GUIDE TIL PROCESSUCCES (4/8)

Udnævn procesejere

Procesejeren er afgørende for at sikre, at jeres processer afspejler virkeligheden og fører til forbedringer. Derfor er det vigtigt, at kolleger med rette kompetencerhar et klart mandat og ejerskab, så de bliver de reelle drivkræfter for forandring. Dette skridt handler om at sikre det.

Trin til procesforbedringer

Valg af rette personer til rollen som procesejere

Nu hvor procesejerens jobbeskrivelse og mandat er klart, er det vigtigt at finde egnede interne kandidater til jobbet. I små og mellemstore virksomheder Denne rolle håndteres bedst på deltid. Dette giver den rette forankring i hverdagen og forhindrer procesejeren i at blive bureaukrat snarere end en forandringsagent. Ideelt set fordeler en procesejer sin arbejdstid som følger:

50% for linjefunktion (normalt job).
25% af deres timer arbejder med facilitering, dokumentation og kommunikation.
25% af deres tid fokuserede på procesforbedring.

Tip!
Det er vigtigt, at alle dine procesejere kun er ansvarlige for 1-10 processer hver (afhængigt af vigtigheden og kompleksiteten). Så hvis du har 20 til 40 processer inden for rækkevidde, skal du tildele mellem 5 og 10 procesejere (i en virksomhed med omkring 100 ansatte).

At være procesejer er en anerkendelse, der ideelt set gives til en person, der er meget vidende procesområdet – forudsat at personen er en god kommunikator. Rollen er ideel til personer, der ikke har formelle ledelsesroller, men ses som uformelle ledere.

TRIN 4.1

Dette er de trin, der skal tages:

Opret en liste over kolleger, der opfylder den profil, du har oprettet.
Samarbejd med HR om at tildele en ejer til hver proces i proceshierarkiet.
Mød hver kandidat for at finde ud af, om de ville være interesserede i den nye rolle. Brug mødet til at tydeliggøre procesomfanget og procesejerens jobbeskrivelse og mandat.
Vurder, om der er et match, og tilbyd rollen som procesejer til de rette kandidater.
Inviter de nye procesejere til træning af procesejere.
Gennemfør uddannelsen af procesejere.

Workshop: Træning af procesejere

Udfald	Jeres procesejere forstår deres roller, og hvordan de bruger platformen til at være effektive som procesejere.
Deltagere	Procesejere og nøglemedarbejdere.
Dagsorden	– Introduktion til Gluu. – Procesejer jobbeskrivelse, mandat og opgaver. – Træning i proceskortlægning. – Træning i facilitering af forbedringsworkshops.

Vælg procesejere efter deres energi og entusiasme – det smitter af på kollegerne og skaber mere forbedring. Fremhæv rollen som noget særligt – i tråd med en forfremmelse eller bonus for at vise vigtigheden af den.

I har nu oprettet et supplement til dit organisationsdiagram (din vertikale organisation). Jeres proceshierarki med processer og ejere viser nu den horisontale organisation. På dette tidspunkt er I klar til at inkludere en bredere gruppe kolleger.

TRIN 4.2

Tjekliste

Rollen som procesejer er en del af din HR-opsætning.
Hver proces har en procesejer.
Alle procesejere forstår deres rolle , og hvordan man laver proceskortlægning.
Procesejere har viden om , hvordan man skriver effektive arbejdsinstruktioner.

Næste skridt!

Du har lige læst kapitel fire i vores komplette guide til processucces. Hvor vi dækker, hvordan du effektivt bruger Gluu-platformen til at forbedre dine forretningsprocesser, lærer du i kapitel fem, hvordan du bedst præsenterer for dine kolleger.