gør vi virkelig? Et procesarkitektur viser os. Det vil afsløre, hvilke tilbagevendende opgaver vi gør godt, hvad der kunne være bedre, hvor vores blinde vinkler er (de ting, vi ikke ser), hvor vi kan forbedre kundeoplevelsen, hvor vi kan eliminere spild, og endda hvor der kan være økonomiske, markedsmæssige og omdømmemæssige risici.

Ved at dokumentere dine processer giver du dine medarbejdere et fælles sprog og en klar forståelse af deres ansvar. Det vil også give dig mulighed for løbende at måle og gradvist forbedre de processer, der foregår i din virksomhed, og dermed reducere spild og øge effektiviteten. At have et proceshierarki er virkelig en no-brainer.

Gluus grundlægger, Søren Pommer, forklarer det i et interview:

Et proceshierarki hjælper dig med at besvare nogle vigtige spørgsmål

Et vellavet proceshierarki viser dig, hvordan tilbagevendende opgaver flyder i din virksomhed. De hjælper med at bestemme, hvilke personer der får lov til at deltage i hvilke beslutningsprocesser. De danner grundlaget for dine standardprocedurer og rutiner.

Et procesarkitektur giver dig mulighed for at optimere din virksomhed. Ved at definere:

• Hvilke processer er primære, og hvilke der understøtter.
• Hvad deres tilsigtede resultater eller output er.
• Hvem de henrettes af.
• Hvordan de er relateret til hinanden.

En klar forståelse af, hvordan dine medarbejdere går til deres opgaver, giver grundlag for indsigt i, hvordan de kan forbedre sig. Det viser også, om du er tilpasset den korrekte procedure. For eksempel har EU en kommende lov om beskyttelse af persondata. Med et procesarkitektur kan du hurtigt grave ned og bekræfte, om din virksomhed overholder sådan ny lovgivning. Og hvis du er nødt til at foretage ændringer, er det meget nemmere at dreje og justere ting, når du allerede har processer på plads.

Skal du stadig overbevises? Tag et kig på denne artikel: Hvorfor en procesarkitektur kan holde dit skib flydende

Dette er nogle af Gluus egne funktionelle grupper og processer:

Trin 4: Tildel ansvar for hver proces

Tildel ansvaret for hver af de kritiske processer til bestemte teammedlemmer. Nogle af disse mennesker vil være indlysende, som afdelingsledere i et stort firma, men i nogle tilfælde vil de ikke være det, og du bliver nødt til at undersøge, hvem der er hvem.

Vi opfordrer dig til at tildele procesejerskab på det lavest mulige niveau, hvilket betyder, at i stedet for at tildele alle processer til afdelingsledere, så prøv at tildele ejerskab til den person, der er ansvarlig for udførelsen af processen. På den måde vil du se en meget højere adoptionsrate og møde mindre modstand, når du implementerer nye processer – især hvis du også involverer de mennesker, der rent faktisk arbejder med processen, i at kortlægge den og senere i at forbedre den.

Trin 5: Beslut dig for dit format og dine værktøjer

Dernæst skal du bruge en måde at kortlægge dine processer visuelt på. Nøglen til succes her er, at uanset hvilket værktøj du bruger, skal det være delbart og let at samarbejde i hele virksomheden. Hvis det forbliver i et rum, vil det ende med at være død og glemt. Det er her, onlineplatforme som Gluu kommer ind i billedet.

Trin 6: Tildel en projektleder

Når det er tid til at tage projektet ud til hele virksomheden, har du brug for en projektleder til at lede vejen. Vælg en person med en bred forståelse af virksomheden og en person, der kan tale med folk både i bestyrelseslokalet og på værkstedsgulvet.

Trin 7: Administrer dit procesarkitektur centralt

Vi går alle ind for decentralisering og for at involvere alle. Men når det gælder dit proceshierarki(og dine roller for den sags skyld), så aftal kun nogle få administratorstillinger, som har lov til at ændre på tingene. Du vil gerne have, at alle deltager, ja, men bevar kontrollen centralt.

⇒ Procesnavne og resultatbeskrivelser forbliver konsistente.

Det kan være meget forvirrende, hvis en proces er “Onboard new customer” og en anden er “Customer management”. Hold dig til én semantisk stil (vi anbefaler at bruge et aktivt sprog som “Administrer processer“, og ja, du bør have en proces til at administrere processer.

⇒ Processer overlapper ikke hinanden (for meget).

Hver proces skal have et meget klart navn og resultat. Det sætter rammerne og sikrer, at du minimerer overlapningen, når andre begynder at kortlægge deres. Hvis dette indledende kort over processer ikke er klart, vil du sandsynligvis se forvirring, når andre begynder at kortlægge.

⇒ Processer bliver lettere at forbinde med hinanden.

At få det indledende overblik og forståelse af end-to-end-flows gør det nemmere at sammenkæde processer og vise, hvilke der er relaterede. Det giver forståelse og indsigt i de proceskortlægningsøvelser, der kommer senere.

Husk, dette er kun det første skridt

Oprettelse af et proceshierarki er kun et første skridt mod succes med forretningsprocesser. Selvom det er værdifuldt i sig selv, kommer den reelle værdi, når du begynder at kortlægge processer, tilføje arbejdsinstruktioner og derefter udføre og forbedre dem.

Konklusioner:

At forstå og implementere et proceshierarki er afgørende for at belyse virksomhedens drift. Det giver klarhed, identificerer områder, der kan forbedres, og sikrer overholdelse. Uanset om du er en stor eller en lille virksomhed, kan du starte med eksisterende standarder, inddrage den øverste ledelse og fokusere på kritiske processer. Med de rigtige værktøjer og en centraliseret tilgang bliver proceshierarkiet et dynamisk værktøj til løbende forbedring, samarbejde og strategisk tilpasning i hele organisationen.

---

Hyppigt stillede spørgsmål