6 nemme trin til at erstatte dit Excel-ark med onboarding-software

Anslået læsetid: 28 Minutter

“Det er svært at følge op på den planlagte onboarding af medarbejdere, og vi savner at have overblik over opgaver og roller og dokumentation til rapporter. Måske har vi brug for onboarding-software?”

Oplever du, at din onboarding-proces ikke er så klar og konstruktiv, som den kunne være? Højst sandsynligt ikke. Overvej at hver gang en ny medarbejder starter i virksomheden, skal du finde ud af, hvem der vil gøre klar en arbejdsplads, hvem vil introducere til virksomhedskultur og mål, hvem vil lave en plan for løbende træning og så videre. På denne måde bruger du meget tid på at lave den samme proces igen og igen.

Manuel indsamling af onboardingoplysninger kan også være udfordrende. Er du sikker på, at du har al dokumentationen, og hvor fører du fortegnelsen over, hvilken uddannelse medarbejderen har deltaget i?

Undgå at bruge tid på den samme proces igen og igen. Opsæt din onboarding-proces i en digital samarbejdsplatform, hvor du kan forbinde personer, roller, processer, arbejdsinstruktioner og opgaver i ét rum. I Gluu kan du f.eks.:

• Opret dit eget onboarding-flow
• Del opgaver og roller, så alle kan se dem
• Find oplysninger om hver opgave
• Rapporter nemt fra
• Evaluer og videreudvikle processen sammen i dit team

Eksempler på funktioner til onboarding-software

Enkel proceskortlægning

Tegn processer med fem grundformer, så kompleksiteten holdes lav for slutbrugerne.

Procesforbindelseskort

Filtrér for at vise – og navigere – hvordan processer og aktiviteter hænger sammen.

Se flere funktioner til din nye onboarding-software

Leder du efter onboarding-software? Start en gratis 14-dages Gluu prøvekonto i dag – og vi tilføjer en hel måneds prøveperiode og en best-practice onboarding proces, som du kan ændre og bruge med Gluu. (For at gøre krav på dette tilbud skal du blot sende vores kundesupport et link til denne artikel, og de vil opgradere kontoen).

“En god onboarding af medarbejdere gør den nye medarbejder 42 % mere produktiv.”

Undersøgelse foretaget af Careerbuilder

Hvordan sikrer du en struktureret proces med onboarding software?

TRIN 1: Sæt din egen vision

Først skal du oprette visionen for virksomhedens medarbejder onboarding proces.

Rammerne for din onboarding-proces fanger din virksomhedskultur, værdier og måde at arbejde på. Hvis kulturen i din virksomhed er meget flydende og uformel, så skal din onboarding afspejle dette. Eller hvis du er i en meget reguleret og moden branche, så skal din onboarding matche den.

Onboardingen begynder allerede, når den nye medarbejder forestiller sig at arbejde for din virksomhed. Du skal forestille dig, at du kommer til et nyt sted, hvor du skal finde vej rundt, hvad du skal gøre og hvordan du gør det .

På den måde er din onboardingproces medarbejderens første oplevelse med virksomheden, som den er, og en måde for den nye medarbejder at gå gennem en naturlig overgang til sin nye rolle.

Tænk nu over følgende:

• Hvor lang tid vil din medarbejder onboarding-proces vare – en, tre eller seks måneder?
• Starter du allerede i pre-boarding-perioden?
• Dækker det al obligatorisk uddannelse?
• Går det ind i emner, der er unikke for personens niveau, funktion og land?

TRIN 2: Beskriv den perfekte introduktion

Når du er klar over ambitionsniveauet og din virksomheds stil, er det tid til at beskrive den perfekte medarbejder onboarding proces i introduktionsperioden. Det er her, procesbaseret onboarding-software kan hjælpe. Skriv det så detaljeret som muligt.

Tænk over:

• Hvordan er den første dag?
• Hvordan vil introduktionen til teamet og opgaverne være?
• Hvem er ansvarlig for hvilken introduktion?

TRIN 3: Informer og samskab

Kortlæg dit procesflow på tværs af roller i din virksomhed. For at gøre dette skal du samle repræsentanter fra IT, HR og andre funktioner, der er involveret, og kortlægge flowet. Pointen her er at blive enige om hovedaktiviteterne, og hvem der er ansvarlig for dem.

Opdel dit flow i tjeklister før ankomst, ankomst og onboarding efter ankomst.

Tip! Start med at kortlægge din medarbejders onboarding-proces, som den er i dag. Det betyder bare at fokusere på de grundlæggende, meget kritiske opgaver.

Eksempler kunne være: At sikre, at der er et skrivebord og en pc, at personen bliver mødt osv. Dette bør fokusere på grundlæggende opgaver, som den nye medarbejder tydeligt ville savne og føle sig frustreret over.

Du kan ende med noget lignende, hvis du bruger Gluus platform som din onboarding-software:

Usikker på procestilknytning? Læs vores guide til simpel proceskortlægning.

TRIN 4: Beskriv hver aktivitet

Nu hvor I er enige om hovedansvaret på tværs af jeres organisation, er det tid til at gå et niveau dybere. Det betyder, at du skal beskrive hver aktivitet i dit flowdiagram.

Den bedste person til at gøre dette er en repræsentant fra hver af de roller, der er involveret. For eksempel beskriver IT-chefen de nødvendige værktøjer, og hvordan man opretter en ny medarbejder i detaljer. Ideelt set gøres dette som en trin-for-trin guide med skærmbilleder – eller endnu bedre som en videooptagelse af skærmen. Pointen er at beskrive opgaven, så den ansvarlige ved, hvad den indebærer.

Tip! Lad en anden kollega med samme rolle prøve hver instruktion, næste gang du onboarder nogen. Ideelt set observerer forfatteren derefter, hvor let instruktionen er at følge og justerer bagefter. Dette er nemt med versionsstyret onboarding-software.

Med Gluu kan du gøre dit proceskort til en guide til arbejdet ved at tilføje detaljerede SOP’er og arbejdsinstruktioner:

Usikker på at skrive arbejdsinstruktioner? Læs vores guide til at skrive arbejdsinstruktioner

TRIN 5: Tilføj målbare opgaver med onboarding-software

Når du er klar over de forskellige aktiviteter, er det tid til at oprette målbare opgaver. Disse bør repræsentere resultaterne af hver aktivitet.

Eksempel:

IT-chefen har aktiviteten “Forbered alle værktøjer”, og han har beskrevet, hvordan man bestiller en pc, en telefon og sætter den nye medarbejder op i forskellige systemer. Nu skal han definere de målbare resultater som opgaver:

• Bestil pc
• Konfigurer pc
• Oprette en ny medarbejder i et Active Directory

HVORFOR? Derefter er du i stand til at spore og måle opgaver. Du har knowhow og tidsrammen for deres færdiggørelse.

Når du klikker på en aktivitet, vises arbejdsinstruktionen med mulighed for at teste den formular, der anmoder om systemadgang, f.eks.:

TRIN 6: Konfigurer procesejere og kontrolelementer

Tillykke, nu har du et procesflow!

Det viser, hvilke roller der er ansvarlige for hver aktivitet i onboardingprocessen. Dine eksperter har dokumenteret, hvordan de enkelte aktiviteter skal udføres, så nye rekrutter kan udføre deres opgaver.

Så langt så godt.

Nu kommer den sværere del: At sikre, at hver opgave udføres hver gang for hver medarbejder. Det er her, du har brug for en ejer af din medarbejder onboarding proces.

Ejeren er ansvarlig for at forbedre din proces, sikre, at den udføres hver gang og besvare spørgsmål fra alle.

Er du usikker på, hvad en procesejer er? Læs denne artikel om, hvordan en procesejer kan hjælpe dig med at bryde interne siloer.

HVORFOR? Når du er ejer af en proces, kan du altid spore rapporter om onboardingprocessen og planlægge nye forbedringer. Dette gør det mindre stressende.

Fordi du altid ved, hvilke opgaver der udføres, og hvilke der stadig er åbne. Så du kan sikre dig, at den nye medarbejder drager fordel af det planlagte onboarding-flow. Her er tre metoder til at kontrollere opgavefuldførelse:

#1: Det lavteknologiske, men tidskrævende onboarding-værktøj

Procesejeren er ansvarlig for at spore hver ny medarbejder. Hvem opdaterer deres resultater i et regneark på ugentlig basis. Rolleejere får påmindelser via e-mail og rapporterer baseret på disse resultater.

Dette er hurtigt at starte med, men det tager meget tid at holde sig opdateret og involverer meget kommunikation frem og tilbage. Det er helt fint at involvere 3-4 personer, forudsat at du onboarder 1-2 nye medarbejdere hver måned.

#2: Brug af projektstyringsværktøjer

Konfigurer hver nyansat som et projekt ved at kopiere den forrige som en skabelon. F.eks. i Trello kan du kopiere et ‘board’. Trello bruges undertiden som et onboarding-system.

Dette er bedre. Især hvis alle bruger det samme system. Det binder dog opgaver til enkeltpersoner snarere end roller. Dette er et problem, når nogen er fraværende. Det forbinder heller ikke med de krævede arbejdsinstruktioner. En metode som denne kan skaleres godt til at involvere 5-10 rolleejere og måske 5 medarbejdere om måneden.

#3: Brug af en BPM-platform som din onboarding-software

Brug et specialiseret værktøj til at forstå, eksekvere og forbedre processer – Gluu!

Derefter kan du forbinde personer, roller, processer, arbejdsinstruktioner og opgaver i ét rum. Hver rolleejer kan se deres opgave for hver ny medarbejder. På denne måde udføres opgaver på det rigtige tidspunkt og på den rigtige måde, selvom nogen er væk.

Når du forbedrer og justerer din medarbejder onboarding-proces undervejs, kan du nemt have lukket kredsløbskommunikation på hvert trin i din proces.

Hvis du gør det på denne måde, kan det hjælpe dig med at opnå en ensartet proces på tværs af flere placeringer og holde kvaliteten høj, selv når rolleejere forlader og deltager.

Med Gluu kan du automatisk rapportere status på hver enkelt medarbejders onboarding. Dette sikrer, at alt gøres rigtigt hver gang – og at du kan bevise det for evigt:

Nu er det tid for dig at starte dit arbejde!

Leder du efter onboarding-software? Start en gratis 14-dages Gluu prøvekonto i dag – og vi tilføjer en hel måneds prøveperiode og en best-practice onboarding proces, som du kan ændre og bruge med Gluu. (For at gøre krav på dette tilbud skal du blot sende vores kundesupport et link til denne artikel, og de vil opgradere kontoen).

Konklusioner

Overgangen fra Excel-ark til onboarding-software, som Gluu, kan revolutionere din onboarding-proces for medarbejdere. Ved at følge de seks trin, der er beskrevet i denne artikel, kan du skabe en struktureret, effektiv og konsekvent onboarding-oplevelse for nyansatte. Det sparer ikke kun tid, men øger også produktiviteten og sikrer, at vigtige opgaver bliver udført hurtigt. At omfavne teknologi i onboarding kan føre til gladere, mere engagerede medarbejdere og i sidste ende bidrage til din organisations langsigtede succes.

Ofte stillede spørgsmål