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Process Hierarchy

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Anleitung zum Erstellen einer prozessarchitektur

Die meisten Leute denken: “Warum sollte ich mich für eine prozessarchitektur interessieren?” – eine berechtigte Frage. Wir wissen, dass dieser Leitfaden wie eine schnelle Möglichkeit klingen mag, sich selbst in den Schlaf zu versetzen, aber die überraschende Wahrheit über die prozessarchitektur ist, dass sie tatsächlich ein aufschlussreiches und lohnendes Geschäftsprojekt sein kann. Es ist ein erster Schritt, um zu beleuchten, wie Sie arbeiten, wo Abfall anfällt, wo Fett reduziert werden kann und wie Sie sich verbessern können. Dies summiert sich auf Dollar und Cent; Ein Thema, das uns alle interessiert.

Egal, ob Sie neu im Umgang mit prozessarchitektur sind oder nur eine Auffrischung benötigen, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Folgendes zu lernen:

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Was ist eine Prozessarchitektur?

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns kurz rekapitulieren, was eine Prozesshierarchie – oder Prozessarchitektur – ist.

Eine Prozessarchitektur zeigt visuell alle laufenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Stellen Sie sich eine davon wie einen architektonischen Bauplan für ein Haus vor. Mit Ausnahme von Balken und Sparren zeigt eine Prozessarchitektur die Prozesse, die Ihr Geschäft aufrecht erhalten. Sie werden auch als Ergänzung zu Ihrem Organigramm gesehen. Das Organigramm zeigt, wie Abteilungen und Rollen zusammenhängen, während die Prozessarchitektur zeigt, wie Aktivitäten zusammenhängen und wie sie die Ergebnisse liefern, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind. Sie bilden die kleinen Dinge ab, wie beispielsweise, wie eine Rezeptionistin einen Anruf entgegennehmen sollte oder wie man eine Zahlungsverzugsanweisung sendet, auf die ganz großen und wichtigen Dinge wie die Einstellung eines neuen Abteilungsleiters.

Unten sehen Sie eine beispielhafte Prozessarchitektur für die Produktentwicklung. Dies ist ein Ausschnitt aus dem Process Classification Framework (PCF) von APQC, dem weltweit am häufigsten verwendeten Prozess-Framework® :

Beispiel für eine Prozessarchitektur

Was hat unser Geschäft davon?

In jedem Haufen steckt ein schwieriger, schwer zu beeindruckender Mensch, also geben wir Ihnen einen einfachen Grund: Wissen ist besser als Unwissenheit. Bei der Prozessarchitektur geht es um Wissen und Verständnis. Es stellt sicher, dass Sie nicht im Dunkeln arbeiten.

Vertrautheit, um ein altes Sprichwort zu optimieren, erzeugt Unwissenheit. Wir denken vielleicht, wir wissen, wie unser Geschäft funktioniert, aber tun wir das wirklich? Eine Prozessarchitektur wird es uns zeigen. Es wird zeigen, welche wiederkehrenden Aufgaben wir gut machen, was besser sein könnte, wo unsere blinden Flecken sind (die Dinge, die wir nicht sehen), wo wir das Kundenerlebnis verbessern könnten, wo Verschwendung vermieden werden kann und wo sogar wirtschaftlicher Markt und Reputationsrisiko liegen könnte.

Durch die Erfassung Ihrer Prozesse geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Sprache und ein klares Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten. Sie ermöglichen es Ihnen auch, die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu messen und inkrementell zu verbessern, um Verschwendung zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Einen zu haben ist wirklich ein Kinderspiel.

Der Gründer von Gluu, Søren Pommer, erklärt dies in einem Interview:

Eine Prozessarchitektur hilft Ihnen bei der Beantwortung einiger wichtiger Fragen

Eine durchdachte Prozessarchitektur zeigt Ihnen, wie wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen ablaufen. Sie helfen mit zu bestimmen, welche Personen an welchen Entscheidungsprozessen beteiligt werden. Sie bilden die Grundlage für Ihre Standardarbeitsabläufe und -routinen.

Eine Prozessarchitektur ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft zu optimieren. Durch die Definition:

  • Welche Prozesse sind primär und welche unterstützend?
  • Was ihre beabsichtigten Ergebnisse oder Ausgaben sind.
  • Von wem sie hingerichtet werden.
  • Wie sie miteinander verwandt sind.

Ein klares Verständnis davon, wie Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, bietet die Grundlage für Erkenntnisse über Verbesserungsmöglichkeiten. Es zeigt auch, ob Sie mit dem richtigen Verfahren ausgerichtet sind. Die EU hat zum Beispiel ein neues Gesetz zum Schutz persönlicher Daten. Mit einer Prozessarchitektur können Sie schnell herausfinden, ob Ihr Unternehmen solche neuen Gesetze einhält. Und wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, ist es viel einfacher, Dinge zu ändern und zu optimieren, wenn bereits Prozesse vorhanden sind.

Können wir selbst eine Prozessarchitektur aufbauen?

Absolut, Prozessarchitektur können sehr komplex und zeitaufwändig sein. Jedoch kann jeder die Grundlagen verstehen. Mit ein wenig Planung und Hilfe von Anleitungen wie diesem sind Sie auf dem besten Weg, eine professionelle StandardProzessarchitektur zu erstellen.

Abhängig von der Zeit, die Sie haben, Ihrem Enthusiasmus und der Komplexität Ihres Unternehmens, können Sie das Projekt selbst in die Hand nehmen oder einen Berater engagieren, der den Weg weist. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, empfehlen wir Ihnen, den Berater nur zur Erleichterung des Prozesses einzusetzen. Wenn sie Ihre Prozessarchitektur von oben nach unten aufbauen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie und Ihr Team die Verantwortung übernehmen. Allzu oft führt dies zu veralteten oder verschütteten Prozessarchitektur.

Unabhängig davon, ob Sie einen Berater beauftragen oder nicht, ist es am besten, ein solides Verständnis der Grundlagen zu haben.

Gut konzipierte BPM-Systeme spielen eine Schlüsselrolle bei der Minimierung von Wachstumsschmerzen, indem sie Mitarbeitern helfen, sich in komplexen Prozessen zurechtzufinden, die Transparenz von Arbeitsabläufen erhöhen, institutionelles Wissen bewahren und organisieren und die Abhängigkeit von E-Mail-basierten Prozessen verringern.

John Stretton
John Stretton

Erste Schritte zum Erstellen einer Prozessarchitektur

Jetzt kennen Sie die Grundlagen von Prozessarchitektur und wissen, was zu beachten ist. Hier einige Tipps für die ersten Schritte:

Schritt 1: Beginnen Sie mit den Standards und Systemen, die Sie bereits haben

Wenn Sie bereits über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem verfügen, übertragen Sie zunächst einfach das Inhaltsverzeichnis in das Format der Prozessarchitektur. Es macht keinen Sinn, das Rad neu zu erfinden. Erleichtern Sie sich also das Leben so weit wie möglich, modellieren Sie Ihre Prozessarchitektur auf Standards und Frameworks, die Sie bereits haben. Sprechen Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern – vielleicht haben sie etwas Ähnliches getan, um eine Systemimplementierung vorzubereiten.

Schritt 2: Workshop kritische Prozesse mit der Geschäftsleitung

Bevor Sie sich zum Aufbau einer Prozessarchitektur verpflichten, ist es absolut wichtig, die Zustimmung des Managements einzuholen. Idealerweise werden diese Bemühungen vom Management oder einer nahestehenden Person vorangetrieben. Dies beginnt am besten mit einem Workshop, der sich darauf konzentriert, wie Ihre Prozesse mit Ihrer Strategie in Verbindung stehen.

Holen Sie Ihren besten Moderator und versammeln Sie Ihr Top-Management-Team zu einem Workshop außerhalb des Unternehmens, um die End-to-End-Abläufe auf höchster Ebene zu planen. Dies ist eine Diskussion über Ihr Geschäftsmodell und Ihren Wertstrom und darüber, wer insgesamt für was verantwortlich ist. Es wird wahrscheinlich sehr lebendig und einnehmend.

Schritt 3: Konzentrieren Sie sich zunächst auf kritische Prozesse

Beginnen Sie damit, die 10 bis 30 Prozesse zu finden, die wirklich wichtig sind. Sie sind es, die das Unternehmen am Laufen halten. Wenn Ihre Vision zu früh zu breit ist und Sie versuchen, jeden einzelnen Geschäftsprozess festzunageln, verzetteln Sie sich in den Details und verlieren das Wesentliche aus den Augen.

Unternehmen

Sie haben in der Regel Funktionen in der Zentrale auf Gruppenebene und arbeiten dann relativ unabhängig auf regionaler und/oder Länderebene. Hier ist es sinnvoll, einige gemeinsame Prozesse zu erstellen, aber wir empfehlen auch, „lokalen Büros“ die Freiheit zu lassen, ihre eigenen Prozesse für ihre Arbeitsweise zu erstellen. Gluu verfügt über eine Funktion, mit der Ihre Tochtergesellschaften Gruppenprozesse zu ihren lokalen Konten hinzufügen auf laufender Basis.

⇒ Kleine und mittelständische Unternehmen

Je nach Komplexität können sie zwischen 30 und 200 Prozesse haben. Hier ist es am besten, zuerst End-to-End-Geschäftsprozesse aufzuzeigen, da man so einen guten Überblick über das Geschäftsmodell bekommt. Jede Funktion oder Abteilung kann dann eigene Kategorien oder Prozessgruppen haben und eigene Prozesse als Bausteine erstellen.

👉 Recommendation: To commence your process hierarchy, actively incorporate existing standards, engage senior management in a strategic workshop, and initially focus on 10 to 30 critical processes. This pragmatic approach ensures seamless alignment and prevents becoming overwhelmed by unnecessary details.

Bei Gluu beginnen wir mit unserer Wertschöpfungskette. Diese enthält Links zu allen kritischen Prozessen:

Gluus eigene Prozessarchitektur beginnt mit unserer Wertschöpfungskette

Dies sind einige von Gluus eigenen Funktionsgruppen und Prozessen:

Gluus Funktionsgruppen in unserer eigenen Prozessarchitektur

Schritt 4: Zuweisen der Verantwortung für jeden Prozess

Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern die Verantwortung für jeden der kritischen Prozesse zu. Einige dieser Leute sind offensichtlich, wie Abteilungsleiter in einem großen Unternehmen, aber in einigen Fällen sind sie es nicht und Sie müssen herausfinden, wer wer ist.

Schritt 5: Entscheiden Sie sich für Ihr Format und Ihre Tools

Als nächstes brauchen Sie eine Möglichkeit, Ihre Prozesse visuell abzubilden. Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei, dass das von Ihnen verwendete Tool auch immer gemeinsam genutzt werden kann und die unternehmensweite Zusammenarbeit einfach sein muss. Wenn es in einem Raum bleibt, wird es tot und vergessen enden. Hier kommen Online-Plattformen wie Gluus ins Spiel.

Schritt 6: Einen Projektmanager zuweisen

Wenn es an der Zeit ist, das Projekt auf das gesamte Unternehmen auszudehnen, brauchen Sie einen Projektmanager, der den Weg weist. Wählen Sie jemanden mit einem breiten Verständnis des Geschäfts und jemanden, der sowohl in der Vorstandsetage als auch in der Werkstatt mit den Leuten sprechen kann.

Schritt 7: Verwalten Sie Ihre Prozessarchitektur zentral

Wir sind alle für Dezentralisierung und die Einbeziehung aller. Wenn es jedoch um Ihre Prozessarchitektur geht(und um Ihre Rollen), dann einigen Sie sich auf die wenigen Administratorpositionen, die Dinge ändern dürfen. Sie wollen, dass alle mitmachen, ja, aber die Kontrolle zentral behalten.

⇒ Prozessnamen und Ergebnisbeschreibungen bleiben konsistent.

Es kann sehr verwirrend sein, wenn ein Prozess „Neukunden an Bord“ und ein anderer „Kundenmanagement“ ist. Bleiben Sie bei einem semantischen Stil (wir empfehlen die Verwendung einer aktiven Form wie “Prozesse verwalten“. Ja, Sie sollten über einen Prozess zum Verwalten von Prozessen verfügen.

⇒ Prozesse überschneiden sich nicht (zu sehr).

Jeder Prozess sollte einen sehr klaren Namen und ein eindeutiges Ergebnis haben. Dadurch wird der Umfang festgelegt und sichergestellt, dass Sie Überschneidungen minimieren, wenn andere Personen mit der Zuordnung beginnen. Wenn diese anfängliche Zuordnung von Prozessen nicht klar ist, werden Sie wahrscheinlich Verwirrung sehen, wenn andere mit der Zuordnung beginnen.

Der erste Überblick und das Verständnis von End-to-End-Flows erleichtert die Verknüpfung von Prozessen und das Aufzeigen von Zusammenhängen. Dadurch erhalten Sie Verständnis und Einblicke in die spätere Prozesskartierung.

👉 Recommendation: To streamline process mapping, actively assign responsibilities, opt for a collaborative platform like Gluu, appoint a capable project manager, maintain centralized control, ensure uniform process names, minimize overlap, and enhance linkages for clear insights.

Denken Sie daran, dies ist nur der erste Schritt

Der Aufbau einer Prozessarchitektur ist nur ein erster Schritt zum Erfolg mit Geschäftsprozessen. Obwohl es für sich genommen schon wertvoll ist, kommt der wahre Wert, wenn Sie anfangen Mapping-Prozesse , hinzufügen Arbeitsanweisung und dann ausführen und verbessern.

Schlussfolgerungen:

Das Verständnis und die Implementierung einer Prozesshierarchie sind entscheidend für die Beleuchtung von Geschäftsabläufen. Es schafft Klarheit, identifiziert verbesserungswürdige Bereiche und stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher. Ganz gleich, ob Sie ein großes oder ein kleines Unternehmen sind – wenn Sie mit bestehenden Standards beginnen, die Geschäftsleitung einbeziehen und sich auf kritische Prozesse konzentrieren, ist die Grundlage gelegt. Mit den richtigen Tools und einem zentralisierten Ansatz wird die Prozesshierarchie zu einem dynamischen Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung, Zusammenarbeit und strategische Ausrichtung im gesamten Unternehmen.


Fragen und Antworten

Warum ist eine Prozessarchitektur für Unternehmen so wichtig?

Eine Prozessarchitektur ist von entscheidender Bedeutung, da sie einen klaren Plan für die laufenden Aufgaben liefert und dabei hilft, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, Verschwendung zu reduzieren und die strategische Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicherzustellen.

Wie kann eine Prozessarchitektur das Verständnis und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter fördern?

Durch die Aufzeichnung von Prozessen wird eine gemeinsame Sprache etabliert, Verantwortlichkeiten werden geklärt und eine kontinuierliche Messung ermöglicht schrittweise Verbesserungen. Dies fördert die Zusammenarbeit, reduziert die Verschwendung und erhöht die allgemeine Effektivität.

Können Unternehmen eine Prozessarchitektur selbständig aufbauen, oder ist professionelle Hilfe erforderlich?

Prozessarchitektur können zwar komplex sein, aber das Verständnis der Grundlagen ist für jedermann erlernbar. Mit Planung und Ressourcen wie Leitfäden können Unternehmen eine professionelle StandardProzessarchitektur erstellen. Je nach Komplexität und Enthusiasmus kann professionelle Hilfe in Betracht gezogen werden, aber es wird empfohlen, selbst aktiv zu werden.