Gluu

GUIDE TIL PROCESSUCCES (8/8)

Fasthold procesforbedringer

Denne artikel er den sidste del af vores komplette procesforbedringsvejledning, hvor du kan finde alle de oplysninger, du har brug for til at planlægge, bygge og gentage enkle forretningsprocesser ved hjælp af vores software.

Trin til procesforbedringer

  1. Trin til procesforbedringer
  2. Vælg procesværktøj
  3. Opret proceshierarki og procesplan
  4. Udpeg, nominér og uddan procesejere
  5. Præsentér for kollegerne
  6. Gennemgå og kortlæg jeres processer
  7. Stabilisér jeres processer
  8. Fasthold procesfokus

Hvorfor du har brug for at fastholde de løbende forbedringer af forretningsprocesser

Det er afgørende at opretholde kortlagte, stabile processer. Her skal det centrale procesteam sikre regelmæssig overvågning af processundhed og compliance. På denne måde kan du sikre, at du opretholder forbedring af forretningsprocesser over tid.

Selv en ung Steve Jobs har givet sine tanker om, hvorfor virksomheder skal investere i procesforbedring, som du kan se nedenfor:

Sådan opretholder du din kontinuerlige forbedring

Du kommer til driftsfasen for hver proces på forskellige tidspunkter. På nuværende tidspunkt er det vigtigt at opretholde forbedringerne. For at gøre dette skal du overvåge og støtte dine procesejere regelmæssigt. Nedenfor har vi listet nogle effektive metoder til vedligeholdelse af forretningsprocesser.

Regelmæssig kontrol af procesoverholdelse

Hver uge eller hver måned skal det centrale procesteam (eller kvalitetschef) overvåge procesoverholdelsen. Dette gøres ved hjælp af den indbyggede Dashboard til overholdelse og følgende metode:

  1. Filtrer for den seneste periode.
  2. Identificer alle processer, der ikke lever op til din standard for aktivitetsniveau (målt som et antal ændringer, opgaver eller kommentarer).
  3. Følg op med procesejeren og find ud af, om han eller hun har brug for hjælp.

Proces revisioner

Gennemfør uanmeldte audits af særligt kritiske processer. For eksempel er det en god idé at revidere din “Onboard new client” proces før en vigtig ny klient introduktion.

Dette er en simpel revision:

  1. Gå til procesejeren og bed ham/hende om at foretage en revision i forhold til en bestemt proceskørsel.
  2. Hvis de forskellige aktiviteter har tjeklister og opgaver, kan du se online, om opgaver udføres på det rigtige tidspunkt bare ved at filtrere aktivitetshistorikken.
  3. Følg op med medarbejdere, der har den rolle, der er ansvarlig for en aktivitet, der revideres, og få dem til at forklare, hvordan de udfører opgaverne i aktiviteten.

Hold øje med eventuelle processer, der ikke udføres. Så du kan tilskynde til fremtidig aktivitet i disse processer.

Opret en regelmæssig rutine for procesarbejde

Det er nyttigt at etablere en fælles proces for processtyring. Indstil f.eks. forbedringsworkshops for den sidste uge i hver måned. Organiser disse workshops med deres respektive procesejere og redaktører.

Referencer

Tjekliste for at sikre, at du forbedrer dig over tid

  • Du har en proces for procesarbejdet, som sikrer faste tidspunkter for opfølgning.
  • Overvåg løbende processer.
  • Tildel nye medarbejderroller (procesejerskab nødvendigt).
  • Kontroller gentagne gange, at opgaver overholder deadlines.

Hvis du lige har undersøgt procesforbedring, og du nu føler, at du er klar til at tage springet, hvorfor så ikke tjekke vores guide til procesforbedringsværktøjer? Eller hvis du lige har fundet denne vejledning, kan du se på introduktionen og se, om der er noget andet, du gerne vil lære mere om.