Tidlig medarbejderinddragelse styrker de løbende forbedringer

Dette er et problem, som jeg ofte støder på. Det, der overrasker mig, er, at det typiske svar er at vente, før du involverer folk i løbende forbedringer. “Vi ønsker at tage os sammen, før vi involverer folk uden for denne afdeling.” Problemet er, at ved at involvere folk senere går du glip af en stor mulighed for at vinde deres hjerter og sind til fordel for dit initiativ til at få effekten af ændringen.

Der et gammelt ordsprog om, at du skal “tænke, før du taler”. Selvom der er en vis sandhed i det, er der også en stor ulempe. At tale former din tænkning, så hvis du altid venter, indtil du er meget klar over, hvad du skal sige, kan dit synspunkt være klart, men ikke nødvendigvis meget indflydelsesrigt. Det resonerer måske ikke godt med andre. Hvis du i stedet præsenterer dit input tidligt og indrammer det som “bare en tanke” eller lignende, så inviterer du andre til at deltage. Chancerne er, at den samarbejdsdialog, der kan følge, vil forme synspunkterne hos alle, der deltager. På denne måde kan du opbygge momentum og få indflydelse, ikke ved endegyldigheden af dit synspunkt, men simpelthen ved at lade andre bidrage til en engagerende samtale.

Det er min erfaring, at mange organisatoriske enheder udvikler og indfører nye initiativer ud fra “tænk før du taler”. Ledere og eksperter har en dialog mellem en meget lille gruppe mennesker. En ny proces eller arbejdsinstruktion frigives derefter til organisationen som “vores nye måde at arbejde på” med løbende forbedringer. Ja, der vil være træning og mulighed for feedback efterfølgende. Men deres forandringsledelsesarbejde og søgen efter effekten af løbende forbedringer starter først nu. “Forandring” ledelse er præcist angivet, da den er fokuseret på at ændre folks holdninger og adfærd, så de matcher det officielle syn på verden. Ikke underligt, at 80% af alle forandringsinitiativer mislykkes.

Hvad hvis du i stedet introducerer dit nye initiativ til en bredere gruppe mennesker lige efter, at ideen er udviklet? Indfør det, mens du siger højt og tydeligt, at det er en hypotese, og at alle er inviteret til at deltage. Jeg kender til tilfælde, hvor nye processer blev indført som hardback-bøger på +200 sider. Dette er ikke ligefrem et format, der inviterer folk til at give feedback og bidrage til at udvikle og vedligeholde processer gennem løbende forbedringer. Formatet siger “dette er skrevet i sten”. I stedet publicere det på en hjemmeside, invitere til dialog og input og blive ved med at gentage det hver uge eller hver måned – det motiverer også kollegerne til at holde udviklingen og den løbende forbedring i live. De mennesker, der gør dette, taler om disse fordele:

• Ingen forandringsledelse nødvendig.
  Folk bliver involverede og motiverede – bagefter behøver du ikke “forandringsledelse”, da overgangen sker, når de samarbejder. Involver folk tidligt, så der løbende kan ske forbedringer senere.
• Spar dit teams tid
  Du kan starte meget tidligere. I stedet for at bruge 70% af dit teams tid på 6 måneder. Brug 100% af deres tid på en uge, og få derefter ideen ud til gennemgang.
• Spar på konsulenter
  Undgå for mange konsulenter. Få en facilitator og en guide til at stille de gode spørgsmål, men undgå et fuldt team af konsulenter, der kommer med for meget information og kompleksitet.
• Fokuser på vinderidéerne
  Dræb initiativer, der ikke tilføjer værdi tidligt. Lad os se det i øjnene – 80% af forandringsprogrammer mislykkes, og jo hurtigere du finder ud af, hvilket af dine initiativer, der falder ind under hvilken kategori, jo hurtigere tildelte du dine ressourcer til dem, der vil lykkes.

Ulempen er, at denne fremgangsmåde kræver meget mere selvtillid, end mange mellemste ledere føler. Men hvis du er bange for, at involvering af andre mennesker tidligt for at hjælpe din løbende forbedring senere vil lufte dit beskidte vasketøj og efterlade dig sårbar over for angreb fra politiske spillere, så er der noget galt med din virksomhedskultur. Hvis dette er din situation, skal du bare overveje, at en god kultur er dit endelige mål – det er ikke en forudsætning for at starte. Og et sidste par opmuntrende ord fra mig: det er virkelig en fantastisk følelse (og lettelse!) at viderebringe til nogen, der er villig til at løbe …

Endelig skal inddragelsen planlægges. Vores Process Success Guide indeholder en komplet trin-for-trin guide til oprettelse af din egen procesforbedringsplan.