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Warum die Erstellung einer Prozessarchitektur Ihr Schiff über Wasser halten kann

Josh Gale
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Last updated on 04/06/2024

Eine Prozessarchitektur oder eine Prozesshierarchie – ein visuelles Schema aller Arbeitsprozesse in einem Unternehmen – mag wie eine “natürlich alberne” Anforderung erscheinen. Die Wahrheit ist jedoch, dass eine erstaunliche Anzahl von Unternehmen blind segelt.

Stellen Sie sich für einen Moment vor, ein Weltsegelteam wie das Emirates Team New Zealand, Gewinner des 35. America’s Cup, hat keine Ahnung, wie die verschiedenen Teile der Yacht entworfen oder hergestellt werden, und keine Ahnung, wie das Training und die Tests ablaufen werden. Sie haben einfach beschlossen, die Dinge in Bewegung zu setzen und darauf zu vertrauen, dass alles reibungslos verlaufen wird. Die Chancen stehen gut, dass sie viel öfter abgestürzt wären, oder?

Es ist eine seltsame Sache, dass etwas, das so offensichtlich für den Erfolg einer Sportmannschaft – oder für das Funktionieren von Militär, Polizei, Feuerwehr, Notaufnahme usw. – so oft mit einem großen, kollektiven Achselzucken unter den Eigentümern kleiner und mittlerer Unternehmen beantwortet wird. Warum?

“Segeln erfordert die Verwaltung aller Systeme auf dem Boot sowie aller Bedienelemente auf dem Boot bei gleichzeitiger Bewertung des Wetters und der Navigation. Es geht darum, alles bis ins kleinste Detail zu planen und gleichzeitig die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, während sich die Dinge ändern.”

–Anonym

Moment mal, was ist eine Prozessarchitektur?

Wenn Sie eine Yacht bauen und nicht nach einem Bauplan bauen, brauchen Sie wahrscheinlich ein paar Eimer, wenn Sie aufs Meer hinausfahren. Die Prozessarchitektur ist eine architektonische Blaupause, die alle Arbeitsprozesse zeigt, die die Daseinsberechtigung des Unternehmens unterstützen. Es zeigt, wie Prozesse zusammenpassen, um die Mission des Unternehmens zu unterstützen, das Äquivalent dazu, das Dach auf dem Dach zu halten.

Prozess-Hierarchie

Eine Prozessarchitektur ist eine architektonische Blaupause, die alle kritischen Geschäftsprozesse zeigt, die die Strategie eines Unternehmens unterstützen. Lesen Sie mehr auf der Website von Ashridge.

Okay, warum werden sie dann nicht von allen Unternehmen verwendet?

Interessanterweise werden sie in der Regel in der IT-Welt zur Erstellung von Systemen verwendet. Und viele große Unternehmen verwenden sie in ihren IT-Abteilungen, obwohl sie normalerweise vergraben oder versteckt sind. Kleine und mittlere Unternehmen verwenden sie in der Regel nicht. In einigen Fällen verfügen sie möglicherweise über ein ISO-basiertes Managementsystem – eine Dokumentation, die beschreibt, wie die Arbeit verwaltet wird – aber dies ist etwas, das die meisten Unternehmen benötigen, unabhängig davon, ob sie ein ISO-Zertifikat wünschen oder nicht. Warum werden sie so oft übersehen?

1: Zu viel Vertrautheit

Viele Führungskräfte sind so vertieft in ihre Arbeit und das Unternehmen, dass sie sich nicht mehr die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie die Dinge eigentlich gemacht werden. Alles ist zur zweiten Natur geworden. Sie gehen davon aus, dass jeder im Team den Spielplan so gut kennt wie sie. Sie können den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Und genau dafür brauchen sie eine Prozessarchitektur. Es ist schön und gut, bei schönem Wetter ohne Plan dahinzufahren, aber wenn Sie Leistung anstreben oder einen Sturm überstehen müssen, müssen Sie alle Mann an Deck haben und genau wissen, wer was und wie tut.

2: “Nein, sie sind nur für die großen Player.”

Das ist allzu oft das, was kleinere Unternehmen über Prozesshierarchien sagen. Sie sagen, dass sie für ein großes Unternehmen mit einer komplexen Organisation sinnvoll sind, aber nicht für ein kleineres Unternehmen, in dem alles, was vor sich geht, leichter zu erfassen ist. Totaler Mohnschwanz! Es spielt keine Rolle, welche Größe das Boot hat, ob eine Schaluppe, eine Ketsch, ein Schoner oder ein Kreuzfahrtschiff, wenn es um Leistung und das Aushalten der Elemente geht, dann muss jeder an Bord wissen, wer was, wann und wie tut. Es gibt keinen Grund zu der Annahme, dass es für ein kleines bis mittleres Unternehmen anders sein sollte. Je härter der Wettbewerb und der Markt oder die Branche sind, desto wichtiger sind sie.

3: Prozesshierarchien waren nicht benutzerfreundlich – bis jetzt

Wenn Sie “Prozessarchitektur” googeln, erscheinen einige der langweiligsten Bilder, die die Menschheit kennt. Alte Bilder aus einer alten Zeit, in der Prozesshierarchien oft von einer Person erstellt wurden und vom Rest des Teams nicht geteilt oder gemeinsam bearbeitet werden konnten. In der Folge führten Prozesshierarchien ein kurzes und brutales Leben, starben wie die Fliegen und gerieten für immer in Vergessenheit. Das waren schreckliche Zeiten. Aber jetzt war es noch nie so einfach, eine Prozessarchitektur zu entwerfen, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Das ist es, worum es bei Gluu geht.

Vergleich der Prozesshierarchie

Für eine erfolgreiche Reise sorgen

Alle Unternehmen sind bestrebt, ihre Leistung zu verbessern, und alle sind bestrebt, die unvermeidlichen Höhen und Tiefen zu überstehen. Die Prozessarchitektur ist der Spielplan für das große Ganze, auf den Sie immer wieder zurückgreifen können. Um genau herauszufinden, wie ein bestimmter Prozess gehandhabt wird. Natürlich, wenn Sie alle Ihre Prozesse abgebildet haben. Dies vermeidet Doppelspurigkeiten, Ineffizienzen und hält das Wissen im Unternehmen, unabhängig von personellen Veränderungen. Was auch immer Ihnen in den Weg kommt, Sie werden wissen, was zu tun ist.

Es ist nicht so sehr das Schiff, sondern das geschickte Segeln, das eine erfolgreiche Reise garantiert.”

George William Curtis
Warum die Erstellung einer Prozessarchitektur Ihr Schiff über Wasser halten kann, Gluu

Wenn Sie bereit sind, ins Wasser zu springen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Prozesshierarchie erstellt.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Prozesshierarchie in jedem Unternehmen unerlässlich ist, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Es vermittelt ein klares Verständnis der Abläufe in der Organisation, der notwendigen Aufgaben und der verantwortlichen Teams oder Personen. Ohne eine gut strukturierte Prozesshierarchie kann es in einem Unternehmen zu Ineffizienzen, Verwirrung und potenziellen Misserfolgen kommen. Umgekehrt erleichtert eine gut festgelegte Prozesshierarchie ein effizientes Management, eine effektive Aufgabenzuweisung, eine verbesserte Kommunikation und den Gesamterfolg bei der Erreichung der Unternehmensziele. Außerdem können Unternehmen mit Hilfe der Lösungen von Gluu nahtlos eine Prozesshierarchie entwickeln und in ihre Organisationsstruktur integrieren, um Arbeitsabläufe und Produktivität zu verbessern. Unabhängig von der Art oder Größe des Unternehmens ist eine gut strukturierte Prozesshierarchie ein wesentliches operatives Element.

Fragen und Antworten

Can the process hierarchy model be applied to all types of businesses or is it more suitable for specific industries?

Yes, the process hierarchy model can be applied to all types of businesses. This model is versatile and can be tailored to suit the specific operations and processes of any industry. Whether it consists of manufacturing, retail, healthcare, or IT services, the process hierarchy model helps to organize activities at all levels. Therefore, it’s not limited to specific industries. This is because all businesses, regardless of their sector, have core processes that can be streamlined and managed more effectively through the model.

Could you provide a real-world example or case study of a business successfully implementing the process hierarchy model?

A prominent example of a business that has successfully implemented the process hierarchy model is Toyota, renowned for its Toyota Production System (TPS). At the heart of TPS is a clear and well-structured hierarchy of processes, which maintains a streamlined flow of work from the executive level to the factory floor. This system emphasizes efficiency and waste elimination, and it allows for incremental improvements to be made at all levels. This well-execulated model has consistently enabled Toyota to deliver high-quality vehicles at competitive prices.

Are there any tools or software recommendations for effectively mapping out and managing a process hierarchy within an organization?

There are numerous tools available for mapping and managing a process hierarchy. Software like Business Process Model and Notation (BPMN) offers a visual display of business processes. Task management platforms like Monday.com, Trello, and Asana provide interfaces for organizing tasks and processes. Enterprise Resource Planning (ERP) systems like SAP and Oracle are useful for integrating major business processes. The best choice depends on your specific requirements and the complexity of your operations.

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