GLUU GUIDES
Guide til procesforbedringsværktøjer
Understand nogle af de bedste procesforbedringsværktøjer, og hvilke problemer de kan hjælpe dig med at løse.
Der findes mange procesforbedringsmetoder derude. Tænk bare på total quality management, Business Process Re-engineering, CMMI, Six Sigma og Lean. Denne vejledning fokuserer primært på værktøjer, der bruges inden for lean thinking, hvor et helhedsorienteret syn på procesforbedring er i fokus. Hvorfor? Lean skiller sig ud fra resten, når det handler om at involvere medarbejderne og se procesforbedring som alles opgave. Det passer godt til kulturen i en moderne, videnintensiv virksomhed med mange dygtige medarbejdere. Det understreger også behovet for løbende læring.
Procesforbedringsværktøjer fungerer kun, hvis de bruges på den rigtige måde – og til at løse de rigtige problemer. Det betyder, at du skal lægge fundamentet, før du går i gang. Det findes der også værktøjer til.
Har du mere brug for en plan? Se vores 8-trins procesforbedringsplan
Indholdsfortegnelse
Leder du efter noget andet? Udforsk disse relaterede artikler:
Det rigtige værktøj til hvert trin i din rejse
Hver del af din procesforbedringsrejse har sine egne nyttige og passende værktøjer. Vi har organiseret værktøjerne på denne måde:
- Forbindelse med din virksomheds strategi
Det handler om at sikre den indledende og løbende forbindelse mellem din strategi og dine procesforbedringsinitiativer. - Prioritér og vælg den rigtige proces
Hvorfor og hvordan du vælger, hvilke forretningsområder og problemer du skal fokusere på først. - Tildel nøgleroller og ansvar
Beslut, hvem der skal have de kritiske roller i dit procesforbedringsinitiativ. - Vælg de rigtige procesforbedringsværktøjer
Skal du lave value stream mapping og derefter fortsætte med A3 og 5S? Det er afgørende at vælge de rigtige procesforbedringsværktøjer til din organisation.
For hvert område dækker vi, hvorfor du skal overveje det og giver dig et overblik over de bedste værktøjer og links til gratis værktøjer, skabeloner og yderligere læsning.
Eksempler på funktioner i procesforbedringsværktøjer
Enkel proceskortlægning
Kort med fem grundlæggende figurer for at forenkle forståelsen og brugen af medarbejdere på tværs af alle niveauer.
Indlejrede digitale formularer
Vedhæft formularer til opgaver, og registrer svar via mobilappen, præcis når arbejdet udføres.
Procesforbedringsværktøjer, der hjælper dig med at koble til strategi:
Politisk implementering (Hoshin Kanri)
Din procesforbedringsindsats skal bidrage til din organisations overordnede strategi. Hvis det er en topprioritet at øge kundetilfredsheden, så mål dine procesforbedringsinitiativer på, hvordan de bidrager til dette. Implementering af politikker, eller Hoshin Kanri, kan tydeliggøre, hvordan de to hænger sammen.
Grundlæggende handler denne metode om at kaskade gennem alle niveauer i din virksomhed gennem en “catch the ball -proces”. Ledelse på topniveau kortlægger den samlede værdistrøm. Dette forbinder derefter med dine forbedringsprojekter for at forbedre specifikke processer ned til aktiviteter, der leverer resultater. Med andre ord kastes bolden fra topledelsen til mellemledelsen og til procesejere og projektledere, som hver især kører deres egne PDCA-cyklusser (Plan-Do-Check-Act).
Regelmæssig opfølgning og rapportering (også kendt som “rapportering”) sikrer, at hvert projekt forbliver på sporet i forhold til at levere til strategien.
X-matrix
Nogle bruger en “X-matrix” til at spore, hvad der forsøges, og hvad der opnås.
“Et system skal skabe noget af værdi, med andre ord resultater.”
W. Edwards Deming
Procesforbedringsværktøjer, der hjælper dig med at vælge den rigtige proces:
Når I er enige om, hvordan din procesforbedringsindsats hænger sammen med din strategi, og hvad der vil være vellykkede forbedringsresultater, handler det om at vælge den rigtige proces at starte med. Til det findes der tre primære metoder til projektudvælgelse.
Brug dem sammen som et team, eller lad hver nøgleinteressent lave deres egen score som grundlag for diskussion.
Pareto-prioritetsindeks
Pareto Priority Index er et cost-benefit-perspektiv. Det handler om at vælge det mulige projekt, der vil give dig det højeste afkast af de investerede ressourcer. Beregn hvert foreslået projekt ved hjælp af dette værktøj til at prioritere dine projekter efter værdi:
Vi har lavet et værktøj, så du kan beregne scoren for hver procesforbedringsidé:
Interessent scoring
Selvom Pareto Priority Index vil give dig et rationelt perspektiv, skal du også vurdere indkøb fra vigtige interessenter. Til dette kan du lade interessenter score hver projektkandidat på en skala fra 1-5, hvor 1 er lav og 5 er høj.
Vi får en score ved at multiplicere alle fem faktorer, da dette vil sikre, at projekter, der klarer sig godt på alle konti, vurderes højere end projekter, der kun scorer højt på nogle parametre. Synergi betyder noget.
Her er et andet værktøj, der kan hjælpe dig med at score procesforbedringsidéer ud fra blødere faktorer – del det med dine interessenter:
| Tip! |
| Du kan gøre en lignende øvelse til at vurdere projekter baseret på strategiske mål. |
Procesforbedringsværktøjer, der hjælper dig med at tildele roller og ansvar
Politisk implementering … igen.
Efter at have brugt de tidligere værktøjer ved du, hvordan procesforbedring hjælper din virksomhed med at levere på sin strategi. Du ved også, hvilke processer du skal prioritere. Nu er det tid til at vælge et team. Det betyder, at du skal tildele nøgleansvar til specifikke medlemmer af din organisation.
Hvor Six Sigma bruger en meget formel struktur med CEO’en som “mester” og “Black Belts” til at drive indsatsen, er lean mindre formaliseret omkring styringen. Det, der betyder noget, er, at du identificerer sponsorer og mestre på alle niveauer. Nøglen er at forsøge at give formelle roller til så mange nøglepersoner som muligt. Igen er politikimplementering nyttig ud fra et rolle- og ansvarsperspektiv …
- CEO, CFO eller COO er procesforbedringsmester. Han eller hun fører tilsyn med ende-til-ende-forbindelsen mellem dine processer, så hele din værdistrøm dækkes.
- Mellemledere på højt niveau ejer processer på højt niveau.
- Mellemledere eller afdelingsledere ejer processer på lavere niveau.
- Andre nøglemedarbejdere ejer de resterende processer og aktiviteter og sikrer den daglige procesudførelse og procesforbedring hos de medarbejdere, der refererer til dem:
Det er bedre at tildele flere deltidsressourcer end færre fuldtidsressourcer. Hvorfor? Fordi det kan hjælpe med at sikre koblingen til det daglige arbejde. Dine procesforbedringsmestre bør bruge det reelle arbejde som grundlag for procesforbedring. Derfor kan det fungere godt at tildele nogen 20, 30 eller 50 % af deres tid – hvis personens funktionsansvar er tæt relateret.
Procesforbedringsværktøjer til at finde spild og flaskehalse
Når du har koblet til strategi, prioriteret og fundet de rigtige mennesker, er det tid til at vælge de konkrete procesforbedringsværktøjer, der vil forbedre effektivitet og kvalitet i målområdet. Hvis du vil vælge omfattende software til at understøtte din procesforbedringsindsats, kan du se vores BPM Software Selection Guide.
Det handler om at vælge det rigtige sted i din værdikæde og derefter fokusere og gå i dybden for at afdække spild og flaskehalse i dine processer. Derfor starter det med en god forståelse af din værdistrøm (i nogle tilfælde kan det endda være nyttigt at gøre først).
value stream mapping
Lean’s definition af værdi er, at det er noget, kunden vil betale for. Affald er noget, som kunden ikke vil betale for. Et værdistrømskort er en visuel skildring af hovedflowet fra start til slut. Det kan være et fælles sprog for alle, så dit team kan “lære at se” og forstå, hvad du gør til daglig.
Det er baseret på nogle centrale principper:
- Kunden trækker.
Det startes, når kunden foretager en ordre. At arbejde baglæns fra kundeaktiviteterne starter kun, når den næste aktivitet kræver input. - Der er interne og eksterne kunder.
Ikke alle strømme er direkte målrettet mod den eksterne kunde. Nogle har interne kunder. - Flow er det, der betyder noget.
Forhindringer fører til spild og til at kunderne må vente, så det handler om at fjerne dem og fokusere på det samlede flow gennem værdistrømmen. - Identificér de værdiskabende aktiviteter for at forstå, hvad der er spild.
At klassificere aktiviteter som “Værditilførende”, “Værdimuliggørende” eller “Ikke-værditilførende” vil hjælpe med at identificere muligheder for at eliminere spild (de ikke-værditilførende aktiviteter). - Du starter med at kortlægge den aktuelle tilstand.
Din nuværende tilstand skal være godt forstået og stabil, før du kan begynde at forbedre for at nå dit fremtidige målværdi -kort over tilstandsværdi.
Vi vil ikke gå i detaljer med, hvordan du laver value stream mapping, men disse principper er vigtige at have in mente. Både når du arbejder med din værdistrøm og dine underliggende processer. Eksempel på værdikæde for softwareproduktion:
A3 til problemløsning
En A3 er, som navnet antyder, en enkelt side, der opsummerer en fuld problemanalyse. Det er et nyttigt procesforbedringsværktøj, når du arbejder på at eliminere de ikke-værdiskabende aktiviteter, som dit værdistrømskort afdækkede.
A3-skabelon
Download en redigerbar A3-skabelon fra Lean Enterprise Institute.
5S for at undgå spild
5S er en metode til organisering af arbejdspladsen, som stammer fra Toyota Production System. Det handler om at holde arbejdspladsen ryddelig og organiseret. Selvom den har sin oprindelse i produktion, er dette procesforbedringsværktøj stadig yderst relevant til at organisere vidensarbejderens arbejdsplads samt de systemer og værktøjer, han eller hun bruger.
Til organisator Arbejdspladsen for hver rolle i din proces skal du gennemgå følgende 5S -faser:
| Sortere | Det handler om at sikre, at kun de væsentlige arbejdsværktøjer er der. Fjern f.eks. Alle ubrugte funktioner fra systemer. |
| Indstil i rækkefølge | Arranger værktøjer i arbejdsordren. Tænk f.eks. På dine ERP -skærme som et flow for at sikre præcist det input, der er nødvendigt. |
| Skinne | Hold arbejdspladsen ren og ryddig. I serviceorganisationen kan dette handle om datakvalitet. Mange versioner af den samme fil vil også forvirre folk. |
| Standardisere | Standardiser de bedste fremgangsmåder på arbejdsområdet. Hver proces har en standard. F.eks. Hvem er det kundeserviceteam, der har den mest velorganiserede arbejdsstation? Kopier og standardiser fra ham eller hende. |
| Ophold | Gør disse arbejdspladsorganisationsindsatser regelmæssige. Sørg for, at nye arbejdsstationer er sat op på den rigtige måde. Udfør regelmæssig revision og træning for at sikre, at alle er om bord med vigtigheden af en effektiv arbejdsstation. |
Implementering af 5S
Download en guide til implementering af 5S. Dette er en fabriksguide fra Lean Enterprise Institute.
Hold alle de bevægelige dele i procesforbedring på linje
Det bliver sværere, jo flere processer og mennesker du har. Alle de gode offline procesforbedringsværktøjer har brug for en platform, der kan gøre det muligt at realisere forbedringer hurtigere og på en mere bæredygtig måde:
Hvor starter du?
Vi håber, at dette gav dig et overblik over nyttige procesforbedringsværktøjer – og hvordan de kan understøtte din rejse. Hvis du leder efter et sted at starte, så læs vores 8-trins procesforbedringsplan.
Konklusioner:
Konklusionen er, at procesforbedringsværktøjer er afgørende for at optimere forretningsprocesser. Disse værktøjer giver en systematisk tilgang, der starter med at tilpasse strategier og vælge de rigtige processer. At arbejde ud fra Lean-tankegangen sikrer inklusivitet og holistisk forbedring. Især en velorganiseret arbejdsplads og en passende platform forstærker deres effekt og fremmer bæredygtige forbedringer. For at begynde din rejse kan du udforske vores 8-trins procesforbedringsplan for at få et struktureret udgangspunkt.
Hyppigt stillede spørgsmål
Lean thinking skiller sig ud ved at involvere medarbejderne og gøre procesforbedring til alles opgave, hvilket passer godt til moderne, videnintensive virksomheder.
Værktøjer som Policy Deployment (Hoshin Kanri) sikrer en forbindelse mellem procesforbedringsindsatsen og organisationens overordnede strategi og sikrer dermed alignment.
Metoder som Pareto Priority Index og Stakeholder Scoring hjælper med at udvælge projekter baseret på cost-benefit-perspektiver og stakeholder buy-in.
Ved at bruge værktøjer som Policy Deployment kan man tildele nøgleansvar og sikre, at fortalere og sponsorer identificeres på alle niveauer i organisationen.
Værktøjer som value stream mapping, A3 til problemløsning og 5S til organisering af arbejdspladsen hjælper med at afdække spild og forbedre effektiviteten på udvalgte områder.