Sådan undgår du, at daglige rutiner tager over
Virksomheder holder op med at vokse af en række årsager. Selv når lederne har evnerne, ambitionerne og pengene, går virksomhederne ofte langsommere, når de når 20, 30 eller 50 personer. Hvorfor? Dette indlæg om Lean Management argumenterer for, at det sker, når operationer gradvist bruger det meste af din tid til at lede. Virksomheden bliver aldrig procesdrevet, fordi de daglige rutiner tager over.
92,2 % af de europæiske virksomheder er “mikrovirksomheder” med under 10 ansatte. Kun 6,5% vokser til at blive “små” (10-50 ansatte) og en lille 1,1% bliver “mellemstore” med 50-250 mennesker (Ecorys, 2012.) Finanskrisen, dårlig vækst og andre vanskelige forhold er typiske forklaringer. Det kan fungere på et modent marked, men hvis du er i et vækstområde, kan du ikke bebrejde markedsforholdene. I stedet skal du kigge indad og stille dig selv spørgsmålet “hvorfor sætter vi farten ned?” Lad os antage, at du har færdighederne, er villig til at gøre en indsats og har økonomien til at støtte det. Så er der tilbage, hvordan du styrer din tid. Dette er vigtigt, når vi taler om Lean Management.
Finde tid til at udvikle forretningen
I en artikel om tidsstyring har McKinsey Quarterly denne anbefaling:
“Identificer op til fem ting – ikke mere – som du vil fokusere på i løbet af året. Du bør bruge omkring 95 procent af din tid på disse ting. Hvorfor fem ting? Hvorfor 95 procent af din tid? Fordi det at få tingene gjort handler om fokus. Hvis du i stedet for at bruge 95 procent af din tid på din top fem bruger 80 procent af din tid på din top ti, mister du fokus, og tingene begynder at falde gennem revnerne.”
Denne anbefaling forudsætter, at en leder kan bruge 95% af sin tid på “fokusområder”. Hvor ofte er det tilfældet? Hvis du er en lille virksomhedsleder og ser et par år tilbage, vil du sandsynligvis indse, at mere og mere af din tid gradvist er gået i drift. Den daglige håndtering af administrative opgaver, kundehenvendelser, medarbejderspørgsmål mv. De fleste ledere i vækstvirksomheder ville være begejstrede for selv en halv dag afsat til fokusområder om ugen. Men en halv dag vil ikke ændre noget. Stil dig selv dette spørgsmål: Hvis du er leder og bruger det meste af din tid på at opretholde status quo, hvem skal så tage din virksomhed til det næste niveau?
Hvis du er blandt de 99%, vil din virksomhed stoppe med at vokse, da du ikke tager dette problem alvorligt. Jeg hørte engang, at hvis du lægger en frø i en gryde med vand, sætter den på en komfur og skruer op for varmen, så koger frøen. Temperaturen stiger gradvist, og frøen finder aldrig det rigtige tidspunkt at hoppe. På samme måde vil det rette øjeblik for dig til at løse dine problemer ved deres rod aldrig indtræffe.
Hvordan du ender som den kogte frø
Samtaler med andre ejere af små virksomheder fortæller mig, at den virkelige barriere for at bruge 95% af din tid på forretningsudvikling er den kompleksitet, der kommer fra ikke at kunne ændre den måde, du leder på.
Lad mig give dig et eksempel, de fleste ledere ved ikke, hvordan man går fra at lede mennesker direkte til at lade folk styre sig selv gennem klare roller, ansvar, politikker og forretningsprocesser. Denne overgang kræver en leder, der kan give slip på opmærksomheden på detaljer og afhængighed for kontrol, der gjorde ham vellykket i første omgang. Når virksomheder vokser fra nogle få mennesker til 20-25, går CEO’en fra at bruge 5% af sin tid på drift (der er næsten ingen) til at bruge 80-90%.
Dette skift får ham gradvist af den tid og energi, der er nødvendig for at udvikle virksomheden. På dette tidspunkt er han på en brændende platform (varmen fra komfuret) og ønsker at ansætte folk til at hjælpe ham, indføre ERP-systemer og så videre. Problemet er, at det nu ofte er for sent. Kulturen er formet omkring ham og er baseret på, at han træffer beslutninger i farten. Ethvert forsøg på at indføre klare regler, politikker, forretningsprocesser og ERP-systemer er nu meget mere risikabelt, dyrt og vil kræve en betydelig mængde tid og kræfter. Der er altid et andet presserende problem at håndtere, så beslutningen bliver ved med at blive udskudt, og risiciene og indsatsen vokser sig større.
Organiser din virksomhed så tidligt, at det virker som overkill
For nogle forretningsmodeller er det lettere at undgå at ende som frøen i gryden end for andre. Et konsulentfirmas kunder køber ofte de enkelte konsulenters kompetencer. Dette gør det svært at introducere de roller, tjenester og processer, der gør det muligt for partnerne at udvikle virksomheden. De bliver ét med virksomheden og kan ikke sælge den. På den anden side vil en softwarevirksomhed, der leverer en enkelt, standardiseret tjeneste via internettet, finde det lettere at organisere virksomheden og gøre den procesdrevet.
Jeg kender en lille softwarevirksomhed på 30 personer, hvor den administrerende direktør bruger 95% af sin tid på at udvikle virksomheden. Han danner alliancer, skaber nye tjenester og står i spidsen for adgangen til nye markeder. Sidste år tog han endda på en tre måneders køretur tværs over USA med sin familie! Hans firma driver sig selv. Han begyndte at introducere processer, da de var mindre end halvdelen af deres nuværende størrelse. På det tidspunkt var opgaven stadig håndterbar, og det lykkedes.
Ikke muligt for dig? Tænk på den berømte bog “The 4 hour workweek” af Tim Ferris. Han taler i det væsentlige om ubarmhjertigt fokus, eliminering af spild og derefter uddelegering af “operationer” til tredjeparter gennem klare arbejdsprocesser. 4 timer er 5% af en overvældet arbejdsuge for ejere af små virksomheder, så der er dine 95%!
Det vil kræve en indsats at komme dertil, men at starte er let!
Hos Gluu har vi skabt en metode og et Lean Management-værktøj, der er en social platform til styring af forretningsprocesser, som gør det lettere at komme i gang(hvilket oftest er den sværeste del) og lettere at fastholde resultaterne. Nogle virksomheder er allerede godt i gang. Hvis du ikke er bange for at tage den mindre berejste vej, så tilmeld dig Gluu Lean Management-værktøjet og bliv en af vores leadbrugere.
For at komme i gang har vi sammensat vejledninger til, hvordan du får succes med din procesforbedringsplan og forståelse af procesforbedringsværktøjer.
Forresten, her er en kort opsummering af, hvad Tim Ferris siger (mit sidste forsøg på at inspirere dig til ikke at ende som frøen) …
Ofte stillede spørgsmål
By focusing on system efficiency optimization, lean management actively assists businesses in eliminating waste from their processes. This active assistance involves the identification and removal of non-value-adding activities. Emphasizing planning, process streamlining, waste reduction, and constant pursuit of operational improvement are the primary attributes of this process-driven approach.
In terms of facilitating a continuous cycle of improvement, lean management uses a model called the PDCA – Plan, Do, Check, Act. This model helps to create a framework for continuous operational improvement. Companies of any size can create more value for customers by systematically implementing strategies to achieve regular incremental progress. Hence, this has the potential to revolutionize a company’s overall productivity and operational quality.
To address the third question, applying lean management principles can solve numerous problems in a company’s day-to-day operations. These potential problems include inefficient work procedures, unutilized resources leading to waste, unbalanced workload resulting in overtime and worker burnout, along with a lack of standardization that could raise the error rate. By breaking down tasks to their simplest components, analyzing every step, and reassembling them more effectively, businesses can leverage lean management principles to foster a more coordinated, efficient, and productive routine.
