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Anleitung zum Erstellen einer prozessarchitektur

Die meisten Leute denken: “Warum sollte ich mich für eine prozessarchitektur interessieren?” – eine berechtigte Frage. Wir wissen, dass dieser Leitfaden wie eine schnelle Möglichkeit klingen mag, sich selbst in den Schlaf zu versetzen, aber die überraschende Wahrheit über die prozessarchitektur ist, dass sie tatsächlich ein aufschlussreiches und lohnendes Geschäftsprojekt sein kann. Es ist ein erster Schritt, um zu beleuchten, wie Sie arbeiten, wo Abfall anfällt, wo Fett reduziert werden kann und wie Sie sich verbessern können. Dies summiert sich auf Dollar und Cent; Ein Thema, das uns alle interessiert.

Egal, ob Sie neu im Umgang mit prozessarchitektur sind oder nur eine Auffrischung benötigen, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Folgendes zu lernen:

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Was ist eine Prozessarchitektur?

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns kurz rekapitulieren, was eine Prozesshierarchie – oder Prozessarchitektur – ist.

Eine Prozessarchitektur zeigt visuell alle laufenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Stellen Sie es sich ein wenig wie einen architektonischen Bauplan für ein Haus vor. Mit Ausnahme von Balken und Sparren zeigt eine Prozessarchitektur die Prozesse, die Ihr Geschäft aufrecht erhalten. Sie werden auch als Ergänzung zu Ihrem Organigramm gesehen. Das Organigramm zeigt, wie Abteilungen und Rollen zusammenhängen, während die Prozesshierarchie zeigt, wie Aktivitäten zusammenhängen und wie sie die Ergebnisse liefern, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind. Sie bilden die kleinen Dinge ab, wie beispielsweise, wie eine Rezeptionistin einen Anruf entgegennehmen sollte oder wie man eine Zahlungsverzugsanweisung sendet, auf die ganz großen und wichtigen Dinge wie die Einstellung eines neuen Abteilungsleiters.

Unten sehen Sie eine beispielhafte Prozessarchitektur für die Produktentwicklung. Dies ist ein Ausschnitt aus dem Process Classification Framework (PCF) von APQC, dem weltweit am häufigsten verwendeten Prozess-Framework® :

Was hat unser Geschäft davon?

In jedem Haufen steckt ein schwieriger, schwer zu beeindruckender Mensch, also geben wir Ihnen einen einfachen Grund: Wissen ist besser als Unwissenheit. Bei der Prozessarchitektur geht es um Wissen und Verständnis. Es stellt sicher, dass Sie nicht im Dunkeln arbeiten.

Vertrautheit, um ein altes Sprichwort zu optimieren, erzeugt Unwissenheit. Wir denken vielleicht, wir wissen, wie unser Geschäft funktioniert, aber tun wir das wirklich? Eine Prozessarchitektur wird es uns zeigen. Sie wird uns zeigen, welche wiederkehrenden Aufgaben wir gut erledigen, was wir besser machen könnten, wo unsere blinden Flecken sind (die Dinge, die wir nicht sehen), wo wir die Kundenerfahrung verbessern können, wo wir Verschwendung beseitigen können und sogar wo wirtschaftliche, Markt- und Reputationsrisiken liegen könnten.

Indem Sie Ihre Prozesse dokumentieren, geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Sprache und ein klares Verständnis für ihre Aufgaben. Außerdem können Sie damit die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich messen und schrittweise verbessern, um Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Eine Prozesshierarchie ist wirklich ein Kinderspiel.

Der Gründer von Gluu, Søren Pommer, erklärt dies in einem Interview:

Eine Prozessarchitektur hilft Ihnen bei der Beantwortung einiger wichtiger Fragen

Eine durchdachte Prozessarchitektur zeigt Ihnen, wie wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen ablaufen. Sie helfen mit zu bestimmen, welche Personen an welchen Entscheidungsprozessen beteiligt werden. Sie bilden die Grundlage für Ihre Standardarbeitsabläufe und -routinen.

Eine Prozessarchitektur ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft zu optimieren. Durch die Definition:

• Welche Prozesse sind primär und welche unterstützend?
• Was ihre beabsichtigten Ergebnisse oder Ausgaben sind.
• Von wem sie hingerichtet werden.
• Wie sie miteinander in Beziehung stehen.

Ein klares Verständnis davon, wie Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, bietet die Grundlage für Erkenntnisse über Verbesserungsmöglichkeiten. Es zeigt auch, ob Sie mit dem richtigen Verfahren ausgerichtet sind. Die EU hat zum Beispiel ein neues Gesetz zum Schutz persönlicher Daten. Mit einer Prozessarchitektur können Sie schnell herausfinden, ob Ihr Unternehmen solche neuen Gesetze einhält. Und wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, ist es viel einfacher, Dinge zu ändern und zu optimieren, wenn bereits Prozesse vorhanden sind.

Brauchen Sie noch etwas Überzeugungsarbeit? Werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel: Warum die Erstellung einer Prozessarchitektur Ihr Schiff über Wasser halten kann

Dies sind einige von Gluus eigenen Funktionsgruppen und Prozessen:

Schritt 4: Zuweisen der Verantwortung für jeden Prozess

Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern die Verantwortung für jeden der kritischen Prozesse zu. Einige dieser Leute sind offensichtlich, wie Abteilungsleiter in einem großen Unternehmen, aber in einigen Fällen sind sie es nicht und Sie müssen herausfinden, wer wer ist.

Wir empfehlen Ihnen, die Verantwortung für die Prozesse auf der niedrigstmöglichen Ebene zu übertragen, d.h. anstatt alle Prozesse den Abteilungsleitern zuzuweisen, versuchen Sie, die Verantwortung der Person zu übertragen, die für die Ausführung des Prozesses verantwortlich ist. Auf diese Weise werden Sie eine viel höhere Akzeptanzrate erzielen und bei der Implementierung neuer Prozesse auf weniger Widerstand stoßen – insbesondere, wenn Sie auch die Mitarbeiter, die tatsächlich mit dem Prozess arbeiten, in die Abbildung und später in die Verbesserung des Prozesses einbeziehen.

Schritt 5: Entscheiden Sie sich für Ihr Format und Ihre Tools

Next, you’re going to need a way to visually map your processes. Key for success here is that whatever tool you use, it must be shareable and easy to collaborate company-wide. If it stays in one room, it will end of up dead and forgotten. This is where online platforms, such as Gluu, come in. To explore tools for managing and optimizing your business processes, check out our BPM Software Selection Guide to identify the right solution for your organization.

Schritt 6: Einen Projektmanager zuweisen

Wenn es an der Zeit ist, das Projekt auf das gesamte Unternehmen auszudehnen, brauchen Sie einen Projektmanager, der den Weg weist. Entscheiden Sie sich für jemanden, der ein umfassendes Verständnis für das Geschäft mitbringt und der sowohl mit den Mitarbeitern in der Vorstandsetage als auch in den Betrieben sprechen kann.

Schritt 7: Verwalten Sie Ihre Prozessarchitektur zentral

Wir sind alle für Dezentralisierung und die Einbeziehung aller. Wenn es jedoch um Ihre Prozesshierarchie(und Ihre Rollen) geht, sollten Sie sich auf einige wenige Administratorpositionen einigen, die Dinge ändern dürfen. Sie wollen, dass alle mitmachen, ja, aber die Kontrolle behalten Sie zentral.

⇒ Prozessnamen und Ergebnisbeschreibungen bleiben konsistent.

Es kann sehr verwirrend sein, wenn ein Prozess „Neukunden an Bord“ und ein anderer „Kundenmanagement“ ist. Bleiben Sie bei einem semantischen Stil (wir empfehlen eine aktive Sprache wie “Prozesse verwalten” und ja, Sie sollten einen Prozess für die Verwaltung von Prozessen haben.

⇒ Prozesse überschneiden sich nicht (zu sehr).

Jeder Prozess sollte einen sehr klaren Namen und ein eindeutiges Ergebnis haben. Damit legen Sie den Umfang fest und stellen sicher, dass Sie Überschneidungen minimieren, wenn andere mit der Zuordnung ihrer Daten beginnen. Wenn diese anfängliche Zuordnung von Prozessen nicht klar ist, werden Sie wahrscheinlich Verwirrung sehen, wenn andere mit der Zuordnung beginnen.

⇒ Prozesse lassen sich leichter miteinander verknüpfen.

Der erste Überblick und das Verständnis von End-to-End-Flows erleichtert die Verknüpfung von Prozessen und das Aufzeigen von Zusammenhängen. Dadurch erhalten Sie Verständnis und Einblicke in die spätere Prozesskartierung.

Denken Sie daran, dies ist nur der erste Schritt

Der Aufbau einer Prozessarchitektur ist nur ein erster Schritt zum Erfolg mit Geschäftsprozessen. Obwohl es für sich genommen schon wertvoll ist, kommt der wahre Wert, wenn Sie anfangen Mapping-Prozesse , hinzufügen Arbeitsanweisung und dann ausführen und verbessern.

Schlussfolgerungen:

Das Verständnis und die Implementierung einer Prozesshierarchie sind entscheidend für die Beleuchtung von Geschäftsabläufen. Es schafft Klarheit, identifiziert verbesserungswürdige Bereiche und stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher. Ganz gleich, ob Sie ein großes oder ein kleines Unternehmen sind – wenn Sie mit bestehenden Standards beginnen, die Geschäftsleitung einbeziehen und sich auf kritische Prozesse konzentrieren, ist die Grundlage gelegt. Mit den richtigen Tools und einem zentralisierten Ansatz wird die Prozesshierarchie zu einem dynamischen Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung, Zusammenarbeit und strategische Ausrichtung im gesamten Unternehmen.

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Fragen und Antworten