Gluu

Hvorfor et incident management system kan hjælpe din virksomhed

Gluu Blog / Enterprise architecture | Proceskortlægning | Processtyring

Process discovery-metoder til at finde skjulte forretningsprocesser

Søren Pommer
By
Last updated on 17/05/2024

Estimated reading time: 6 Minutter

Brug af procesopdagelsesmetoder kan kaste lys over de indviklede detaljer i din virksomheds drift. Hvad er en proces, og hvordan identificerer du den i din virksomhed? Og endnu vigtigere: Hvordan kan du strømline det effektivt? Undersøgelser viser, at virksomheder med robuste processer seksdobler deres overskud i forhold til dem uden veldefinerede systemer. Denne vejledning ser på arbejdet for at se, hvor dine skjulte processer er.

Perhaps you know the frustration when you make the same mistakes over and over again in your company? Måske har du brug for et bedre overblik over, hvordan arbejdet sker i din virksomhed? Uanset årsagen er der mange gode grunde til at komme i gang med at arbejde med processer.

Her får du vores opskrift på, hvordan du får processer godt integreret i din virksomhed baseret på de syv år, vi har hjulpet en lang række virksomheder verden over med at få succes med forretningsprocesser.

Trin 1: Hvad er en forretningsproces?

Mange er forvirrede over, hvad en forretningsproces egentlig er, og hvordan den adskiller sig fra et projekt. Så lad os slå den internationale definition fast fra begyndelsen: En forretningsproces er“en kæde af dokumenterede aktiviteter, der gentages af forskellige medarbejdere”.

Men hov! Et projekt er også en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige mennesker. Så hvad er forskellen?

Ifølge Project Management Institute eret projekt “en unik arbejdsaktivitet med et unikt output”. Et projekt sker altså kun én gang.

Mange virksomheder udfører de samme opgaver igen og igen, men behandler dem, som var de enkeltstående projekter. Dermed går de glip af mange fordele. De fleste opgaver indeholder nemlig elementer, man som virksomhed kan lære af fra gang til gang. Derfor kan vi gøre arbejdet betydeligt mere effektivt og skabe forbedringer hurtigt, hvis vi behandler opgaver som processer fremfor projekter.

Når man skal forstå de indviklede forretningsprocesser, er det vigtigt at udnytte værktøjer, der kan strømline og styre disse operationer. Et dybere dyk ned i dette kan findes i en oplysende artikel om software til styring af forretningsprocesser, som giver indsigt i, hvordan avancerede værktøjer hjælper med at definere og optimere processer.

Som Edward Deming, en af grundlæggerne af industriens enorme produktivitetsvækst gennem de sidste 50-60 år, siger:

“Hvis man ikke kan beskrive det, man laver, som en proces, så ved man ikke, hvad man laver.”

W. Edwards Deming
Process discovery-metoder til at finde skjulte forretningsprocesser, Gluu

Så vi må hellere få styr på, hvad vi laver.

Trin 2: Hvor er processerne?

OK, så en proces er en kæde af dokumenterede artikler, der gentages af forskellige medarbejdere, og som sker flere gange. Men hvor gemmer processerne sig henne i din virksomhed?

Et af de steder, mange virksomheder typisk allerede har en nedfældet proces, er ‘salgstrakten’. Der skal gøre potentielle kunder til aktive kunder gennem et velstruktureret og dokumenteret forløb Årsagen til den grundige dokumentation og procesbeskrivelse er, at det er så vitalt for virksomhedernes overlevelse. Men hvis det fungerer med salgstrakten, hvorfor så ikke udbrede procesarbejdet til andre områder?

Groft sagt, kan du inddele arbejdet i din virksomhed i følgende kasser:

  • Ad hoc-arbejde, som hver medarbejder gør på en ny måde, hver gang de udføres. Dette er meget tidskrævende og fører typisk til en lang række fejl.
  • Projekter, hvori man laver mere styret udviklingsarbejde inden for en klar ramme. Herefter vurderer man så, om resultaterne skal integreres i driften.
  • Processer, som er kæder af gentagne og veldokumenterede aktiviteter, hvor medarbejderne kender deres rolle og herved ansvar i forhold til andre.
  • Automatisering og outsourcing, som består af modne og stabile processer, som virksomheden kender til fulde, og som kan outsources eller automatiseres.

Ligesom salgstrakten snævrer rejsen for de potentielle kunder mere og mere ind, kan man illustrere arbejdet med at skabe processer med en trakt som her:

Salgstragt

Trin 3: Hvordan identificerer du processerne?

Du finder processerne ved at stille dig selv og dine kolleger følgende spørgsmål:

  1. Is the task occurring rarely, and are there no repeated elements in it?
    • Så er den ad hoc.
  2. Skal du i gang med noget større, som er helt unikt, og som ikke skal gentages?
    • Så er det et projekt.
  3. Er opgaven noget, der gentages regelmæssigt?
    • Så er det en aktivitet, der skal dokumenteres.
  4. Involverer den flere medarbejdere?
    • Så er det en proces – en kæde af aktiviteter, der udføres af forskellige roller.

👉 Recommendation: Process discovery methods, as outlined in Gluu’s guide, are crucial for businesses aiming to enhance efficiency. Differentiating between projects and recurring tasks is a foundational step in identifying and streamlining operations.

Trin 4: Hvad du skal gøre, når processerne er fundet

Når du har fundet virksomhedens vigtige processer, skal de beskrives. Her er det vigtigt, at processerne dokumenteres, som de rent faktisk sker i virkeligheden.

Med arbejdsbeskrivelserne på plads skal de sættes i system, så du og din virksomhed kan holde overblikket.

Og ja, det er her, vi for alvor kan hjælpe. For ved at benytte et procesværktøj som Gluu bliver det lettere for medarbejderne selv at beskrive, forstå, udføre og forbedre hver proces og opgave – med behørig kontrol og styring på et overordnet niveau.

Fordelene ved stærke processer er mange. Gevinsterne ved stærke processer høstes i form af hurtigere onboarding, mindre risiko ved fratrædelse af nøglemedarbejdere, mere tid til udvikling (gennem mindre ad hoc-arbejde), færre fejl og bedre opfyldelse af compliance krav indenfor persondata, sikkerhed og miljø.

Når du begynder at kortlægge og forstå de identificerede processer, bliver det tydeligt, hvor vigtigt det er at bruge de rigtige værktøjer. Hvis du vil gå mere i dybden med emnet og finde ud af, hvordan software kan revolutionere styringen af disse processer, kan du overveje at læse denne omfattende guide om software til styring af forretningsprocesser.

Jo før I kommer i gang, des hurtigere ser I gevinsten. Jo før I kommer i gang, des hurtigere ser I gevinsten. Har I brug for hjælp undervejs eller ønsker at vide mere om procesværktøjet Gluu, så ring eller skriv til os i dag!

Konklusioner

Brug af procesopdagelsesmetoder, som fremhævet i Gluus guide, er afgørende for at afdække og strømline skjulte forretningsprocesser. At skelne mellem projekter og tilbagevendende opgaver kan øge effektiviteten. Ved at bruge værktøjer som Gluu til proceskortlægning kan virksomheder forbedre deres drift, mindske fejl og øge den samlede præstation. Det er bydende nødvendigt for virksomheder at investere i systematiske procesopdagelsesmetoder for at realisere deres fulde potentiale.

Ofte stillede spørgsmål

What is the difference between a business process and a project, as mentioned in Gluu’s guide?

A business process is defined as “a chain of documented activities that are being repeated by different employees.” In contrast, according to the Project Management Institute, a project is described as “a unique business activity with a unique output”, meaning it only occurs once. Gluu’s guide stresses the importance of treating recurring tasks as processes for enhanced efficiency, rather than handling them as unique projects.

How can one identify hidden processes within their company using process discovery methods?

Occurs rarely with no repeated elements, it’s ad hoc.
Unique and won’t be repeated, it’s a project
Consistently repeated, it’s an activity that should be documented.
Involves multiple colleagues, it’s a process – a chain of activities executed by different roles

How does Gluu’s tool aid in the process discovery and documentation phase?

Gluu’s tool is designed for process mapping, making it easier for employees to describe, understand, execute, and enhance every process and task. It ensures proper control at an overall level, streamlines tasks, reduces errors, and aids in compliance, ultimately driving business performance.

Måske har du også lyst til at læse...