CJ A/S fordoblede sin størrelse uden at miste det, der gjorde dem gode — styring af byggeprocesser bevarede kvalitet og kundefokus

Når vækst truer kvaliteten i byggeriet

Budgetoverskridelser i byggeriet skyldes sjældent dårligt håndværk. De skyldes koordineringssvigt — opgaver, der skifter hænder uden tydeligt ejerskab, forventninger, der aldrig blev gjort eksplicitte, og teammedlemmer, der arbejder efter forskellige standarder. Hos CJ A/S var disse risici til stede, før væksten tog fart. Virksomheden var vokset støt siden grundlæggelsen i 2011, men da efterspørgslen steg, begyndte de koordineringsudfordringer, der allerede fandtes, at vokse med forretningen.

Hver nyansat bragte sin egen måde at arbejde på, formet af tidligere arbejdsgivere og personlig erfaring. Topledelsen erkendte, at uden indgriben ville dette udvande den procesdisciplin, der lå bag CJ’s tidlige succes. Den “CJ-måde at arbejde på” — kombinationen af konsistens og kundefokus, der havde bygget virksomheden — risikerede at blive uformel viden, som en stadig mindre del af teamet besad. Et centralt strukturelt problem gjorde det sværere at ignorere: budgetoverskridelser på byggeprojekter ender typisk hos entreprenøren. Der er meget lidt plads til koordineringssvigt.

Sådan byggede Refine Consulting og Gluu et fælles procesfundament hos CJ

Refine Consulting, en Gluu-konsulentpartner med speciale i styring af byggeprocesser, ledede projektet. De begyndte med at sikre fuld opbakning i toppen: ledelsen skulle forpligte sig til én standardiseret tilgang, før nogen proceskortlægning kunne få fodfæste. Ambitionen var at kortlægge og digitalisere alle Core end-to-end-processer på tværs af de fire faser i et byggeprojekt: Tilbud, design, planlægning og udførelse.

Refine Consulting gennemførte en række workshops hos CJ. Målet var ikke blot at dokumentere eksisterende praksis, men at afdække mangler, validere forbedringer og involvere dem, der udfører arbejdet, i at forme resultatet. Udvalgte medarbejdere gennemgik og bekræftede hver proces og arbejdsinstruktion. Løbende forbedringsaktiviteter gav medarbejderne mulighed for at bringe deres egen erfaring i spil — så CJ’s best practice afspejlede hele teamets indsigter, ikke kun ledelsens.

Gluu blev valgt som platform til at understøtte hele indsatsen, fra de første kortlægningssessioner til opgaveudførelse på byggepladserne. Ved at følge Gluus implementeringstilgang i tre niveauer bevægede CJ sig gennem standardprocesser, der dokumenterede best practice, delte processer, der indarbejdede medarbejderfeedback, og til sidst eksekverede processer, der drev det reelle arbejde på pladsen.

Sådan bruger CJ Gluu på tværs af byggeprojekter

Processer er nu kortlagt, ejet og eksekverbare i Gluu på tværs af alle fire byggefaser. Hver opgave har en navngiven ejer. Hvert kundekontaktpunkt er synligt. CJ’s CEO Hans Jørgen Ebbesen forklarer, hvordan det ændrer den daglige projektledelse: “I Gluu kan vi — gennem hele processen — se, om aktiviteter er udført, og hvor arbejdet ikke bevæger sig. Vi kan også se, hvem der er ansvarlig for de konkrete aktiviteter. På den måde kan vi hjælpe hinanden med at få tingene gjort i den rigtige rækkefølge og til tiden.”

Medarbejdere bruger ikke kun Gluu til at udføre processer, men også til at Improve dem. Forbedringsidéer indberettes direkte i systemet, samles op af procesejere, og de bedste indarbejdes i ledelsessystemet. Hans Jørgen forklarer: “De forbedringsidéer, der konstant kommer fra vores medarbejdere, bliver alle indberettet digitalt, samlet op af procesejere, og nogle bliver indarbejdet i vores ledelsessystem.” Med digitale workflows bliver nye medarbejderes erfaring indlejret i eksisterende processer — så virksomheden altid arbejder efter den aktuelle best practice, ikke sidste års.

De procesfaser, der indtil videre har haft flest forbedringscyklusser, har været udbud og tilbud. Udførelsen på byggepladsen har haft færre cyklusser, hvilket betyder, at Gluus fulde effekt på produktionseffektiviteten bliver tydeligere, efterhånden som flere projekter afsluttes under den nye tilgang.

At have standardiserede processer, som alle kan følge — og som alle kan Improve — ændrer, hvordan en byggevirksomhed arbejder på alle niveauer, fra koordinering på pladsen til kundekommunikation. Hvis De vil se, hvordan det fungerer i praksis, er Gluus gratis prøveperiode et oplagt sted at starte.

Hvad ændrede sig efter implementeringen af Gluu

CJ er mere end fordoblet i størrelse siden 2019. Den vækst, der tidligere truede med at udvande virksomhedens arbejdsmetoder, er i stedet blevet absorberet af det procesfundament, som Refine Consulting hjalp med at opbygge. Mere end 100 nye medarbejdere er blevet onboardet til et fælles udgangspunkt — med standardprocesser, delt dokumentation og et overblik over projektporteføljen fra dag ét.

“I dag kan vi følge alle vores projekter fra tilbud til levering – alle processer, aktiviteter og dokumenter er blevet standardiseret, så alle medarbejdere arbejder på en standardiseret måde.”

Hans Jørgen Ebbesen
CEO, CJ A/S

Værdien har været størst på store projekter, hvor opgaver skifter hænder mellem mange roller over lange tidslinjer. CJ kan nu guide kunder ind i en samarbejdsorienteret projektforståelse fra første dag, fordi alle kundeaktiviteter og forventninger er kortlagt eksplicit. Alle involverede kan fortælle kunden præcist, hvad der sker, og hvad der kommer næste. Al kritisk dokumentation følger processen fra start til slut.

For mindre projekter har de primære gevinster været et klarere overblik, mere effektiv byggestyring og enklere dokumentation. Der er ikke længere risiko for, at hver ny medarbejder arbejder efter en anden standard. Unødvendige overdragelser mellem teammedlemmer er reduceret, og det er blevet enkelt at træde til og dække en kollega på et projekt — fordi processen ligger i Gluu, og det er dér, alle arbejder.

Næste fase er allerede planlagt: CJ har til hensigt at bringe salg, arbejdsmiljø og sikkerhed, udstyrsstyring og andre områder ind i Gluu og dermed udvide styring af byggeprocesser til hele driften.

Kort fortalt