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Prozessentdeckungsmethoden zum Auffinden versteckter Geschäftsprozesse

Søren Pommer
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Last updated on 17/05/2024

Estimated reading time: 6 Minuten

Der Einsatz von Methoden zur Prozessfindung kann Licht in die Feinheiten Ihrer Geschäftsabläufe bringen. Was ist ein Prozess und wie können Sie ihn in Ihrem Unternehmen identifizieren? Und was noch wichtiger ist: Wie können Sie es effektiv rationalisieren? Studien zeigen, dass Unternehmen mit robusten Prozessen ihre Gewinne um das Sechsfache steigern können, im Gegensatz zu Unternehmen ohne gut definierte Systeme. Dieser Leitfaden befasst sich mit der Arbeit, um zu sehen, wo sich Ihre versteckten Prozesse befinden.

Vielleicht kennen Sie den Frust, wenn Sie in Ihrem Unternehmen immer wieder die gleichen Fehler machen? Vielleicht benötigen Sie einen besseren Überblick über die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen? Was auch immer die Ursache ist, es gibt viele Gründe, mit der Arbeit an Ihren Prozessen zu beginnen.

Dies ist Gluus Leitfaden, wie Sie Prozesse in Ihr Unternehmen integrieren können, basierend auf sieben Jahren Erfahrung, die Unternehmen weltweit dabei helfen, mit ihren Geschäftsprozessen erfolgreich zu sein.

Schritt 1: Was ist ein Geschäftsprozess?

Viele Leute sind verwirrt, wenn sie einen Prozess definieren und wie er sich von einem Projekt unterscheidet. Beginnen wir also mit der internationalen Definition: Ein Geschäftsprozess ist „eine Kette dokumentierter Aktivitäten, die von verschiedenen Mitarbeitern wiederholt werden“.

Aber warte eine Minute! Ein Projekt ist auch eine Kette von Aktivitäten, die von verschiedenen Personen wiederholt werden. Was ist also der Unterschied?

Entsprechend das Institut für Projektmanagement , ein Projekt ist „eine einzigartige Geschäftstätigkeit mit einem einzigartigen Output“ . Ein Projekt passiert also nur einmal.

Viele Unternehmen führen die gleichen Aufgaben wiederholt durch, behandeln sie aber wie einzigartige Projekte. Dadurch verpassen sie viele Vorteile. Die meisten Aufgaben enthalten Elemente, die Sie in die nächste Aufgabe einbringen können. Auf diese Weise wird Ihre Arbeit deutlich effektiver und schneller erledigt, wenn Sie eine Aufgabe als Prozess statt als Projekt behandeln.

Um die Feinheiten der Geschäftsprozesse zu verstehen, ist es wichtig, Tools zu nutzen, die diese Vorgänge rationalisieren und verwalten können. Einen tieferen Einblick in diese Thematik bietet ein aufschlussreicher Artikel über Software für das Geschäftsprozessmanagement, in dem erläutert wird, wie fortschrittliche Tools bei der Definition und Optimierung von Prozessen helfen.

Wie Edward Deming , einer der Gründerväter der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit der Branche in den letzten 50-60 Jahren, formulierte es so:

“Wenn Sie das, was Sie tun, nicht als Prozess beschreiben können, dann wissen Sie nicht, was Sie tun.”

W. Edwards Deming
Prozessentdeckungsmethoden zum Auffinden versteckter Geschäftsprozesse, Gluu

Lassen Sie uns also in den Griff bekommen, was wir tun.

Schritt 2: Wo sind die Prozesse?

OK, ein Prozess ist also a Kette dokumentierter Artikel die von verschiedenen Mitarbeitern wiederholt werden und mehr als einmal vorkommen. Doch wo finden Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen?

Einer der Orte, an denen viele Unternehmen in der Regel bereits über einen dokumentierten Prozess verfügen, ist der „Sales Funnel“. Der Sales Funnel dient dazu, potenzielle Kunden durch ein strukturiertes und dokumentiertes Vorgehen aktiv zu machen. Der Grund für die gründliche Dokumentation und Prozessbeschreibung ist die Vitalität für das Überleben der Unternehmen. Aber wenn der Sales Funnel so gut funktioniert, warum nicht die Prozessarbeit auf andere Arbeitsbereiche verteilen?

Grob gesagt können Sie Ihre Arbeit in folgende Felder einteilen:

  • Ad-hoc-Arbeit, das sind Aufgaben, die jeder Mitarbeiter bei jeder Ausführung anders macht.
  • Projekte, bei denen die Arbeit in einem klaren Rahmen verwaltet wird. Anschließend evaluieren Sie, ob die Ergebnisse in den Betrieb Ihres Unternehmens integriert werden können.
  • Prozesse, die aus Ketten wiederholter, gut dokumentierter Aktivitäten bestehen, bei denen die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortung kennen.
  • Automatisierung und Outsourcing, bestehend aus ausgereiften und stabilen Prozessen, die das Unternehmen kennt und die ausgelagert oder automatisiert werden können.

So wie der Sales Funnel die Journey für neue potenzielle Kunden einschränkt, kann die Prozessarbeit in einem Funnel wie hier dargestellt werden:

Verkaufstrichter

Schritt 3: Wie identifizieren Sie die Prozesse?

Um die Prozesse zu finden, müssen Sie sich und Ihren Kollegen folgende Fragen stellen:

  1. Is the task occurring rarely, and are there no repeated elements in it?
    • Dann ist es ad hoc.
  2. Ist die Aufgabe einzigartig und wird nicht wiederholt?
    • Dann ist es ein Projekt.
  3. Wird die Aufgabe konsequent wiederholt?
    • Dann ist es eine Aktivität, die dokumentiert werden muss.
  4. Ist die Aufgabe mit mehr Kollegen verbunden?
    • Dann ist es ein Prozess – eine Kette von Aktivitäten, die von verschiedenen Rollen ausgeführt werden.

👉 Recommendation: Process discovery methods, as outlined in Gluu’s guide, are crucial for businesses aiming to enhance efficiency. Differentiating between projects and recurring tasks is a foundational step in identifying and streamlining operations.

Schritt 4: Was ist zu tun, wenn Sie die Prozesse identifiziert haben

Wenn Sie die wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen gefunden haben, sollten diese beschrieben werden. Es ist wichtig, dass die Prozesse so dokumentiert werden, wie sie in der Realität ablaufen.

Um den Überblick zu behalten, legen Sie die Prozesse in ein System, wenn die Arbeitsbeschreibungen erledigt sind.

Und hier kommt Gluu ins Spiel. Durch den Einsatz eines Prozess-Mapping-Tools wie Gluu wird es für jeden Mitarbeiter viel einfacher, jeden Prozess und jede Aufgabe zu beschreiben, zu verstehen, auszuführen und zu verbessern – mit einer angemessenen Kontrolle auf Gesamtebene.

Die Vorteile starker Prozesse sind vielfältig. Sie erhalten schnelleres Onboarding, weniger Risiken, wenn Mitarbeiter kündigen, mehr Zeit für die Entwicklung (durch weniger Ad-hoc-Arbeit), weniger Fehler und bessere Compliance in Bezug auf DSGVO und Sicherheit.

Wenn Sie beginnen, die identifizierten Prozesse darzustellen und zu verstehen, wird deutlich, wie wichtig es ist, die richtigen Tools zu verwenden. Wenn Sie sich eingehender mit diesem Thema befassen und erfahren möchten, wie Software die Verwaltung dieser Prozesse revolutionieren kann, sollten Sie diesen umfassenden Leitfaden über Software für das Geschäftsprozessmanagement lesen.

Je früher Sie mit Ihren Prozessen arbeiten, desto eher werden Sie die Vorteile erleben. Wenn Sie unterwegs Hilfe benötigen oder mehr über das Prozess-Mapping-Tool Gluu erfahren möchten, kontaktiere uns heute !

Schlussfolgerungen

Der Einsatz von Prozessermittlungsmethoden, wie sie im Gluu-Leitfaden hervorgehoben werden, ist von zentraler Bedeutung, um verborgene Geschäftsprozesse aufzudecken und zu rationalisieren. Die Unterscheidung zwischen Projekten und wiederkehrenden Aufgaben kann die Effizienz steigern. Durch den Einsatz von Tools wie Gluu für die Prozessabbildung können Unternehmen ihre Abläufe verbessern, Fehler verringern und die Gesamtleistung steigern. Unternehmen müssen unbedingt in systematische Methoden zur Prozessfindung investieren, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Fragen und Antworten

What is the difference between a business process and a project, as mentioned in Gluu’s guide?

A business process is defined as “a chain of documented activities that are being repeated by different employees.” In contrast, according to the Project Management Institute, a project is described as “a unique business activity with a unique output”, meaning it only occurs once. Gluu’s guide stresses the importance of treating recurring tasks as processes for enhanced efficiency, rather than handling them as unique projects.

How can one identify hidden processes within their company using process discovery methods?

Occurs rarely with no repeated elements, it’s ad hoc.
Unique and won’t be repeated, it’s a project
Consistently repeated, it’s an activity that should be documented.
Involves multiple colleagues, it’s a process – a chain of activities executed by different roles

How does Gluu’s tool aid in the process discovery and documentation phase?

Gluu’s tool is designed for process mapping, making it easier for employees to describe, understand, execute, and enhance every process and task. It ensures proper control at an overall level, streamlines tasks, reduces errors, and aids in compliance, ultimately driving business performance.

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