Wie Sie Ihren Prozess zur Verwaltung von Vorfällen einrichten
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Ein Cybersecurity- oder Sicherheitsvorfall tritt auf und wird gemeldet. Was jetzt? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Leitfaden für die ordnungsgemäße Verwaltung von Vorfällen mit Hilfe eines digitalen Vorfallsmanagementprozesses, der Ihnen hilft, zu lernen und das Risiko künftiger Vorfälle zu verringern.
An dieser Stelle gehen wir davon aus, dass Sie wissen, warum jedes Unternehmen ein Incident Management System benötigt und wie Sie die Berichterstattung über Vorfälle einrichten, um das IT- und HSE-Risiko zu senken. Jetzt werden wir Sie bei der Einrichtung Ihres digitalen Incident Management-Prozesses anleiten, der Ihnen bei der Operationalisierung am Beispiel des BPM-Tools von Gluu helfen kann.
Inhaltsverzeichnis
- Das Argument für ein digitales Incident Management Verfahren
- Schritt 1: Zeichnen Sie Ihren Incident Management Prozess auf
- Schritt 2: Fügen Sie zu jeder Aktivität Anweisungen und Aufgaben hinzu.
- Schritt 3: Bereiten Sie Ihren Prozessablauf vor
- Schritt 4: Führen Sie Ihren Ablauf durch und verbessern Sie ihn kontinuierlich
- Schlussfolgerungen
Das Argument für ein digitales Incident Management Verfahren
Die große Frage ist, wie Sie mit Zwischenfällen umgehen und dabei die Unterbrechung des Betriebs so gering wie möglich halten. In vielen Fällen werden Vorfälle von Fall zu Fall nach dem Zufallsprinzip behandelt. Dies führt zu einer mangelhaften Dokumentation dessen, was wirklich passiert ist. Außerdem erhöht sich dadurch das Reputationsrisiko. Wenn etwas schief geht und es keine ausreichende Dokumentation gibt, dann gibt es keine Spur, um zu beweisen, dass jeder Fall korrekt bearbeitet wurde.
Was wäre, wenn Sie jedes Mal einen wasserdichten digitalen Prozess durchführen könnten, der eine genaue Spur der Aktivitäten hinterlässt? Das können Sie tatsächlich. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie.
“Wenn Sie das, was Sie tun, nicht als Prozess beschreiben können, dann wissen Sie nicht, was Sie tun.”
W. Edwards Deming
Schritt 1: Zeichnen Sie Ihren Incident Management Prozess auf
Bevor ich anfing, wurde mir klar, dass unser Prozess für das Management von Zwischenfällen standardisiert werden muss:
- mit den erforderlichen Daten gemeldet.
- nach Prioritäten geordnet und eskaliert.
- enthalten und korrigiert.
- zur Prävention analysiert.
- verhindert, dass dies erneut geschieht.
Auf der Grundlage des Artikels “Einfache Prozesszuordnung” habe ich einen Prozess namens “IT-Sicherheitsvorfall verwalten” erstellt. Das angestrebte Ergebnis ist einfach: “Der Vorfall wurde protokolliert, analysiert und es wurden Präventivmaßnahmen ergriffen.”
Um dies zu tun, muss ich nur…
- eine Schwimmspur pro beteiligter Rolle hinzugefügt.
- die Aktivitäten des Prozesses hinzugefügt.
- die wichtigsten Aktivitäten miteinander verbunden, um den idealen Ablauf zu zeigen.
👉 Recommendation: Map your overall flow by adding activities to swimlanes to show WHAT is done and by WHO. Wait with explaining HOW work is done.
Schritt 2: Fügen Sie zu jeder Aktivität Anweisungen und Aufgaben hinzu.
Ich habe dann die notwendigen Anweisungen zu jeder Aktivität hinzugefügt. Dies soll es den Mitarbeitern, die Vorfälle melden, leichter machen – und sicherstellen, dass alles richtig gemacht wird.
Dann habe ich zu jeder Aktivität Aufgaben hinzugefügt.
👉 Recommendation: Make your instructions short and concise and use tasks to highlight the most critical work since this will make it measurable.
Die Aufgabe für ‘Vorfall registrieren’ besteht darin, ein Formular auszufüllen, das ich in Gluu erstellt habe. In diesem Formular werden alle notwendigen Informationen über den Vorfall gesammelt, wie z.B.:
- Datum und Uhrzeit.
- Standort.
- Beschreibung des Vorfalls.
- Name und Kontaktinformationen der Person, die den Vorfall gemeldet hat.
- Alle Beweise für den Vorfall, wie Fotos oder Dokumente.
Das Formular kann direkt über einen Browser oder ein Telefon aufgerufen und verwendet werden, so dass Mitarbeiter schnell und unkompliziert Vorfälle melden können.
Schritt 3: Bereiten Sie Ihren Prozessablauf vor
Dann erstelle ich Prozessvariationen, um verschiedene Abläufe für jede Art von Vorfall zu erstellen. Dadurch werden die Reihenfolge und die Abhängigkeiten in den einzelnen Abläufen festgelegt, so dass unser Incident Management-Prozess jedes Mal richtig abläuft.
👉 Recommendation: Create an overall incident management process and then handle each incident variation as a template. This way you avoid duplicate work instructions and keep the process number low.
Schritt 4: Führen Sie Ihren Ablauf durch und verbessern Sie ihn kontinuierlich
Wenn ein Prozess, Anweisungen, Aufgaben und Fallvorlagen bereitstehen, kann jeder Mitarbeiter Vorfälle melden, indem er Fälle startet. Sie werden dann automatisch protokolliert und für jeden Vorfall kann ein Bericht erstellt werden, so wie in diesem Beispiel:
Dies war nur ein kurzes Beispiel dafür, wie Sie einen digitalen Prozess für das Incident Management erstellen. Eine vollständige Ansicht des entsprechenden ‘Spielbuchs’ ist unten für Sie verfügbar:
Laden Sie ein Beispiel für einen IT-Sicherheitsvorfallmanagementprozess im Playbook-Format mit Arbeitsanweisungen herunter (erstellt mit Gluu).
Schlussfolgerungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Meldung von Vorfällen nichts ohne das Management von Vorfällen ist. Dafür benötigen Sie einen Prozess für das Incident Management. Dies kann mit einem Tool wie Gluu, wie ich es in diesem Artikel beschrieben habe, leicht festgestellt werden.
Hier finden Sie einige Inspirationen, wie Sie Ihr eigenes Bild zeichnen können:
