So wählen Sie die richtige Checklisten-Software aus

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Es ist klar, dass Checklisten die Komplexität reduzieren und uns helfen können, dumme Fehler zu vermeiden. Eines der Dinge, die uns davon abhalten, Checklisten häufiger zu verwenden, ist die Zeit, die benötigt wird, um sie zu erstellen, zu teilen und zu verwalten. Hier geht es darum, wie man die richtige Checklistensoftware für den Job auswählt.

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• Wie Sie Ihren Prozess zur Verwaltung von Vorfällen einrichten
• 4 Mythen über Aufgaben-Checklisten
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Checklisten können sowohl für den Lebensmitteleinkauf als auch für die Erstellung des Geschäftsberichts Ihres Unternehmens verwendet werden. Checklisten können sehr wertvoll sein , um die Ausführung von Komplexem zu erleichtern. Die Werkzeuge, die Sie für die beiden Jobs benötigen, sind natürlich sehr unterschiedlich. Im ersten Fall benötigen Sie nur Stift und Papier. Im zweiten Fall benötigen Sie eine Checklistensoftware. Wann kommen Sie also von Papier zu Software? Und welche Software oder App verwenden Sie, wenn Sie von der einfachen zur fortgeschrittenen Verwendung von Checklisten übergehen? Dieser Artikel behandelt vier Situationen und listet die Checklistensoftware auf, die zu jeder Situation passt.

Die vier Arten von Aufgaben

Bei der Auswahl einer Checklistensoftware geht es im Wesentlichen darum, wie komplex die Aufgaben sind, wenn sie wiederholt werden müssen, und wie viele Personen zusammenarbeiten müssen, um die Liste zu vervollständigen. Hier sind die vier Hauptaufgabentypen:

1. Einfache Aufgaben, die einmal erledigt werden
2. Einfache Aufgaben, die wiederholbar sind
3. Komplexe Aufgaben, die Zusammenarbeit erfordern
4. Komplexe Aufgaben, die Zusammenarbeit erfordern und sich wiederholen.

1. Einfache Aufgaben, die einmal erledigt werden

Für einmalige Aufgaben, die Sie alleine erledigen, ist Ihre Wahl des Werkzeugs einfach: Schreiben Sie den Post-It-Zettel oder die Einkaufsliste. Einige tragen es in ihre Kalender ein (Outlook und Google haben integrierte To-Do-Listen).

Dies ist die Art von Checkliste, die wir alle kennen. Es verhindert, dass wir ein paar Dinge auf unserer Einkaufsliste oder einige To-Dos während des Tages vergessen. Es gibt keinen Grund, es zu verkomplizieren. Wenn Sie lieber Ihr Telefon als ein Blatt Papier verwenden möchten, dann ist Workflowy eine großartige und kostenlose Checklisten-App.

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Workflow (Arbeitsablauf)

+ Gut, um den Überblick über Ihre persönlichen To-Dos zu behalten. Wenn Sie sich an Ihre Einkaufsliste, Ihre Packliste, Ideen, Aufgaben des Tages usw. erinnern möchten. Fügen Sie einfach eine Aufgabe und ein Datum hinzu.

+ Einfach zu bedienen.

– Keine Prioritäten-Rankings oder Kennzeichnungen.

– Die Planung von sich wiederholenden Aufgaben ist nicht verfügbar.

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Was passiert also, wenn diese einfachen Aufgaben wiederholt werden sollen?

2. Einfache Aufgaben, die wiederholbar sind

Wenn Checklisten wiederholt werden sollten, ist Papier nicht mehr praktikabel. Wer will schon jede Woche die gleiche Einkaufsliste schreiben? Hier kann Todoist eine nützliche Wahl für eine Checklisten-Software sein:

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Todoist

+ Sie können an kleinen Projekten mit Labels und Prioritäten zusammenarbeiten.

+ Es verfolgt Ihr Aktivitätsniveau und gibt Ihnen “Karmapunkte”, damit Sie sich von der Couch fernhalten können.

+ Machen Sie Aufgaben wiederholbar, indem Sie z.B. “Jeden Freitag um 8 Uhr” hinzufügen.

– Es ist unklar, was Sie hier und was Sie in Ihrem Projektmanagement-Tool eintragen sollen.
– Nicht geeignet, um Anweisungen hinzuzufügen.

Was ist also mit Aufgaben, die so komplex sind, dass sie Anweisungen und Dialoge erfordern?

3. Komplexe Aufgaben, die Zusammenarbeit erfordern

Die Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sind fast kleine Projekte. Wenn die Aufgabe Anweisungen und Dialoge erfordert, welche sind dann die einfachsten Checklisten-Software-Tools, die dies unterstützen?

Verfügt Ihr Unternehmen bereits über ein einfaches Projektmanagementsystem? dann würde ich das verwenden. Wenn Ihr System für größere Projekte gemacht ist, können Sie Asana, Trello oder Microsoft To Do in Betracht ziehen.

Dies ist übrigens kein Vergleich von Projektmanagementsystemen – ich betrachte lediglich Funktionen zum Erstellen und Kommunizieren von Checklisten. Es ist einfach so, dass Projektmanagement-Tools für eine komplexe Zusammenarbeit gemacht sind.

Asana

+ Großartige Dashboards und Fortschrittsverfolgung.

+ Gute E-Mail-Integration.

+ Sie können Aufgaben nachvollziehen.

+ Es ist schwierig, mit Außenstehenden zusammenzuarbeiten (Sie brauchen einen neuen Arbeitsbereich).

– Die mobile App ist nicht auf Augenhöhe mit ihren Konkurrenten.

– Es ist zu schwer, Checklisten unter all dem anderen Zeug zu finden.

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Trello (Begriffsklärung

+ Die Benutzeroberfläche im Kanban-Stil macht es einfach, den Fortschritt von Aufgaben zu sehen.

+ Laden Sie externe Teammitglieder ein und erstellen Sie öffentliche Boards.

+ Jede Story kann eine Checkliste haben.

– Karten/Aufgaben sind auf ein Board oder Projekt beschränkt.

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Microsoft To Do

+ Fokussiert auf Aufgaben.

+ Sie können Listen auch für Kollegen, Freunde oder Familie freigeben.

+ Microsoft-Integrationen.

+ Toller Support.

– Keine Prioritäten-Rankings.

– Das Planen von To-Do’s ist möglich, aber nicht seine stärkste Funktion.

– Nicht gut für große Teams, eher für die individuelle Aufgabenverfolgung.

Wenn Sie an Wunderlist gewöhnt waren, seien Sie nicht traurig. Microsoft hat Wunderlist im Jahr 2015 gekauft und obwohl die App jetzt eingestellt ist, ist Microsoft To Do Wunderlist sehr ähnlich.

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Welchen der drei sollten Sie also wählen? Wenn wir nur über Checklisten sprechen, dann denke ich, dass Microsoft To Do das einfachste Tool für dieses Szenario ist.

Aber was passiert, wenn es sich um komplexe Aufgaben handelt, die wiederholbar sind?

4. Komplexe Aufgaben, die Zusammenarbeit erfordern und wiederholt werden müssen

In meinem vorherigen Beitrag “4 Mythen über Checklisten” habe ich mich auf das Buch “Das Checklisten-Manifest” bezogen und darauf, wie wir dumme Fehler machen, weil wir das Wissen, das wir haben, nicht richtig anwenden.

Die meisten Beispiele, die Atul Gawande verwendet, sind komplexe Aufgaben, die eine Zusammenarbeit in einer bestimmten Reihenfolge erfordern – und bei denen sie aus jeder Wiederholung lernen müssen. Komplexes Wissen umsetzbar zu machen, ist die Essenz einer Checkliste. Wir können uns dieser Komplexität also nicht entziehen, wenn wir die wirklichen Vorteile von Checklisten nutzen wollen.

Wiederholung verändert das Spiel

Beispiele für komplexe, wiederholbare Aufgaben gibt es überall: im Alltag im Restaurant, im Krankenhaus oder auf der Baustelle. In all diesen Fällen ist Wiederholung der Schlüssel. Um zu veranschaulichen, warum, stellen Sie sich vor, jeder Arbeitstag in einem Restaurant, einem Operationssaal oder einer Baustelle würde von neuen Leuten erledigt. Wenn es keine Verbindung zu dem gäbe, was am Vortag passiert ist. Was würde passieren? Jede Aufgabe würde anders erledigt werden und es würden viele Fehler gemacht. Für den Mitarbeiter wäre die Situation neu, so dass es schwer wäre, ihm oder ihr die Schuld zu geben. Der Kunde würde jedoch erwarten, dass das Gelernte aus all den Tagen davor in diesem Fall angewendet wird.

“Wiederholung macht Reputation und Reputation macht Kunden.” Elizabeth Arden

Viele komplexe Aufgaben werden als Projekte behandelt, obwohl sie es nicht sind. Kommen wir noch einmal kurz auf die Definition eines Projekts zurück:

“Ein Projekt ist ein temporäres Unterfangen, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis zu schaffen.”
Das Projektmanagement-Institut

Wie viele Aufgaben sind mit dieser Definition wirklich einzigartig?

• Ein Haus bauen?
• Führen Sie eine Operation durch?
• Onboarding eines Kunden?
• Eine Lösung liefern (die wir schon einmal gemacht haben)?

Mein Punkt ist, dass viele komplexe Aufgaben als Projekte behandelt werden, obwohl es sich in Wirklichkeit um Prozesse handelt, die aus wiederholbaren Aufgaben bestehen. Wenn Sie wiederholbare Aufgaben als Projekte behandeln, organisieren Sie sich nicht, um von Fall zu Fall zu lernen. Sie erhalten nicht den Wert der Wiederholung. Wenn jeder Fall als einzigartig angesehen wird und von verschiedenen Personen bearbeitet wird, werden Sie das nicht lernen und Fehler zwangsläufig wiederholen. Aus diesem Grund verändert die Wiederholung das Spiel, wenn es um Checklisten als Werkzeuge zur Anwendung von Wissen geht.

Das heißt, wenn wir Projektmanagement-Tools als Checklisten-Software verwenden, dann sind wir nicht darauf eingestellt, aus Wiederholungen zu lernen. Für fortgeschrittene Checklisten benötigen wir eine Checklistensoftware, die sich deutlich von den einfacheren Szenarien unterscheidet, über die ich zuvor gesprochen habe.

Neun Erfolgsfaktoren für Checklisten-Software

Wenn es also bei Checklisten nicht darum geht, sich an einmalige Aufgaben zu erinnern, sondern darum, das Gelernte weiterzuführen, was muss dann unsere Checklisten-Software leisten?

1. Aufgaben werden erledigt, indem man sich mit Rollen verbindet, nicht mit Einzelpersonen.

Wenn ein Restaurant sagt, dass Peter dies jeden Tag tun muss, dann ist der Erfolg an Peter gebunden und die Gäste werden leiden, wenn er nicht da ist. Es geht also darum, was der Kellner als Rolle tun muss.

2. Visuelle Arbeitsanweisungen sind nah an Aufgaben.

Das Ausführen einer komplexen Aufgabe erfordert Anleitungen und Anweisungen, die genau dann verfügbar sind, wenn die Aufgabe fällig ist. Z.B. wird der Service der Vorab-Kaffeemaschine im Restaurant nicht durchgeführt, wenn der Kellner nicht weiß, wie er sie bedienen soll. Werkzeuge und Anweisungen unterscheiden sich je nach Aufgabe, was die Komplexität erhöht.

3. Die Tasksequenz ist klar.

Wenn der Kellner eine bestimmte Reihenfolge zum Öffnen hat, müssen die Aufgaben in dieser Reihenfolge angezeigt werden. Auch wenn Kellner erst ihre Aufgaben erledigen müssen, bevor die Gastgeberin Gäste begrüßen kann, dann muss dies auch klar sein.

4. Aufgaben sind automatisch wiederholbar

Sobald Sie eine Aufgabe eingerichtet haben, sollte sie automatisch für den von Ihnen festgelegten Zeitraum wiederholt werden. Sie sollten auch in der Lage sein, Aufgaben zu pausieren, anstatt sie (und ihren Verlauf) löschen zu müssen.

5. Aufgaben werden zum richtigen Zeitpunkt angezeigt.

Wenn der Koch jeden Morgen die Qualität der neuen Lieferungen sicherstellen muss, sollten Aufgaben nur zu diesem Zeitpunkt angezeigt werden und ablaufen.

6. Es ist klar, wer was macht.

Wenn der Koch einen Teil der Qualitätskontrolle übernimmt und die Küche den Rest übergibt, müssen Aufgaben und Anweisungen klar getrennt werden.

7. Die Aufgabenausführung ist transparent.

Die Geschichte muss für die Berichterstattung, aber auch für das Lernen erfasst werden. Z.B. muss der Restaurantleiter in der Lage sein, zu sehen, wie viel Prozent der Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden – nach Rolle und Bereich.

8. Es ist einfach, das Gelernte festzuhalten.

Wenn Ideen und Probleme auftauchen, müssen sie in Bezug auf die Aufgabe erfasst und später abgerufen werden. Nur so können Checklisten besser werden, wenn mehr Menschen damit arbeiten.

9. Alles ist vernetzt und leicht zu ändern.

All dies können Sie mit einem Kalender und einer E-Mail tun. Sie benötigen jedoch eine engagierte Person, die alle komplexen Aufgaben koordiniert. Das ist zu viel Overhead, so dass Ihr Tool dafür sorgen muss, dass Rollen, Mitarbeiter, Aufgaben und Erkenntnisse automatisch synchronisiert werden.

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Gluu Execute

+ Fokussiert auf Aufgaben in Prozessen.

+ Einfaches Hinzufügen von Anweisungen zu Aufgaben.

+ Aufgaben sind mit Rollen verbunden.

– Aufgaben werden nur durch den Kalender wiederholt (noch nicht ereignisgesteuert).

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Wenn es um Prozesse geht, bei denen Menschen zusammenarbeiten, benötigen Sie einfache Prozesswerkzeuge wie Gluu. Es ist sowohl Prozess- als auch Checklistensoftware. Ich habe einen schnellen Vergleich anhand der Erfolgsfaktoren erstellt:

Erfolgsfaktor	Workflow (Arbeitsablauf)	Todoist	Asana	Trello (Begriffsklärung	Microsoft To-Do	Gluu
Aufgaben müssen von Rollen erledigt werden	–	–	–	–	–	✔
Visuelle Arbeitsanweisungen müssen nah an den Aufgaben sein	✔	–	✔	✔	✔	✔
Die Tasksequenz muss klar sein	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Aufgabe ist automatisch wiederholbar	–	✔	–	–	–	✔
Aufgaben müssen zum richtigen Zeitpunkt angezeigt werden und ablaufen	✔	✔	–	–	–	✔
Es muss klar sein, welche Rolle was macht	–	–	–	–	–	✔
Die Aufgabenausführung muss im Laufe der Zeit transparent sein	–	–	–	–	–	✔
Es muss einfach sein, das Gelernte zu erfassen	–	–	–	–	–	✔
Alles muss vernetzt und leicht zu wechseln sein	–	–	–	–	–	✔

Wichtige Offenlegung: Du bist auf dem Gluu-Blog, also bin ich natürlich nicht ganz unvoreingenommen. Um fair zu sein, möchte ich klarstellen, dass Gluu nur im letzten Szenario gewinnt. Auch wenn Sie nach einem Projektmanagement-Tool suchen, ist eines der oben genannten Tools viel besser geeignet.

“Der Umfang und die Komplexität dessen, was wir wissen, haben unsere individuelle Fähigkeit überstiegen, seine Vorteile korrekt, sicher oder zuverlässig zu erbringen.” Atul Gawande

Das ist schwer zu erreichen. Nicht, weil wir das Wissen nicht hätten, sondern weil es zu schwierig ist, es in jedem Fall richtig anzuwenden. Dafür braucht es die richtige Checklisten-Software.

Wenn wir also wirklich nicht an Unfähigkeit scheitern wollen, dann müssen wir die Komplexität mit Hilfe von Software annehmen. Auf diese Weise können morgen mehr von uns das tun, was heute nur wenige von uns können. Und zwar richtig. dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden Mit minimalem Aufwand. Genau aus diesem Grund haben wir Gluu entwickelt.

Schlussfolgerungen

Die Auswahl der richtigen Checklisten-Software ist eine wichtige Entscheidung, die von der Komplexität Ihrer Aufgaben, dem Bedarf an Wiederholungen und den Anforderungen an die Zusammenarbeit abhängt. In diesem Artikel haben wir vier Haupttypen von Aufgaben und empfohlene Checklisten-Software für jedes Szenario beschrieben. Er unterstreicht, wie wichtig es ist, eine Software zu wählen, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, sei es für einfache einmalige Aufgaben oder komplexe, wiederholbare Prozesse. Die neun Erfolgsfaktoren für Checklistensoftware wurden ebenfalls hervorgehoben und unterstreichen die Bedeutung von rollenbasiertem Aufgabenmanagement, klaren Arbeitsanweisungen, Aufgabentransparenz und einfacher Anpassbarkeit. Letztendlich kann die richtige Checklistensoftware Unternehmen dabei helfen, die Kraft der Wiederholung zu nutzen und sicherzustellen, dass das Wissen in jedem Fall korrekt und zuverlässig angewendet wird, wodurch das Risiko von Fehlern und Ineffizienzen minimiert wird.

Fragen und Antworten

Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 16. Dezember 2016 veröffentlicht und am 15. Dezember 2020 überarbeitet.