So richten Sie Ihren RPA-Prozess für den Erfolg ein

Geschätzte Lesezeit: 45 Minuten

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse steuern, steuern Sie Ihre Roboter. Es sind sechs Schritte erforderlich, um Ihren RPA-Prozess vorzubereiten – und um eine ordnungsgemäße Governance sicherzustellen, sobald Ihre Roboter laufen.

Wie heißt es so schön:

“Wenn man ein Chaos automatisiert, dann wird das Chaos schneller laufen.”

Es kann schnell sehr chaotisch werden, wenn Sie und Ihr Unternehmen nicht daran denken, sich einige wichtige Fragen zu stellen, bevor Sie Ihren RPA-Prozess einrichten, um sich auf eine Automatisierungsreise zu begeben.

Suchen Sie etwas anderes? Siehe diese weiterführenden Links:

• Makigami – die Methode, das Unbekannte für die Prozessverbesserung bekannt zu machen
• Wie Sie Ihren Prozess zur Verwaltung von Vorfällen einrichten

Ermutigt durch eifrige Berater und benutzerfreundliche Software sehen viele Unternehmen die RPA-Technologie als Abkürzung zu großer Effizienz. Leider führt der Wunsch nach schnellen Ergebnissen jedoch allzu oft zu Symptombehandlung und kurzfristigen Lösungen.
Glücklicherweise gibt es einen anderen Weg.

Bevor wir uns die Herausforderungen mit dem typischen RPA-Prozess ansehen, schauen wir uns kurz an, was RPA eigentlich ist.

Kurz gesagt, bei RPA (“Robotic Process Automation“, für diejenigen, die es vergessen haben) geht es darum, dass Roboter entweder Daten zwischen Systemen verschieben, Daten zu Systemen hinzufügen oder Daten z.B. für Sachbearbeiter bereitstellen, um deren Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Der Roboter agiert als Mitarbeiter mit gleichem Zugriff auf Systeme und Rechte. Es funktioniert einfach schneller und ohne Krankheitstage oder Bezahlung. Andererseits arbeitet der Roboter einseitig und denkt (noch) nicht mit. Im Gegensatz zu den meisten Kollegen nimmt es alles sehr wörtlich.

RPA überträgt Wissen aus den Köpfen der Menschen in den Code

Um die Roboterentwicklung festzulegen, zeichnen Sie normalerweise den Bildschirm eines Mitarbeiters auf, während er einen bestimmten Workflow ausführt. Dies kann beispielsweise das Klicken zwischen mehreren Systemen und das Verarbeiten von Daten beinhalten. Ein Entwickler programmiert dann den Roboter so, dass er in Zukunft genau das gleiche Verfahren durchführt.

Mit anderen Worten, Sie machen den Arbeitsablauf sichtbar, „betonieren ihn“ und lassen den Roboter seine monotone Arbeit verrichten. Jetzt hat der Mitarbeiter Zeit für andere, weniger untergeordnete Aufgaben.

So weit, ist es gut.

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Hier geht der RPA-Prozess oft schief

Mit jedem Tag, der vergeht, ändert sich die Arbeitsumgebung ein wenig. IT aktualisiert Systeme und andere Parteien ändern Anforderungen und Regeln. Der Mitarbeiter – oder der gesamte Prozessverantwortliche – passt normalerweise die Lieferungen an die Anforderungen an. Keine große Sache.

Der Roboter hingegen arbeitet ungeniert weiter. Vielleicht ist jetzt ein RPA-Programmierer offiziell für den Roboter verantwortlich. Das Problem ist, dass der Programmierer den Geschäftskontext nicht so kennt wie der ursprüngliche Besitzer der Aufgabe.

Diese Mehrdeutigkeit schafft „schwarze Löcher“ in der Organisation. Der Programmierer hält den ursprünglichen Aufgabeneigentümer für den kenntnisreichsten auf diesem Gebiet. Allerdings haben die ursprünglichen Besitzer, falls sie noch da sind, den Bezug zu den Nuancen des Verfahrens verloren. Es ist jetzt im Roboter “Blackboxed”.

Und das ist nur ein Problem. RPA und Prozessautomatisierung können aus verschiedenen anderen Gründen schief gehen:

Schlechter Überblick über den Gesamtprozess, zu dem das Verfahren gehört. RPA automatisiert nur die Aufgaben, die einer Mitarbeiter leistet. Die meisten Verfahren sind jedoch Teil von Aktivitäten, die mehrere Mitarbeiter – und möglicherweise ganze Abteilungen – ausführen.

Auch die Automatisierung von Aufgaben, die gar nicht erst erledigt werden sollten, ist ein Problem. Michael Hammer, der verstorbene Vater des Business Process Reengineering, hat es treffend formuliert:

“Nicht automatisieren, auslöschen.”

Michael Hammer

Es ist immer besser, Aufgaben zu streichen, als sie zu automatisieren. Dies ist die Grundlage der gesamten LEAN-Philosophie. Ohne eine gute Prozessübersicht und das Bemühen, den Prozess zu optimieren, kann der Roboter unnötige Aufgaben erledigen. Einige verursachen andere Kosten und verursachen unerwartete Arbeit für andere – Mitarbeiter und Roboter gleichermaßen.

Zu einem besseren RPA-Prozess gelangen

Wie können Sie also diese Fallstricke vermeiden? Wenn es Ihr Ziel ist, die beste Grundlage für die Auswahl der für RPA am besten geeigneten Verfahren zu haben – und später deren Änderungen zu verwalten und eine angemessene Governance zu gewährleisten – dann müssen Sie die folgenden Fragen beantworten, bevor Sie beginnen:

• Haben wir die Fähigkeiten dazu?
• Wie wählen wir die besten RPA-Kandidaten aus?
• Welche Geschäftsprozesse haben wir und wie hängen sie zusammen?
• Welche Rollen sind beteiligt?
• Wie wird jede Aktivität ausgeführt?
• Welche Systeme sind im Einsatz?
• Wie können wir den Prozess und seine Aktivitäten optimieren?
• Wie halten und überwachen wir diesen Prozess, wenn er automatisiert ist?

Lassen Sie uns nun jede dieser Fragen durchgehen und einen praktischen Ansatz betrachten. In diesem Beispiel verwenden wir die Gluu-Plattform als zugrunde liegendes Werkzeug. Dies soll uns helfen, jede Frage zu beantworten und eine angemessene Governance sicherzustellen.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren RPA-Opportunity-Bereich

Jedes größere Unternehmen hat Hunderte von Prozessen und Personen, die diese ausführen. Wie finden Sie also die besten RPA-Kandidaten? Ich kann mir drei Methoden vorstellen:

#1: „Quick and dirty“ oder „Wer überzeugt am meisten“

Fragen Sie nach Automatisierungskandidaten aus allen Bereichen Ihrer Organisation. Dadurch haben Sie eine Nummer zur Auswahl. Aus einem Pool von Einreichungen wählen Sie dann die Kandidaten aus, die am machbarsten erscheinen und am meisten Zeit sparen.

Beispielsweise möchte die Marketingabteilung eines großen Konsumgüterunternehmens möglicherweise die Aufgabe automatisieren, neue Artikel an Blogger zu senden. Diese Methode ist großartig, um das Potenzial zu erkunden und zu sehen, ob Sie die Fähigkeiten haben. Sehen Sie es als Versuch. Es ist jedoch möglicherweise keine gute Verwendung von RPA für das Unternehmen insgesamt.

Dies bringt uns zur zweiten Methode:

#2: Verwenden Sie Process Mining, um Kandidaten zu identifizieren

Findet die Arbeit innerhalb von Tools statt, die ihre detaillierten Aktivitätsprotokolle anzeigen können? Dann können Sie ein Process-Mining-Tool wie ProM oder Celonis verwenden. Dies kann Ihnen helfen, das tatsächliche Verhalten zu analysieren, um geeignete Kandidaten für RPA zu finden.

Spitze! Lesen Sie diesen HBR-Artikel für eine nette, nicht technische Einführung in Process Mining.

Process Mining erfordert hochwertige Daten und Data Mining-Fähigkeiten. Das hat nicht jeder.

Was ist, wenn Sie ein paar RPA-Piloten durchgeführt haben (die auf die schnelle und schmutzige Art ausgewählt wurden) und jetzt feststellen, dass es Potenzial für ernsthaftere Bemühungen gibt? Überlegen Sie dann, ob Ihre Daten für Data Mining geeignet sind.

Wenn die Antwort nein ist und Ihr Verständnis für die Prozesse Ihres Unternehmens einfach nicht vorhanden ist (ganz zu schweigen von Ihrer Datenqualität), dann ist der dritte Weg angebracht:

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#3: Aus zugeordneten Prozessen auswählen

Diese dritte Methode ist gründlicher und analytischer. Es beginnt mit der Erstellung einer Prozesshierarchie und der anschließenden Abbildung ausgewählter Prozesse bis hinunter auf die Ebene der Arbeitsanweisungen. Es ist höchstwahrscheinlich zeitaufwendiger. Dieser Aufwand kann sich jedoch in viel mehr Bereichen auszahlen als RPA allein, und denken Sie daran…

“Alles, was es wert ist, überhaupt getan zu werden, ist es wert, gut gemacht zu werden.” Philip Stanhope, 4. Earl of Chesterfield.

Lassen Sie mich zusammenfassen, was es damit auf sich hat. Im Wesentlichen bedeutet dies, Ihr Betriebsmodell von der Wertschöpfungskette auf die Geschäftsprozesse herunterzubrechen, die Ihre wichtigsten wertschöpfenden Aktivitäten unterstützen.

Je nach Komplexität Ihres Unternehmens können Sie dies für das gesamte Unternehmen oder für den Schwerpunktbereich tun.

In dem folgenden Beispiel habe ich ein Beispielorganigramm auf die Ebene der Aufgabe ‘Neue Artikel an Blogger senden’ heruntergebrochen:

1. Wertschöpfungskette – Welche Aktivitäten bringen unseren Kunden einen Mehrwert?
2. End-to-End-Prozesse – Was sind die unterstützenden Abläufe?
3. Prozessgruppen – wie gruppieren wir die Prozesse jeder Hauptfunktion?
4. Prozess – Wer ist für welche Aktivität verantwortlich?
5. Aktivität – Wie wird gearbeitet? Dies ist die Verfahrensebene, die eine Person in einer Arbeitssitzung durchführt. Jetzt sind wir im RPA-Gebiet.
6. Aufgabe – Was sind die spezifischen Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um die Arbeit zu erledigen. Dies ist, was der Roboter der Person mit der Rolle helfen kann.

Haben Sie bemerkt, wie weit wir nach unten gehen müssen, bevor RPA im Spiel ist? Anstatt nur den Abteilungen und den Anfragen zuzuhören, die den meisten Lärm machen, sollten wir vielleicht verstehen, wo manuelle Zeit aufgewendet wird, indem wir den gesamten Ablauf betrachten.

Dies bedeutet, dass Sie verstehen, welche Prozesse die Aktivitäten enthalten, die die meiste manuelle Zeit verbrauchen. Ein erster Schritt besteht darin, sich einen Überblick über unsere Aktivitäten zu verschaffen – und die Rollen, die sie durch eine Prozesshierarchie oder eine Prozessarchitektur ausführen.

Um praktisch zu werden, können Sie ein Gluu-Konto erstellen und beginnen Sie mit der Auflistung Ihrer Prozesse, indem Sie Ihren Projektumfang in seine Prozesse aufschlüsseln. Bleiben Sie beim Marketing-Beispiel und Sie erhalten vielleicht so etwas:

Es kann natürlich sein, dass Sie bereits einen Umfang für die Optimierung einer bestimmten Funktion haben oder wissen, dass 90% der manuellen Arbeit in Ihrem Unternehmen von z.B. Installateuren oder Kundendienstmitarbeitern erledigt wird. Dann können Sie diesen Schritt einschränken und sich z.B. auf Prozesse innerhalb der betreffenden Funktion konzentrieren.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unsere Anleitung zum Erstellen einer Prozesshierarchie

Schritt 2: Ausgewählte Prozesse abbilden, um Aktivitäten mit Rollen zu verbinden

Nachdem Sie nun alle wichtigen Geschäftsprozesse in Ihrem Geltungsbereich aufgelistet und organisiert haben, ist es an der Zeit, mit ausgewählten Prozessen tiefer zu gehen.

„Prozesszuordnung“ ist die Aktivität, die das Ergebnis eines Prozesses definiert und in die für die Erzielung des Ergebnisses erforderlichen Aktivitäten unterteilt. Jede Aktivität wird der Rolle zugeordnet, die dafür verantwortlich ist. Nur auf dieser Ebene findet RPA statt, also…

RPA sollte für Robotic stehen Verfahren Automatisierung, da sie nur das abdeckt, was eine Person tut.

Jetzt beginnen wir zu zeigen, wofür jede Rolle verantwortlich ist. Das folgende Beispiel zeigt die Beziehungen zwischen den Aufgaben verschiedener Rollen. Es beantwortet die wichtige Frage “Wer macht was?” Dies muss beantwortet werden, bevor Sie die Arbeit jeder Person effektiv eingrenzen können.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unsere Leitfaden zur einfachen Prozessabbildung

Schritt 3: Beschreiben Sie, wie jede Aktivität durchgeführt wird

Wenn ein Prozess abgebildet ist, gelangen Sie schließlich auf die Ebene der Arbeit, die von einer bestimmten Rolle – einer einzelnen Person – geleistet wird. Dies ist jemand, der E-Mails sendet, auf Systeme zugreift und Dateneingaben durchführt. Um zu verstehen, ob die Arbeit ein guter Kandidat für RPA ist, müssen wir die Arbeit verstehen.

Dies ist die Disziplin der Erstellung von Arbeitsanweisungen, Standardarbeitsanweisungen SOP oder Verfahren. Sie können dies entweder als Text mit Screenshots tun oder Sie können Ihren Bildschirm aufnehmen, während jemand mit der Rolle die Arbeit erledigt. Der letztere Ansatz ist für Ihren RPA-Prozess am besten geeignet. Der Grund dafür ist, dass für den Bau eines Roboters eine Bildschirmaufzeichnung der Aktivität erforderlich ist, die der Roboter normalerweise ausführen sollte.

Sehen Sie sich in diesem Video an, wie einfach es ist, eine Bildschirmaufnahme zu erstellen und in eine Arbeitsanweisung in Gluu einzubetten:

Wenn Sie fertig sind, können Sie in Gluu ein Label mit dem Namen “RPA-Kandidat” erstellen und dieses zur Aktivität hinzufügen. Auf diese Weise werden Sie die Arbeit nach und nach auf konsistente Weise transparent machen und gleichzeitig eine Sammlung von RPA-Kandidaten erstellen. Sehen Sie sich das Beispiel für die Filterung nach RPA-Kandidaten unten an:

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unsere Anleitung zum Schreiben von Arbeitsanweisungen

Schritt 4: Zeigen Sie die Systeme an, die für die Ausführung jeder Aktivität verwendet werden

Sobald die Arbeitsanweisung klar ist und die Aktivität einige Male durchgeführt wurde, damit Sie wissen, dass sie korrekt ist, ist es an der Zeit, die bei der Arbeit verwendeten Systeme zu zeigen.

Wenn Sie das System in der Arbeitsanweisung benannt haben, dann finden Sie die Arbeitsanweisung immer, indem Sie in Gluu danach suchen:

Ein anderer Ansatz besteht darin, in Gluu ein Formular zu erstellen, das alle Ihre Systeme enthält, und dieses dann zu jeder Aktivität hinzuzufügen. Mit einem Formular können Sie strukturierte Daten erfassen, mit denen Sie schnell alle Aktivitäten prozessübergreifend finden, die dazu passen.

Möchten Sie sehen, wie das geht? Lesen Sie unseren Hilfe-Center-Artikel auf Erstellen von Formularen zum Verteilen mit Aufgaben .

Schritt 5: Optimieren Sie Ihre Prozesse und Aktivitäten

Sobald jeder Prozess und seine Aktivitäten dokumentiert sind, ist es an der Zeit zu optimieren. Hier setzen Sie die Disziplin der “Prozessoptimierung” ein und leiten die Personen an, die wissen, wie sie jeden Prozess durchlaufen und überlegen, wie alle Aktivitäten eliminiert werden können, die möglicherweise nicht erforderlich sind, um das beabsichtigte Ergebnis zu erzielen.

Tatsächlich ist RPA nur ein weiteres Werkzeug für Ihre Prozessoptimierung, da Sie damit den manuellen Zeitaufwand für den Prozess reduzieren können.

Brauchen Sie Inspiration für Prozessverbesserungen? Lesen Sie unsere Leitfaden zu Prozessverbesserungstools .

Beispiele für Merkmale des RPA-Prozesses für den Erfolg

Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, die am besten geeigneten RPA-Kandidaten auszuwählen, Prozesse umfassend zu dokumentieren und laufende Prozessverbesserungen vorzunehmen, um einen nachhaltigen Automatisierungserfolg zu erzielen.

Einfache Prozessabbildung

Ordnen Sie die Karte anhand von fünf Grundformen zu, um das Verständnis für Endbenutzer zu erleichtern.

Erstellen von Arbeitsanweisungen und SOPs

Fügen Sie Text, Bilder, Videos, Links und Dateien zu jeder Aktivität in jedem Prozess hinzu. Auf diese Weise können Sie zeigen, warum und wie die Arbeit erledigt wird.

Weitere Funktionen für den RPA-Prozess anzeigen

Schritt 6: Wählen Sie die besten RPA-Kandidaten aus

Jetzt sind wir bereit für eine umfassendere Arbeit mit RPA. Dies bedeutet, den ersten Schritt im RPA-Prozess zu überdenken – die Auswahl von RPA-Projekten.

Wiederholung der Quick-and-dirty-Methode

Wenn Sie die Quick-and-Dirty-Methode verwendet und RPA-Vorschläge in der gesamten Organisation angefordert haben, haben Sie höchstwahrscheinlich mehrere Vorschläge. Um diese richtig zu bewerten, müssen Sie jetzt in die Organisation gehen und Leute befragen, um zu verstehen, wie die Arbeit gemacht wird. Um Vorschläge richtig zu vergleichen und zu bewerten, müssen Sie die Arbeit aufzeichnen, die Zeit messen, die für die Fertigstellung benötigt wurde, und sie mit der Anzahl multiplizieren, die für einen bestimmten Zeitraum erforderlich wäre. Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob ein Business Case für RPA vorliegt.

Dies bedeutet, dass Sie die meisten Schritte noch ausführen müssen, um die Arbeit zu beschreiben und die verwendeten Systeme zu dokumentieren. Außer jetzt kann es sich an zufälligen Orten in Ihrer Organisation befinden. Mit anderen Worten, die Quick-Dirty-Methode wird irgendwann den anderen beiden Methoden ähnlicher werden müssen.

Auswahl von RPA-Kandidaten mit Prozessen als Ausgangspunkt

Mit der gründlicheren Methode zur Prozesszuordnung, auf die ich mich in diesem Artikel konzentriert habe, verfügen Sie nun über eine Sammlung von Prozessen mit der Bezeichnung „RPA-Kandidat“. Ein RPA-Entwickler kann jetzt alle Arbeitsaufzeichnungen anzeigen und eine kurze Liste möglicher RPA-Projekte identifizieren. Mit dieser Liste können Sie weiter gehen und für jedes mögliche Projekt einen Business Case berechnen.

Stellen wir uns nun vor, Ihre RPA-Entwickler beginnen mit dem Bau von Robotern ganz oben auf der Prioritätenliste. Jeder Roboter wird gestartet und liefert die beabsichtigte Zeitersparnis.

Großes Fest: Einige Roboter sind live. Was jetzt? Ist die Arbeit erledigt? Nein noch nicht.

Schritt 7: Pflege Ihres Roboterportfolios

Wenn Sie für Ihren RPA-Prozess die Quick-and-Dirty-Methode verwendet haben, laufen jetzt Roboter in verschiedenen Teilen der Organisation. Jeder hätte die Arbeit einiger Mitarbeiter automatisiert.

Ihre Organisation hat jedoch kein klares Bild von:

• Die größeren Prozesse, die sie unterstützen.
• Die Aktivitäten, die noch manuell durchgeführt werden müssen.
• Das Eigentum an Prozess und Aktivität.

Mit dem prozessgetriebenen RPA-Prozess haben Sie Klarheit über:

• Welche Prozesse genau haben Aktivitäten, die von Robotern ausgeführt werden
• Die Aktivitäten, die die Rolle nicht mehr ausführen muss, im Vergleich zu denen, die sie ausführen müssen.
• Das Eigentum und die Verantwortung für die Angabe von Änderungen.

Diese Klarheit ist erforderlich, um zu wissen, wo Sie tatsächlich den Personalbestand reduzieren und Wissen bewahren können, um „schwarze Löcher“ des Wissens zu vermeiden, in denen Roboter aktiv sind. Es ist auch erforderlich, um die Verantwortung gegenüber Ihren Geschäftsbenutzern aufrechtzuerhalten.

Ihre Prozess-Governance ist Ihre RPA-Governance

Ich hoffe, dieser Artikel hat deutlich gemacht, dass ein RPA-Prozess mit „schneller Lösung“ nicht nachhaltig ist und möglicherweise zu einer geringeren Gesamtrendite führt. Ihr Prozessmanagement-Setup bietet Ihrer RPA-Governance die folgenden Teile:

• A Prozess-Hierarchie die den RPA-Chancenraum definiert und die Verantwortung für Prozesse den Prozessverantwortlichen zuweist.
• Durchgängig abgebildete Prozesse die den vollständigen geschäftlichen Kontext zeigen, in dem jeder Roboter arbeitet.
• Prozesse, bei denen Aktivitäten und Aufgaben eliminiert werden Vor sie riskieren, automatisiert zu werden.
• Durchgängig beschrieben Video-Arbeitsanweisungen die die Arbeit detailliert beschreiben, damit Analysten RPA-Kandidaten objektiver vergleichen können.
• Video-Arbeitsanweisungen, die dokumentieren, was der Roboter tatsächlich tut So ist leicht zu erkennen, wann es gestoppt, auslaufen oder geändert werden sollte.

Mit Gluu erhalten Sie eine eng integrierte Plattform, die all diese Teile abdeckt und bei der jede Aktivität ein Ausgangspunkt für Roboter sein kann, die entweder automatisch oder durch einen Rolleninhaber per Knopfdruck gestartet werden. Sie haben auch eine vollständige Revisionshistorie aller Änderungen an Ihren Prozessen und Arbeitsanweisungen, die Sie vornehmen müssen.

Sie haben die ersten RPA-Experimente gemacht und möchten Ihren RPA-Prozess starten? Dann Buchen Sie ein Online-Meeting und lassen Sie sich von uns zeigen, wie die Gluu-Plattform helfen kann – und Ihnen einen geeigneten Partner nennen, wenn Sie Unterstützung bei Ihrem RPA-Prozess benötigen.

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Schlussfolgerungen

Die Einrichtung eines erfolgreichen RPA-Prozesses erfordert eine sorgfältige Planung, eine gründliche Prozessabbildung und eine starke Prozesssteuerung. Wenn Sie die Automatisierung überstürzen, ohne sich mit den Feinheiten der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu befassen, kann dies zu Ineffizienzen und Komplikationen führen. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie einen robusten RPA-Prozess aufbauen, der nicht nur Aufgaben rationalisiert, sondern auch für Klarheit, Eigenverantwortung und Anpassungsfähigkeit innerhalb Ihres Unternehmens sorgt.

Fragen und Antworten