8 wesentliche Zutaten, um Ihre kritischen Geschäftsprozesse zu erkennen
Eine Prozesshierarchie – ein visuelles Schema aller kritischen Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen stattfinden müssen – reduziert kostspielige Doppelarbeit und Ineffizienz und hält das Wissen im Unternehmen. Einen zu haben ist wirklich ein Kinderspiel. Hier sind acht wesentliche Zutaten für den Aufbau Ihrer eigenen. Welche sind das nochmal?
Prozesshierarchien stellen alle Ihre kritischen Geschäftsprozesse visuell dar. Stellen Sie sich einen als architektonischen Entwurf für ein Haus vor. Mit Ausnahme von Balken und Sparren zeigt eine Prozesshierarchie die Prozesse, die Ihr Geschäft aufrecht erhalten.
Sie können auch als Ergänzung zu Ihrem Organigramm gesehen werden. Das Organigramm zeigt, wie Abteilungen und Rollen zusammenhängen, während die Prozesshierarchie zeigt, wie Aktivitäten zusammenhängen und wie sie die Ergebnisse liefern, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind.
Ja, aber warum sollte mich das interessieren? Du fragst dich vielleicht.
Durch die Erfassung Ihrer Prozesse geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Sprache und ein klares Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten. Sie bilden die kleinen Dinge ab, wie beispielsweise, wie eine Rezeptionistin einen Anruf entgegennehmen sollte oder wie man eine Zahlungsverzugsanweisung sendet, auf die ganz großen und wichtigen Dinge wie die Einstellung eines neuen Abteilungsleiters. Sie ermöglichen es Ihnen auch, die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu messen und inkrementell zu verbessern, um Verschwendung zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Einen zu haben ist wirklich ein Kinderspiel.
Was benötige ich, um zu meinen kritischen Geschäftsprozessen zu gelangen?
Richtig, Sie sind also bereit für die Herausforderung. Großartig, Gluu ist hier, um mit acht wesentlichen Zutaten für den Aufbau einer brauchbaren Prozesshierarchie zu helfen.
1. Kaffee
Um es gleich vorweg zu nehmen: Prozesshierarchien sind nicht sexy. Wenn Sie der Typ sind, der sich für sie begeistert, schämen Sie sich nicht; Wir verstehen dich – wir sind uns ähnlich. Aber für die große Mehrheit der Menschheit, einschließlich vieler Ihrer Kollegen, löst die Erwähnung kaum mehr als leichte Fälle von Narkolepsie aus. Seien Sie freundlich, halten Sie einen Kaffee bereit, bevor Sie das Thema ansprechen. Sie wollen nicht, dass Ihre Kollegen so vorgehen:
2. Das Nicken
Bewaffnet mit Kaffee und einer schillernden Reihe von wertschöpfenden Begründungen wenden Sie sich an die Geschäftsleitung und holen Sie sich deren Zustimmung und Unterstützung für ein Projekt, um eine Prozesshierarchie zu schaffen. Das ist absolut notwendig. Ohne das Nicken wirst du nirgendwo schnell hinkommen.
3. Ein Whiteboard
Finden Sie Ihren besten Moderator, ziehen Sie die Geschäftsleitung in einen halbtägigen Offsite-Workshop und erstellen Sie eine Karte Ihrer Wertschöpfungskette. Alle Prozesse, die Sie als Unternehmen von Anfang bis Ende durchführen. Diese erste Skizze bildet die Grundlage für den weiteren Projektverlauf. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, sehen Sie sich unsere Ideen für kollaborative Prozessworkshops an.
4. Teleskopische Sicht
Zoomen Sie hinein und schärfen Sie den Fokus zuerst auf die wichtigsten Prozesse für Ihr Unternehmen. Finden Sie die 10 bis 30 Prozesse, die wirklich wichtig sind. Sie sind diejenigen, die verhindern, dass die Räder abfallen. Wenn Ihre Vision zu früh zu breit ist und Sie versuchen, jeden einzelnen Geschäftsprozess festzunageln, verzetteln Sie sich in den Details und verlieren das Wesentliche aus den Augen.
5. Ein altes Rad
Die Abbildung einer Prozesshierarchie kann zeitaufwändig sein. Erleichtern Sie sich also das Leben so weit wie möglich, modellieren Sie Ihre Prozesshierarchie auf Standards und Frameworks, die Sie bereits haben. Es gibt keinen Grund, das Rad neu zu erfinden. Sprechen Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern – sie haben vielleicht etwas Ähnliches getan, um sich auf eine Systemimplementierung vorzubereiten.
6. Macher und Macher
Sie haben die kritischen Prozesse im Unternehmen erkannt und abgebildet. Als nächstes müssen Sie die Verantwortung für jeden dieser Punkte bestimmten Teammitgliedern zuweisen. Einige dieser Personen werden offensichtlich sein, wie z. B. Abteilungsleiter in einem großen Unternehmen, aber in einigen Fällen werden sie es nicht sein, und Sie müssen untersuchen, wer die wahren Macher sind.
7. Werkzeuge
Sobald Sie sich um alles oben Genannte gekümmert haben, ist es an der Zeit, sich mit den Details zu befassen. Dazu benötigen Sie ein Format und Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Prozesshierarchie visuell abbilden und gestalten können. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, dass unabhängig davon, welches Format oder Tool Sie verwenden, es gemeinsam nutzbar und unternehmensweit einfach zusammenzuarbeiten sein muss. Wenn es in einem Raum bleibt, bewacht von einem oder zwei Zauberern, wird es den Weg unzähliger anderer Prozesshierarchien gehen und am Ende tot und begraben enden.
8. Hierarchie des Captain-Prozesses
Jetzt ist es an der Zeit, das Projekt auf das gesamte Unternehmen auszuweiten. Dafür brauchen Sie eine außergewöhnliche Person, die Ihnen den Weg weist. Entscheiden Sie sich für einen Projektmanager mit Supertalent und einem umfassenden Verständnis des Geschäfts und jemandem, der sowohl in der Vorstandsetage als auch in der Fertigung mit den Menschen sprechen kann.
Weitere Informationen zu Prozesshierarchien
Es gäbe noch viel mehr über Prozesshierarchien zu sagen, z. B. warum so wenige Unternehmen sie überhaupt haben. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Leitfaden zum Erstellen einer Geschäftsprozesshierarchie.
