Warum die Erstellung einer Prozessarchitektur Ihr Schiff über Wasser halten kann
Eine Prozessarchitektur oder eine Prozesshierarchie – ein visuelles Schema aller Arbeitsprozesse in einem Unternehmen – mag wie eine „natürlich alberne“ Anforderung erscheinen. Die Wahrheit ist jedoch, dass eine erstaunliche Anzahl von Unternehmen blind segelt.
Stellen Sie sich für einen Moment vor, ein Weltsegelteam wie das Emirates Team New Zealand, Gewinner des 35. America’s Cup, hat keine Ahnung, wie die verschiedenen Teile der Yacht entworfen oder hergestellt werden, und keine Ahnung, wie das Training und die Tests ablaufen werden. Sie haben einfach beschlossen, die Dinge in Bewegung zu setzen und darauf zu vertrauen, dass alles reibungslos verlaufen wird. Die Chancen stehen gut, dass sie viel öfter abgestürzt wären, oder?
Es ist eine seltsame Sache, dass etwas, das so offensichtlich für den Erfolg einer Sportmannschaft – oder für das Funktionieren von Militär, Polizei, Feuerwehr, Notaufnahme usw. – so oft mit einem großen, kollektiven Achselzucken unter den Eigentümern kleiner und mittlerer Unternehmen beantwortet wird. Warum?
„Segeln erfordert die Verwaltung aller Systeme auf dem Boot sowie aller Bedienelemente auf dem Boot bei gleichzeitiger Bewertung des Wetters und der Navigation. Es geht darum, alles bis ins kleinste Detail zu planen und gleichzeitig die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, während sich die Dinge ändern.“
–Anonym
Moment mal, was ist eine Prozessarchitektur?
Wenn Sie eine Yacht bauen und nicht nach einem Bauplan bauen, brauchen Sie wahrscheinlich ein paar Eimer, wenn Sie aufs Meer hinausfahren. Die Prozessarchitektur ist eine architektonische Blaupause, die alle Arbeitsprozesse zeigt, die die Daseinsberechtigung des Unternehmens unterstützen. Es zeigt, wie Prozesse zusammenpassen, um die Mission des Unternehmens zu unterstützen, das Äquivalent dazu, das Dach auf dem Dach zu halten.
Prozess-Hierarchie
Eine Prozessarchitektur ist eine architektonische Blaupause, die alle kritischen Geschäftsprozesse zeigt, die die Strategie eines Unternehmens unterstützen. Lesen Sie mehr auf der Website von Ashridge.
Okay, warum werden sie dann nicht von allen Unternehmen verwendet?
Interessanterweise werden sie in der Regel in der IT-Welt zur Erstellung von Systemen verwendet. Und viele große Unternehmen verwenden sie in ihren IT-Abteilungen, obwohl sie normalerweise vergraben oder versteckt sind. Kleine und mittlere Unternehmen verwenden sie in der Regel nicht. In einigen Fällen verfügen sie möglicherweise über ein ISO-basiertes Managementsystem – eine Dokumentation, die beschreibt, wie die Arbeit verwaltet wird – aber dies ist etwas, das die meisten Unternehmen benötigen, unabhängig davon, ob sie ein ISO-Zertifikat wünschen oder nicht. Warum werden sie so oft übersehen?
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1: Zu viel Vertrautheit
Viele Führungskräfte sind so vertieft in ihre Arbeit und das Unternehmen, dass sie sich nicht mehr die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie die Dinge eigentlich gemacht werden. Alles ist zur zweiten Natur geworden. Sie gehen davon aus, dass jeder im Team den Spielplan so gut kennt wie sie. Sie können den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Und genau dafür brauchen sie eine Prozessarchitektur. Es ist schön und gut, bei schönem Wetter ohne Plan dahinzufahren, aber wenn Sie Leistung anstreben oder einen Sturm überstehen müssen, müssen Sie alle Mann an Deck haben und genau wissen, wer was und wie tut.
2: „Nein, sie sind nur für die großen Player.“
Das ist allzu oft das, was kleinere Unternehmen über Prozesshierarchien sagen. Sie sagen, dass sie für ein großes Unternehmen mit einer komplexen Organisation sinnvoll sind, aber nicht für ein kleineres Unternehmen, in dem alles, was vor sich geht, leichter zu erfassen ist. Totaler Mohnschwanz! Es spielt keine Rolle, welche Größe das Boot hat, ob eine Schaluppe, eine Ketsch, ein Schoner oder ein Kreuzfahrtschiff, wenn es um Leistung und das Aushalten der Elemente geht, dann muss jeder an Bord wissen, wer was, wann und wie tut. Es gibt keinen Grund zu der Annahme, dass es für ein kleines bis mittleres Unternehmen anders sein sollte. Je härter der Wettbewerb und der Markt oder die Branche sind, desto wichtiger sind sie.
3: Prozesshierarchien waren nicht benutzerfreundlich – bis jetzt
Wenn Sie „Prozessarchitektur“ googeln, erscheinen einige der langweiligsten Bilder, die die Menschheit kennt. Alte Bilder aus einer alten Zeit, in der Prozesshierarchien oft von einer Person erstellt wurden und vom Rest des Teams nicht geteilt oder gemeinsam bearbeitet werden konnten. In der Folge führten Prozesshierarchien ein kurzes und brutales Leben, starben wie die Fliegen und gerieten für immer in Vergessenheit. Das waren schreckliche Zeiten. Aber jetzt war es noch nie so einfach, eine Prozessarchitektur zu entwerfen, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Das ist es, worum es bei Gluu geht.
Für eine erfolgreiche Reise sorgen
Alle Unternehmen sind bestrebt, ihre Leistung zu verbessern, und alle sind bestrebt, die unvermeidlichen Höhen und Tiefen zu überstehen. Die Prozessarchitektur ist der Spielplan für das große Ganze, auf den Sie immer wieder zurückgreifen können. Um genau herauszufinden, wie ein bestimmter Prozess gehandhabt wird. Natürlich, wenn Sie alle Ihre Prozesse abgebildet haben. Dies vermeidet Doppelspurigkeiten, Ineffizienzen und hält das Wissen im Unternehmen, unabhängig von personellen Veränderungen. Was auch immer Ihnen in den Weg kommt, Sie werden wissen, was zu tun ist.
„ Es ist nicht so sehr das Schiff, sondern das geschickte Segeln, das eine erfolgreiche Reise garantiert.“
George William Curtis
Wenn Sie bereit sind, ins Wasser zu springen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Prozesshierarchie erstellt.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prozesshierarchie in jedem Unternehmen unerlässlich ist, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Es vermittelt ein klares Verständnis der Abläufe in der Organisation, der notwendigen Aufgaben und der verantwortlichen Teams oder Personen. Ohne eine gut strukturierte Prozesshierarchie kann es in einem Unternehmen zu Ineffizienzen, Verwirrung und potenziellen Misserfolgen kommen. Umgekehrt erleichtert eine gut festgelegte Prozesshierarchie ein effizientes Management, eine effektive Aufgabenzuweisung, eine verbesserte Kommunikation und den Gesamterfolg bei der Erreichung der Unternehmensziele. Außerdem können Unternehmen mit Hilfe der Lösungen von Gluu nahtlos eine Prozesshierarchie entwickeln und in ihre Organisationsstruktur integrieren, um Arbeitsabläufe und Produktivität zu verbessern. Unabhängig von der Art oder Größe des Unternehmens ist eine gut strukturierte Prozesshierarchie ein wesentliches operatives Element.
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Fragen und Antworten
Ja, das Modell der Prozesshierarchie kann auf alle Arten von Unternehmen angewendet werden. Dieses Modell ist vielseitig und kann auf die spezifischen Abläufe und Prozesse jeder Branche zugeschnitten werden. Ganz gleich, ob es sich um die Fertigung, den Einzelhandel, das Gesundheitswesen oder IT-Dienstleistungen handelt, das Modell der Prozesshierarchie hilft bei der Organisation von Aktivitäten auf allen Ebenen. Es ist also nicht auf bestimmte Branchen beschränkt. Der Grund dafür ist, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrem Sektor, Kernprozesse haben, die durch das Modell rationalisiert und effektiver verwaltet werden können.
Ein prominentes Beispiel für ein Unternehmen, das das Modell der Prozesshierarchie erfolgreich umgesetzt hat, ist Toyota, bekannt für sein Toyota Produktionssystem (TPS). Das Herzstück von TPS ist eine klare und gut strukturierte Hierarchie von Prozessen, die einen rationalisierten Arbeitsfluss von der Führungsebene bis zur Fabrikhalle aufrechterhält. Dieses System legt den Schwerpunkt auf Effizienz und Abfallbeseitigung und ermöglicht schrittweise Verbesserungen auf allen Ebenen. Mit diesem ausgereiften Modell ist es Toyota immer wieder gelungen, qualitativ hochwertige Fahrzeuge zu wettbewerbsfähigen Preisen anzubieten.
Für die Abbildung und Verwaltung einer Prozesshierarchie gibt es zahlreiche Tools. Software wie Business Process Model and Notation (BPMN) bietet eine visuelle Darstellung von Geschäftsprozessen. Aufgabenverwaltungsplattformen wie Monday.com, Trello und Asana bieten Schnittstellen für die Organisation von Aufgaben und Prozessen. Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme wie SAP und Oracle sind nützlich, um wichtige Geschäftsprozesse zu integrieren. Die beste Wahl hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und der Komplexität Ihres Betriebs ab.
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