GLUUS 8-SCHRITT-LEITFADEN ZUM PROZESSERFOLG (1/8)
Erfolg mit Ihrem Prozessverbesserungsplan
Erfolg kommt selten von ungefähr. Hinter den meisten Erfolgsfällen steht ein guter Plan zur Prozessverbesserung. Dieser Leitfaden kann Ihnen dabei helfen, Ihren eigenen Plan für die bestmögliche Einbeziehung und Einbindung Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.
Dieser Leitfaden basiert auf unserer sechsjährigen Erfahrung mit der Unterstützung von Kunden bei ihrer Prozessarbeit. Was ist ein Erfolg? Wir sehen darin eine höhere Prozessreife (lesen Sie Prozessreife messen ), die zu einer echten, nachhaltigen Verbesserung Ihres Unternehmens führt.
“Damit die Verbesserung gedeihen kann, muss sie sorgfältig in einem reichen Bodenbett (eine aufnahmebereite Organisation) kultiviert werden, ständige Aufmerksamkeit (nachhaltige Führung), die richtige Menge an Licht (Schulung und Unterstützung) und Wasser (Messung und Daten) gewährleistet und vor . geschützt werden schädlich.”
– Stephen Shortell (Professor an der Berkeley University, Kalifornien.)
Eine Vorlage für Ihren eigenen Prozessverbesserungsplan
Wir haben diesen Leitfaden in acht chronologische Schritte unterteilt, von denen jeder eine Reihe kleinerer Schritte enthält, die markiert sind, damit Sie sich leicht zurechtfinden können.
Schritte zur Prozessverbesserung
Nachfolgend finden Sie die acht wichtigsten Schritte, die Sie auf Ihrem Weg zu einem effektiven Prozessverbesserungsplan . Sie müssen diese nicht nacheinander durchlaufen. Wenn Sie mit den Grundlagen bereits vertraut sind, möchten Sie vielleicht direkt zu Ihren Schwachstellen gehen, indem Sie das Inhaltsverzeichnis unten verwenden.
- Erfolg mit Ihrem Prozessverbesserungsplan
- Bereiten Sie ein Tool für die Prozesszusammenarbeit vor
- Erstellen Sie eine Prozesshierarchie und einen Prozessentwurf
- Prozessverantwortliche ernennen, ernennen und ausbilden
- Präsentieren Sie Ihren Kollegen
- Erstellen Sie Prozessflussdiagramme
- Stabilisieren Sie Ihre Prozesse
- Fokus auf Prozessverbesserung behalten
Die beweglichen Teile der Prozessverbesserung
In diesem Video erklärt unser Gründer Søren Pommer alle beweglichen Teile, die Sie brauchen, um zusammenzuarbeiten…
Lassen Sie uns nun die Terminologie ausrichten und ein paar Grundlagen schaffen…
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess erklärt, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen erledigt werden , und verdeutlicht , wie sie zu erledigen sind (in Verbindung mit Verfahren und Arbeitsanweisungen).
Ein Geschäftsprozess besteht aus:
- Ein “Output” oder “Outcome” die beschreibt, wozu der Prozess führen oder liefern soll.
- Aktivitäten klären, wer wofür zuständig ist. Die Ausgabe einer Aktivität liefert die Eingabe für Ihre nächste Aktivität.
- Arbeitsanweisung beschreiben, wie jede Rolle Output für jede Aktivität liefern soll.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Prozess? Ein Projekt ist eine einmalige Aufgabe. Prozesse sind kontinuierliche Aktionen. Folglich können Sie sich einen Prozess als eine Kette von Aktivitäten vorstellen, die von verschiedenen Rollen ausgeführt werden, die zusammen das gewünschte Ergebnis erzielen.
(Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Warum Ihr Projekt wirklich ein Prozess ist (und warum Sie sich darum kümmern sollten)
Auf diese Weise schafft der Prozess eine gemeinsame Sicht der Arbeit, die es dem Einzelnen ermöglicht, zu verstehen, was er oder sie tun sollte, was die anderen tun und was die Systeme tun.
Der entscheidende Punkt ist, dass der Prozess explizit ist.
Undokumentierte Prozesse existieren nicht.
Mit diesem grundlegenden Verständnis kommen wir zum Prozessverbesserungsplan.
Drei Fragen, die in jedem guten Prozessverbesserungsplan zu beantworten sind
Um diese gemeinsame Unternehmenssprache Wirklichkeit werden zu lassen und eine Basis für kontinuierliche Verbesserung zu schaffen, müssen Sie für Ihre Organisation drei Fragen beantworten:
- Wie kommunizieren wir unsere Arbeitsweise?
- Welche Methode verwenden wir, um sicherzustellen, dass wir jedes Mal korrekt ausführen?
- Wie verbessern wir uns kontinuierlich?
Der Zweck dieses Leitfadens besteht darin, Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen zu helfen, indem sichergestellt wird, dass:
- Sie verknüpfen alle Prozesse mit Ihrer Unternehmensstrategie. Hier ein ‘Prozesshierarchie’ hilft, die Prozesse zu identifizieren, die Ihr Kundenerlebnis direkt und indirekt unterstützen. Es zeigt auch, wie Ihre Prozesse zusammenpassen, um einen umfassenden Überblick über Ihr Geschäftsmodell zu erhalten.
- Jeder Prozess spiegelt die Realität wider. Jeder Prozess braucht eine klare “Prozesseigner” mit dem Mandat und der Verantwortung, den Prozess zu implementieren und zu verbessern.
- Betroffen Kollegen sind in den Mapping-Prozess und die Arbeitsanweisungen enthalten.
- Sie arbeiten kontinuierlich daran, dass Prozesse implementiert und verfolgte.
- Fehler und Ideen werden gesammelt, analysiert und führen zu ständige Verbesserung in Ihren Prozessen und Arbeitsanweisungen.
- Die Prozesse und Verbesserungen sind gepflegt – auch wenn wichtige Mitarbeiter Sie verlassen.
Der Leitfaden führt Sie durch jeden Schritt auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Prozessen.
Zwei Empfehlungen, bevor Sie beginnen
Binden Sie Ihre Kollegen frühzeitig ein
Mit “Sie” meinen wir Sie und Ihre Kollegen. Für eine erfolgreiche prozessbegleitende Arbeit ist es entscheidend, die Kollegen so früh wie möglich einzubeziehen. Sie übernehmen nur dann die volle Verantwortung, wenn sie selbst – oder ihre engen Kollegen und Vorgesetzten – die Prozesse und Arbeitsanweisungen, die sie verwenden, mitentwickelt haben. Ihr Prozessverbesserungsplan sollte mit der Geschäftsleitung beginnen und so viele Mitarbeiter wie möglich schnell einbeziehen, indem Sie dem in diesem Leitfaden beschriebenen Ablauf folgen.
Lokalisieren Sie die Prozessarbeit, wo Sie können
Bei der Arbeit mit Geschäftsprozessen ist es wichtig, die richtige Balance zwischen dem, was Sie zentral verwalten, und dem, was dezentral oder lokalisiert ist, zu finden. Eine zu starke Zentralisierung führt dazu, dass Prozesse nicht verwendet und gepflegt werden, während eine zu starke Lokalisierung zu unnötiger Doppelarbeit und Inkonsistenz im gesamten Unternehmen führt.
Versuchen Sie daher, die Prozessarbeit so weit wie möglich zu lokalisieren. Nur wenn Arbeitsanweisungen von Menschen erstellt werden, die wissen, wie die eigentliche Arbeit gemacht wird, spiegeln sie das reale Verhalten wider. Die Aufgabe des zentralen Teams besteht in erster Linie darin, Standards, Rahmenbedingungen und die Qualität der Arbeit zu sichern. Das zentrale Team schult und betreut auch die Prozessverantwortlichen, die gemeinsam mit ausgewählten Kollegen das eigentliche Prozessmapping durchführen.
| Zentral verwalten | Lokal verwalten |
| Prozesshierarchie | Funktionsübergreifende Prozesse |
| Organisatorische Rollen | Prozessbeispiele oder “Blaupause” |
| Formen | Prozesse und Arbeitsanweisungen |
| Herausgeber | Aufgaben |
Verweise:
- Interview mit Bisnode darüber, wie ihre Mitarbeiter von Prozessen profitieren. Glück 2016.
- Artikel: “Menschen frühzeitig in die kontinuierliche Verbesserung einbeziehen“, Gluu 2012.
- Dieser Leitfaden folgt den Empfehlungen des ISO-Prozessansatzes (PDF).
Zuerst: Wählen Sie Ihr Tool für die Prozesszusammenarbeit
Lasst uns beginnen! Damit Sie immer alles synchron halten, benötigen Sie eine „Prozesserfolgsplattform“. Fahren Sie nun mit dem nächsten Schritt unseres Leitfadens fort und bereiten Sie Ihr Tool für die Prozesszusammenarbeit vor.