Makigami – die Methode, das Unbekannte für die Prozessverbesserung bekannt zu machen

Geschätzte Lesezeit: 28 Minuten

Der ehemalige US-Verteidigungsminister Donald Rumsfeld sagte einmahl, es gebe Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie kennen (“known knowns”), Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie nicht wissen (“known unknowns”) und Dinge, von denen wir nicht wissen, dass wir sie nicht wissen (“unknown uknowns”). Es ist dieser letztere Zustand der Ignoranz, der am problematischsten ist, sagte er. Dies gilt sowohl für die Außenpolitik als auch für das Geschäftsprozessmanagement. Die Makigami-Analyse schafft hier Abhilfe.

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• Makigami – Japanische Methode zur Prozessverbesserung

Es klingt wie eine verträumte philosophische Frage: Können Sie Ihre Geschäftsprozesse signifikant verbessern, wenn Sie nicht wissen, was das Problem verursacht oder wo genau Verbesserungen vorgenommen werden können? Wahrscheinlich nicht. Und es gibt absolut keine Chance, wenn Sie nicht wissen, dass Sie ein Problem haben oder von vornherein Verbesserungen vornehmen könnten.

Aus diesem Grund sind die Abbildung von Geschäftsprozessen und die Wertstromanalyse so wichtig. Sie helfen Ihnen zu sehen, wo etwas schief läuft oder wo es verbessert werden könnte. Es gibt eine Reihe von Systemen oder Methoden, die Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen, und eine der besten – vor allem, wenn Ihr Produkt eher eine Information als eine Sache ist – ist die Kunst des Makigami.

Betreten Sie den Ninja

Makigami ist nicht dasselbe wie Origami, aber lustigerweise sind es beides japanische Wörter, die eine ähnliche Bedeutung haben. Origami bedeutet Papier falten und Makigami bedeutet eine Papierrolle. Makigami ist auch ein Name für die Missionsskripte, die den Ninjas im mittelalterlichen Japan gegeben wurden. Stellen Sie sich Makigami als Prozessabbildung für Ninjas vor.

Was ist Makigami?

Makigami verwendet ein langes Stück braunes Papier, um eine stark strukturierte Prozesslandkarte zu erstellen. Die Karte visualisiert, analysiert und kommuniziert jeden Geschäftsprozess (Tonkin, L.A.P, S. 44), vom Anfang bis zum Ende eines Produktions- oder Dienstleistungsprozesses. RVMN Associates geben in ihrer Präsentation an, dass das Papiersystem in vier Bereiche unterteilt ist:

1. Aktivitäten, die von verschiedenen Parteien durchgeführt werden
2. In der Kommunikation verwendete Dokumente/Medien
3. Zeit-Analyse
4. Identifizierte Probleme

Makigami weist einige Ähnlichkeiten mit der LEAN-Wertstromanalyse auf, ist aber ideal für den Einsatz in der Dienstleistungsbranche und in Büroumgebungen. Es identifiziert bisher unsichtbare Teilaktivitäten, die viele Ebenen tiefer gehen können. Dies zeigt Verbesserungs- oder Eliminierungsbereiche auf und ermöglicht es Unternehmen, die besten Prozesse zu gestalten.

“Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihr Unternehmen in Prozessen und nicht in Produkten zu sehen.”

W. Edwards Deming

Die stellvertretende Direktorin der Confederation of Indian Industry, Jayashree Das, schrieb über die Hauptziele der Makigami-Analyse:

• Den bestehenden Prozess verstehen
• Identifizieren Sie so viele Teilprozesse wie möglich innerhalb des Prozesses
• Suchen Sie nach Verbesserungspotenzial in jedem der Teilprozesse
• Identifizieren Sie die Verluste und ergreifen Sie Maßnahmen, um einen hocheffizienten Prozess zu entwickeln

Ein Makigami-Beispiel und fünf Besonderheiten

#1 Papier & Bleistifte

Erstens verwendet die traditionelle Makigami-Mapping-Methode Papier, Stifte und Farben, um Geschäftsprozesse zu visualisieren, zu analysieren und zu kommunizieren. Es gibt berühmte Beispiele für Makigami-Karten, die ganze Wände bedecken und seit mehr als 10 Jahren verbessert werden. Diese Vorgehensweise konkretisiert die Prozesse und ermöglicht den Austausch oder die Entnahme von Teilen und Teilen. Sobald Sie damit fertig sind, können Sie es aufrollen und aufbewahren, bis Sie für die nächste Analyserunde bereit sind. Eine Makigami-Karte deckt fünf Themen ab:

• Tätigkeiten, die von allen Beteiligten durchgeführt werden
• Dokumente/Medien, die in der Kommunikation verwendet werden
• Kommunikationswege
• Zeit-Analyse
• Identifizierte Probleme

#2 Lässt Sie das Unsichtbare sehen

Makigami Process Mapping ist für Unternehmen gedacht, deren Produkt nicht physisch ist. Wenn dies der Fall ist, ist die Höhe des Verlusts höher, als wenn das Produkt eine greifbare Sache ist. Makigami will diese unsichtbaren und unbekannten Verluste aufdecken. Dies sind die 7 tödlichen Verluste (oder 7 Verschwendungen):

1. Mängel
2. Warten
3. Prüfen/Testen
4. Nacharbeit
5. Lagerbestand – Überproduktion
6. Über-Verarbeitung
7. Transport – Bewegung

“Es eignet sich besonders für Büroumgebungen, in denen Produkte nicht sichtbar oder greifbar sind und in denen der Informationsfluss Wartezeiten, Übergaben und Transfers beinhaltet” (Tonkin, L.A.P, 2009, S. 44).

#3 Nicht-Wert erkennen

Wie bei LEAN besteht der Hauptzweck des Makigami-Mappings darin, nicht wertschöpfende Aktivitäten in Ihren Prozessen zu identifizieren und zu eliminieren. Durchlaufzeiten und Übergaben sind typische Dinge, die Makigami zu identifizieren und zu eliminieren versucht, wenn sie den Prozess verlangsamen und zu Verschwendung führen. So können Sie jetzt nicht wertschöpfende Aktivitäten entfernen, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.

#4 Einfaches Swimlane-Mapping

Im Gegensatz zum LEAN-Ansatz werden beim Makigami-Mapping jedoch einfache, hybride Swimlanes verwendet, die sich auf Funktionen beziehen, um verschiedene Prozesse zu veranschaulichen. Darüber hinaus enthält es zugehörige Dokumente oder Medien, um parallele Prozesse sichtbarer zu machen. “Weitere Details sind die Art des Informationsflusses und die informationstechnischen Systeme, die Zeitanalyse sowie die Identifizierung von Verschwendung und Problemen” (Lynch, D.P, 2014, S. 2).

Nebenbei sollte ich erwähnen, dass wir unsere Prozessabbildung in der Gluu-Plattform genau so angehen: Einfache Zuordnung von Aktivitäten zu Funktionen oder Rollen. Erfahren Sie , wie Sie einfache Prozesslandkarten erstellen.

#5 Standardisierung

Schließlich sucht Makigami nach wiederkehrenden Prozessen, um sie für maximale Effizienz zu standardisieren. Es macht keinen Sinn, jedes Mal das Gleiche anders zu machen oder wenn eine neue Person eine Rolle übernimmt. Um Verschwendung zu minimieren, Risiken und Fehler zu reduzieren, ist es besser, Ihre Prozesse zu analysieren und den effizientesten Weg zu finden, sie auszuführen und dies zum Standard zu machen.

In ähnlicher Weise ermöglicht Ihnen die Gluu-Plattform, Prozesse – und Aktivitäten innerhalb von Prozessen – wiederzuverwenden, indem Sie sie als Boxen (Links) in anderen Prozessen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie Arbeitsaktivitäten einfach standardisieren und gemeinsam nutzen.

Beispielhafte Gluu-Funktionen zur Unterstützung der Prozessverbesserung

Entdecken Sie, wie die leistungsstarken Funktionen von Gluu Ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung rationalisieren können. Mit Gluu können Sie ganz einfach Prozesse modellieren, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellen, Arbeitsanweisungen verwalten, Rollen zuweisen, Dokumente verwalten, Aufgaben verfolgen und die Kommunikation von Änderungen erleichtern. Erleben Sie effiziente und effektive Prozessverbesserung mit Gluu.

Prozesse und Aktivitäten wiederverwenden

Jeder Prozess oder jede Aktivität kann zu anderen Prozessen hinzugefügt werden, um eine einfache Verbindung herzustellen.

Verwandeln Sie Anleitungen in wiederverwendbare Komponenten

Markieren Sie eine Inhaltsauswahl, um sie in eine Komponente umzuwandeln, die von anderen wiederverwendet werden kann.

Weitere Funktionen zur Prozessverbesserung anzeigen

Wie man Makigami macht

Es gibt vier Schlüsselprinzipien, die der Makigami-Philosophie zugrunde liegen. Wenn Sie diese im Hinterkopf behalten, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen entwickelten Lösungen die Dinge wirklich verbessern, wenn Sie Ihre Makigami-Analyse durchführen und Probleme, Verschwendung oder verbesserungswürdige Bereiche identifizieren. Manchmal sind die Lösungen, die wir erfinden, problematischer als die Probleme, die sie lösen wollten.

• Je mehr Durchlaufzeit minimiert wird, desto mehr Probleme werden minimiert.
• Fehler sind Chancen zur Verbesserung; Sie sind einmal erlaubt, niemals zweimal.
• Jede “Verbesserung”, die die Komplexität erhöht, ist keine Verbesserung.
• Das Hinzufügen von Investitionen, Technologie, Raum, Ressourcen oder Mitarbeitern ist nicht unbedingt eine Verbesserung.

Laut Makigami.info dauert die Durchführung einer Makigami-Analyse zwischen drei und 10 Tagen. Der zeitaufwändigste Teil ist der Übergang zur Implementierung des neuen Prozesses, den Sie entwickelt haben. Es wird empfohlen, einen erfahrenen Moderator mit der Leitung der Makigami-Analyse zu beauftragen.

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Realistisch gesehen können nur sehr wenige kritische Prozesse diese Art von Aufmerksamkeit von Schlüsselpersonen rechtfertigen. Wie oft können Sie Mitarbeiter für 10 Tage außerhalb des Standorts haben, um ein Problem zu lösen? Mit Gluu stellen wir ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem diese Arbeit über Zeit und Raum hinweg erledigt werden kann, während die Menschen real mit dem Prozess arbeiten. Oft sind reale Arbeitssituationen der Ort, an dem Erkenntnisse und Ideen entstehen. Dies ist der Vorteil, wenn Sie Ihre Arbeit zur Prozessverbesserung täglich und nicht nur in Workshops durchführen.

Makigami ins digitale Zeitalter bringen

Das Problem mit Makigami ist, dass es nicht zugänglich ist. Eine große Papierkarte ist schwierig zu teilen, insbesondere wenn Sie sie durch Zusammenarbeit schrittweise verbessern möchten. Dies kann, aber nicht immer, zu einem Top-Down-Prozess führen. Die gute Nachricht ist, dass die Technologie die Prinzipien und Methoden von Makigami in ein praktisches Cloud-basiertes Tool gebracht hat: die Gluu-Plattform.

• Sie können Ihre Swimlanes so lang machen, wie Sie möchten
• Beliebig viele Personen können gemeinsam an einem gemeinsamen Swimlane-Diagramm arbeiten
• Sie können jede Aktivität kommentieren und Kollegen können mit einem einzigen Klick sagen, ob sie zustimmen oder nicht.
• Sie können Probleme in Ihren Systemen aufzeichnen und diese Aufzeichnungen zu den entsprechenden Aktivitäten in Gluu hinzufügen (etwas, das mit braunem Papier ziemlich schwierig ist).

Das Beste aus beiden Welten

Wie holen wir also das Beste aus der physischen und der digitalen Welt heraus? Hier ist unsere Herausforderung:

Schritt 1:

Versammeln Sie Ihr Team und halten Sie einen halbtägigen Workshop ab, um einen Prozess abzubilden, während Sie sich in Gluu befinden. Du kannst es entweder direkt in Gluu über einen Beamer machen oder mit braunem Papier, das jemand nachträglich zu Gluu hinzufügt.

Schritt 2:

Dann kehren alle zu ihrer täglichen Arbeit zurück und verbringen einige Zeit damit, Ideen und Probleme zu den relevanten Aktivitäten in Ihrem Prozess hinzuzufügen.

Schritt 3:

Nach einer gewissen Zeit kann sich das Team in einem weiteren eintägigen Workshop treffen, um alle Ideen und Probleme zu analysieren und Verbesserungen mit der Makigami-Methode vorzunehmen.

Ein großer Vorteil davon ist, dass sowohl extrovertierte als auch introvertierte Menschen Wege finden, zu ihren eigenen Bedingungen beizutragen. Das ist überraschend wichtig. Oft ist derjenige, der in einem Workshop am lautesten spricht, nicht derjenige mit der größten Einsicht. Denken Sie daran, dass Ninjas leise und verstohlen sind, aber auch tödlich effektiv!

Ich hoffe, Ihnen hat dieser Überblick und das Beispiel von Makigami gefallen. Wenn ja, dann teilen Sie es bitte mit, damit auch andere davon profitieren können…

Schlussfolgerungen

Der Artikel unterstreicht die Bedeutung der Makigami-Analyse als wertvolles Instrument zur Prozessverbesserung in der Unternehmensführung. Er betont die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse zu visualisieren und abzubilden, insbesondere in informationszentrierten Branchen, um Ineffizienzen zu erkennen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Einführung der Gluu-Plattform als digitale Lösung demonstriert die Entwicklung von Makigami in das digitale Zeitalter und ermöglicht eine leichter zugängliche und kollaborative Prozessverbesserung. Insgesamt bleibt Makigami ein relevanter und effektiver Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in der heutigen dynamischen und wettbewerbsorientierten Umgebung.

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Fragen und Antworten

Dieser Artikel wurde erstmals am 14. August 2017 veröffentlicht. Sie wurde am 26. September 2022 überarbeitet.