Fragen und Antworten

Auf Ihr Gluu-Konto können Sie auf die folgenden Arten zugreifen:

• Über moderne Webbrowser.
• Über Android- oder Apple-Apps – z.B. durch Scannen eines QR-Codes mit dem Gerät.
• Über eine Desktop-App.
• Über die Microsoft Teams-App von Gluu.

Das bedeutet, dass Geschäftsanwender auf relevante Daten zugreifen können, egal ob im Büro, zu Hause, in der Fabrikhalle oder unterwegs.

Ja, mit Gluu können Sie die Azure-Tenant-ID Ihres Unternehmens hinzufügen und schon können sich alle Benutzer in Ihrer Domäne anmelden. Sie können auch bestimmte AD-Gruppen festlegen, die sich anmelden dürfen, falls Sie den Zugang beschränken möchten. All dies wird von Ihrem Administrator in den ‘Kontoeinstellungen’ ganz einfach erledigt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Help Center.

Gluu unterstützt Single Sign On (SSO) über Microsoft oder Google.

Wenn Sie sich beispielsweise über Microsoft anmelden, klicken Sie einfach auf die Microsoft-Schaltfläche und werden automatisch anhand der Benutzerliste Ihres Unternehmens authentifiziert. Wir können auch bestimmten Microsoft AD-Gruppen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf Gluu gewähren, so dass sie, wenn sie das Unternehmen verlassen, automatisch nicht in Gluu gelangen können. Dies ermöglicht es Ihnen auch, Integrationsoptionen wie SharePoint zu haben. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Azure AD Ihres Unternehmens finden Sie in unserem Hilfecenter.

Ja. Gluu hat ein auf ISO 27 001 basierendes Informationssicherheits-Managementsystem eingeführt und befolgt es. Gluu misst dem Informationssicherheitsmanagement einen hohen Stellenwert bei und tut alles, um die Daten seiner Kunden innerhalb des Gluu-eigenen Ökosystems aus miteinander verbundenen IT-Diensten zu schützen.

Gluu hat sich verpflichtet, die Sicherheit seiner Geschäftsinformationen angesichts von Zwischenfällen und unerwünschten Ereignissen zu schützen. Wir befolgen die Grundsätze unseres Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS), das mit ISO/IEC 27 001:2022 konform ist. Das ISMS ist noch nicht offiziell zertifiziert, aber Gluu ist bestrebt, die ISO 27 001 vollständig zu erfüllen.

Derzeit hat Gluu die folgenden Dokumente und Kontrollmechanismen gemäß den Anforderungen der ISO/IEC 27 001:2022 eingeführt:

• Politik der Informationssicherheit (ISMS)
• Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA)
• Risikoregister und Behandlungsplan
• Politik zu persönlichen Daten
• Richtlinie zur akzeptablen Nutzung
• Richtlinie zur Zugriffskontrolle
• Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen
• Backup-Richtlinie
• Richtlinie zur Klassifizierung von Informationen

Diese werden mit dem Gluu-eigenen Business Process Management System implementiert, aktualisiert und verwaltet.

Auf Wunsch kann die ISMS-Politik digital weitergeleitet und vom ISO 27 001-Verantwortlichen von Gluu formell eingeführt werden.

Ja. Gluu ist sowohl für Geschäftsanwender als auch für Prozessspezialisten konzipiert.

Geschäftsanwender benötigen einfache Diagramme, die auch ohne Vorkenntnisse leicht zu lesen sind. Aus diesem Grund bieten wir standardmäßig eine Zuordnung zu den grundlegenden Ebenen von BPMN 2.0 – Swimlanes, Activities, Gateways und Events.

Andererseits benötigen Prozessspezialisten für fortgeschrittene Anwendungen möglicherweise die vollständige BPMN 2.0-Notation. Aus diesem Grund können Sie BPMN 2.0 bei der Abbildung von Prozessen als optional oder erforderlich aktivieren. Dies beinhaltet das vollständige Notationsframework mit mehr als 55 Shapes. Lesen Sie hier mehr: Wie Sie Ihre Prozesse mit BPMN 2.0 abbilden | Gluu Help Center

Ja, Auditoren sagen, dass die Verwendung von Gluu Ihnen 85-90 des Weges zu einer ISO 9001 Zertifizierung bringen wird. Der Grund dafür ist, dass Sie Gluu verwenden können, um ein komplettes, integriertes Managementsystem einzurichten und auszuführen.

Ja, das American Production and Quality Control (APQC®) Framework wird unterstützt. Das bedeutet, dass Sie die vier Ebenen des von Ihnen gewählten Industriestandards innerhalb der Prozesshierarchie von Gluu nachbilden können. Sie können sogar APQC-Prozesse aus dem Cross-Industry Framework direkt in Gluu importieren.

Ja. Prozesse, die mit der neuesten Version von Microsoft Visio kompatibel sind und im BPMN-Format gespeichert wurden, können in Gluu importiert werden.

Ja. Das branchenübergreifende APQC® ist sogar in Gluu integriert, so dass Sie schnell entscheiden können, welche Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten Sie hinzufügen möchten.

Ja. In Gluu können Sie Ihre Prozesse als .svg exportieren, die in Microsoft Visio und andere Systeme importiert werden können.

Es ist in der Tat wichtig, dass die Software nur wenig von Unternehmen oder Endbenutzern verlangt. Deshalb benötigen Sie für den Zugriff auf Gluu nichts weiter als einen modernen Webbrowser oder ein Android- oder Apple-Gerät. Sie gehen einfach zu Gluu und melden sich mit den Microsoft-Anmeldedaten Ihres Unternehmens an.

Normalerweise kann jeder, der nur über grundlegende IT-Kenntnisse verfügt (ähnlich wie bei der Arbeit mit Office 365), nach einer kurzen 15-minütigen Einführung mit Gluu arbeiten. Wir empfehlen ein Train-the-Trainer-Modell, bei dem Gluu Ihr Kernteam und Ihre Prozessverantwortlichen schult. Sie führen dann Ihre Endbenutzer in die Suche und Verwendung von Prozessen, Vorgängen und Aufgaben ein und stellen Fragen und geben Feedback.

Gluu wird von Amsterdam und Dublin aus geliefert. Dort werden auch die Primär- und Sicherungsdaten gespeichert. Das bedeutet, dass keine Daten in Drittländer übertragen werden (wie von der GDPR gefordert).
Mehr über Microsofts Data Residency in Azure erfahren Sie hier.

Gluu verwendet in erster Linie Microsoft für die Bereitstellung unserer Dienste. Eine vollständige Liste unserer “autorisierten Unterauftragsverarbeiter” von Daten ist in unserer gemeinsamen Datenverarbeitungsvereinbarung aufgeführt.

Nein, die Eingabe sensibler Daten auf der Plattform ist weder erforderlich noch erwünscht. Sie können diese Art von Informationen jedoch hinzufügen, und wenn Sie dies wünschen, bieten wir gegen Aufpreis fortschrittliche Lösungen zur Verschlüsselung an.

Um die GDPR-Vorschriften einzuhalten, muss Gluu als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher personenbezogene Daten löschen, wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung der Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist.

Die Pflicht zur Löschung gilt für:

• Persönliche Daten von Mitarbeitern und Bewerbern, die im Rahmen von Einstellungen, bestehenden Arbeitsverhältnissen und beendeten Arbeitsverhältnissen verarbeitet werden.
• Benutzer (Mitarbeiter) auf den Konten der Kunden.

Informationen werden auf folgende Weise gelöscht:

1. Gluu-Anwendungsnutzer – Kommentare und Daten werden automatisch anonymisiert, wenn der Kunde Nutzer in seinem Gluu-Konto löscht.
2. Einstellungsinformationen (Stellenbewerber) – innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der Informationen.

Mitarbeiterinformationen – innerhalb von fünf Jahren, nachdem die Person Gluu verlassen hat.

Gluu bietet Ihnen Unterstützung über die folgenden Kanäle:

• Online-Hilfe-Center zur Selbstbedienung mit mehr als 100 Artikeln.
• YouTube-Kanal mit Anleitungsvideos.
• Unterstützung per E-Mail.
• Chat-Support innerhalb der Anwendung.

Für Kunden, die unsere Enterprise Services nutzen, bieten wir maßgeschneiderte Support-Modelle und Service-Levels an.

Die Supportzeiten von Gluu sind von 8 bis 22 Uhr MEZ, wobei die schnellste Antwort zwischen 9 und 18 Uhr erfolgt. Alle Support-Anfragen werden von erfahrenen menschlichen Mitarbeitern bearbeitet.

Die durchschnittliche erste Antwortzeit beträgt 10 Minuten, während die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss etwa 3 Stunden beträgt.

Gluu garantiert für den Service eine Betriebszeit von mindestens 99,5%, gemessen über ein Jahr (12 aufeinanderfolgende Monate). Die Messung der Betriebszeit wird von einem externen Dienstleister durchgeführt und die Berichte werden den Kunden auf Anfrage zugesandt.

Gluu verfügt über eine tokenbasierte, offene REST-basierte Web-API. Das bedeutet, dass Sie sich mit allen Informationen in Ihrem Gluu-Konto von anderen Geschäftssystemen aus verbinden können. Weitere Informationen finden Sie in unserem Hilfecenter.

Ja, Gluu lässt sich auf zwei Arten in SharePoint 365 integrieren:

1. Durch Verknüpfen von Kommentaren und Arbeitsanweisungen mit Dateien in SharePoint-Laufwerken. Auf diese Weise können Sie weiterhin alle Vorlagen und Dateien in SharePoint beibehalten.
2. Durch Erstellen von Ordnern und Kopieren von Vorlagen aus Gluu nach SharePoint. Mit dieser Integration speichert Gluu Kopien von Fotos, Dateien und erledigten Aufgaben im richtigen Ordner in SharePoint. Lesen Sie hiermehr.

Die offene, Token-basierte REST-API von Gluu ermöglicht Ihnen die einfache Integration in nahezu jede Webanwendung. Es werden sowohl ‘post’- als auch ‘get’-Methoden unterstützt, so dass Sie Gluu-Daten an Ihre anderen Anwendungen senden oder Daten von Drittanbietern in Gluu abrufen können.

Der gesamte Zugriff ist verschlüsselt und erfolgt über Endpunkte, die den OpenAPI 2 (OAS) Standard verwenden. Die Endpunkte können von Ihren internen und externen Entwicklern mit Swagger durchsucht werden.

Mehr über die API von Gluu erfahren Sie in unserem Hilfe-Center.

Wir haben native Integrationen für Anwendungen wie Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, PowerBI, PowerAutomate und Power Apps entwickelt.

Ja, dies ist relevant, wenn Sie wissen, welche Aktivitäten viel Interaktion mit SalesForce erfordern. Sie können dann ein Formular von SalesForce in Gluu anzeigen lassen, sodass Sie die Felder einfach ausfüllen können, ohne SalesForce eingeben zu müssen.

Gluu unterstützt derzeit Englisch, Deutsch, Dänisch und Grönländisch (die Regierung von Grönland ist ein Kunde von uns).

Enterprise-Kunden können zusätzliche Sprachen anfordern. Fragen Sie einfach Ihren Gluu-Vertreter.

Mit Gluu können Sie ausgewählte Inhalte gezielt übersetzen und lokalisieren. Wenn Sie z.B. eine Produktion in einem anderen Land haben, können Sie bestimmte Arbeitsanweisungen für Arbeiter in diesem Land übersetzen lassen, während der Rest in Ihrer Hauptsprache bleibt.

Diese Enterprise-Funktion bietet die folgenden Vorteile:

• Übersetzen Sie ausgewählte Prozesse und/oder Arbeitsanweisungen in Sprachen, die z.B. in Büros und Produktionsstätten in anderen Ländern verwendet werden.
• Die Benutzer sehen die übersetzten Inhalte nur, wenn die Übersetzungssprache ausgewählt wurde und wenn der Prozess oder seine Arbeitsanweisung übersetzt wurden. Sie müssen also nicht alle Inhalte übersetzen, sondern können sich nur auf die relevanten Prozesse konzentrieren.
• Pflegen Sie die Dokumentation in einer Hauptsprache, während Sie problemlos 1-zu-1-Übersetzungen für lokale Zielgruppen anfertigen.
• Überwachen Sie, ob Änderungen an der Mastersprache vorgenommen wurden, die sich nicht in der Übersetzung widerspiegeln.

Weitere Informationen zur Lokalisierung finden Sie in unserem Hilfe-Center.

Kurz gesagt, die Pro-Lizenzen von Gluu sind für alle Redakteure und Ersteller von Prozessen, Arbeitsanweisungen und Fällen, während die Basic-Lizenzen für alle anderen Benutzer bestimmt sind. Wenn Sie also nur Anleitungen lesen und Arbeiten ausführen müssen, brauchen Sie nur eine Basic-Lizenz. Einen detaillierten Funktionsvergleich können Sie auf unserer Preisseite einsehen.

Ja. Gluu basiert auf der Einsicht, dass Sie Geschäftsanwender einbeziehen müssen, um hervorragende Prozesse zu erreichen. Dazu muss jeder in der Lage sein, seinen Zugang zu Informationen zu personalisieren und Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.

Ja, unsere ‘Enterprise Service’-Kunden können sich für Mengenrabatte qualifizieren. Rabatte werden ab 51 Pro- oder 101 Basic-Benutzern gewährt.

Name des Unternehmens: Gluu ApS

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DK33886349

Rechnungswährungen: USD / EUR / DKK

Land: Dänemark

Tel. Nummer: +4572302070

Adresse des Unternehmens: Højbro Plads 10. Kopenhagen K

Name der Bank: Danske Bank

Bankkonto: DK7330000010971896

SWIFT-Code: DABADKKK

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn etwas spart, neue Inhaltsversionen erstellt werden. Es gibt fünf Möglichkeiten, dies zu sehen:

1. Zeigen Sie den ‘Prozessverlauf’ an.
2. Diagrammversionen anzeigen.
3. Anzeigen und Wiederherstellen von Aktivitätsversionen.
4. Greifen Sie auf die API zu.
5. Sehen Sie sich den Audit-Trail an.

Ein Audit-Trail (auch Audit-Protokoll genannt) ist ein sicherheitsrelevanter chronologischer Datensatz, satz- und/oder Ziel- und Quellenquelle, der den nachweislichen Nachweis der Abfolge von Aktivitäten liefert, die jederzeit einen bestimmten Vorgang, ein bestimmtes Verfahren oder ein ereignisbezogenes Ereignis betroffen haben.

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Mit dem Audit-Trail von Gluu können Sie alle Aktivitäten in Ihrem Konto anzeigen und nach Zeit oder Thema sortieren.

Gluu veröffentlicht etwa 8-10 Mal pro Jahr neue Funktionen und Verbesserungen. Jede Version durchläuft einen strengen Testprozess.

Gluu bietet Enterprise-Kunden die Möglichkeit, mit einer Kopie ihrer eigenen Daten zu testen, um sicherzustellen, dass es keine unbeabsichtigten Konsequenzen gibt.

Ja, wenn die Tests der Enterprise-Kunden Probleme aufzeigen, wird Gluu die Veröffentlichung unterbrechen, bis alle Bugs oder Designprobleme behoben sind.

Gluu wird von den europäischen Rechenzentren von Microsoft in Amsterdam und Dublin gehostet und geliefert. Dies bedeutet, dass alle Daten innerhalb der EU gespeichert werden (um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten).

Alle Ihre Daten werden kontinuierlich über die Azure-Dienste von Microsoft gesichert. Dies bedeutet, dass alle 3-5 Minuten ein Backup gemacht wird. Diese wird rollierend für 35 Tage gespeichert.

Nein, das ist nicht möglich. Wir bieten jedoch die Möglichkeit, Gluu in der eigenen Azure-Umgebung Ihrer Organisation zu hosten. Dies ist unsere so genannte “Private Tenant”-Option, bei der Gluu in Ihrer eigenen Azure-Instanz verwaltet wird, mit der Möglichkeit, neue Versionen zu testen und zu genehmigen und diese vollständig zu steuern.

Diese Option ist über unseren Enterprise-Plan und gegen zusätzliche Servicekosten verfügbar.

Wenn Sie mit Zeichnungsprozessen arbeiten und Arbeitsanweisungen erstellen, wird Ihre Arbeit mit dem Speicher Ihres Browsers gesichert. Das Ergebnis ist, dass selbst wenn Ihre Internetverbindung verloren geht, dann wird Ihre Arbeit immer noch zum Speichern auf Gluus Servern zur Verfügung stehen, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist.

Ja, Gluu hat Kunden, die mehr als 1.000 Prozesse mit Gluu ausführen. Diese können verbunden und Aktivitäten wiederverwendet werden.

Ja, Gluu führt regelmäßig Bewertungen der Sicherheitslücken mit akkreditierten Tools von Drittanbietern durch. Die Berichte sind für Kunden auf Anfrage erhältlich.

Ja, Gluu führt regelmäßig Penetrationstests mit akkreditierten Sicherheitsexperten durch, die Angriffe im Stil von White-Hat-Hackern durchführen.

Die gesamte Kommunikation mit den Servern wird standardmäßig mit dem Industriestandard SSL verschlüsselt (256-Bit-Verschlüsselung, 2048-Bit-Root- und Domain Control-Validierung). Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Datenverkehr zwischen Ihnen und Gluu während der Übertragung sicher ist. Im Gegensatz zur E-Mail-Kommunikation, die größtenteils ungeschützt über das Internet läuft, ist Ihre Kommunikation mit Gluu vollständig geschützt.

Ihre Daten in Gluu werden mit ‘Transparenter Datenverschlüsselung‘ für Azure SQL über Microsoft verschlüsselt.

Gluu wurde mit einer Event-Sourcing-Architektur entwickelt. Das bedeutet, dass alle Benutzeraktionen nachverfolgt und als Ereignisse gespeichert werden und im Audit Trail Ihres Kontos zugänglich sind.

“Ereignisse sind unveränderlich. Da Ereignisse in der Vergangenheit stattfinden, können sie nicht geändert oder rückgängig gemacht werden. Allerdings können nachfolgende Ereignisse die Auswirkungen früherer Ereignisse verändern oder aufheben. Zum Beispiel ist “die Reservierung wurde storniert” ein Ereignis, das das Ergebnis eines früheren Reservierungsereignisses ändert.”

Quelle: Microsoft

Gluu verfügt über getestete Prozesse zur Datenwiederherstellung. Eine einfache Wiederherstellung von Daten kann daher innerhalb von zwei Stunden abgeschlossen werden, während eine vollständige Wiederherstellung (einschließlich des Verlustes von Konfigurationsdaten) innerhalb eines Arbeitstages abgeschlossen werden kann.

Ein moderner und weit verbreiteter Tech-Stack ist in der Tat wichtig. Aus diesem Grund basiert Gluu auf Microsoft Azure, .NET, Angular und Node.js.

Gluu wird als mandantenfähige Lösung bereitgestellt. Dies gewährleistet eine hohe Skalierbarkeit und Fokussierung, da alle unsere Kunden “im selben Boot” sitzen. Das bedeutet, dass jedes Problem, das für einen Kunden identifiziert wird, für alle gelöst wird. Während die Funktionalität gemeinsam genutzt wird, stellen wir sicher, dass alle Daten nach Konten getrennt sind. Das bedeutet, dass Ihre Daten getrennt von denen anderer Kunden gespeichert werden.

Mit Gluu können Sie Zugriffsrechte auf zwei Arten vergeben:

• Prozessbasierte Berechtigungen: Sie können Benutzern die Rechte zuweisen, bestimmte Prozesse vollständig zu verwalten und zu bearbeiten.
• Berechtigungsgruppen: Sie können Benutzern eine rollenbasierte Zugriffskontrolle auf bestimmte allgemeine Funktionen zuweisen.

Weitere Informationen über Zugriffskontrolle und Rechte finden Sie in unserem Hilfe-Center.

Gluu bietet mehrere Optionen für die Zugriffskontrolle. Sie können den Zugriff entweder nach Prozess oder nach Rolle anbieten. Die erste Option ist nützlich, wenn Sie einem Geschäftsanwender die Möglichkeit geben möchten, ausgewählte Prozesse vollständig zu besitzen und mit ihnen zu arbeiten. Die zweite Option ist nützlich, um benutzerdefinierte “Berechtigungsgruppen” zu erstellen und diesen Benutzer oder Benutzergruppen zuzuweisen. So können Sie z.B. Admin-Rollen usw. erstellen.

Weitere Informationen über Zugriffskontrolle und Rechte finden Sie in unserem Hilfe-Center.

Geschäftsprozessmanagement ohne kontinuierliche Kommunikation mit den Endbenutzern ist nur von begrenztem Wert. Deshalb bietet Gluu die folgenden Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Endbenutzern:

1. Benachrichtigungs-E-Mails mit einer Zusammenfassung der relevanten Aktivitäten.
2. Ändern Sie die Kommunikation, wenn ein Prozess geändert wird.
3. Genehmigungsbenachrichtigungen, wenn eine Person eine Änderung genehmigen muss.
4. Kommentieren Sie und verwenden Sie @, um bestimmte Personen zu benachrichtigen.
5. Benutzerdefinierte Dashboards zum Sammeln von Informationen nach Personen oder Gruppen.
6. Gemeinsame Nutzung bestimmter Prozesse bei gleichzeitiger Einladung von Benutzern.
7. Benachrichtigungen an ausgewählte Teams-Kanäle.

Weitere Informationen zur Kommunikation mit Gluu finden Sie in unserem Hilfe-Center.

Wir bieten eine Integration in die Active Directory Services (ADS) Ihres Unternehmens sowie in die Active Directory-Verbunddienste Ihres Unternehmens. Dadurch wird sichergestellt, dass automatisch neue Mitarbeiter zur Gluu-Plattform hinzugefügt werden. Außerdem werden Mitarbeiter, die aus Ihrem ADS entfernt werden, automatisch in Gluu deaktiviert.

Sie können die Prozesse auswählen, die diese bestimmte Person besitzt, und dann massenweise bearbeiten, um einen neuen Besitzer festzulegen.

Ja. Wir können natürlich Ihre bevorzugten Berater einbeziehen und schulen. Dies setzt lediglich voraus, dass sie Erfahrung mit Geschäftsprozessmanagement im Allgemeinen und/oder mit Moderation haben.

Wir bieten Implementierungsunterstützung und fortlaufenden Tool-Support über unser Customer Success-Programm. Wenn Sie branchenspezifische Unterstützung bei der Erstellung von Best-Practice-Prozessen benötigen, empfehlen wir Ihnen unsere erfahrenen Beratungspartner.