Forbedring af medarbejdernes hændelsesrapporter for bedre data

Anslået læsetid: 5 Minutter

Hændelser kommer i forskellige former, fra uventede begivenheder til nærved-ulykker. Når disse situationer opstår, er det vigtigt at håndtere dem korrekt ved hjælp af det bedst mulige hændelsesrapportformat.

Denne artikel fokuserer på hændelsesrapportformater, der sikrer bedre data til analyse og hjælper incident response teams med at afbøde og forhindre lignende hændelser.

Hvorfor korrekt rapportering af hændelser er vigtig

Undersøgelser fra WHO viser, at i højindkomstlande får op til 1 ud af 10 patienter yderligere skader under hospitalsbehandling, og ca. 50% af disse hændelser kunne have været undgået.

Vi ser problemet med forebyggelige hændelser overalt, så det er ikke begrænset til personrelaterede ulykker, men også til andre områder som cybersikkerhed, hvor forebyggelige menneskelige fejl ligger bag mange større hændelser.

Vores hovedmål er derfor todelt:

1. Rapporter alle hændelser: Alle hændelser eller uønskede hændelser skal rapporteres, uden undtagelse.
2. Indsaml omfattende data: Sørg for, at hver rapport indeholder alle tilgængelige data og al tilgængelig viden.

Almindelige problemer med rapportering af hændelser

Nul-fejls-kultur: Mange virksomheder prioriterer en “nul-fejl”-kultur og lægger vægt på kvalitet gennem forebyggelse. Selvom denne tilgang er værdifuld, passer den måske ikke til områder, hvor innovation og udvikling involverer forsøg og fejl. Det er afgørende at forstå, at fejl kan føre til forbedringer, også uden for produktionen.

Modvilje mod at rapportere: Et stort problem er modviljen mod at rapportere hændelser. Det er vigtigt at opfordre til rapportering i din organisation, hvis du ønsker at modtage hændelsesrapporter.

Mangel på en central rapporteringshub: Rapportering kan være en udfordring, hvis der ikke er et enkelt sted, hvor man kan indsende hændelser. Strømlining af rapportering forhindrer forvirring.

Uklare rapporteringsinstruktioner: Uden klare instruktioner kan kvaliteten af hændelsesrapporterne lide skade. For at forbedre dette skal du give kortfattede, ligefremme retningslinjer og eksempler til rapportering.

Gør det nemt og intuitivt

For at forbedre kvaliteten af hændelsesrapporter skal det være nemt og intuitivt at rapportere hændelser. Hurtig rapportering efter en hændelse er afgørende for at indsamle viden til forebyggelse.

Nøgletrin til bedre rapportering af medarbejderhændelser

1. Etablér et system til rapportering af hændelser: Opret et centraliseret system, hvor medarbejderne nemt kan rapportere hændelser og sikre klarhed og gennemsigtighed i processen.
2. Giv vejledning: Tilbyd en trin-for-trin guide til at indsamle tilstrækkelige data til at forstå utilsigtede hændelser og implementere forebyggende foranstaltninger.
3. Digital rapportering: Implementer en digital rapporteringsproces for at forbedre datakvaliteten, øge rapporteringen og lette bedre korrigerende handlinger, hvilket i sidste ende reducerer større hændelser eller ulykker.
4. Feedback og involvering: Engager alle i virksomhedens sikkerhed, kvalitet eller arbejdsmiljø gennem hændelsesrapporteringsprocessen. Fastlægge opgaver og ansvarsområder, værdisætte indsamlet information, informere interessenter og danne teams til forebyggelse af hændelser med henblik på analyse og handlingsplaner.

Konklusionen er, at forenkling og optimering af hændelsesrapportering er afgørende for at forbedre datakvaliteten og forebygge fremtidige hændelser. Ved at gøre det nemt at rapportere og involvere alle interessenter kan du skabe en kultur for sikkerhed og løbende forbedringer i din organisation.

Tre eksempler på formater til hændelsesrapporter

Her er tre eksempler på gode hændelsesrapportformater, der kan bruges til forskellige typer hændelser:

Den grundlæggende mulighed

• Titel: Hændelsesrapport
• Dato og tidspunkt for hændelsen:
• Hændelsessted:
• Beskrivelse af hændelsen: Giv en detaljeret beskrivelse af, hvad der skete, herunder hvem der var involveret, hvilke handlinger der blev foretaget, og hvilket udstyr eller hvilke ressourcer der blev brugt.
• Vidner: Angiv eventuelle vidner til hændelsen, herunder deres navne og kontaktoplysninger.
• Skader eller ødelæggelser: Beskriv eventuelle personskader eller skader, der er opstået som følge af hændelsen.
• Umiddelbare handlinger: Forklar, hvilke øjeblikkelige foranstaltninger der er truffet for at håndtere situationen eller yde hjælp.
• Anbefalinger: Foreslå eventuelle anbefalinger til forebyggelse af lignende hændelser i fremtiden.
• Underskrift: Giv plads til, at den person, der rapporterer hændelsen, kan underskrive og datere rapporten.

Medicinske hændelser

• Titel: Medicinsk hændelsesrapport
• Oplysninger om patienten: Inkluder patientens navn, alder, køn og enhver relevant sygehistorie.
• Dato og tidspunkt for hændelsen:
• Hændelsessted:
• Beskrivelse af hændelsen: Giv en detaljeret redegørelse for den medicinske hændelse, herunder symptomer, behandlinger og eventuelle bivirkninger.
• Vitale tegn: Registrer patientens vitale tegn før og efter hændelsen (f.eks. blodtryk, hjertefrekvens, åndedrætsfrekvens).
• Medicin og doseringer: Angiv al medicin, der gives, og deres doser.
• Vidner: Medtag vidneudsagn og kontaktoplysninger.
• Resultat: Beskriv patientens tilstand efter hændelsen, og hvilke opfølgende handlinger der er nødvendige.
• Underskrift: Giv plads til, at sundhedspersonalet og patienten (hvis relevant) kan underskrive og datere rapporten.
  

Sikkerhedshændelser på arbejdspladsen

• Titel: Rapport om sikkerhedshændelse på arbejdspladsen
• Dato og tidspunkt for hændelsen:
• Hændelsessted:
• Oplysninger om medarbejderne: Angiv navn, jobtitel og afdeling for de involverede medarbejdere.
• Beskrivelse af hændelsen: Giv en grundig redegørelse for sikkerhedshændelsen, herunder hændelsesforløbet, eventuelt involveret udstyr og miljøforhold.
• Kvæstelser eller materielle skader: Angiv eventuelle personskader eller skader på ejendom.
• Sikkerhedsudstyr: Angiv, om der blev brugt passende sikkerhedsudstyr (f.eks. personlige værnemidler).
• Grundlæggende årsager: Analyser de underliggende årsager til hændelsen og identificer medvirkende faktorer.
• Korrigerende handlinger: Beskriv de foranstaltninger, der er truffet for at løse den umiddelbare situation og forhindre fremtidige hændelser.
• Vidneudsagn: Medtag vidneudsagn, hvis de er tilgængelige.
• Supervisors gennemgang: Få en supervisor eller leder til at gennemgå og underskrive rapporten.
• Underskrift: Giv plads til, at medarbejderen, der rapporterer hændelsen, supervisoren og andre relevante personer kan underskrive og datere rapporten.

Dette er blot nogle få eksempler på formater til hændelsesrapporter. Det specifikke format, der bruges, kan variere afhængigt af organisationens behov, branche og lovkrav. Det er vigtigt at skræddersy formatet til den type hændelse, der rapporteres, og sikre, at alle nødvendige oplysninger registreres nøjagtigt.

Hvis du vil vide mere om, hvordan man opretter et incident management-system, kan du læse vores blogindlæg om “Sådan opretter du et incident management-system”.