GLUU GUIDES
Guide til procesforbedringsværktøjer
Forstå nogle af de bedste procesforbedringsværktøjer og hvilke problemer de kan hjælpe dig med at løse.
Der er mange procesforbedringsmetoder derude. Tænk bare på Total Quality Management, Business Process Re-engineering, CMMI, Six Sigma og Lean. Denne vejledning er for det meste fokuseret på værktøjer, der bruges inden for slank tænkning hvor et helhedsorienteret syn på procesforbedring er i fokus. Hvorfor det? Lean skiller sig ud fra resten, når det handler om at involvere medarbejderne og se procesforbedring som alles opgave. Dette passer godt til kulturen i en moderne, videnintensiv virksomhed med mange dygtige medarbejdere. Det understreger også behovet for løbende læring.
Procesforbedringsværktøjer fungerer kun, hvis de bruges på den rigtige måde – og til at løse de rigtige problemer. Det betyder at lægge jorden, før du starter. Det er der også værktøjer til.
Mangler du mere en plan? Tjek vores 8-trins procesforbedringsplan
Indholdsfortegnelse
Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:
Det rigtige værktøj til hvert trin i din rejse
Hver del af din procesforbedringsrejse har sine egne nyttige og passende værktøjer. Vi har organiseret værktøjerne på denne måde:
- Få forbindelse til din virksomheds strategi
Dette handler om at sikre den indledende og løbende forbindelse mellem din strategi og dine procesforbedringsinitiativer. - Prioriter og vælg den rigtige proces
Hvorfor og hvordan du vælger først hvilke forretningsområder og problemer, der skal målrettes mod. - Tildel nøgleroller og ansvar
Beslutning om, hvem der skal have de kritiske roller i dit procesforbedringsinitiativ. - Vælg de rigtige procesforbedringsværktøjer
Vil du lave kortlægning af værdistrømme og derefter fortsætte med A3 og 5S? Det er afgørende at vælge de rigtige procesforbedringsværktøjer til din organisation.
For hvert område dækker vi, hvorfor du skal overveje det og giver dig et overblik over de bedste værktøjer og links til gratis værktøjer, skabeloner og yderligere læsning.
Eksempler på funktioner til Procesforbedringsværktøjer
Enkel proceskortlægning
Tegn processer med fem grundformer, så kompleksiteten holdes lav for slutbrugerne.
Digitale formularer forbundet med opgaver
Opret formularer til enhver opgave – og lav registreringer direkte i arbejdssituationen.
Procesforbedringsværktøjer til at hjælpe dig med at oprette forbindelse til strategi:
Politisk implementering (Hoshin Kanri)
Din procesforbedringsindsats skal bidrage til din organisations overordnede strategi. Hvis det er en topprioritet at øge kundetilfredsheden, så mål dine procesforbedringsinitiativer på, hvordan de bidrager til dette. Implementering af politikker, eller Hoshin Kanri, kan tydeliggøre, hvordan de to er forbundet.
Grundlæggende handler denne metode om at kaskade gennem alle niveauer i din virksomhed gennem en “catch the ball -proces”. Ledelse på topniveau kortlægger den samlede værdistrøm. Dette forbinder derefter med dine forbedringsprojekter for at forbedre specifikke processer ned til aktiviteter, der leverer resultater. Med andre ord kastes bolden fra topledelsen til mellemledelsen og til procesejere og projektledere, som hver især kører deres egne PDCA-cyklusser (Plan-Do-Check-Act).
Regelmæssig opfølgning og rapportering (også kendt som “rapportering”) sikrer, at hvert projekt forbliver på sporet i forhold til at levere til strategien.
X-matrix
Nogle bruger en “X-matrix” til at spore, hvad der forsøges, og hvad der opnås.
“Et system skal skabe noget af værdi, med andre ord resultater.”
W. Edwards Deming
Procesforbedringsværktøjer, der hjælper dig med at vælge den rigtige proces:
Når du er enig om, hvordan din procesforbedringsindsats hænger sammen med din strategi, og hvilke vellykkede forbedringsresultater det vil være, så handler det om at vælge den rigtige proces til at starte med. Til dette er der tre hovedprojektudvælgelsesmetoder.
Brug dem sammen som et team, eller lad hver nøgleinteressent lave deres egen score som grundlag for diskussion.
Pareto-prioritetsindeks
Pareto Priority Index er et cost-benefit-perspektiv. Det handler om at vælge det mulige projekt, der vil give dig det højeste afkast af de investerede ressourcer. Beregn hvert foreslået projekt ved hjælp af dette værktøj til at prioritere dine projekter efter værdi:
Vi har skabt et værktøj, så du kan beregne scoren for hver procesforbedringside:
Interessent scoring
Selvom Pareto Priority Index vil give dig et rationelt perspektiv, skal du også vurdere indkøb fra vigtige interessenter. Til dette kan du lade interessenter score hver projektkandidat på en skala fra 1-5, hvor 1 er lav og 5 er høj.
Vi får en score ved at multiplicere alle fem faktorer, da dette vil sikre, at projekter, der klarer sig godt på alle konti, vurderes højere end projekter, der kun scorer højt på nogle parametre. Synergi betyder noget.
Her er et andet værktøj til at hjælpe dig med at score idéer til procesforbedringer baseret på blødere faktorer – del dette med dine interessenter:
| Tip! |
| Du kan gøre en lignende øvelse til at vurdere projekter baseret på strategiske mål. |
Procesforbedringsværktøjer, der hjælper dig med at tildele roller og ansvar
Politisk implementering … igen.
Efter at have brugt de tidligere værktøjer ved du, hvordan procesforbedring hjælper din virksomhed med at levere sin strategi. Du ved også, hvilke processer du skal prioritere. Nu er det tid til at vælge et hold. Dette betyder at tildele nøgleansvar til specifikke medlemmer af din organisation.
Hvor Six Sigma bruger en meget formel struktur med CEO’en som “mester” og “Black Belts” til at drive indsatsen, er lean mindre formaliseret omkring styringen. Det, der betyder noget, er, at du identificerer sponsorer og mestre på alle niveauer. Nøglen er at forsøge at give formelle roller til så mange nøglepersoner som muligt. Igen er politikimplementering nyttig ud fra et rolle- og ansvarsperspektiv …
- CEO, CFO eller COO er procesforbedringsmester. Han eller hun fører tilsyn med ende-til-ende-forbindelsen mellem dine processer, så din fulde værdistrøm dækkes.
- Mellemledere på højt niveau ejer processer på højt niveau.
- Mellemledere eller afdelingsledere ejer processer på lavere niveau.
- Andre nøglemedarbejdere ejer resterende processer og aktiviteter og sikrer den daglige procesudførelse og procesforbedring af det personale, der rapporterer til dem:
Det er bedre at tildele flere deltidsansatte end færre fuldtidsansatte. Hvorfor? Fordi dette kan hjælpe med at sikre forbindelsen til det daglige arbejde. Dine procesforbedringsmestre bør bruge ægte arbejde som grundlag for procesforbedringer. Så at tildele nogen for 20, 30 eller 50% af deres tid kan fungere godt – hvis personens funktionelle ansvar er tæt forbundet.
Procesforbedringsværktøjer til at finde affald og flaskehalse
Når du har forbundet med strategi, prioriteret og fundet de rigtige mennesker, er det tid til at vælge de faktiske procesforbedringsværktøjer, der forbedrer effektiviteten og effektiviteten i målområdet.
Det handler om at vælge det rigtige sted i din værdikæde og derefter fokusere og gå i dybden for at afdække spild og flaskehalse i dine processer. Så det starter med en god forståelse af din værdistrøm (dette kan endda være nyttigt at gøre i starten, i nogle tilfælde).
Værdistrømmekortlægning
Lean’s definition af værdi er, at det er noget, kunden vil betale for. Affald er noget, som kunden ikke vil betale for. Et værdistrømskort er en visuel skildring af hovedflowet fra start til slut. Det kan være et fælles sprog for alle, så dit team kan “lære at se” og forstå, hvad du gør til daglig.
Det er baseret på nogle centrale principper:
- Kunden trækker.
Det startes, når kunden foretager en ordre. At arbejde baglæns fra kundeaktiviteterne starter kun, når den næste aktivitet kræver input. - Der er interne og eksterne kunder.
Ikke alle strømme er direkte målrettet mod den eksterne kunde. Nogle har interne kunder. - Flow er det, der betyder noget.
Hindringer fører til spild og til kunder, der venter, så det handler om at eliminere dem og fokusere på det samlede flow gennem værdistrømmen. - Identificer værdiskabende aktiviteter for at forstå, hvad der er spild.
Klassificering af aktiviteter i “Værditilvækst”, “Værdiskabende” eller “Ikke-værditilvækst” hjælper med at identificere muligheder for at fjerne spild (aktiviteterne uden værditilvækst). - Du starter med at kortlægge den aktuelle tilstand.
Din nuværende tilstand skal være godt forstået og stabil, før du kan begynde at forbedre for at nå dit fremtidige målværdi -kort over tilstandsværdi.
Vi vil ikke gå ind på detaljerne i, hvordan du foretager værdi -kortlægning, men disse principper er vigtige at huske på. Både når du arbejder med din værdistrøm og dine underliggende processer. Eksempel på værdikæde til softwareproduktion:
A3 til problemløsning
En A3 er, som navnet antyder, en enkelt side, der opsummerer en komplet problemanalyse. Det er et nyttigt procesforbedringsværktøj, når du arbejder på at fjerne de ikke-værditilvækkende aktiviteter, som dit værdistrømmekort afdækkede.
A3-skabelon
Download en redigerbar A3-skabelon fra Lean Enterprise Institute.
5S for at undgå spild
5S er en metode til organisering af arbejdspladsen, som stammer fra Toyota Production System. Det handler om at holde arbejdspladsen ryddig og organiseret. Selvom det har sin oprindelse i fremstillingen, er dette procesforbedringsværktøj stadig yderst relevant for organisering af vidensarbejderens arbejdsplads og de systemer og værktøjer, han eller hun bruger.
Til organisator Arbejdspladsen for hver rolle i din proces skal du gennemgå følgende 5S -faser:
| Sortere | Det handler om at sikre, at kun de væsentlige arbejdsværktøjer er der. Fjern f.eks. Alle ubrugte funktioner fra systemer. |
| Indstil i rækkefølge | Arranger værktøjer i arbejdsordren. Tænk f.eks. På dine ERP -skærme som et flow for at sikre præcist det input, der er nødvendigt. |
| Skinne | Hold arbejdspladsen ren og ryddig. I serviceorganisationen kan dette handle om datakvalitet. Mange versioner af den samme fil vil også forvirre folk. |
| Standardisere | Standardiser de bedste fremgangsmåder på arbejdsområdet. Hver proces har en standard. F.eks. Hvem er det kundeserviceteam, der har den mest velorganiserede arbejdsstation? Kopier og standardiser fra ham eller hende. |
| Ophold | Gør disse arbejdspladsorganisationsindsatser regelmæssige. Sørg for, at nye arbejdsstationer er sat op på den rigtige måde. Udfør regelmæssig revision og træning for at sikre, at alle er om bord med vigtigheden af en effektiv arbejdsstation. |
Implementering af 5S
Download en guide til implementering af 5S. Dette er en fabriksguide fra Lean Enterprise Institute.
Hold alle de bevægelige dele af procesforbedring på linje
Det bliver sværere jo flere processer og mennesker du har. Alle de store offline procesforbedringsværktøjer har brug for en platform, der kan realisere forbedringer hurtigere og på en mere bæredygtig måde:
Hvor starter du?
Vi håber, at dette gav dig et overblik over nyttige procesforbedringsværktøjer – og hvordan de kan understøtte din rejse. Hvis du leder efter et sted at starte, så læs vores 8-trins procesforbedringsplan .
Konklusioner:
Konklusionen er, at procesforbedringsværktøjer er afgørende for at optimere forretningsprocesser. Disse værktøjer giver en systematisk tilgang, der starter med at tilpasse strategier og vælge de rigtige processer. Lean-tankegangen sikrer inklusivitet og holistisk forbedring. Især en velorganiseret arbejdsplads og en passende platform forstærker deres virkning og fremmer bæredygtige forbedringer. For at begynde din rejse kan du udforske vores 8-trins procesforbedringsplan for at få et struktureret udgangspunkt.
Ofte stillede spørgsmål
Lean-tankegangen skiller sig ud ved at involvere medarbejderne og gøre procesforbedring til alles opgave, hvilket passer godt til moderne, videnintensive virksomheder.
Værktøjer som Policy Deployment (Hoshin Kanri) sikrer en forbindelse mellem procesforbedringsindsatsen og organisationens overordnede strategi, hvilket sikrer tilpasning.
Metoder som Pareto Priority Index og Stakeholder Scoring hjælper med at udvælge projekter baseret på cost-benefit-perspektiver og stakeholder buy-in.
Ved at bruge værktøjer som Policy Deployment kan man tildele nøgleansvar og sikre, at fortalere og sponsorer identificeres på alle niveauer i organisationen.
Værktøjer som Value Stream Mapping, A3 til problemløsning og 5S til organisering af arbejdspladsen hjælper med at afdække spild og forbedre effektiviteten på udvalgte områder.