Bessere Daten durch verbesserte Berichte über Mitarbeiterzwischenfälle

Estimated reading time: 5 Minuten

Zwischenfälle gibt es in verschiedenen Formen, von unerwarteten Ereignissen bis hin zu Beinahe-Unfällen. Wenn solche Situationen eintreten, ist es wichtig, sie mit dem bestmöglichen Format für einen Vorfallsbericht zu behandeln.

Dieser Artikel befasst sich mit den Formaten von Vorfallsberichten, die bessere Daten für die Analyse liefern und den Teams für die Reaktion auf Vorfälle helfen, ähnliche Vorfälle einzudämmen und zu verhindern.

Warum die ordnungsgemäße Meldung von Vorfällen wichtig ist

Studien der WHO zeigen, dass in Ländern mit hohem Einkommen bis zu 1 von 10 Patienten während der Krankenhausbehandlung weitere Verletzungen erleidet, wobei etwa 50% dieser Vorfälle vermeidbar wären.

Wir sehen das Problem vermeidbarer Zwischenfälle überall. Es beschränkt sich also nicht auf Unfälle, die von Menschen verursacht werden, sondern auch auf andere Bereiche wie die Cybersicherheit, wo vermeidbare menschliche Fehler die Ursache für viele größere Zwischenfälle sind.

Unsere Hauptziele sind daher zweierlei:

1. Melden Sie alle Vorfälle: Jeder Zwischenfall oder unerwünschte Zwischenfall sollte ausnahmslos gemeldet werden.
2. Sammeln Sie umfassende Daten: Stellen Sie sicher, dass jeder Bericht alle verfügbaren Daten und Erkenntnisse enthält.

Häufige Probleme bei der Meldung von Vorfällen

Null-Fehler-Kultur: Viele Unternehmen legen Wert auf eine “Null-Fehler-Kultur” und betonen Qualität durch Prävention. Dieser Ansatz ist zwar wertvoll, eignet sich aber möglicherweise nicht für Bereiche, in denen Innovation und Entwicklung auf Versuch und Irrtum beruhen. Es ist wichtig zu verstehen, dass Fehler zu Verbesserungen führen können, auch außerhalb der Produktion.

Widerwillen zu berichten: Ein großes Problem ist die mangelnde Bereitschaft, Vorfälle zu melden. Die Ermutigung zur Berichterstattung innerhalb Ihrer Organisation ist unerlässlich, wenn Sie Berichte über Vorfälle erhalten möchten.

Fehlen einer zentralen Meldestelle: Die Berichterstattung kann schwierig sein, wenn es keine zentrale Stelle für die Meldung von Vorfällen gibt. Die Straffung der Berichterstattung verhindert Verwirrung.

Unklare Anweisungen zur Berichterstattung: Ohne klare Anweisungen kann die Qualität der Berichte über Vorfälle leiden. Um dies zu verbessern, sollten Sie prägnante, unkomplizierte Leitlinien und Beispiele für die Berichterstattung bereitstellen.

Einfach und intuitiv machen

Um die Qualität der Berichte über Vorfälle zu verbessern, sollten Sie die Meldung von Vorfällen einfach und intuitiv gestalten. Eine schnelle Berichterstattung nach einem Vorfall ist wichtig, um Wissen für die Prävention zu sammeln.

Wichtige Schritte für eine bessere Berichterstattung über Mitarbeiterzwischenfälle

1. Richten Sie ein Meldesystem für Vorfälle ein: Schaffen Sie ein zentrales System, in dem Mitarbeiter Vorfälle einfach melden können, und sorgen Sie so für Klarheit und Transparenz in diesem Prozess.
2. Anleitungen bereitstellen: Bieten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Sammeln ausreichender Daten, um unerwünschte Ereignisse zu verstehen und Präventivmaßnahmen umzusetzen.
3. Digitale Berichterstattung: Implementieren Sie einen digitalen Berichterstattungsprozess, um die Datenqualität zu verbessern, die Berichterstattung zu erhöhen und bessere Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen, was letztendlich zu einer Verringerung schwerer Zwischenfälle oder Unfälle führt.
4. Feedback und Einbindung: Beziehen Sie jeden in die Sicherheit, die Qualität oder das Arbeitsumfeld des Unternehmens durch den Meldeprozess für Vorfälle ein. Legen Sie Aufgaben und Zuständigkeiten fest, werten Sie die gesammelten Informationen aus, informieren Sie die Beteiligten und bilden Sie Teams zur Vorbeugung von Vorfällen für Analysen und Aktionspläne.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vereinfachung und Optimierung der Berichterstattung über Vorfälle entscheidend für die Verbesserung der Datenqualität und die Vermeidung künftiger Vorfälle ist. Indem Sie die Berichterstattung erleichtern und alle Beteiligten einbeziehen, können Sie eine Kultur der Sicherheit und der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen schaffen.

Drei Beispiele für das Format eines Vorfallsberichts

Hier finden Sie drei Beispiele für gute Formate für Vorfallsberichte, die für verschiedene Arten von Vorfällen verwendet werden können:

Die Basis-Option

• Titel: Bericht über einen Vorfall
• Datum und Uhrzeit des Vorfalls:
• Ort des Vorfalls:
• Beschreibung des Vorfalls: Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Vorfalls, einschließlich der beteiligten Personen, der ergriffenen Maßnahmen und der verwendeten Ausrüstung oder Ressourcen.
• Zeugen: Führen Sie alle Zeugen des Vorfalls auf, einschließlich ihrer Namen und Kontaktinformationen.
• Verletzungen oder Schäden: Beschreiben Sie alle Verletzungen oder Schäden, die als Folge des Vorfalls entstanden sind.
• Unmittelbar ergriffene Maßnahmen: Erläutern Sie, welche Sofortmaßnahmen ergriffen wurden, um die Situation zu klären oder Hilfe zu leisten.
• Empfehlungen: Schlagen Sie Empfehlungen zur Vermeidung ähnlicher Vorfälle in der Zukunft vor.
• Unterschrift: Fügen Sie ein Feld ein, auf dem die Person, die den Vorfall meldet, den Bericht unterschreiben und datieren kann.

Medizinische Zwischenfälle

• Titel: Bericht über einen medizinischen Zwischenfall
• Informationen zum Patienten: Geben Sie den Namen, das Alter und das Geschlecht des Patienten sowie alle relevanten medizinischen Daten an.
• Datum und Uhrzeit des Vorfalls:
• Ort des Vorfalls:
• Beschreibung des Vorfalls: Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des medizinischen Vorfalls, einschließlich der Symptome, der durchgeführten Behandlungen und aller Nebenwirkungen.
• Lebenszeichen: Zeichnen Sie die Vitaldaten des Patienten vor und nach dem Vorfall auf (z.B. Blutdruck, Herzfrequenz, Atemfrequenz).
• Medikamente und Dosierungen: Führen Sie alle verabreichten Medikamente und deren Dosierung auf.
• Zeugen: Fügen Sie Zeugenaussagen und Kontaktinformationen bei.
• Das Ergebnis: Beschreiben Sie den Zustand des Patienten nach dem Vorfall und alle erforderlichen Folgemaßnahmen.
• Unterschrift: Geben Sie dem Gesundheitsdienstleister und dem Patienten (falls zutreffend) die Möglichkeit, den Bericht zu unterschreiben und zu datieren.
  

Zwischenfälle bei der Arbeitssicherheit

• Titel: Bericht über Sicherheitsvorfälle am Arbeitsplatz
• Datum und Uhrzeit des Vorfalls:
• Ort des Vorfalls:
• Informationen zum Mitarbeiter: Geben Sie den Namen, die Berufsbezeichnung und die Abteilung der betroffenen Mitarbeiter an.
• Beschreibung des Vorfalls: Geben Sie eine ausführliche Beschreibung des Sicherheitsvorfalls, einschließlich der Abfolge der Ereignisse, der beteiligten Ausrüstung und der Umgebungsbedingungen.
• Verletzungen oder Sachschäden: Geben Sie alle erlittenen Verletzungen oder Sachschäden an.
• Sicherheitsausrüstung: Geben Sie an, ob eine angemessene Sicherheitsausrüstung (z.B. persönliche Schutzausrüstung) verwendet wurde.
• Grundlegende Ursachen: Analysieren Sie die zugrundeliegenden Ursachen des Vorfalls und identifizieren Sie die dazu beitragenden Faktoren.
• Abhilfemaßnahmen: Beschreiben Sie die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die unmittelbare Situation zu beheben und zukünftige Vorfälle zu verhindern.
• Zeugenaussagen: Fügen Sie die Aussagen von Zeugen bei, falls vorhanden.
• Überprüfung durch den Vorgesetzten: Lassen Sie den Bericht von einem Vorgesetzten oder Manager überprüfen und abzeichnen.
• Unterschrift: Fügen Sie Felder für die Unterschrift des Mitarbeiters, der den Vorfall meldet, des Vorgesetzten und anderer relevanter Personen ein.

Dies sind nur einige Beispiele für die Formate von Unfallberichten. Das spezifische Format kann je nach den Bedürfnissen des Unternehmens, der Branche und den gesetzlichen Anforderungen variieren. Es ist wichtig, das Format auf die Art des gemeldeten Vorfalls abzustimmen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen genau erfasst werden.

Wenn Sie mehr über die Einrichtung eines Vorfallmanagementsystems erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog-Beitrag “Wie man ein Vorfallmanagementsystem einrichtet”.