Wenn Veränderungsprozesse zum Lernen führen
Medicom Innovation Partner behandelt Abweichungen und Veränderungsprozesse praxisnah mit Fokus auf die Einbindung und Schulung der Kollegen. Wie das geht, lesen Sie in diesem Interview.
Medicom Innovation Partner A/S stellt medizinische Geräte her. Dies ist der zweite Teil eines Interviews mit QA-Manager Søren Lyngsø-Petersen von Medicom Innovation Partner – einem Unternehmen mit 85 Mitarbeitern, das medizinische Geräte herstellt. Mehr über das Unternehmen erfahren Sie im ersten Teil hier.
Feststellen von Abweichungen
Ich habe Søren Lyngsø-Petersen gefragt, wie sie mit Abweichungen umgehen. Hier sagte er, dass alle Abweichungen im Abweichungssystem des Unternehmens gemeldet werden. Wenn es sich bei der Abweichung um ein sehr spezifisches Problem handelt, sagt Søren Lyngsø Petersen, dass eines der wichtigsten Elemente in ihrem CAPA-Prozess die Kausalitätsanalyse ist. Hier beziehen sie gezielt Menschen mit ein, die etwas über die Abweichung wissen. Sobald das gesamte Wissen vorhanden ist, werden die Präventionsmaßnahmen umgesetzt. Er sagt: Es wird sofort gelöst, aber wenn es sich um ein allgemeineres Problem handelt, das andere Bereiche betrifft, wird eine CAPA (Corrective And Preventive Action) eingeleitet.
Søren Lyngsø Petersen sagt, dass eines der wichtigsten Elemente im CAPA-Prozess die Kausalitätsanalyse ist. Hier beziehen sie gezielt Menschen mit ein, die etwas über die Abweichung wissen. Sobald das gesamte Wissen vorhanden ist, werden die Präventionsmaßnahmen umgesetzt. Er sagt:
“Es ist ein sehr strukturierter Prozess, den die Behörden sehr streng von uns verlangen. Eines der schwierigsten Dinge mag zum Teil die jährliche Analyse sein, aber wir haben Tools, die uns dabei helfen. Das Schwierigste ist, die Wirksamkeit unserer Verbesserungen zu messen.”
Die Messung der Wirksamkeit ist ein Bereich, der in der Medizinprodukteindustrie viel Aufmerksamkeit erhalten hat. Daher trägt der stringente Prozess dazu bei, dass Fehler und Herausforderungen auf die am besten geeignete und effektivste Weise gelöst werden.
Søren Lyngsø Petersen sagt, dass Abweichungen häufig zu einer Aktualisierung von Verfahren oder Vereinbarungen führen, und oft – wenn nicht immer – bedeutet dies auch eine Aktualisierung des QMS-Systems:
“Sobald wir ein QMS-Verfahren aktualisieren, wird es im gesamten Unternehmen angewendet. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Erfahrung mit einer einzigen Abweichung zu einem Training wird, von dem alle anderen profitieren. Das ist der Trick.”
Søren Lyngsø-Petersen fügt hinzu, dass jeder auch über sein elektronisches System und per E-Mail über Aktualisierungen und Änderungen des QMS-Systems informiert wird. Hier wird jeder gebeten, das aktualisierte Verfahren zu lesen und elektronisch zu bestätigen, dass es gelesen und verstanden wurde.
In Zusammenarbeit mit dem QA-Ingenieur, der dem einzelnen Projekt zugeordnet ist, ist die QS-Abteilung dafür verantwortlich, dass alle Änderungsprozesse korrekt umgesetzt werden. Darüber hinaus haben sie auch interne Audits, bei denen sie nachfassen und sicherstellen, dass jeder mit den neuesten Verfahren vertraut ist.
Wie Veränderungsprozesse umgesetzt werden
Ich habe Søren Lyngsø-Petersen gefragt, wie sie die Veränderungsprozesse in der Praxis integrieren. Hier beschrieb er einen konkreten Veränderungsprozess aus der Produktion, bei dem sie neue Anforderungen an den Schuhschutz umsetzen mussten:
“Und das war ein echter Veränderungsprozess, denn seit 20 Jahren gibt es keine Schuhschutzpflicht mehr.”
Die Herausforderung bei diesem Veränderungsprozess bestehe darin, alle Produktionsmitarbeiter in den Prozess einzubeziehen, damit sie Einfluss auf die Entscheidungen nehmen konnten, die sich auf ihren Arbeitsablauf auswirken würden. Dies geschah in kombinierten Meetings und unter Einsatz des Produktionsteamleiters als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Produktionsmitarbeitern. Søren Lyngsø-Petersen erklärte, dass er sich darüber hinaus ständig darauf konzentrierte, die Produktion direkt zu benachrichtigen, wenn Entscheidungen getroffen wurden. Søren Lyngsø-Petersen erklärt, dass diese Änderung ohne Probleme durchgeführt wurde und kommt zu dem Schluss:
“Ich glaube also an die Sache mit der Inklusion, soweit es möglich ist.”
Das war dieses Mal das letzte Wort von Søren Lyngsø-Petersen, dem QA-Manager bei Medicom Innovation Partner A/S. Wir melden uns bald mit einem weiteren Fall und einer neuen Perspektive zurück.
Fragen und Antworten
Die spezifischen Strategien zur Verbesserung der Effizienz bei MediCom konzentrierten sich in erster Linie auf die Implementierung der Plattform von Gluu und die Digitalisierung der Arbeitsabläufe. MediCom hat sich von manuellen, papierbasierten Prozessen verabschiedet und sich auf die digitale Automatisierung konzentriert, um Abläufe zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern. Dieser Übergang wurde durch die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Gluu-Plattform erleichtert, die für die Bewältigung der Veränderungen entscheidend war.
Die vollständige Umstellung der Veränderungsprozesse bei MediCom dauerte etwa zwei Jahre. Seit 2017 hat sich die Organisation auf den Weg gemacht, ihre Praktiken zu überarbeiten, wobei die meisten Änderungen innerhalb des ersten Jahres umgesetzt wurden. Das nächste Jahr wurde dann damit verbracht, diese Änderungen zu verfeinern und sicherzustellen, dass sie vollständig in die täglichen Abläufe integriert wurden.
Was den Erfolg der Gluu-Implementierung betrifft, so gibt es in der Tat mehrere Kennzahlen, die seine Wirkung belegen. So gab es beispielsweise eine deutliche Verringerung der manuellen Verwaltungsarbeit, was auf eine Effizienzsteigerung bei nicht-klinischen Vorgängen hindeutet. Darüber hinaus gab es nach Aussage der Mitarbeiter eine spürbare Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Kommunikation, was zu reibungsloseren, effektiveren Arbeitsabläufen führte. Obwohl genaue Zahlen nicht bekannt gegeben wurden, zeigt dieses positive Feedback deutlich die erfolgreiche Implementierung der Gluu-Plattform in die Workflow-Prozesse von MediCom.
