KUNDECASE

Stærke processer er fundamentet for succes med fusioner for energi- og telekoncernen Norlys

Norlysvalgte Gluu som platform til dokumentation af processer i starten af 2020. Valget skete på baggrund af en grundig afsøgning af markedet og som et bevidst led i koncernens fusionsstrategi. I dag i starten af 2023 er Norlys lykkedes med opgaven til perfektion. Det er sket gennem et intensivt fokus på process governance understøttet af Gluu platformen. Læs her, hvordan koncernen anvender Gluu.

Først lidt baggrund. I forbindelse med fusionen mellem Eniig og SE tilbage i 2019 havde koncernen brug for en fælles procesplatform Det var nødvendigt for at kunne realisere det procespotentiale, en fusion medfører. Ikke kun i form af et fælles sted at gemme og tilgå processer, En del handler om et fælles sted at opbevare og finde processer. En anden del var en fælles måde at arbejde på med processer for at sikre en ensartet kvalitet på tværs af afdelinger og funktioner.

‘Process governance’ som fundament

Process governance er en essentiel del af procesarbejdet i en virksomhed. Det er det fundament, processerne bygges på. Det skelet, der giver alle processer en forankring i det overordnede proceshierarki, og som tydeliggør procesansvar på tværs af organisationen Mange begår den fejl at lave skelettet som en kopi af deres organisationsdiagram og/eller starte i et hjørne af organisationen med at kortlægge processer og så arbejde sig udad derfra. og/eller starte i et hjørne af organisationen med at kortlægge processer og så arbejde sig udad derfra. Men det giver blinde (proces)vinkler og understøtter eventuelt eksisterende silotænkning.

Værdikæden som kernen

En struktur baseret på organisationens værdikæde giver derimod det helikopterperspektiv, der skal til for at få overblik over hele proceslandskabet. Det giver det komplette billede af internt forbundne og overlappende processer samt ”huller” i kæden og dertilhørende forbedringsmuligheder. Bruger man process governance rigtigt i det perspektiv, kan det også tjene som et stærkt kulturforandringsværktøj.

Mange overser dog desværre vigtigheden af effektiv process governance, hvilket i værste fald fører til, at arbejdet med processer mislykkes. I bedste fald genererer det manglende fokus kun en brøkdel af den værdi, der kunne frigives, hvis potentialet blev forløst fuldt ud.

For Norlys er process governance fundamentet for procesarbejdet. De følger præcis den model, som Gluu anbefaler, hvor proceshierarkiet og landskabet følger virksomhedens værdikæde snarere end den organisatoriske struktur. Julie Nørup Jensen, Norlys proceskonsulent og Gluu Account Owner hos Norlys, udtrykker det på denne måde:

”Vi har skabt et procesfundament, der er så robust som overhovedet muligt. Derfor har vi valgt at adskille det fra den måde, vi er organiseret på, og det er anderledes, end man gør mange andre steder. Det har vi valgt for at sikre, at vi ikke har flere processer for det samme”.

Vejen til succes – Strukturen i praksis

Norlys har gjort procesarbejdet til en væsentlig del af deres overordnede strategi, der er forankret i koncernens top. Procesarbejdet ledes i det daglige af Senior Director Ina Dam, som var med til at vælge Gluu i 2020. SHun refererer til direktøren for strategisk koncernudvikling i Norlys, og hvert kvartal indrapporteres fremdriften i procesarbejdet på koncernledelsesmøde. Fremdriften holdes op imod de kort- og langsigtede mål, der er sat for procesområdet i Norlys. Det betyder, at arbejdet er tæt koblet til direktionens dagsorden.

Processer der afspejler hvordan Norlys arbejder

Og hvordan ser proceshierarkiet så ud i praksis? Jo, Norlys har skabt en struktur, hvor hierarkiet afspejler den måde, der arbejdes på, ikke de afdelinger, der arbejdes i. Lavpraktisk betyder det, at proceshierarkiet er bygget op af end-to-end processer, hvor der er en fra-til bevægelse, der afspejler et overordnet område, f.eks. HR – Fra Employer Branding til fratrædelse. Procesejerskaberne af disse er fordelt på direktørerne i den øverste koncernledelse. End-to-end processerne er derefter nedbrudt i hovedprocesser, der dækker et delområde under end-to-end processerne, f.eks. medarbejder- og organisationsudvikling.

Her findes ligeledes en hovedprocesejer, som er på højt ledelsesniveau. Hovedprocesserne er ligeledes nedbrudt i enkelte processer som har en procesejer, der typisk udgøres af en teamleder eller specialist på området, og som dermed sikrer forankring i driften. Det betyder, at procesejerskabet er så tæt på virkeligheden, at der løbende sikres optimeringer af processerne, så kvaliteten løftes kontinuerligt.

Procesmodenhed en væsentlig del af fundamentet

Det er selvfølgelig ikke gået helt uden bump på vejen. Den største overraskelse for Norlys har været, hvor stor en rolle procesmodenheden i organisationen spiller. Norlys vurderer selv, at deres procesmodenhed var relativt lav, da de startede deres rejse med procesarbejdet. Det har derfor været nødvendigt at opbygge den undervejs – en tidskrævende øvelse som med al forandringsarbejde, men vigtig for resultatet!

Norlys har dog klaret denne opgave flot, ikke mindst pga. deres gode indstilling til problematikken:
” Vi har taget et skridt ad gangen for at få det til at passe til den modenhed, der er i koncernen, og vi har haft respekt for, at det jo ikke er fordi, folk ikke vil. Det er fordi, de lige skal være med på rejsen”, siger Julie.

Og her har Gluu ifølge Julie været en stor hjælp:
”Gluu er nemt at bruge. Det er rigtig brugervenligt, så når vi afholder moduler for at oplære folk i at bruge Gluu, så er det ikke så meget systemet, der er svært. Det er mere at sikre kvaliteten i det, der tegnes i Gluu, så det stemmer overens med måden, vi gør det på i koncernen. Her er Gluu et fantastisk værktøj til at samarbejde, til at standardisere og til at løfte kvaliteten”.

Procesarbejdets gevinster

Norlys er nået rigtig langt på deres rejse mod god process governance, og det at arbejde så struktureret med processer, som Norlys gør, har allerede givet store gevinster.

Gennem kortlægning og optimering af processer har Norlys identificeret en række åbenlyse forbedringsmuligheder, der har haft betydning for både kundeoplevelsen, bundlinjen og medarbejdertilfredsheden. Med andre ord er der identificeret huller i (forretnings)osten ved at skabe et overblik med proceskortlægning, man ikke tidligere har haft. Det gælder i høj grad også for snitflader mellem processer og realisering af synergieffekter på tværs af organisationens processer.

Lettere introduktion af nyt ERP system

Som eksempel er Norlys p.t. i gang med at udvikle og implementere et helt nyt ERP-system, og her har procesfundamentet helt fra start haft en særlig betydning. Projektet er scopet ud fra proceslandskabet, som er brugt til at identificere alle områder, der bliver berørt af det nye system. Dermed blev det rigtige proceshold sat fra start og involveret under hele projektet.

Allerede inden projektet går live, er alle procesejere taget med ind i overdragelsen af processerne til drift, således at de er trænet i ejerskabet, de kender deres processer og har styr på snitflader til andre processer. Her har både enkelte brugere af processerne, procesejerne, hovedprocesejerne og end-2-end procesejerne deltaget i forskellige workshops.

”Det vil med andre ord sige, at de nye processer har været forankret fra top til bund i koncernen, og det har givet meget positivt fokus på vores processer og ’maskinrum’ og den muskel, som vi er ved at opbygge for hele Norlys”, siger Julie Nørup Jensen.
Julie Nørup Jensen

Næste skridt i procesrejsen

Norlys er i den kommende tid meget fokuseret på at højne kvaliteten i deres ’maskinrum’, som de kalder alt det, der er i Gluu. Fokus er på procesoptimering, altså bevægelsen fra As-Is til To-Be, når processer kortlægges og optimeres. Her prioriteres de processer, der har størst potentiale for procesgevinster.

”Ud over de åbenlyse fordele ved realiserede procesgevinster får vi også synliggjort procesarbejdets værdiskabelse for hele koncernen, så procesarbejdets bidrag til et stærkere Norlys bliver meget tydeligt”, siger Julie Nørup Jensen.

Derudover er Norlys også i gang med at teste brugen af Gluu’s app og mulighederne for at koble Gluu’s opgavestyring på processerne i bl.a. sikkerheds- og kontrolrelaterede områder, så man om muligt kan undgå at tage nye systemer ind til at løse de nødvendige opgaver.

Hos Gluu er vi meget imponeret over Norlys’ procesarbejde og den store værdi, de har skabt gennem intensivt fokus på vigtigheden af at have et solidt fundament. Med process governance som centrum har de skabt et proceslandskab, der ikke bare understøtter forretningen, men som i høj grad er med til at forbedre den ved at fjerne unødvendige arbejdsgange og dermed unødvendige omkostninger, samt forudsige risici, så der kan etableres forebyggende tiltag, inden uheldet er ude.

Fordelen ved Gluu for Norlys

Alt dette er Gluu en væsentlig faktor i som procesplatform, og ifølge Norlys er nogle af de store fordele ved at anvende Gluu bl.a. at:

1. Det hæver procesmodenheden og kvalitetsforståelsen
2. Det er nemt at bruge og samarbejde i
3. Det opfylder Norlys’ processtandard og sikrer én fælles måde at arbejde med processer
4. Det samler alle godkendte og idriftsatte processer ét samlet sted, hvor alle har adgang til dem.
5. Medarbejderne kan godt lide at bruge Gluu, og det smitter positivt af i organisationen!

Gluu har nu en flerårig kontrakt med Norlys, og samarbejdet udbygges på andre områder.