Tjekliste til implementering af Dynamics 365

Anslået læsetid: 9 Minutter

At gå i gang med en Dynamics 365-implementering kræver et strategisk skift i retning af agilitet og accelereret værdilevering. Traditionelle langsigtede projekter i vandfaldsstil er ikke længere egnede i det hurtige miljø med cloud-tjenester. I stedet bør organisationer fokusere på hurtigt at udnytte funktionelle områder i applikationen, der kan give øjeblikkelig forretningsværdi, og derefter udvide og forbedre derfra. Denne artikel opsummerer de vigtigste anbefalinger fra Microsofts implementeringsguide “Success by Design”, som understøtter deres “FastTrack”-program.

Leder du efter noget andet? Se disse relaterede links:

• Trin i procesforbedringsprocessen: En introduktion
• Lean procesforbedring: Fjernelse af spild
• Konsulent? Sådan hjælper du dine kunder med at digitalisere driften med Gluu
• Makigami – metoden til at gøre det ukendte kendt med henblik på procesforbedring
• 7 udvalgte procesforbedringsvideoer

Det er værd at bemærke:
Hver organisation står over for unikke udfordringer og muligheder. Men denne tjekliste giver den vejledning og de ressourcer, der er nødvendige for en vellykket implementering af Dynamics 365, uanset hvor langt du er i den digitale transformation. Guiden hjælper dig med at udnytte data til handlingsorienteret indsigt og optimale forretningsresultater.

1. Fase: Strategi

I den indledende fase er det primære mål at etablere en klar retning og grundigt forstå kravene til en vellykket implementering af Dynamics 365. Brug følgende punkter til at få en omfattende forståelse af din organisations behov og omsæt disse behov til en veldefineret strategi.

Antag en cloud-tankegang

Når du går i gang med en Dynamics 365-implementering, skal du spørge dig selv, hvorfor du gør det: Er det bare en systemopgradering eller en mulighed for digital transformation, der kan fremme din forretningsmodel og overhale konkurrenterne? Det er afgørende at identificere den værdi, du ønsker at skabe med forretningsapplikationer – vil teknologien og din implementeringsvision få dig derhen? At omfavne en cloud-first-tankegang og forstå kraften i data er afgørende for at opnå digital transformation.

Betjening

Succesfuld drift i skyen skaber forretningsværdi og kræver de rette færdigheder og processer til forandringsledelse. Oprettelse af et Center of Excellence (CoE) er afgørende for at administrere platformen, vedligeholde brugerdefinerede komponenter og implementere nye funktioner. Microsofts CoE-startværktøjssæt hjælper med at administrere, styre, pleje og drive innovation, samtidig med at det sikrer konsekvent styring af applikationernes livscyklus og organisatoriske standarder.

Skift strøm

Udvikling af en digital transformationsplan starter traditionelt med forretningsmodellen og indsnævres til virkningsfulde processer og applikationer. Det er afgørende for succes, at man accepterer konstante forandringer og planlægger efter dem. Agile metoder hjælper med at imødekomme justeringer under design og implementering, hvilket sikrer fleksibilitet og lydhørhed. Brugercentreret design med løbende feedback er afgørende for at nå transformationsmål og tilpasse sig brugernes skiftende forventninger.

Køreplan for transformation

“MVP er ikke det mindste produkt, man kan forestille sig, men det er den hurtigste måde at komme igennem “build measure learn”-feedback-loopet på med et minimum af indsats.”

Eric Ries

At skabe en effektiv MVP-strategi (minimal viable product) fremskynder realiseringen af værdi. For at maksimere forretningseffekten og tiden til at skabe værdi skal du definere din transformationsplan med strukturerede faser. Indarbejd udvidelsesmodeller i disse faser, og tag de nyeste muligheder i brug for at sikre kontinuerlig forretningsinnovation.

2. Fase: Indledning

I denne anden fase af implementeringsprocessen skifter fokus til vigtigheden af proceskortlægning, projektstyring og fastsættelse af de rigtige mål.

Fokus på forretningsprocesser: en mulighed for optimering

Ved at anvende en tilgang til kortlægning af forretningsprocesser sikrer man konsistens og forbedrer kommunikationen i Microsoft Dynamics 365-implementeringer og lægger vægt på løbende forbedringer.

Dette indebærer:

• Centrer projektdefinitionen omkring forretningsprocesvisningen.
• Brug forretningsprocesser i hver projektfase for at opnå bedre resultater.
• Definér klart de vigtigste forretningsprocesser og de respektive personaer.
• Inkorporer forretningsmodelanalyse, procesteknik og standardisering.
• Sørg for at være klar til fremtiden med konfigurerbar proceskortlægning.

Eksempler på funktioner til at få succes med forretningsprocesser

Enkel proceskortlægning

Tegn processer med fem grundformer, så kompleksiteten holdes lav for slutbrugerne.

Oprette arbejdsinstruktioner og SOP’er

Føj tekst, billeder, video, links og filer til enhver aktivitet i enhver proces. Dette giver dig mulighed for at vise, hvorfor og hvordan arbejdet udføres.

Se flere funktioner til at forbedre projektresultaterne

Projektets mål, organisering og tilgang

Sæt klare, realistiske, handlingsorienterede og målbare mål. Sørg for at afstemme disse mål med interessenternes sponsorering og teamets forståelse. Bekræft, at den valgte implementeringsmetode stemmer overens med projektets begrænsninger.

Styring og kontrol

Governance er afgørende for succes med systemimplementeringsprojekter som Dynamics 365-applikationer, især på grund af deres komplekse indvirkning på forretningsprocesser og mennesker. Effektiv styring sikrer tilpasning af forretningskrav, metoder og styringsmodeller for at understøtte og drive projektresultater.

3. Fase: Implementering

Vi er nu gået ind i en kritisk fase: den egentlige implementering. Ved omhyggeligt at styre dine data og sikkerhedsforanstaltninger, overholde din ALM-strategi og teste dine løsninger grundigt, positionerer du din organisation til en vellykket Dynamics 365-implementering.

Håndtering af data

Ved at bruge de rigtige data på den rigtige måde kan en organisation træffe informerede beslutninger. Målet er at sikre, at relevante og nødvendige oplysninger kan tilgås af applikationens slutbrugere, uanset deres roller og behov.

Sørg for at implementere god datapraksis:

• Datastyring og -arkitektur (fastlægge principper og god praksis).
• Datamodellering (fælles datamodelstandard).
• Datalagring (estimere og forudsige behov)
• Datamigrering (lav en plan)
• Datakvalitet (implementer valideringer og kontrol)

Strategi for styring af applikationslivscyklus (ALM)

Etablering af en ALM-strategi vil sikre, at din Dynamics 365-implementering gør dig klar til succes og hjælper med at få din virksomhed til at vokse.

Privatliv, overholdelse og sikkerhed.

Sørg for at få en grundig forståelse af dit ansvar som bruger, udbyderens ansvar (Microsoft) og det fælles ansvar.

Analyser, udvid og integrer:

• Tilpas din analyse- og rapporteringsstrategi til den generelle implementeringsplan
• Sørg for, at alle udvidelser tilfører reel værdi, og valider deres ydeevne og skalerbarhed.
• Tilpas integrationsdesignet til den overordnede arkitektur for din Dynamics 365-implementering.

Planlægning og afprøvning

For at undgå dyre udfordringer og forsinkelser defineres en ordentlig teststrategi. Succeskriterierne for teststrategien er at sikre, at løsningerne opfylder organisationens behov og giver mulighed for en vellykket drift.

4. Fase: Forberedelse

Træningsstrategi

For at sikre et optimalt beredskab er det vigtigt at definere en træningsstrategi. Hovedformålet med din træningsstrategi er at sikre, at alle brugere får tilstrækkelig træning til at udføre deres arbejdsopgaver i den nye applikation.

En god træningsstrategi tager højde for følgende aspekter:

• Gør træningen effektiv på en ikke overvældende måde
• Sørg for, at alle brugere forstår “hvorfor” bag brugen af applikationerne (understøtter forretningsmål)
• Fortsæt træningen efter go-live for at sikre den ønskede brugeradoption

Klar til at gå i gang

Vi nærmer os det endelige mål: go live. Har du den nødvendige go-live-parathed? Tag et kig på denne tjekliste (kombineret med alt, hvad der er nævnt i de foregående faser. Alt peger i sidste ende i retning af go-live-parathed).

• Gennemfør tidlige og hyppige kvalitetsvurderinger af din løsning.
• Afstem og godkend løsningens omfang med interessenter (opfylder din løsning din organisations behov?)
• Gennemfør og godkend alle testcyklusser (systemintegration, performance, UAT).
• Hvis det er relevant, skal du tilpasse ISV’er og tredjepartstjenester til go-live-tidslinjer og -omfang.
• Forbered produktionsmiljøet, og gør it-afdelingen fortrolig med overvågning og fejlfinding.
• Lav en detaljeret cutover-plan med afhængigheder, roller og verifikationstrin. Test og underskriv cutover-migreringsscripts og -processer.

5. Fase: Drift

Tillykke! Din løsning er nu implementeret, og brugerne har fået den rette uddannelse. Og hvad så nu?

Selvom Dynamics 365 er en SaaS-løsning og dermed vedligeholdes af Microsoft, hviler der et vist ansvar på brugerens skuldre:

• Overvåg tjenestens tilstand (gør det muligt for dit team at fejlfinde problemer)
• Fortrolighed med opdateringer (Microsoft giver tidlig adgang, så brugerne kan teste nye funktioner og ændringer på forhånd)
• Din rolle som systemadministrator: Mange opgaver kan automatiseres. Men visse opgaver, som f.eks. at administrere brugernes korrekte adgang, kræver typisk manuel indgriben.
• Udnyt alle (nye) funktioner fuldt ud: Løbende uddannelse er nøglen til at finde nye og bedre måder at opfylde dine forretningsmål på.

Samtidig går du nu fra projekttilstand til supporttilstand , hvilket betyder, at du er nødt til at definere din supportstrategi.

Overvej nøje følgende aspekter:

• Etablering af referencearkitektur og daglige supportprocedurer.
• Lav et supportcharter, der beskriver opgaver og ansvarsområder.
• Planlæg regelmæssig vedligeholdelse og opdateringer.
• Definér åbningstiderog servicekrav.
• Bestem de nødvendige støtteværktøjer.

De fleste supportorganisationer bruger intern helpdesk-software til at håndtere IT-serviceanmodninger, herunder Dynamics 365. Her er det vigtigt at overveje nye interne og eksterne løsningsmyndigheder.

Konklusioner

I den hurtige verden af cloud-tjenester er det vigtigt at have en agil tilgang til implementering af Dynamics 365. Ved at fokusere på tidlig værdilevering og løbende tilpasning kan organisationer fremskynde brugeradoption og udnytte det fulde potentiale i deres digitale transformationsindsats. Denne strategiske tjekliste, der er inspireret af Microsofts “Success by Design”, giver en omfattende ramme til at guide din rejse. Den fører dig gennem hele processen fra det rette mindset til etablering af en optimeret supportstrategi efter ibrugtagning. Ved at omfavne agilitet, sikre stærk styring og prioritere løbende forbedringer vil din organisation være godt positioneret til at optimere forretningsprocesser, forbedre effektiviteten og opretholde en konkurrencefordel i det digitale landskab.

Hyppigt stillede spørgsmål