GLUU’S 8-TRINS GUIDE TIL PROCESSUCCES (1/8)
Få succes med din procesforbedringsplan
Succes sker sjældent ved et uheld. Der er en god procesforbedringsplan bag de fleste successager. Denne vejledning kan hjælpe dig med at udarbejde din egen plan for at involvere og engagere dine kolleger på den bedste måde.
Denne guide er baseret på vores seks års erfaring med at hjælpe kunder med at få succes med deres procesarbejde. Hvad er en succes? Vi ser det som højere niveauer af procesmodenhed ( læs hvordan man måler procesmodenhed), der resulterer i reel, vedvarende forbedring i din virksomhed.
“For at forbedringen kan blomstre, skal den omhyggeligt dyrkes i en rig jordseng (en modtagelig organisation), gives konstant opmærksomhed (vedvarende lederskab), sikres de rigtige mængder lys (træning og støtte) og vand (måling og data) og beskyttes mod skade.”
– Stephen Shortell (Professor ved Berkeley University, Californien.)
En skabelon til din egen procesforbedringsplan
Vi har inddelt denne guide i otte kronologiske trin, hver med en række mindre trin, der er markeret, så du nemt kan finde vej.
Trin til procesforbedring
Nedenfor finder du de otte vigtigste trin, du skal tage på din rejse til at producere en effektiv procesforbedringsplan. Du behøver ikke at gennemgå disse sekventielt. Hvis du allerede er fortrolig med det grundlæggende, vil du måske gå direkte til dine smertepunkter ved hjælp af indholdsfortegnelsen nedenfor.
- Få succes med din procesforbedringsplan
- Udarbejde et processamarbejdsværktøj
- Oprette et proceshierarki og en procesplan
- Udpege, nominere og uddanne procesejere
- Præsenter for dine kolleger
- Oprette procesdiagrammer
- Stabiliser dine processer
- Bevar fokus på procesforbedring
De bevægelige dele i procesforbedring
Med denne video forklarer vores grundlægger Søren Pommer alle de bevægelige dele, som du bliver nødt til at få til at arbejde sammen…
Lad os nu tilpasse os terminologien og få nogle grundlæggende ting på plads …
Hvad er en forretningsproces?
En forretningsproces forklarer, hvilke opgaver der udføres i din virksomhed, og den præciserer , hvordan du udfører dem (når den kombineres med procedurer og arbejdsinstruktioner).
En forretningsproces består af:
- Et “output” eller “resultat”, der beskriver, hvad processen skal føre til eller give.
- Aktiviteter afklaring af, hvem der er ansvarlig for at gøre hvad. En aktivitets output giver input til din næste aktivitet.
- Arbejdsinstruktioner beskriver, hvordan hver rolle skal levere output for hver aktivitet.
Hvad er forskellen mellem et projekt og en proces? Et projekt er en engangsopgave. Processer er kontinuerlige handlinger. Derfor kan du tænke på en proces som en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige roller, der sammen producerer det ønskede resultat.
(For mere om dette emne, læs Hvorfor dit projekt virkelig er en proces (og hvorfor du skal bekymre dig)
Som sådan skaber processen det fælles syn på arbejde, der gør det muligt for den enkelte at forstå, hvad han eller hun skal gøre, hvad de andre gør, og hvad systemerne gør.
Det afgørende punkt er, at processen er eksplicit.
Udokumenterede processer findes ikke.
Med denne grundlæggende forståelse på plads, lad os komme til procesforbedringsplanen.
Tre spørgsmål, der skal besvares i enhver god procesforbedringsplan
For at gøre dette fælles virksomhedssprog til virkelighed og skabe grundlag for løbende forbedringer, skal du besvare tre spørgsmål til din organisation:
- Hvordan kommunikerer vi vores måde at arbejde på?
- Hvilken metode bruger vi til at sikre, at vi eksekverer korrekt hver gang?
- Hvordan forbedrer vi os løbende?
Formålet med denne vejledning er at hjælpe dig med at besvare disse spørgsmål ved at sikre, at:
- Du kobler alle processer sammen med din virksomheds strategi. Her en »proceshierarki« hjælper med at identificere de processer, der understøtter din kundeoplevelse, både direkte og indirekte. Det viser også, hvordan dine processer passer sammen for at give et omfattende overblik over din forretningsmodel.
- Hver proces afspejler virkeligheden. Hver proces har brug for en klar ‘procesejer’ med mandat og ansvar for at gennemføre og forbedre processen.
- Berørte kolleger er inkluderet i kortlægningsprocessen og arbejdsinstruktionerne.
- Du arbejder løbende på at sikre, at processer implementeres og følges op på.
- Fejl og ideer indsamles, analyseres og fører til løbende forbedringer i dine processer og arbejdsinstruktioner.
- Processerne og forbedringerne fastholdes – også når nøglemedarbejdere forlader dig.
Guiden gennemgår hvert trin på din vej til succes med processer.
To anbefalinger, før du går i gang
Inddrag dine kolleger tidligt
Med ‘dig’ mener vi dig og dine kolleger. For at lykkes i procesarbejdet er det afgørende at involvere kolleger så tidligt som muligt. De vil kun tage fuldt ejerskab, hvis de selv – eller deres nære kolleger og ledere – har været med til at udvikle de processer og arbejdsbeskrivelser, som de bruger. Din procesforbedringsplan skal begynde med den øverste ledelse og hurtigt involvere så mange medarbejdere som muligt ved at følge det flow, vi skitserer i denne vejledning.
Lokaliser procesarbejdet, hvor du kan
Når du arbejder med forretningsprocesser, er det vigtigt at finde den rette balance mellem det, du styrer centralt, og det, der er decentraliseret eller lokaliseret. For meget centralisering fører til, at processer ikke bruges og vedligeholdes, mens for meget lokalisering fører til unødvendigt dobbeltarbejde og inkonsekvens på tværs af virksomheden.
Når dette er sagt, så prøv at lokalisere procesarbejde så meget som muligt. Det er først, når arbejdsbeskrivelser er skabt af de mennesker, der ved, hvordan det virkelige arbejde udføres, at de afspejler den virkelige adfærd. Det centrale teams opgave er primært at sikre standarder, rammer og kvaliteten af arbejdet. Det centrale team træner og superviserer også de procesejere, der laver selve proceskortlægningen sammen med udvalgte kolleger.
| At administrere centralt | At administrere lokalt |
| Proceshierarki | Tværfunktionelle processer |
| Organisatoriske roller | Proceseksempler eller “blueprint” |
| Former | Processer og arbejdsinstruktioner |
| Redaktører | Tasks |
Referencer:
- Interview med Bisnode om, hvordan deres medarbejdere drager fordel af processer. Gluu 2016.
- Artikel: “Inddrag folk tidligt i løbende forbedringer“, Gluu 2012.
- Denne vejledning følger anbefalingerne fra ISO’s procestilgang (PDF).
Først op: Vælg dit processamarbejdsværktøj
Lad os begynde! For at du altid kan holde alt synkroniseret, har du brug for en ‘processuccesplatform’. Gå nu til næste trin i vores guide, og forbered dit processamarbejdsværktøj.