Berry Superfos reducerede tiden til opgavestyring med 90 % med digitalisering af fabriksprocesser

Problemet med papirbaseret fabriksstyring

I 2016 blev alle registreringer på Berry Superfos’ fabrik i Randers udført på papir. Skifteledere delegerede opgaver manuelt ved starten af hver vagt. Den anvendte kvalitetsstyringssoftware håndterede dokumentvedligeholdelse — intet ud over det. Der var intet digitalt lag til udførelse af opgaver eller registreringer på gulvet.

Med tre skift, der kørte kontinuerligt, og 110 medarbejdere, der betjente 67 automatiserede maskiner, var mængden af papirarbejde betydelig. Hver kvalitetskontrol, hver vedligeholdelsesopgave og hver påkrævet registrering endte på en papirblanket. At udfylde og indsamle disse blanketter kostede tid. At følge op på ufuldstændige blanketter kostede endnu mere.

Fabrikkens ledelsesteam identificerede, hvad der skulle ændres. Uden et standardiseret digitalt system var det svært at sikre, at den samme opgave blev udført på samme måde på tværs af alle tre skift. Procesforbedring var svær at drive, fordi udgangspunktet var uensartet.

Visionen var klar: igangsætte mere medarbejderdreven forbedring og digitalisere håndteringen af manuelle opgaver. Hurtigere forbedringscyklusser. Færre fejl. Mindre tid brugt på administration.

Sådan bruger Berry Superfos Gluu

Berry Superfos’ medarbejdere beskriver platformens effekt med deres egne ord — herunder hvordan den ændrede det daglige arbejde for personer, der ikke bruger IT i deres daglige rutiner.

Efter at have evalueret mulighederne valgte Berry Superfos Gluu, fordi platformen samlede tre funktioner i én: workflow-kortlægning, arbejdsinstruktioner og opgavestyring. Ledere kunne tegne deres procesforløb, vedhæfte instruktioner til hvert trin og definere tilbagevendende opgaver — alt sammen uden involvering af IT. Medarbejderne ser disse opgaver og instruktioner på Android-tablets under den faktiske udførelse.

Implementeringen fulgte syv trin, gennemført parallelt med den daglige drift uden nedetid: forbered et proceshierarki; kortlæg alle kritiske processer og roller; tilføj standardarbejdsinstruktioner for hver aktivitet; genskab alle blanketter digitalt i Gluu; definér og tilføj opgaver med de nye blanketter; test og justér; og udrul derefter til driften — proces for proces.

Først skabte teamet et overblik over de primære processer i fabrikkens værdikæde — alt fra ordreindtag til levering til kunden. Hvert hovedtrin blev sin egen procesgruppe i Gluu, hvor proceskortet viste, hvem der er ansvarlig for hvad. Hver aktivitet indeholdt derefter instruktioner, der forklarede, hvordan arbejdet skulle udføres.

En vigtig designbeslutning var instruktionsformatet. Mange medarbejdere på fabriksgulvet er ikke stærke læsere og foretrækker visuel vejledning frem for tekst. Gluu gjorde det muligt at erstatte papirteks med billeder og video direkte i appen — den samme arbejdsinstruktions-platform, i et format der fungerede for alle på gulvet.

Papirblanketter blev derefter genskabt digitalt — men smartere. De nye blanketter er kortere, mere fokuserede på den konkrete opgave og kan ikke indsendes ufuldstændige. Alene det sidste punkt eliminerede opfølgningsarbejdet, der fulgte med delvist udfyldte papirblanketter.

Det sidste trin var automatisering af tilbagevendende opgaver. Et typisk eksempel: rengør maskine S-129 hver dag kl. 7, med deadline næste dag kl. 7. Når det er konfigureret i Gluu, genererer systemet automatisk Opgaven efter planen. Medarbejderne bekræfter gennemførelse med et enkelt tryk — og kan valgfrit tilføje et foto. Data flyder direkte ind i systemet, konsistent og klar til analyse af procesejere.

At have én platform til at kortlægge processer, levere visuelle instruktioner, automatisere tilbagevendende opgaver og registrere digitalt gør skiftet fra papir til digitalt både praktisk og målbart. Gluus gratis prøveperiode er den mest direkte måde at se, hvordan dette kan anvendes i et produktionsmiljø.

Resultater: 25.000 opgaver, nul papir

Berry Superfos’ ledelse rapporterer tre konkrete resultater af digitaliseringen af fabriksprocesser.

Tiden til opgavestyring faldt med 90 %. Automatiseret opgavegenerering, digital indsendelse af blanketter og øjeblikkelig dataopsamling fjernede den administrative belastning, der fulgte med papirbaseret styring på tværs af alle tre skift.

Medarbejderinvolveringen i procesforbedring voksede fra 10 % til 90 %. Når processer er synlige, instruktioner er tilgængelige, og opgaveafslutning er et enkelt tryk, deltager flere medarbejdere i at identificere og handle på forbedringsmuligheder. Som Jakob Lund, tidligere fabrikschef hos Superfos Randers, udtrykte det: “Med Gluu-platformen kan vi finde nye forbedringsmuligheder, da det er lettere at forstå og optimere vores tværgående processer fra den indledende ordreindtagelse hele vejen frem til produktion.”

Færre fejl og mindre spild fra fejlbehæftede produkter. Ensartet udførelse af opgaver — ved at følge de samme digitale instruktioner på hver vagt — og digitale blanketter, der ikke kan indsendes ufuldstændige, fjernede to almindelige kilder til variation.

Fabrikken har nu én fælles standard for alt tilbagevendende arbejde. Hver Proces, instruktion, rolle og Opgave styres i et fælles format. Den ene sandhedskilde ændrede, hvordan medarbejdere finder information: i stedet for at spørge en kollega eller lede efter en papirkopi går de til Gluu.

Med produktionslinjen digitaliseret fortsatte Berry Superfos med resten af fabrikken — ordreindtag, produktionsopsætning og levering. Næste skridt var at give medarbejderne mulighed for at starte on-demand-processer direkte fra Gluu: at flytte data fra medarbejdere ind i systemet, frem for kun at systemet skubber opgaver ud til medarbejderne. Målet var, som de så det, et reelt end-to-end-perspektiv på fabrikkens arbejde.

Kort fortalt