Digitale Transformation + Geschäftsprozessmanagement = höhere Erfolgsquote
70% der digitalen Transformationen scheitern. In diesem Artikel gehe ich der Frage nach, warum das so ist, und zeige Ihnen praktische Möglichkeiten auf, wie Sie Business Process Management (BPM) einsetzen können, um das Risiko eines Scheiterns der anstehenden Transformation Ihres Unternehmens zu verringern.
Einige werden jetzt denken: „Aber wir machen doch eine Prozessabbildung, bevor wir mit der digitalen Transformation beginnen, also haben wir alles im Griff.“ Höchstwahrscheinlich nicht. Allzu oft bedeutet dies, dass man ein paar Workshops abhält, um die idealen Soll-Prozesse auf einem Whiteboard abzubilden, sie dann in Visio neu zu zeichnen und sie irgendwo zu speichern, wo sie kaum jemand sieht. Das ist nicht das, was digitale Transformation mit Hilfe von Geschäftsprozessmanagement bedeutet. Lesen Sie also weiter und lassen Sie sich inspirieren, BPM effektiver zu nutzen.
1. Die 5 wichtigsten Gründe für das Scheitern digitaler Transformationen
Die Misserfolgsquote bei der digitalen Transformation ist erschreckend hoch. Mehrere Studien gehen davon aus, dass etwa 70 % dieser Initiativen die angestrebten Ergebnisse nicht erreichen:
Auf der Grundlage aktueller Studien finden Sie hier die fünf wichtigsten Gründe für das Scheitern digitaler Transformationen:
1.1 Fehlen einer klaren Strategie und Vision
Viele Unternehmen initiieren die digitale Transformation ohne eine klar definierte Strategie oder klare Ziele. Nicht aufeinander abgestimmte Ziele, unzureichende Planung und unklare Implementierungswege führen oft zu Projekten, die nicht die erwarteten Ergebnisse liefern. Die Sicherstellung der Übereinstimmung zwischen der Führungsebene und den umfassenderen Unternehmenszielen ist von entscheidender Bedeutung.
1.2 Widerstand gegen kulturellen Wandel
Mitarbeiter und Management können sich gegen Änderungen an etablierten Arbeitsabläufen und Technologien sträuben, insbesondere in Organisationen mit eingefahrenen Prozessen. Dieser kulturelle Widerstand kann die Einführung neuer Systeme und Praktiken, die für die Umstellung erforderlich sind, behindern.
1.3 Unzureichendes Änderungsmanagement
Eine unwirksame oder fehlende Strategie für das Änderungsmanagement kann zu Verwirrung und Desengagement in den Teams führen. Ein effektives Änderungsmanagement erfordert eine klare Kommunikation, Schulung und Einbeziehung aller Beteiligten, um die Akzeptanz neuer Technologien und Arbeitsabläufe zu fördern.
1.4 Mangel an qualifizierten Fachkräften
Der Erfolg digitaler Initiativen hängt oft von technischen Fachkenntnissen ab, z. B. in den Bereichen Datenanalyse, Cybersicherheit und Softwaretechnik. Viele Unternehmen haben mit einem Mangel an Talenten zu kämpfen, so dass sie nicht in der Lage sind, digitale Tools effektiv zu implementieren und zu verwalten.
1.5 schlechte Datenqualität und -integration
Die digitale Transformation setzt eine solide Dateninfrastruktur voraus. Viele Unternehmen stehen jedoch vor dem Problem unvollständiger oder minderwertiger Daten sowie Schwierigkeiten bei der Integration neuer und bestehender Systeme. Diese Probleme untergraben die Grundlage, die für effektive digitale Initiativen benötigt wird.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Sie sich auf die strategische Planung konzentrieren, eine Kultur der Anpassungsfähigkeit fördern, sicherstellen, dass qualifizierte Ressourcen zur Verfügung stehen, und in grundlegende Systeme wie Dateninfrastruktur und Change Management investieren.
2. Referenzen und Links
- Einblicke der RAND Corporation zur Vermeidung von Fallstricken bei der KI-Transformation: RAND-Bericht
- Die OECD-Analyse der Herausforderungen der digitalen Transformation: OECD Digitale Transformation
- Studie der Weltbank über den weltweiten digitalen Fortschritt und die Hindernisse: Weltbank-Bericht.
3. Wie Geschäftsprozessmanagement das Risiko der digitalen Transformation reduziert
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Business Process Management (BPM) ein systematischer Ansatz zur Verbesserung der Prozesse eines Unternehmens in Bezug auf Effizienz, Anpassungsfähigkeit und Ausrichtung auf die Geschäftsziele ist. Es umfasst das Entwerfen, Analysieren, Optimieren und Automatisieren von Arbeitsabläufen, um die Leistung zu verbessern, Kosten zu senken und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Warum wird also eine erfolgreiche digitale Transformation oft mit Geschäftsprozessmanagement kombiniert?
Die kurze Antwort lautet, dass BPM die Kluft zwischen Geschäftsabläufen und Technologie überbrückt. Es bietet eine einfache Sprache, in der Geschäftsleute mit IT-Leuten kommunizieren können und umgekehrt. Außerdem zeigt es die Beziehungen zwischen den idealen Kundenergebnissen des Unternehmens und den Menschen, Systemen und Anlagen auf, mit denen diese Ergebnisse konsistent erzielt werden können.
Mit einer digitalen Transformation ohne eine Grundlage für das Geschäftsprozessmanagement zu beginnen, ist wie ein Hausbau ohne Pläne. Ein Rezept für ein Desaster.
Lassen Sie mich nun einige praktische Möglichkeiten aufzeigen, wie der effektive Einsatz von BPM jeden der 5 Hauptgründe für das Scheitern digitaler Transformationen verringern kann.
3.1 Zerlegen Sie Ihre Strategie in ihre unterstützenden Geschäftsprozesse
Oft sind die Vision und die Strategie für eine digitale Transformation zu vage. In einem großen Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass diese in erfolgreiche Kundenergebnisse aufgeschlüsselt wird und dahinter die Geschäftsprozesse stehen, die die Erreichung dieser Ergebnisse ermöglichen sollen.
- Kundenreise
- Kundenerlebnis
- Geschäftsprozesse
- Systeme und Daten
3.2 Prozessverantwortliche als Veränderungsagenten zuweisen, um die Transformation voranzutreiben
„Menschen mögen Veränderungen, sie mögen es nur nicht, verändert zu werden.“
Peter Senge
Die Vorstellung, dass die Unternehmensleitung ein Beratungsunternehmen beauftragt, um die digitale Transformation voranzutreiben, wird zu Widerstand führen. Wie können Sie also Ihre Mitarbeiter dazu bringen, den Wandel voranzutreiben? BPM hat eine Antwort. Sie besteht darin, die Verantwortung für die Prozesse zu delegieren und die wichtigsten Mitarbeiter aktiv in den Wandel einzubeziehen. Wie kann das funktionieren?
Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Strategie bis auf die Ebene der betroffenen Geschäftsprozesse herunterzubrechen, können Sie plötzlich mehrere Verantwortliche für verschiedene Teile Ihrer digitalen Transformation benennen.
Sie müssen den Prozessverantwortlichen ein klares Mandat erteilen, Ihre End-to-End-Prozesse zu verbessern – oder zu überarbeiten. Dies sollte die Aktivitäten, Systeme, Bots und KI-Agenten umfassen, die diese unterstützen und transformieren.
Im Gegenzug können die Prozessverantwortlichen andere Geschäftsanwender einbeziehen, um Prozesse zu testen, zu erproben und Feedback zu geben, während die Prozesse schrittweise verbessert werden. Wenn Sie die Geschäftsanwender als Mitgestalter einbeziehen, werden sie zu Unterstützern Ihrer Umstrukturierung, indem sie einfach frühzeitig und häufig einbezogen werden.
3.3 Prozesse zum Wissenstransfer und zur Schließung der Qualifikationslücke nutzen
Ein handgefertigtes Auto von Anfang bis Ende zu bauen ist etwas, das nur sehr wenige Mechaniker können. Die meisten Menschen sind jedoch in der Lage, an einer Station in einer Autofabrik zu arbeiten. Genauso verhält es sich mit dem Einsatz neuer Technologien, z.B. im Kundenservice. Sie müssen mit Hilfe von Prozessen und Arbeitsanweisungen sehr deutlich machen, was zu tun ist, von wem und wie. Je besser Sie dies tun, desto effektiver können Sie das Wissen von den Mitarbeitern, die es wissen, an die weitergeben, die es nicht wissen.
3.4 Geschäftsprozesse erhöhen die Datenqualität
Viele Unternehmen stehen vor dem Problem unvollständiger oder qualitativ minderwertiger Daten sowie vor Schwierigkeiten bei der Integration neuer Systeme in bestehende Systeme. Dies ist oft das Ergebnis jahrelanger inkonsistenter Arbeit, bei der die Arbeitstätigkeiten der Mitarbeiter von den Dateneingabeformularen abgekoppelt waren. So haben beispielsweise verschiedene Personen dieselben Felder unterschiedlich genutzt, weil es keinen gemeinsamen Geschäftsprozess gab.
4. Wie man es praktisch macht
Um BPM also wirklich für Ihre digitale Transformation zu nutzen, brauchen Sie ein integriertes Tool, das es Ihnen ermöglicht,…
- Erstellen Sie ein integriertes, hierarchisches Prozess-Repository, das zeigt, wie die Prozessergebnisse Ihre Strategie umsetzen.
- Ermöglichen Sie es den Prozessverantwortlichen, jeden betroffenen End-to-End-Prozess wirklich zuzuordnen, zu besitzen und zu verwalten, als eine Community, die sowohl IT- als auch Geschäftsbenutzer einbezieht.
- Ermöglichen Sie es Geschäftsanwendern, Prozesse zu testen und Feedback in einem geschlossenen Kreislauf zu geben, der E-Mails und Meetings auf ein Minimum reduziert.
- Integrieren Sie Rollen, Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen und Assets, um Ihre Prozesse in interaktive Arbeitsanleitungen zu verwandeln, die beim Wissenstransfer helfen.
Wenn Sie noch nicht über ein solches Tool verfügen, sollten Sie Gluu in Betracht ziehen, das von uns entwickelte Tool.
Weitere Einblicke in die Auswahl der richtigen BPM-Tools, um Ihre digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben, finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl von BPM-Software.
Hier ein Beispiel dafür, wie Sie Gluu nutzen können, um das Risiko des Scheiterns Ihres ERP-Projekts zu senken:
5. Schlussfolgerung
Digitale Transformationen scheitern oft an unklaren Strategien, Widerstand gegen kulturelle Veränderungen, schlechtem Change Management, Talentmangel und unzureichender Datenintegration. Die Kombination von digitaler Transformation mit Business Process Management (BPM) kann diese Risiken erheblich reduzieren. BPM richtet die Geschäftsziele auf die Technologie aus, fördert eine bessere Kommunikation, weist eine klare Prozessverantwortung zu und bezieht die Mitarbeiter aktiv als Veränderungsagenten ein. Es hilft auch, Prozesse zu standardisieren, um die Datenqualität zu verbessern, Qualifikationslücken zu schließen und konsistente Ergebnisse zu gewährleisten. Durch den effektiven Einsatz von BPM können Unternehmen die Komplexität der digitalen Transformation erfolgreicher bewältigen und ihre beabsichtigten Ziele erreichen. Um dies in der Praxis zu realisieren, benötigen Sie jedoch ein BPM-Tool, das Geschäftsbenutzer effektiv einbeziehen kann.
