Was ist Prozessdokumentation?

Geschäftsprozessdokumentation ist der vollständige Satz an Informationen, den Personen benötigen, um einen Prozess konsistent auszuführen. Sie umfasst mehr als eine Prozesskarte – sie kann auch Richtlinien, Checklisten, Formulare, Arbeitsanweisungen, Vorlagen, Rollen sowie Links zu Systemen oder anderen Tools enthalten.

Viele Teams verwenden den Begriff „Prozessdokumentation“, um lediglich die Prozessmodellierung zu bezeichnen, aber die Modellierung ist nur ein Teil davon. Eine Prozesskarte zeigt den Arbeitsfluss. Eine gute Dokumentation erklärt zudem, wie Aufgaben erledigt werden sollten, welche Regeln gelten, welche Inputs erforderlich sind und welches Ergebnis den Erfolg definiert.

Ein einfacher Test für eine gute Prozessdokumentation ist dieser: Kann eine Person mit angemessenen Kenntnissen über das Unternehmen die Dokumentation finden, sie verstehen und den Prozess korrekt abschließen? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, erfüllt die Dokumentation ihren Zweck. Wenn nicht, hängt der Prozess möglicherweise zu sehr von implizitem Erfahrungswissen ab, was zu Inkonsistenzen, Fehlern und Nachbesserungen führt.

Eine starke Prozessdokumentation unterstützt das Onboarding, die Qualität, die Compliance, die Prozessverbesserung und die teamübergreifende Zusammenarbeit. Sie erleichtert es zudem, Engpässe zu identifizieren, die Ausführung zu verfolgen und die Art und Weise, wie Arbeit verrichtet wird, im Laufe der Zeit zu verbessern. Kurz gesagt: Dokumentation macht aus dem „wie wir glauben zu arbeiten“ einen gemeinsamen, nutzbaren Standard.

Für eine praktische Grundlage zur visuellen Dokumentation von Workflows lesen Sie unseren Leitfaden zur Prozesskarte.