Lean rekruttering – undgå at ansætte en gourmetkok til at vende burgere
Det handler ikke om madlavning. Det handler om at ansætte. Hvis noget er svært, ansætter du en ekspert, ikke? Ikke nødvendigvis. Du kan ofte gøre med meget mindre, hvis du undgår at lave to almindelige fejl. Lad os kalde det lean rekruttering
Virksomheder overvurderer ofte de kompetenceniveauer, de skal bringe ind for at løse deres problemer. Lad mig give dig tre eksempler:
- Projektleder
“Vi har problemer med at finde gode projektledere”, hørte jeg en grundlægger sige. Han hævede derefter lønniveauet med 50% for at gøre stillingen mere attraktiv. - CFO
En virksomhed bliver ikke betalt til tiden og henter en CFO ind for at ordne det. - CEO
En softwarevirksomhed, hvor de to grundlæggere bliver overvældet af den daglige drift, ansætter en administrerende direktør eller en COO til at løse problemet, så de kan fokusere på at opbygge deres produkt.
“Bring eksperten ind” er det sædvanlige svar på mange almindelige forretningsudfordringer. Nogle gange er det det rigtige svar. I mange andre tilfælde er det det forkerte og dyreste svar. Lean recruiment er bedre svar – just-in-time kompetenceudvikling og standardarbejde.
Disse ledere begår to lean rekrutteringsfejl (mindst):
- De forsøger at behandle symptomet og ikke årsagen og
- de antager, at “hvis jeg ikke kan gøre dette, så må det kræve en ekspert.”
Lad os se på de to fejl, så vi kan undgå at lave dem og øve lean rekruttering.
Behandling af symptomerne og ikke årsagen
Lad mig genbruge det første eksempel fra før: At finde gode projektledere. Hvordan gør du det? Jeg vil starte med at stille følgende spørgsmål:
“Hvorfor har du brug for en god projektleder? Kører du store projekter?
Han ville svare: “Nej, jeg koordinerer mellem en kunde og 3-10 personer i vores team.”
“Hvorfor er denne koordinering så så hård?”
“Fordi krav, roller og opgaver svinger meget. Folk træder ind og ud af projektet. “
“Hvorfor er det sådan?”
Personalet arbejder på deres egne måder. Hver person gør det forskelligt. Dette skaber forvirring.
Med andre ord er de brandslukning, fordi de ikke har defineret ‘standardarbejde’, når det kommer til projekter. Det er som at løse det samme problem igen og igen. Dette er ikke ligefrem lean rekruttering.
Og virksomheden, der ikke betales til tiden? Måske skal deres nuværende revisor validere fakturaer, før de sendes, derefter ringe for at sikre, at den rigtige person får dem og til sidst ringe til forfaldsdatoer for at vise, at virksomheden bekymrer sig. Dette er grundlæggende pengestrømsstyring, og det kræver ikke en CFO.
I disse eksempler er problemet ikke, at jobbet er komplekst. Det er måden at arbejde på, der er. Fix måden at arbejde på og undgå at ansætte folk på topniveau til at løse problemer – lad dem løbe med vækstmuligheder i stedet!
Virksomhederne har ikke nødvendigvis kompetenceproblemer, der kræver nyansættelser. De mangler ‘standardarbejde’ – klare forretningsprocesser og arbejdsinstruktioner udført på samme måde hver gang.
“Hvis jeg ikke kan gøre dette, så kan kun en ekspert”
Hvis du har oprettet et firma, der kører godt, eller hvis du er blevet ansat til at drive det, så er chancerne for, at dit ego er blevet større end gennemsnittet. Det kan være velfortjent og nødvendigt. Du er vant til at give anvisninger og instruere folk i, hvad de skal gøre. En gang imellem støder du på udfordringer, som du ikke kan løse på den sædvanlige måde. Det er her, mange springer til konklusionen: “Jeg kan finde ud af det meste, så hvis jeg ikke kan gøre dette, så må det være rigtig svært”. Derefter begynder de automatisk at lede efter de bedste mennesker rundt.
Med kun lidt viden om det område, de rekrutterer til, leder de efter noget, der indikerer ekspertise. Tidligere arbejdsgivere, universiteter deltog osv. En stedfortræder for kompetence. Tænk på en Harvard MBA, der nu er McKinsey-konsulent. Måske er han kompetent – men er hans høje kompensation ‘værdi for pengene’ i en rutinemæssig position?
Nøjagtig jobprofilering kan spare dig penge
Tag et andet perspektiv på dette. Overvej alle de personlighedsprofileringsmodeller og værktøjer, der er derude (Insight, DISC, Myers-Briggs osv.). Værktøjer viste sig statistisk at profilere folk nøjagtigt.
Har du nogensinde profileret dig selv? I så fald har du måske fundet ud af, at du er en udadvendt iværksætter eller salgstype eller noget andet. Min pointe er, at din personlighedstype kan forklare, hvorfor du finder “projektledelse” eller “tilgodehavender” meget vanskelige. Den gode nyhed er, at der er tusindvis af mennesker derude, der har profiler, der gør dem til svin i mudder, når det kommer til regnskab.
Så ansæt en person med en vis erfaring inden for dit problemområde, giv dem en simpel arbejdsinstruktion og se om dette ikke løser problemet. Dette ville være just-in-time lean rekruttering.
På et tidspunkt senere får du måske brug for den CFO, men hvorfor ikke lade revisoren (med en løn, der er 10% af hans) plukke de lavthængende frugter? Du ville ikke ansætte en gourmetkok til at vende burgere, vel?
Lean rekruttering er at vente med ekspertansættelsen
Jeg siger ikke, at du ikke skal ansætte CFO’er eller ekspertprojektledere. Det handler om at skubbe beslutningen ud i fremtiden.
Det handler om at dokumentere dit forretningsområde og dets måder at arbejde på, når det stadig er relativt lille, og derefter ansætte folk til at følge processerne. Denne alternative vej frem kan levere værdi hurtigt, minimere risikoen for at ansætte dyre mennesker, før du har brug for dem, og generelt give dig mulighed for at udvikle dig og lære, så du ved præcis, hvad du har brug for, når tiden kommer. Eller for den sidste analogi:
“Tag først raketforskeren med, når du begynder at planlægge din rejse til månen.” – hvorfor eksperten måske ikke altid er det bedste valg.
Ofte stillede spørgsmål
Forskellige værktøjer og software kan i høj grad hjælpe med at implementere en lean rekrutteringsproces. For eksempel giver Applicant Tracking Systems (ATS) virksomheder mulighed for at styre deres rekrutteringsproces mere effektivt ved at lagre, sortere og analysere kandidatdata. Rekrutteringssoftware som Workable eller Bullhorn kan hjælpe virksomheder med at gøre processen mere effektiv ved at automatisere mange opgaver. Derudover kan AI-drevne værktøjer som HireVue foretage den indledende screening af kandidater, hvilket reducerer den tid, der bruges på manuel sortering, betydeligt.
En virksomhed kan måle effektiviteten af en lean rekrutteringsproces ved hjælp af flere analytiske metoder. Disse omfatter målinger som “time-to-fill”, der viser, hvor lang tid det tager at besætte en ledig stilling. En hurtigere besat ledig stilling indikerer en mere effektiv proces. På samme måde kan virksomheder bruge ‘quality-of-hire’-målinger, som fokuserer på, hvor godt de personer, de har ansat, præsterer, og hvor længe de bliver i virksomheden. Derudover bør virksomhederne overveje, hvor tilfredse de ansættende ledere og de nyansatte er. Alle disse målinger giver tilsammen et omfattende billede af, hvor effektiv lean-rekrutteringsprocessen er.
At implementere en lean rekrutteringsproces giver nogle potentielle udfordringer. En almindelig faldgrube er at overse, hvor vigtigt det er at bevare den menneskelige kontakt. Selvom automatisering gør det hurtigere at ansætte, skal man huske, at rekruttering også indebærer at opbygge relationer til potentielle kandidater. Nogle potentielle problemer kan være tekniske fejl i rekrutteringssoftwaren, som kan forsinke processen. For at undgå dem skal du sikre, at der er en balance mellem automatisering og personlige interaktioner med kandidaterne.
Regelmæssig vedligeholdelse og softwareopdateringer kan forhindre mulige systemfejl. Derudover er det en fordel at have en backup-plan som ved traditionelle rekrutteringsmetoder, så man kan håndtere uforudsete omstændigheder. Træn også HR-teamet i at udnytte digitale værktøjer optimalt til at håndtere potentielle forhindringer, der kan dukke op under processen. På trods af udfordringerne kan omhyggelig planlægning og udførelse hjælpe med at navigere succesfuldt i en lean rekrutteringsproces.
