Når forandringsprocesser fører til læring
Medicom Innovation Partner håndterer afvigelser og forandringsprocesser i praksis med fokus på kollegainddragelse og uddannelse. Læs hvordan i dette interview.
Medicom Innovation Partner A/S producerer medicinsk udstyr. Dette er anden del af et interview med QA-chef Søren Lyngsø-Petersen fra Medicom Innovation Partner – en virksomhed med 85 ansatte, der laver medicinsk udstyr. Du kan læse mere om virksomheden i første del her.
Støder på afvigelser
Jeg spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan de håndterer afvigelser. Her sagde han, at alle afvigelser rapporteres i virksomhedens afvigelsessystem. Hvis afvigelsen er et meget specifikt problem, fortæller Søren Lyngsø Petersen, at et af de vigtigste elementer i deres CAPA-proces er årsagsanalyse. Her involverer de specifikt folk, der ved noget om afvigelsen. Når al viden er på plads, implementeres de forebyggende handlinger. Han siger: Det løses med det samme, men hvis det er et mere generelt problem, der påvirker andre områder, igangsættes en CAPA (Corrective And Preventive Action).
Søren Lyngsø Petersen fortæller, at et af de vigtigste elementer i deres CAPA-proces er årsagsanalyse. Her involverer de specifikt folk, der ved noget om afvigelsen. Når al viden er på plads, implementeres de forebyggende handlinger. Han siger:
“Det er en meget struktureret proces, som myndighederne kræver, at vi kører meget stramt. En af de sværeste ting kan til dels være den årlige analyse, men vi har værktøjer til at hjælpe os med det. Det sværeste er at måle effektiviteten af vores forbedringer.”
Måling af effektivitet er et område, der har fået meget fokus i Medical Device-industrien. Derfor er den stringente proces med til at sikre, at fejl og udfordringer løses på den mest hensigtsmæssige og effektive måde.
Søren Lyngsø Petersen fortæller, at afvigelser ofte medfører en opdatering af procedurer eller aftaler, og ofte – hvis ikke altid – medfører det også en opdatering af deres QMS-system:
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
“Så snart vi opdaterer en QMS-procedure, anvendes den i hele virksomheden. På den måde sikrer vi, at erfaring med en enkelt afvigelse bliver til træning, der kommer alle andre til gode. Det er tricket.”
Søren Lyngsø-Petersen tilføjer, at alle også får besked om opdateringer og ændringer i QMS-systemet via deres elektroniske system og e-mail. Her bliver alle bedt om at læse den opdaterede procedure og elektronisk bekræfte, at denne er blevet læst og forstået.
I samarbejde med den QA-ingeniør, der er tilknyttet det enkelte projekt, er QA-afdelingen ansvarlig for, at alle forandringsprocesser implementeres korrekt. Derudover har de også interne audits, hvor de følger op og sikrer, at alle er bekendt med de nyeste procedurer.
Sådan implementeres forandringsprocesser
Jeg spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan de integrerer forandringsprocesserne i praksis. Her beskrev han en konkret forandringsproces fra deres produktion, hvor de skulle implementere nye krav til skobeskyttelse:
“Og det var en reel forandringsproces, fordi der i 20 år nu ikke var noget krav om at bruge skobeskyttelse”.
Han fortæller, at udfordringen i denne forandringsproces var at inddrage alle produktionsmedarbejdere i processen, så de kunne påvirke de beslutninger, der ville påvirke deres arbejdsgange. Dette blev gjort i kombinerede møder og ved at bruge produktionsteamlederen som bindeled mellem ledelse og produktionsmedarbejdere. Søren Lyngsø-Petersen oplyste, at han derudover hele tiden havde fokus på at anmelde produktionen direkte, når der blev truffet beslutninger. Søren Lyngsø-Petersen forklarer, at ændringen er sket uden problemer og konkluderer:
“Så jeg er tilhænger af inklusion, i det omfang det er muligt”.
Sådan lød det sidste ord denne gang fra Søren Lyngsø-Petersen, QA manager hos Medicom Innovation Partner A/S. Vi kommer snart tilbage med en anden sag og et nyt perspektiv.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hyppigt stillede spørgsmål
The specific strategies that were put into place in order to improve efficiency at MediCom primarily centered around implementing Gluu’s platform and digitizing their workflows. MediCom transitioned from using manual, paper-based processes and focused on digital automation to streamline operations and improve efficiency. This transition was made smoother by the flexibility and adaptability of Gluu’s platform, which was crucial in managing the changes.
The complete transformation of MediCom’s change processes lasted about two years. Beginning in 2017, the organization embarked on a journey to overhaul its practices, with the majority of changes implemented within first year. The next year was then spent refining these changes and ensuring that they were fully embedded into daily procedures.
As for the success of Gluu’s implementation, there are indeed several metrics that demonstrate its impact. For example, there was a significant reduction in manual administrative work, pointing to an efficiency increase in non-clinical operations. Additionally, according to employees, there was a noticeable improvement in cross-departmental cooperation and communication, which led to smoother, more effective workflows. Although exact figures have not been disclosed, these positive feedback clearly indicates the successful implementation of Gluu’s platform in MediCom’s workflow processes.
