Prozessverbesserung
Verwandeln Sie Revisionen in benannte, genehmigte Versionen
Die Software für Prozess-Versionierung und Genehmigung von Gluu verwandelt jede Prozess- oder Aktivitätsrevision in eine benannte Version, mit angemessener Kontrolle darüber, wer sie veröffentlichen darf, einem Genehmigungs-Workflow für die Freigabe und einer Ein-Klick-Kommunikation an die betroffenen Personen. Jeder Plan enthält bereits einen vollständigen Audit-Trail; dieses Add-on macht aus diesem Trail eine Versionierung, mit der Sie arbeiten können.
Was es ist
Jeder Gluu-Plan führt automatisch einen vollständigen Audit-Trail – jede Bearbeitung an einem Prozess oder einer Aktivität wird als Revision gespeichert, sodass nichts verloren geht. Das Versionierung-Add-on baut auf diesem Fundament als Teil des breiteren prozessverbesserung-Loops von Gluu auf: Es ermöglicht Ihnen, eine Revision in eine benannte, formale Version umzuwandeln, sie durch einen konfigurierbaren Genehmigungs-Workflow abzusichern und eine frühere Version wiederherzustellen, falls etwas rückgängig gemacht werden muss.
Versionierung und Genehmigungen funktionieren für Prozesse und die darin verschachtelten work instructions (Aktivitäten) auf die gleiche Weise – so erhält eine kritische sop-Änderung die gleiche formale Kontrolle wie der Prozess, zu dem sie gehört, ohne dass jede kleine Bearbeitung den gleichen Aufwand durchlaufen muss.
Warum sie wichtig ist
Geschwindigkeit und Kontrolle sind kein Widerspruch
Konzipiert wie die Bremsen eines Sportwagens
Ein Sportwagen ist nicht trotz seiner Bremsen schnell – die Bremsen sind es, die es ihm ermöglichen, hart in eine Kurve zu fahren und dennoch rechtzeitig zum Stehen zu kommen. Das Versionierung-Add-on von Gluu funktioniert genauso: Teams können Aktualisierungen von Prozessen und work instructions weiterhin schnell veröffentlichen und genau dort eine echte Genehmigungsbremse anwenden, wo eine Änderung diese benötigt.
Eine Einstellung pro Prozess, nicht eine Richtlinie für alle
Ein Prozess kann auf „keine Genehmigung“, „automatische Freigabe nach Unterzeichnung durch Genehmiger“ oder „manuelle Veröffentlichung“, die Sie selbst steuern, eingestellt werden. Eine kleine Korrektur an einer risikoarmen work instruction benötigt nicht den gleichen Aufwand wie eine Änderung an einer regulierten Sicherheits-procedure.
Verantwortung dezentralisieren, Übersicht behalten
Prozess- und Aktivitätsverantwortliche veröffentlichen ihre eigenen Änderungen ohne ein Ticket an die IT oder die Qualitätssicherung. Ein kontoweiter Genehmiger kann dennoch dort fest eingestellt werden, wo er wirklich benötigt wird, und jede Version hält fest, wer was geändert und wer die Freigabe erteilt hat.
So funktioniert es
Wie funktionieren Versionierung und Genehmigungen in Gluu?
Legen Sie die Genehmigungsregel pro Prozess fest
Jeder Prozess oder jede Aktivität kann auf „Deaktiviert“, „Automatisch“ oder „Manuell“ für die Genehmigung eingestellt werden – plus ein kontoweiter Genehmiger für alles, was immer von einer bestimmten Rolle, wie einem qualitätsmanager, überprüft werden muss. Dies wird einmal pro Prozess festgelegt und nicht jedes Mal neu entschieden, wenn jemand eine Änderung einreicht.
Machen Sie aus der Bearbeitung eine benannte Version
Klicken Sie im Bearbeitungsmodus auf „Version erstellen“ und geben Sie ihr einen Namen, oder lassen Sie Gluu sie automatisch nummerieren. Alles bis zu diesem Punkt wird zu einer formalen, veröffentlichten Version anstelle einer Reihe von nicht nachverfolgten Bearbeitungen.
Leiten Sie es an die richtigen Genehmiger weiter
Gluu fügt den Prozess-Besitzer und die Editoren standardmäßig als Genehmiger hinzu; fügen Sie Personen nach Bedarf hinzu oder entfernen Sie diese und senden Sie dann die Anfrage. Genehmiger erhalten diese in ihrem Aktivitäts-Feed und können genau vergleichen, was sich geändert hat, bevor sie die Freigabe erteilen.
Veröffentlichen und benachrichtigen Sie die betroffenen Personen
Sobald die Genehmigungen vorliegen, wird die Version automatisch oder auf Ihren Abruf veröffentlicht, und eine Ein-Klick-Änderungskommunikation benachrichtigt genau die Personen und Rollen, die das Update betrifft – keine separate E-Mail erforderlich.
Verfügbarkeit
Das Änderungsprotokoll – Gluus vollständiger Audit-Trail jeder Prozess- und Aktivitätsrevision – ist in jedem Plan enthalten. Um diesen Verlauf in benannte, genehmigte Versionen umzuwandeln, ist das Add-on Versionierung erforderlich, das in den Plänen Essential und Advanced verfügbar ist. Sehen Sie auf der Preisseite, was jeder Plan beinhaltet.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Die Genehmigung ist eine Einstellung pro Prozess, keine globale Regel. Ein Prozess kann auf „Deaktiviert“, „Automatisch“ (veröffentlicht, sobald die Genehmiger unterzeichnen) oder „Manuell“ (Sie wählen, wann veröffentlicht wird) eingestellt werden – so können risikoarme Prozesse und work instructions die Formalitäten komplett überspringen, während regulierte Prozesse eine echte Hürde erhalten.
Eine Revision wird automatisch gespeichert, jedes Mal wenn Sie den Bearbeitungsmodus bearbeiten und verlassen – dies ist der Audit-Trail, den jeder Gluu-Plan führt. Eine Version ist eine benannte, formale Momentaufnahme, die Sie oder ein Genehmigungs-Workflow zur Veröffentlichung auswählen, und die an die Benutzer kommuniziert wird.
Standardmäßig der Prozess-Besitzer und die Editoren – Sie können pro Prozess weitere Personen hinzufügen, wie z. B. einen qualitätsmanager. Ein Konto kann darüber hinaus einen festen, kontoweiten Genehmiger für Prozesse erzwingen, die als immer prüfungspflichtig markiert sind.
Ja, mit einem kontoweiten Genehmiger, der in den Kontoeinstellungen festgelegt wird – dieser wird automatisch jedem Prozess hinzugefügt, für den eine Genehmigung erforderlich ist, und kann auf Prozessebene nicht entfernt werden. Gluu empfiehlt, dies für wirklich regulierte Umgebungen zu reservieren, da es jede Version, auf die es angewendet wird, verlangsamen kann.
Ja. Aktivitäten – die in einen Prozess verschachtelten work instructions und sops – verfügen über denselben Revisionsverlauf, dieselben benannten Versionen und denselben Genehmigungs-Workflow wie der Prozess selbst.
Ja. Jeder Prozess behält seinen vollständigen Versions- und Revisionsverlauf. Öffnen Sie das Änderungsprotokoll, wählen Sie eine vergangene Version zur Vorschau aus, entscheiden Sie, welche Attribute wiederhergestellt werden sollen, und wenden Sie dies an – ohne die seitdem vorgenommenen Änderungen zu verlieren.
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