KUNDECASE
Fabrik fjerner papirarbejdet
Superfos digitaliserer deres egne processer og registreringer. I 2016 blev alle registreringer hos Superfos foretaget på papirformularer, og opgaver blev uddelt manuelt ved starten af hvert skift. I dag bruger medarbejderne Gluus app til at udføre mere end 25.000 opgaver og registreringer hvert år. Denne digitalisering sparer tid, fører til kortere svartider og færre fejl.
Baggrund
Fabrikken i Randers laver sprøjtestøbning. Over tre vagter driver 110 medarbejdere 67 automatiske maskiner og producerer rundt en milliard plastelementer om året.
Superfos skal overholde mange kvalitets-, sundheds- og sikkerheds- og miljøregler. Desuden er der også en masse vedligeholdelse og servicering af produktionsceller og udstyr.
Tidligere brugte virksomheden klassisk kvalitetsstyringssoftware til at vedligeholde arbejdsprocesserne i deres ledelsessystem. Dette omfattede kun dokumentvedligeholdelse. Alle arbejdsopgaver skulle uddelegeres manuelt af skiftlederen i begyndelsen af hvert skift. Nødvendige arbejdsregistreringer skete på papirformularer.
Udfordring
At standardisere og forbedre arbejdsgangene
Ledelsesteamet formulerede en vision om at lave flere medarbejderdrevne forbedringer og digitalisere håndteringen af manuelle opgaver.v
Dette skulle forkorte vejen fra idé til forbedring og resultere i tidsbesparelser og færre fejl.
Løsning
At lade ledere og medarbejdere digitalisere deres egne arbejdsgange i Gluu
Efter en grundig udvælgelsesproces valgte Superfos Gluu. Den primære grund var, at platformen gav dem mulighed for at tegne processerne selv og derefter tilføje arbejdsinstruktioner og opgaver. De blev så vist på Android-enheder, som medarbejderne bruger under den faktiske opgaveudførelse.
Med dette system får lederne øjeblikkeligt feedback og kan ændre og kommunikere i én arbejdsgang, så løbende forbedringer gøres enklere.
“Med Gluu platformen er vi i stand til at finde nye forbedringsmuligheder, da det er lettere at forstå og optimere vores tværfunktionelle processer fra ordre og hele vejen igennem produktionen til leverance hos kunden. Samtidig gør Gluu det muligt for vores egne medarbejdere at digitalisere vores papirformularer via en simpel formular-tegner. Vi ser store besparelser ved ikke at skulle håndtere papirformularer længere. Vores registreringer sker inde i app’en nu.”
forklarer Jakob Lund, fabrikschef hos Berry Superfos i Randers.
Syv trin til digitalisering af fabrikken
Fabrikken lavede en plan for en gradvis digitalisering gennem følgende trin:
- Forberede et proceshierarki
- Tilknyt alle kritiske processer og roller
- Tilføj arbejdsinstruktioner til hver aktivitet i hver proces
- Opret alle formularer digitalt i Gluu
- Definér og tilføj opgaver (med de nye formularer)
- Test og juster
- Sæt i drift – proces for proces
Det var afgørende, at gennemførelsen kunne ske ved siden af den daglige drift, da der ikke kunne være nogen nedetid overhovedet.
Opsætning af værdikæden i Gluu
For det første skabte de en oversigt over de primære
processer i fabrikkens værdikæde. Dette omfattede alle de vigtigste aktiviteter fra en ordre kom ind, indtil det færdige produkt var blevet leveret til kunden. Hvert hovedtrin blev til sin egen procesgruppe i Gluu. Derefter validerede de alle vigtige processer, arbejdsprocesser og arbejdsinstruktioner.
Hvor proceskortet i Gluu viser, “hvem der er ansvarlig for hvad”, så indeholder hver aktivitet instruktioner som præciserer, “hvordan arbejdet skal udføres”.
Gå fra tekst til video instruktioner via apps
Efter tegning af arbejdsprocesser blev der tilføjet arbejdsinstruktioner. Godt arbejde
instruktioner var afgørende for at få hver medarbejder til at udføre opgaven på nøjagtig samme måde hver gang.
Udfordringen var, at mange timelønnede ikke er stærke læsere og foretrækker visuelle instruktioner frem for tekst. Med Gluu var det muligt at erstatte tekst på papir med billeder og video i Gluu-appen.
Digitalisering af papirformularer
Hver papirformular blev herefter oprettet digitalt i Gluu. Dette gjorde formularerne intelligente, kortere og mere tilpassede til opgaven. De nye formularer er lettere at arbejde med. F.eks. behøver en medarbejder ikke at beslutte, om en række overflødige felter skal udfyldes. Det letter arbejdet. De digitale formularer kan ikke afsendes, før de er udfyldt korrekt. Dette fjernede opgaven med at følge op på ufuldstændige formularer.
“Det er ikke noget nyt, at en formular kan digitaliseres. Du kan altid få en udvikler til at gøre det. Gluu giver dig mulighed for at bygge bro mellem de relativt få medarbejdere, der arbejder med at definere processer, og de mange medarbejdere, der arbejder i processen. På denne måde, så kobler Gluu strategi og udførelse tættere. Platformen kræver ingen IT-viden bortset fra at kunne bruge en smartphone eller tablet. Derfor ser vi, at procesforbedringer ofte sker af sig selv – blot ved at give de mennesker, der udfører arbejdet, de rigtige værktøjer,”
-Søren Pommer, administrerende direktør for Gluu
Opsætning af faste opgaver
Det sidste trin var, at tilføje hver regelmæssig kontrol eller opgave til den rigtige aktivitet i Gluu. For eksempel opgaven med rengøring af maskine S-129 hver dag klokken 7 med en deadline den følgende dag klokken 7.
Så snart en opgave er føjet til systemet, så opretter Gluu automatisk opgaven på rette tid hver gang. Medarbejdere bekræfter derefter opgavens udførelse med et enkelt tryk (og måske et billede) på tabletten. Dette automatiserer opgavestyring, og disse registreringer sikrer ensartede data, der kan analyseres af procesejere og redaktører med henblik på forbedringer.
Resultaterne begynder at vise sig
I løbet af 2018 begyndte Superfos for alvor at se effekten af deres digitalisering. På dette tidspunkt havde de fuldt ud overvundet den oprindelige modstand, der ofte ses, når de indfører “endnu et nyt it-system”.
2019 – et fælles sted for arbejde
Den gradvise tilgang, proces for proces, sikrede også en tæt og løbende dialog med medarbejdere og ledere. Dette hjalp dem med at løse problemer som wifi-dækning, fejl, nødvendige procesjusteringer osv.
Nu har Superfos én fælles standard for faste opgaver. Det betyder, at alle processer, instruktioner, roller og opgaver administreres og vises i ét fælles format på tværs. Gluu har gjort det meget lettere at standardisere arbejdet og sikre løbende forbedringer. Platformen har også givet medarbejderne ét sted at gå hen, når de søger oplysninger om, hvordan man udfører et bestemt job.
De næste skridt i digitaliseringen
Nu, hvor produktionens arbejdsgange er digitaliseret, så fortsætter arbejdet med resten af fabrikken. Det handler om at styre alle opgaver i henhold til standardiserede processer, så de fortsætter med at digitalisere alle aktiviteter fra modtagelse af ordrer, til produktionsopsætningen og hele vejen til levering på kundens lager.
I år planlægger de også at lade medarbejderne starte hændelsesstyrede processer direkte fra Gluu, hvilket skaber en flytning af data fra medarbejdere ind i systemet i stedet for, at systemet kun genererer data til medarbejderne (opgaver og arbejdsinstruktioner).
Nu, hvor de lavere hængende frugter er høstet, så vil et ægte ‘end-to-end’ perspektiv føre til endnu flere muligheder for forbedringer.
Kontakt os for en snak om, hvordan Gluu kan
hjælpe din virksomhed til selv at digitalisere jeres processer – eventuelt med støtte fra den rådgiver i normalt bruger.
Yderligere læsning
Gluu produktbladBerry Superfos kundecase (PDF) [/alert]