Wie eine Einzelhandelskette eine erfolgreiche ERP-Migration und digitale Transformation durch einen menschenzentrierten Ansatz für Geschäftsprozesse vorbereitet hat

Sport 24, Dänemarks größte Sporthandelskette, befand sich an einem kritischen Punkt. Mit über 1.500 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,5 Milliarden DKK stand das Unternehmen vor der doppelten Herausforderung, sein altes ERP-System aufzurüsten und gleichzeitig die betriebliche Stabilität zu wahren. Frühere Versuche, auf ein neues ERP-System, Microsoft Dynamics Business Central, zu migrieren, waren gescheitert, weil die Prozesse nicht klar genug waren.

Entschlossen, diesen Kreislauf zu durchbrechen, wandte sich Sport 24 an das Business Process Management (BPM) System von Gluu, um eine solide Grundlage für den Erfolg zu schaffen.

Das Ergebnis? Eine nahtlose ERP-Migration, ein stärkeres Unternehmen und eine neu entdeckte Bereitschaft zum Wachstum.

“Gluu hat den Weg für unseren ERP-Erfolg geebnet. Wir raten nicht mehr, wie unser Geschäft funktioniert. Jetzt nutzen wir unsere Prozesse und Technologien als Startrampe für unser Wachstum. Mit Gluu haben wir die Klarheit gewonnen, die wir brauchten, um unserem Unternehmen ‘Superkräfte’ zu verleihen.” – Lars Elsborg, CEO, Sport 24

Für viele Unternehmen ist die Implementierung eines neuen ERP-Systems ein komplexes und oft riskantes Unterfangen. Sport 24, Dänemarks größte Sporthandelskette, wusste dies aus erster Hand. Mit 1.500 Angestellten und 900 Mitarbeitern in den Filialen war ihr Versuch, auf Microsoft Dynamics Business Central (BC) umzusteigen, zuvor gescheitert. Das lag an einem grundlegenden Problem: Die Geschäftsprozesse waren unklar, fragmentiert und undokumentiert.

Entschlossen, dieses Muster zu durchbrechen und eine erfolgreiche ERP-Implementierung sicherzustellen, wandte sich Sport 24 an Gluu. Das Ergebnis? Sport 24 migrierte nicht nur erfolgreich auf ein neues ERP-System, sondern baute dabei auch ein stärkeres, skalierbares Unternehmen auf.

Die Herausforderung: Eine gescheiterte ERP-Migration und blinde Flecken im Prozess

Wie viele große Unternehmen hatte sich Sport 24 jahrelang auf ein altes ERP-System verlassen. Im Laufe der Zeit war es zu einem immer komplexeren Flickenteppich aus kundenspezifischen Lösungen geworden, was die Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen erschwerte. Als Microsoft das Ende des Supports für das bestehende ERP-System ankündigte, versuchte Sport 24, auf BC umzusteigen – aber das Projekt geriet ins Stocken.

CEO Lars Elsborg beschreibt die Situation:

“Wir waren durch die Technologie eingeschränkt, anstatt von ihr unterstützt zu werden. Das vorherige System machte es unglaublich schwierig, neue Initiativen umzusetzen. Und als wir zum ersten Mal versuchten, auf Business Central umzusteigen, stellten wir fest, dass wir einfach nicht die Klarheit hatten, die wir für den Erfolg brauchten.”

Das Hauptproblem war nicht das ERP-System selbst, sondern die mangelnde Transparenz der eigenen Geschäftsprozesse von Sport 24. Die Arbeitsabläufe waren undokumentiert, abteilungsübergreifend und nicht auf die Struktur des neuen ERP-Systems abgestimmt. Ohne klare Prozesse war die Migration zum Scheitern verurteilt.

Die Lösung: Der prozessorientierte Ansatz von Gluu

Sport 24 erkannte, dass ihre ERP-Migration eine solide Prozessgrundlage benötigte und wandte sich an Gluu. Der Hauptgrund für die Wahl von Gluu war, dass Gluu im Gegensatz zu herkömmlichen BPM-Systemen, die oft klobig und für nicht-technische Benutzer schwierig sind, die Prozessdokumentation für jedermann zugänglich macht und es den Teams ermöglicht, Arbeitsabläufe gemeinsam abzubilden, zu analysieren und zu verbessern.

Die Vorgehensweise von Sport 24 bei Gluu war systematisch und strukturiert:

• Prozess-Mapping in großem Maßstab: Über einen Zeitraum von zwei Monaten dokumentierten 25 Mitarbeiter 1.000 Aktivitäten in 100 Schlüsselprozessen.

• Aufdeckung von Ineffizienzen: Das Team identifizierte Lücken, Redundanzen und Bereiche, die automatisiert werden sollten – und konnte so die Abläufe vor der ERP-Implementierung rationalisieren.

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Durch das Aufbrechen von Silos half Gluu Mitarbeitern auf allen Ebenen zu verstehen, wie ihre Arbeit mit der übergeordneten Unternehmensstrategie zusammenhängt.

“Früher hatten wir Prozesse, die zersplittert und in Silos dokumentiert waren”, erklärt Frank K. Jensen, Leiter der IT- und Digitalisierungsabteilung von Sport 24. “Jetzt sehen wir sie als vollständige, durchgängige Arbeitsabläufe. Das war ein entscheidender Schritt für uns.”

Die Ergebnisse: Eine erfolgreiche ERP-Migration und langfristige Geschäftsgewinne

Mit Gluu als Wegbereiter war der zweite Versuch von Sport 24, auf Microsoft Dynamics Business Central zu migrieren, dort erfolgreich, wo der erste Versuch gescheitert war. Indem sie sicherstellten, dass ihre Geschäftsprozesse vor der Implementierung gut dokumentiert und optimiert wurden, konnten sie das ERP-System auf die tatsächlichen betrieblichen Anforderungen abstimmen.

Sport 24 hat nicht nur ein ERP-System implementiert, sondern auch langfristige Vorteile durch die Einführung eines prozessorientierten Ansatzes erfahren:

1. Prozessklarheit und kontinuierliche Optimierung

Jetzt, da die Prozesse und Standardarbeitsanweisungen von Sport 24 in Gluu dokumentiert sind, nutzt das Unternehmen es weiterhin, um Automatisierungsmöglichkeiten und Effizienzsteigerungen im gesamten Unternehmen zu identifizieren.

“Gluu hilft uns zu erkennen, wo Prozesse optimiert oder automatisiert werden können”, fährt Frank Jensen fort. “Anstatt nur auf Probleme zu reagieren, verbessern wir proaktiv unsere Arbeitsweise.”

2. Ein zukunftssicheres ERP-System

Durch die Abbildung ihrer Prozesse in Gluu hat Sport 24 einen Rahmen geschaffen, der es ihnen ermöglicht, Aktualisierungen des ERP-Systems zuverlässig zu verwalten – ein Schlüsselfaktor bei der Umstellung auf die cloudbasierte Version von Business Central.

“BC ist eine cloudbasierte Lösung, die zweimal im Jahr aktualisiert wird. Mit Gluu können wir jetzt leicht erkennen, welche Prozesse von diesen Aktualisierungen betroffen sein werden und proaktiv Anpassungen vornehmen”, erklärt der Leiter der Abteilung IT & Digitalisierung bei Sport 24.

3. Skalierbarkeit für Wachstum

Da das ERP-System und die Geschäftsprozesse aufeinander abgestimmt sind, ist Sport 24 nun in der Lage, international zu expandieren und plant, bis 2025 drei neue Märkte zu erschließen. Im Gegensatz zu früher, als Systembeschränkungen das Unternehmen behinderten, sorgt der prozessorientierte Ansatz dafür, dass das Unternehmen nahtlos skalieren kann.

“Wir haben jetzt eine Struktur, die es uns leicht macht, unsere Aktivitäten zu replizieren und zu skalieren. Das ist ein enormer Wettbewerbsvorteil.”

4. Ein kultureller Wandel hin zu Prozess-Exzellenz

Eines der unerwartetsten, aber wertvollsten Ergebnisse war der Mentalitätswandel bei Sport 24. Die Mitarbeiter sehen die Prozessarbeit nicht mehr als eine administrative Belastung, sondern als einen wesentlichen Faktor für den Geschäftserfolg.

“Vor Gluu dachten wir, wir müssten externe Prozessexperten einstellen. Aber das Tool ist so intuitiv, dass wir alles intern verwalten konnten”, so der IT-Leiter weiter. “Jetzt ist die Prozessarbeit für uns eine Selbstverständlichkeit.”

Schlussfolgerung: Von der Ungewissheit zur Klarheit – Wie Gluu den Sport veränderte 24

Die Reise von Sport 24 veranschaulicht eine wichtige Lektion: ERP-Erfolg hat nichts mit Technologie zu tun – es geht um geschäftliche Klarheit. Der anfängliche Misserfolg bei der Migration auf Business Central lag nicht an den Einschränkungen der Software, sondern an der mangelnden Transparenz der eigenen Arbeitsabläufe.

Durch den Einsatz von Gluu zum Dokumentieren, Analysieren und Optimieren ihrer Prozesse war Sport 24 in der Lage:

✅ Erfolgreiche Implementierung von Microsoft Dynamics Business Central
✅ Identifizieren und beseitigen Sie Ineffizienzen vor der ERP-Einführung
✅ Langfristige ERP-Anpassungsfähigkeit in einer Cloud-basierten Umgebung sicherstellen
✅ Ermöglichen Sie unternehmensweite Zusammenarbeit und Prozessverantwortung
✅ Legen Sie den Grundstein für die internationale Expansion

Während sich Sport 24 weiterentwickelt, bleibt Gluu ein integraler Bestandteil der Geschäftsstrategie des Unternehmens. Mit klar definierten Prozessen kann das Unternehmen sich weiterentwickeln, optimieren und skalieren – und so sicherstellen, dass seine Technologieinvestitionen das Wachstum des Unternehmens stets unterstützen und nicht behindern.

“Gluu hat uns den Weg zum Erfolg geebnet”, sagt Elsborg. “Wir raten nicht mehr, wie unser Geschäft funktioniert. Jetzt nutzen wir unsere Prozesse und Technologien als Startrampe für unser Wachstum. Mit Gluu haben wir die Klarheit gewonnen, die wir brauchten, um unserem Unternehmen Superkräfte zu verleihen.”