So vermeiden Sie, dass tägliche Routinen die Oberhand gewinnen

Unternehmen hören aus einer Reihe von Gründen auf zu wachsen. Selbst wenn die Führungskräfte die Fähigkeit, den Ehrgeiz und das Geld haben, verlangsamen sich die Geschäfte oft, wenn sie 20, 30 oder 50 Mitarbeiter erreichen. Warum? In diesem Beitrag über Lean Management wird argumentiert, dass dies geschieht, wenn der Betrieb nach und nach die meiste Zeit für die Führung in Anspruch nimmt. Das Unternehmen wird nie prozessgetrieben, weil die täglichen Routinen die Oberhand gewinnen.

92,2 % der europäischen Unternehmen sind “Kleinstunternehmen” mit weniger als 10 Beschäftigten. Nur 6,5 % wachsen zu “klein” (10-50 Mitarbeiter) und winzige 1,1 % werden zu “mittelgroßen” Mitarbeitern mit 50-250 Mitarbeitern (Ecorys, 2012). Die Finanzkrise, schwaches Wachstum und andere schwierige Rahmenbedingungen sind typische Erklärungen. Das mag in einem reifen Markt funktionieren, aber wenn Sie sich in einem Wachstumsbereich befinden, können Sie nicht den Marktbedingungen die Schuld geben. Stattdessen muss man nach innen schauen und sich die Frage stellen: “Warum werden wir langsamer?” Nehmen wir an, Sie haben die Fähigkeiten, sind bereit, sich anzustrengen und haben die Finanzen, um dies zu unterstützen. Was dann noch übrig bleibt, ist, wie Sie Ihre Zeit einteilen. Dies ist unerlässlich, wenn es um Lean Management geht.

Zeit finden, um das Geschäft zu entwickeln

In einem Artikel über Zeitmanagement hat McKinsey Quarterly diese Empfehlung:

“Identifizieren Sie bis zu fünf Dinge – nicht mehr –, auf die Sie sich im Laufe des Jahres konzentrieren möchten. Sie sollten etwa 95 Prozent Ihrer Zeit mit diesen Dingen verbringen. Warum fünf Dinge? Warum 95 Prozent Ihrer Zeit? Denn bei der Erledigung von Dingen dreht sich alles um Konzentration. Wenn Sie nicht 95 Prozent Ihrer Zeit mit Ihren Top Five verbringen, sondern 80 Prozent Ihrer Zeit mit Ihren Top Ten, verlieren Sie den Fokus und die Dinge beginnen durch das Raster zu fallen.”

Diese Empfehlung geht davon aus, dass eine Führungskraft 95 % ihrer Zeit mit “Fokusbereichen” verbringen kann. Wie oft ist das der Fall? Wenn Sie ein kleiner Unternehmensleiter sind und ein paar Jahre zurückblicken, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass immer mehr Ihrer Zeit nach und nach in den Betrieb geflossen ist. Die tägliche Abwicklung von administrativen Aufgaben, Kundenanfragen, Mitarbeiterangelegenheiten etc. Die meisten Führungskräfte in Wachstumsunternehmen wären begeistert, wenn sie auch nur einen halben Tag pro Woche für Schwerpunktbereiche aufwenden würden. Aber ein halber Tag wird nichts ändern. Stellen Sie sich diese Frage: Wenn Sie die Führungskraft sind und die meiste Zeit damit verbringen, den Status quo aufrechtzuerhalten, wer wird dann Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben?

Wenn Sie zu den 99% gehören, wird Ihr Unternehmen aufhören zu wachsen, da Sie dieses Problem nicht ernst nehmen. Ich habe einmal gehört, dass, wenn man einen Frosch in einen Topf mit Wasser legt, ihn auf einen Herd stellt und die Hitze aufdreht, der Frosch kocht. Die Temperatur steigt allmählich an und der Frosch findet nie den richtigen Zeitpunkt zum Springen. Ebenso wird sich der richtige Zeitpunkt für Sie, um Ihre Probleme an der Wurzel zu lösen, nie einstellen.

Wie du zum gekochten Frosch wirst

Aus Gesprächen mit anderen Kleinunternehmern habe ich gelernt, dass das eigentliche Hindernis dafür, 95 % Ihrer Zeit für die Geschäftsentwicklung aufzuwenden, die Komplexität ist, die sich daraus ergibt, dass Sie die Art und Weise, wie Sie führen, nicht ändern können.

Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben: Die meisten Führungskräfte wissen nicht, wie sie von der direkten Führung von Mitarbeitern dazu übergehen sollen, dass sich die Mitarbeiter durch klare Rollen, Verantwortlichkeiten, Richtlinien und Geschäftsprozesse selbst verwalten. Dieser Übergang erfordert eine Führungskraft, die die Liebe zum Detail und die Sucht nach Kontrolle loslassen kann, die ihn überhaupt erst erfolgreich gemacht haben. Wenn Unternehmen von wenigen auf 20-25 Personen anwachsen, geht der CEO von 5 % seiner Zeit für das operative Geschäft (es gibt kaum welche) auf 80-90 % über. Diese Verschiebung verschafft ihm nach und nach die Zeit und Energie, die für die Entwicklung des Unternehmens benötigt werden. Zu diesem Zeitpunkt befindet er sich auf einer brennenden Plattform (die Hitze des Ofens) und möchte Leute einstellen, die ihm helfen, ERP-Systeme einführen und so weiter. Das Problem ist, dass es jetzt oft zu spät ist. Die Kultur wurde um ihn herum geformt und basiert darauf, dass er spontan Entscheidungen trifft. Jeder Versuch, klare Regeln, Richtlinien, Geschäftsprozesse und ERP-Systeme einzuführen, ist heute viel riskanter, kostspieliger und erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Es gibt immer ein anderes dringendes Problem zu lösen, so dass die Entscheidung immer wieder verschoben wird und die Risiken und der Aufwand größer werden.

Organisieren Sie Ihr Geschäft so früh, dass es wie ein Overkill erscheint

Bei manchen Geschäftsmodellen ist es einfacher zu vermeiden, wie der Frosch im Topf zu landen, als bei anderen. Die Kunden eines Beratungsunternehmens kaufen oft die Fähigkeiten einzelner Berater. Dies macht es schwierig, die Rollen, Dienstleistungen und Prozesse einzuführen, die es den Partnern ermöglichen, das Geschäft zu entwickeln. Sie werden eins mit dem Unternehmen und können es nicht verkaufen. Auf der anderen Seite wird es für ein Softwareunternehmen, das einen einzigen, standardisierten Service über das Web bereitstellt, einfacher sein, das Geschäft zu organisieren und prozessgesteuert zu gestalten.

Ich kenne ein kleines Softwareunternehmen mit 30 Mitarbeitern, bei dem der CEO 95 % seiner Zeit mit der Entwicklung des Unternehmens verbringt. Er bildet Allianzen, schafft neue Dienstleistungen und treibt den Eintritt in neue Märkte voran. Letztes Jahr unternahm er sogar eine dreimonatige Fahrt quer durch die USA mit seiner Familie! Sein Unternehmen führt sich selbst. Er begann mit der Einführung von Prozessen, als diese weniger als halb so groß waren wie heute. Damals war die Aufgabe noch überschaubar und er hatte Erfolg.

Für Sie nicht möglich? Denken Sie an das berühmte Buch “Die 4-Stunden-Woche” von Tim Ferris. Er spricht im Wesentlichen von unermüdlicher Fokussierung, der Beseitigung von Verschwendung und der anschließenden Delegation von “Operationen” an Dritte durch klare Arbeitsprozesse. 4 Stunden sind 5 % der Arbeitswoche eines überforderten Kleinunternehmers, also gibt es Ihre 95 %!

Es wird einige Anstrengungen erfordern, um dorthin zu gelangen, aber der Anfang ist einfach!

Bei Gluu haben wir eine Methode und ein Lean-Management-Tool entwickelt: Es gibt eine Social-Business-Process-Management-Plattform, die den Einstieg erleichtert (was meistens der schwierigste Teil ist) und die Aufrechterhaltung der Ergebnisse erleichtert. Einige Unternehmen sind bereits auf einem guten Weg. Wenn Sie sich nicht scheuen, den weniger befahrenen Weg zu gehen, dann melden Sie sich für das Gluu Lean Management-Tool an und werden Sie einer unserer Hauptnutzer.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Leitfäden zusammengestellt, wie Sie mit Ihrem Prozessverbesserungsplan erfolgreich sein und Tools zur Prozessverbesserung verstehen können.

Übrigens, hier ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was Tim Ferris sagt (mein letzter Versuch, Sie zu inspirieren, nicht wie der Frosch zu enden)…