Gluu

Employee Onboarding Checklist

Gluu Blog / onboarding proces | Opgavestyring

Download af tjekliste til onboarding af medarbejdere

Gabriel Hourigan
By
Last updated on 21/12/2023

Anslået læsetid: 19 Minutter

Employee onboarding er processen med at integrere en ny medarbejder i en organisation og dens kultur. Når de implementeres med succes, finder nyansatte sig i stand til at udføre de nye færdigheder, viden, holdninger og adfærd, der forventes af dem hurtigt og effektivt.

Leder du efter noget andet? Se disse relaterede links:

En praktisk tjekliste til onboarding af medarbejdere

Det er vigtigt at få onboarding rigtigt, hvis du vil have produktive medarbejdere, der bliver længere. Vi har lavet lidt research og har samlet en række tjeklister til onboarding af medarbejdere, som dækker alle faser af din onboarding. Denne artikel indeholder endda tjeklisten som en Excel-fil.

Desværre undlader mange organisationer at gennemføre en onboarding-proces, der giver nye rekrutter den viden og inspiration, de har brug for til at være loyale, langsigtede medarbejdere. Så hvad mangler de? De grundlæggende aspekter ved onboarding er:

  • Hav et planlagt stærkt, første indtryk
  • Fortæl din organisations historie
  • Illustrer din overordnede vision for fremtiden
  • Vis din organisations værdier
  • Invester i karriereudvikling

At give alle disse oplysninger er en kompleks opgave, som kan tage uger eller måneder. Derfor har vi samlet en komplet tjekliste til onboarding af medarbejdere for at hjælpe med at tænke igennem hvert nødvendigt aspekt.

Hvis du leder efter en mere omfattende guide til onboarding af medarbejdere, så tag et kig på vores guide til en vellykket onboarding-proces for medarbejdere.

Effektiv onboarding er ikke en endagsbegivenhed. Det er en rejse, der kræver tid, tålmodighed og en konsekvent indsats for at sikre, at nye medarbejdere bliver produktive og engagerede bidragydere til organisationen.

Sharlyn Lauby

Tjekliste for medarbejdere før ankomst

1-2 uger før din nye medarbejders første dag skal du forberede dine nye ansættelsespapirer. Overvej at medtage følgende politikker og formularer, som nye medarbejdere kan udfylde og underskrive:

  • En ansættelsesaftale
  • En fortrolighedsaftale
  • En aftale om medarbejderopfindelse
  • En medarbejderhåndbog
  • Skatteformularer (f.eks. IRS-formular W-4 eller IRS-formular I-9 i USA)
  • Bankkontooplysninger.

For det første skal du oprette din nye medarbejders softwarekonti, herunder:

  • E-mail til organisation
  • Onlinemeddelelse i Office
  • HRIS-software (Human Resource Information System)
  • Software til administration af forretningsadgangskoder (LastPass osv.)
  • Virksomhedens produktivitetssoftware (Gluu, Jira osv.)
  • Firma ATS for medlemmer af ansættelseshold

For det andet skal du forberede din nyansattes teknologi, herunder:

  • En bærbar computer
  • En skærm
  • En telefon
  • En mus
  • Et tastatur
  • Et headset
  • Bekræft desuden din medarbejders nye kontortelefonnummer
  • Bestil visitkort og/eller et skrivebordsskilt
  • Arranger nyt medarbejder-id-kort/bygningsadgangsfob
  • Planlæg introduktionsmøder med nøglekolleger i den nye medarbejders første uger
  • Tilskynd teammedlemmer (især dem i interviewpanelet) til at nå ud til din nye medarbejder for at lykønske og byde dem velkommen inden deres startdato. Dette går langt med at etablere relationer tidligt i processen
  • Bed også din nye medarbejder om at udfylde en onboarding-formular, herunder oplysninger om allergi, madpræferencer og T-shirtstørrelse, hvis du inkluderer en firmaskjorte i din velkomstpakke
  • Lav en velkomstfrokostplan til din nyansattes første dag
  • Planlæg et HR-onboardingmøde til din nyansattes første dag
  • Sørg for parkeringsadgang, hvis det er nødvendigt
  • Planlæg din nyansattes første opgave
  • Arranger enhver relevant intern (eller ekstern) uddannelse, der kræves til jobbet
  • Send din nyansatte en velkomstmail, der fortæller dem, hvad de kan forvente
  • Inkluder kort, mødeoplysninger osv.
  • Sørg for, at de ved, hvornår de skal ankomme på deres første dag, og spørg, om de har flere spørgsmål

Eksempler på funktioner til tjeklisten til onboarding af medarbejdere

start-stop-opgaver-i-gluu

Start og stop opgavefremdrift

Brugere med den rigtige rolle kan vælge og starte opgaver for at vise, at de arbejder på dem. Dette sporer også værdiskabende tid.

opgave-rapportering-med-gluu

Se opgavestatus

Opgavelogdokumenter viser, om opgaver udføres til tiden, for sent eller ikke udføres.

Dagen før din nye medarbejders første dag

Rengør din nye medarbejders skrivebord og opsæt deres udstyr og velkomstsæt. Overvej at inkludere følgende i din velkomstpakke:

  • Et velkomstbrev
  • Papirarbejde for nyansatte og HR-dokumenter
  • En notesbog til virksomheden
  • Instruktioner til opsætning af teknologi
  • En firma T-shirt
  • Et firmakrus
  • Penne
  • En kopi af dit kontorkort
  • En kopi af dit organisationsdiagram for virksomheden
  • Klistermærker
  • En kopi af din nyansattes tidsplan for første uge
  • En kopi af en bog, der er relevant for din teamkultur
  • Sørg for, at din nyansattes firma-e-mail-konto er konfigureret, og videresend regelmæssige teammødeinvitationer til dem
  • Tilføj din nye medarbejders e-mail til relevante distributionslister, og tilføj deres nye telefonnummer til relevante telefonlister
  • Send også en besked til din nyansattes afdeling for at minde alle om deres startdatoer
  • Føj din nye medarbejders oplysninger til dit HRIS-system, hvis du ikke allerede har gjort det
  • Føj din medarbejders skrivebord til dit kontors interne skrivebordskort

Ankomstdagen:

  • Hav nogen klar til at byde din nye medarbejder velkommen, når de kommer til kontoret
  • Giv din nyansatte en detaljeret rundvisning på kontoret, og gør dem opmærksomme på deres tidsplan for de første par dage
  • Aftal også et velkomstmøde med din nyansattes leder for at give et overblik over deres nye team, deres rolle og hvordan deres succes vil blive målt
  • Planlæg tid til papirarbejde for nyansatte
  • Tag din nyansatte ud til frokost med nogle af deres nøglemedarbejdere
  • Derudover skal du give din nyansatte lidt nedetid til at konfigurere deres nye udstyr, indstille nye adgangskoder og logge ind på deres nye konti
  • Endelig skal du afholde et formelt HR-onboardingmøde, herunder detaljer om tilmelding til frynsegoder, firmaferier og politikker, virksomhedsstruktur, teamkultur og gennemgå din virksomheds vision, mission og værdier. (Hvis du formelt har dokumenteret dem.)

Tjekliste til onboarding af medarbejdere for din nye medarbejders første uge

  • For det første skal du planlægge din nyansattes regelmæssige 1: 1 ledelsesmøder
  • For det andet skal du sætte klare mål og præstationsmål for din nyansattes første 3 måneder, 6 måneder og år
  • Gå over en 3-måneders køreplan for nøgleprojekter, de vil arbejde på
  • Planlæg meningsfulde arbejdsopgaver, der får dem op at køre
  • Giv hurtig feedback på deres indledende arbejdsopgaver og fastlæg ledelsens forventninger til deres præstationer
  • Planlæg indledende møder med hver afdeling, ikke kun dem, medarbejderen vil partner, men alle afdelinger i hele virksomheden, så de kan få en fuld forståelse af forskellige dele af din virksomhed
  • Tjek også ind med dem regelmæssigt og svar på eventuelle spørgsmål, de har

👉 Recommendation: This comprehensive employee onboarding checklist is a valuable resource for organizations looking to enhance their onboarding process. It covers every aspect, from pre-arrival preparations to the employee’s first few months, ensuring a smooth and productive integration for new hires. Download and utilize this checklist to create a positive onboarding experience.

Din nye medarbejders første 3 måneder

  • Fortsæt med at have regelmæssige 1:1 møder
  • Hold en uformel 30-dages check-in for at løse eventuelle umiddelbare bekymringer efterfulgt af en 90-dages check-in for at se, hvordan alt går
  • Bed om feedback på din onboardingproces, så du kan forbedre processen for fremtidige nyansatte

At gennemgå alle disse faser af onboarding kan være en skræmmende opgave. Så vi håber, at denne tjekliste til onboarding af medarbejdere vil være til stor hjælp i forhold til at forbedre integrationen af dine nyansatte.

Her er den fulde tjekliste som en Excel-download:

For at sikre, at din onboardingproces lever op til branchens standarder, er det vigtigt at henvise til autoritative ressourcer og organisationer. En værdifuld ressource i denne henseende er Society for Human Resource Management (SHRM), en førende organisation for HR-professionelle. SHRM tilbyder et væld af indsigter, værktøjer og best practices inden for human resource management, herunder omfattende vejledning i onboarding af medarbejdere.”

Også, hvis du gerne vil have lidt mere af en håndplanlægning af din medarbejder onboarding-proces, anbefaler vi stærkt MIT’s Onboarding Planning Tool.

Konklusioner

En velstruktureret onboarding-proces er afgørende for en vellykket integration af nye medarbejdere i en organisation. Det sætter scenen for produktivitet, engagement og langsigtet fastholdelse. Ved at følge en omfattende tjekliste som den her kan man forbedre onboarding-oplevelsen betydeligt for både medarbejdere og arbejdsgivere.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor er onboarding af medarbejdere vigtigt for en organisation?

Onboarding af medarbejdere er afgørende, fordi det hjælper nyansatte med hurtigt at finde sig til rette i deres roller og i virksomhedskulturen. Det skaber grundlaget for langsigtet medarbejderengagement, produktivitet og fastholdelse.

Hvilke dokumenter skal indgå i tjeklisten til onboarding af medarbejdere før ankomst?

Tjeklisten før ankomst bør indeholde dokumenter som en ansættelsesaftale, en fortrolighedsaftale, en aftale om medarbejderopfindelser, en medarbejderhåndbog, skatteformularer, bankkontooplysninger og alle relevante virksomhedspolitikker eller -formularer.

Hvordan kan organisationer forbedre deres onboardingproces for medarbejdere?

Organisationer kan forbedre deres onboardingproces ved at sikre et stærkt førstehåndsindtryk, give information om virksomhedens historie, vision og værdier, investere i karriereudvikling og følge en struktureret onboarding-tjekliste. Regelmæssig feedback og justeringer er også afgørende for løbende forbedringer.

Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort den 28. september 2018 og revideret den 12. oktober 2022.

Måske har du også lyst til at læse...