Prozessmodellierung: Praktische Beispiele, einfache Schritte und die besten Werkzeuge

Die Prozessmodellierung verwandelt „wie die Arbeit erledigt werden muss“ in etwas, das jeder sehen, diskutieren und verbessern kann. Wenn Sie einen Arbeitsablauf durchgängig visualisieren, erkennen Sie Engpässe, unklare Übergaben und doppelten Aufwand viel schneller. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Prozessmodellierung ist, wie L1–L4-Prozesse Informationen organisieren, welche Werkzeuge zur Prozessmodellierung in Frage kommen und wie Sie Karten erstellen, die tatsächlich verwendet werden – plus praktische Beispiele für die Prozessmodellierung, die Sie kopieren können.

Beginnen wir mit der Definition.

Was ist Prozessmodellierung?

Prozessmodellierung ist die Erstellung einer visuellen Darstellung eines Prozessablaufs – vom ersten Auslöser bis zum Endergebnis. Mit anderen Worten, es ist ein Diagramm, das die Schritte, Entscheidungen, Eingaben, Ausgaben und Rollen zeigt, die für die Erledigung der Arbeit erforderlich sind.

Da die Karte die Arbeit sichtbar macht, hilft sie Teams, Folgendes zu identifizieren:

• Engpässe, bei denen sich Aufgaben stapeln
• Redundanzen, bei denen sich Schritte wiederholen oder wenig Wert hinzufügen
• Übergaben, bei denen die Arbeit zwischen Teams stecken bleibt
• Kontrollpunkte wie Genehmigungen und Prüfungen
• Ursachen für Fehler und Nacharbeiten

Ebenso wichtig ist, dass die Prozessmodellierung das gemeinsame Verständnis verbessert. Oft beschreiben Menschen denselben Arbeitsablauf auf unterschiedliche Weise. Eine Karte erstellt eine einzige, vereinbarte Version von „der Art und Weise, wie wir heute arbeiten“ oder „Standardarbeit“, die den Ausgangspunkt für die Verbesserung von „der Art und Weise, wie wir morgen arbeiten wollen“ darstellt.

Erläuterung der Prozesse L1, L2, L3 und L4

Viele Organisationen strukturieren Prozesskarten in Ebenen, sodass die Leser hinein- und herauszoomen können. Während die Namenskonventionen variieren, ist ein üblicher Ansatz, sie in vier Ebenen zu unterteilen:

• L1 (Ebene 1): Wertschöpfungskette / End-to-End-Prozesse – Die höchste Ebene der Ansicht, wie das Unternehmen Wert schafft (z. B. „Order-to-Cash“, „Hire-to-Retire“).
• L2 (Ebene 2): Prozessgruppen – Wichtige Phasen innerhalb des L1-Flusses (z. B. „Bestellung empfangen“, „Bestellung ausführen“, „Kundenrechnung erstellen“).
• L3 (Ebene 3): Detaillierte Prozesse – Der schrittweise Arbeitsablauf, den Teams ausführen (z. B. „Bestelldetails validieren“, „Lagerbestand prüfen“, „Lieferdatum bestätigen“).
• L4 (Ebene 4): Arbeitsanweisungen – Die „How-to“-Anleitungen, Vorlagen, Screenshots und Regeln, die die Ausführung konsistent machen (z. B. „So erstellen Sie eine Gutschrift in System X“). ISO nennt diese Ebene „Aktivitäten“ (wie auch wir in Gluu). Einige bezeichnen auch eine Ebene 5, auf der Tools und Systeme vorhanden sind.

Diese Hierarchie ist wichtig, weil nicht jeder die gleichen Details benötigt. Führungskräfte wünschen sich oft L1–L2 zur Ausrichtung und Eigenverantwortung, während Frontline-Teams L3–L4 für die tägliche Ausführung und Schulung benötigen. Wenn Sie die Ebenen verbinden, wird Ihre Prozessbibliothek einfacher zu navigieren und zu pflegen.

Interested in a deep-dive on how to do this? Take our free Gluu Academy course Designing process architectures 👈

Arten von Prozesskarten

Die Wahl des richtigen Kartenformats hängt von Ihrem Ziel ab. Manchmal benötigen Sie Geschwindigkeit und Einfachheit. Manchmal benötigen Sie eine funktionsübergreifende Klarheit oder einen tieferen Einblick in Verschwendung. Dies sind einige der nützlichsten Stile für die Prozessmodellierung:

1) Grundlegendes Flussdiagramm (einfache Prozesskarte)

Ein einfaches Flussdiagramm zeigt Schritte und Entscheidungspunkte in einer klaren Reihenfolge. Es ist ideal, um schnell einen Routineprozess zu dokumentieren oder eine gemeinsame Sprache zwischen Teams zu schaffen.

2) Detaillierte Prozesskarte

Dieses Format fügt mehr Kontext hinzu – wie z. B. Eingaben, Ausgaben, Systeme, Dokumente und Ausnahmen. Verwenden Sie es, wenn der Prozess viele Variationen aufweist oder wenn Compliance und Qualität von Präzision abhängen.

Zum Beispiel ist der am weitesten verbreitete Standard BPMN 2.0 und er hat mehr als 55 Notationen zur Auswahl:

3) High-Level-Prozesskarte (Wertschöpfungskettenkarte)

Eine High-Level-Karte fasst wichtige Phasen zusammen, ohne sich in den Details zu verlieren. Sie ist nützlich für die Ausrichtung der Führungskräfte, die Festlegung des Umfangs und die Definition der Verantwortlichkeit, bevor man tiefer eintaucht.

4) Swimlane-Karte (funktionsübergreifend)

Swimlane-Diagramme zeigen, wer was tut, indem sie Schritte in Bahnen für Rollen oder Abteilungen platzieren. Infolgedessen wird die Verantwortlichkeit offensichtlich und Übergaben fallen sofort auf.

Das erste Beispiel oben ist ein Swimlane-Diagramm.

5) Wertstromkarte (VSM)

Die Wertstromanalyse konzentriert sich auf Zeit, Fluss und Verschwendung. Sie ist besonders hilfreich bei Betriebs- und Lean-Initiativen, bei denen Sie Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Nacharbeiten und Warteschlangengrößen messen möchten.

Werkzeuge zur Prozessmodellierung

Sie können eine Prozesskarte auf viele Arten erstellen – von Whiteboards und Haftnotizen bis hin zu spezialisierter Software. Die besten Werkzeuge zur Prozessmodellierung können jedoch mehr als nur Kästchen und Pfeile zeichnen. Sie helfen Teams bei der Zusammenarbeit, halten die Dokumentation auf dem neuesten Stand und verwandeln Karten in interaktive Anleitungen für die tatsächliche Ausführung durch die Mitarbeiter an der Front.

Achten Sie beim Vergleich von Werkzeugen zur Prozessmodellierung auf diese Funktionen:

• Zusammenarbeit (Kommentare, Feedback, Genehmigungen, Workshops)
• Verantwortung und Governance (Rollen, Verantwortlichkeiten, Versionskontrolle)
• Verknüpfung zwischen L1–L4-Ebenen und zugehörigen Dokumenten
• Zugänglichkeit, damit Geschäftsbenutzer Karten tatsächlich finden und verwenden können
• Konsistenz durch Vorlagen, Symbole und Standards

In practice, teams often start mapping in diagrams and then struggle to operationalize the result. That’s why collaborative approaches matter: when the people who do the work help build the map, adoption improves and updates become easier. If you want a deeper take on this approach, see why collaborative process mapping is the way forward.

Finally, remember that mapping is not the end goal. The map is a tool to improve performance over time. If your next step is optimization, you can connect mapping directly to continuous improvement practices—see this guide to process improvement for practical ways to turn insights into action.

Beispiele für Funktionen zur Prozessmodellierung

BPMN 2.0-Kartierung

Ermöglichen Sie eine vollständige BPMN 2.0-Notation, um eine strukturierte, standardisierte Prozessmodellierung und -abbildung zu unterstützen.

Automatische Prozesserstellung mit KI

Erstellen Sie neue Prozessstrukturen auf der Grundlage vorhandener Inhalte mit generativer KI, um das Mapping zu beschleunigen.

Einfache Prozessabbildung

Karte mit fünf Grundformen, um das Verständnis und die Verwendung durch Mitarbeiter auf allen Ebenen zu vereinfachen.

Visuelle Prozessverbindungskarte

Visualisieren Sie, wie Prozesse und Aktivitäten miteinander verbunden sind, indem Sie filterbare, anklickbare Prozesslandkarten verwenden.

Sehen Sie sich weitere Funktionen für das Prozessmanagement an

Want something more in-depth? Read our guide to BPM software selection

Schritte bei der Prozessmodellierung

Verschiedene Teams verwenden unterschiedliche Methoden, aber die meisten erfolgreichen Bemühungen folgen vier Kernschritten. Halten Sie sie einfach, und Sie werden sich schneller bewegen und dennoch eine Karte erstellen, der die Leute vertrauen.

Schritt 1: Wählen Sie den Prozess aus und definieren Sie den Umfang

Beginnen Sie mit einem klaren Ziel. Erstellen Sie eine Karte, um die Zykluszeit zu verkürzen, die Qualität zu verbessern, das Onboarding zu standardisieren oder die Compliance zu dokumentieren? Definieren Sie den Auslöser (Start) und das Ergebnis (Ende), damit sich die Karte nicht endlos erweitert.

Schritt 2: Sammeln Sie die richtigen Stakeholder und Fakten

Beziehen Sie die Personen ein, die den Prozess ausführen, sowie die Teams, die an Übergaben beteiligt sind. Sammeln Sie echte Beispiele: Formulare, System-Screenshots, Checklisten und aktuelle Fälle. Auf diese Weise bilden Sie die Realität ab – nicht eine „wünschenswerte“ Version davon.

Schritt 3: Bilden Sie den Fluss mit Rollen, Eingaben und Entscheidungen ab

Entwerfen Sie die Reihenfolge der Schritte und Entscheidungen. Fügen Sie dann das Wesentliche hinzu: verantwortliche Rollen, benötigte Eingaben, erzeugte Ausgaben und verwendete Systeme. Wenn funktionsübergreifende Verwirrung häufig vorkommt, wählen Sie ein Swimlane-Layout, damit die Verantwortung sofort sichtbar ist.

Tipp: Halten Sie jeden Schritt aktionsbasiert (Verb + Objekt), z. B. „Anfrage validieren“ oder „Rechnung genehmigen“. Dies erleichtert das Lesen und Verbessern der Karte.

Schritt 4: Validieren, veröffentlichen und verbessern

Gehen Sie die Karte mit dem Team durch und testen Sie sie anhand realer Szenarien. Veröffentlichen Sie sie danach dort, wo die Leute arbeiten – nicht dort, wo sie vergessen, dass sie existiert. Legen Sie einen Überprüfungsrhythmus fest, weisen Sie einen Verantwortlichen zu und erfassen Sie Feedback, damit die Karte nützlich bleibt.

Hier fasse ich zusammen, wie man eine einfache Prozesskarte zeichnet (altes, aber immer noch sehr beliebtes Video):

Beispiele für die Prozessmodellierung, die Sie im Unternehmen verwenden können

Beispiele helfen Teams zu sehen, wie „gut“ aussieht. Im Folgenden finden Sie gängige Beispiele für die Prozessmodellierung, die schnell einen Mehrwert bieten, zusammen mit dem, was in jeder Karte enthalten sein sollte.

Beispiel 1: Optimierung von Genehmigungen

Genehmigungsabläufe verbergen oft Verzögerungen, weil die Arbeit in Warteschlangen liegt. Bilden Sie den Prozess mit Entscheidungspunkten und Eskalationsregeln ab. Konzentrieren Sie sich dann auf die Reduzierung von Übergaben und die Klärung der Kriterien für die Genehmigung.

Request submitted
  ↓
Check completeness? ── No → Return to requester
  ↓ Yes
Route to approver
  ↓
Approve? ── No → Reject + notify
  ↓ Yes
Execute request + confirm completion

Was erfasst werden soll: erforderliche Felder, SLA-Ziele, wer was genehmigt und welche Genehmigungen automatisiert oder delegiert werden können.

Beispiel 2: Onboarding-Workflows

Das Onboarding berührt HR, IT, Einrichtungen und den einstellenden Manager. Eine Swimlane-Karte funktioniert hier gut, weil sie die Momente reduziert, in denen man denkt: „Ich dachte, du hättest das getan“. Nach der Abbildung können Sie Vorlagen standardisieren und die Time-to-Productivity verkürzen.

Was erfasst werden soll: Aufgaben nach Rolle, Schritte zum Systemzugriff, erforderliche Ausrüstung, Schulungsmeilensteine und Feedback-Kontrollpunkte an Tag 7/30/90.

Beispiel 3: Datenübergaben zwischen Teams

Übergaben scheitern, wenn „erledigt“ für verschiedene Teams unterschiedliche Dinge bedeutet. Bilden Sie ab, welche Daten zwischen den Schritten verschoben werden, welches System die Quelle der Wahrheit ist und wie Fehler behandelt werden. Danach finden Sie in der Regel doppelte Dateneingaben oder unklare Validierungsregeln.

Was erfasst werden soll: erforderliche Datenfelder, Validierungsprüfungen, Nacharbeitsschleifen und wie Ausnahmen behoben werden.

Beispiel 4: Automatisierung sich wiederholender Aufgaben

Die Automatisierung funktioniert am besten, wenn der Prozess bereits klar und stabil ist. Bilden Sie zuerst den aktuellen Workflow ab und markieren Sie dann die Schritte als „manuell“, „teilautomatisiert“ oder „automatisiert“. Dies macht Automatisierungsmöglichkeiten offensichtlich, ohne die Technologie zu übertreiben.

Was erfasst werden soll: Auslöser, Entscheidungsregeln, beteiligte Systeme und die Daten, die für eine sichere Automatisierung benötigt werden.

Warum Prozessmodellierung wichtig ist

Die Prozessmodellierung zahlt sich aus, weil sie sowohl die Leistung als auch die Klarheit verbessert. Selbst eine „schnelle“ Karte kann wiederkehrende Probleme stoppen – insbesondere wenn die Arbeit Teams überschreitet.

• Höhere Effizienz und Qualität, weil Verschwendung und Nacharbeit sichtbar werden
• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten, damit die Verantwortung nicht abdriftet
• Schnelleres Onboarding und Training mit konsistenten L4-Arbeitsanweisungen
• Eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung durch Messung und Verfeinerung dessen, was wichtig ist

Am wichtigsten ist, dass die Abbildung eine gemeinsame Basis schafft. Von dort aus können Sie Verbesserungs-Workshops durchführen, Änderungen testen und die beste Version des Prozesses für alle zugänglich halten.

Testversion Starten

Melden Sie sich für eine 30-tägige Testversion an.
Keine Kreditkarte erforderlich.

FAQ – Prozessmodellierung

Was bedeutet Prozessmodellierung?

Prozessmodellierung bedeutet, einen Workflow zu visualisieren, damit Sie verstehen können, wie sich die Arbeit von Anfang bis Ende bewegt. Eine gute Prozesskarte zeigt Schritte, Entscheidungspunkte, Rollen, Eingaben und Ausgaben, was Teams hilft, die Effizienz zu verbessern und Fehler zu reduzieren.

Was sind L1-, L2-, L3- und L4-Prozesse?

L1 ist die High-Level-Wertschöpfungskette (End-to-End-Prozesse). L2 unterteilt L1 in wichtige Phasen. L3 zeigt den detaillierten Schritt-für-Schritt-Workflow. L4 enthält die Arbeitsanweisungen, Vorlagen und Regeln, die die Mitarbeiter verwenden, um den Prozess konsistent auszuführen.

Was sind die vier Schritte der Prozessmodellierung?

Die vier Schritte sind: (1) Definieren Sie den Prozessumfang und das Ziel, (2) beziehen Sie die richtigen Stakeholder ein und sammeln Sie Fakten, (3) bilden Sie den Fluss mit Rollen und Entscheidungen ab und (4) validieren, veröffentlichen und verbessern Sie die Karte kontinuierlich.

Was sind Beispiele für Prozessmodellierung?

Gängige Beispiele für die Prozessmodellierung sind Genehmigungs-Workflows, Mitarbeiter-Onboarding, Bearbeitung von Kundensupport-Tickets, Purchase-to-Pay und Datenübergaben zwischen Teams. Diese Prozesse profitieren, weil die Abbildung Verzögerungen, unklare Verantwortlichkeiten und Nacharbeitsschleifen aufdeckt.

Worauf sollte ich bei Werkzeugen zur Prozessmodellierung achten?

Achten Sie auf Funktionen für die Zusammenarbeit, Verantwortung und Governance, einfache Navigation über Prozessebenen hinweg und eine einfache Möglichkeit, Karten auf dem neuesten Stand zu halten. Werkzeuge, die gemeinsames Feedback und kontinuierliche Verbesserung unterstützen, tragen dazu bei, dass Ihre Prozesskarten im Laufe der Zeit relevant bleiben.