Wie ein Bauunternehmen Prozesse in den Vordergrund stellte – und Personalwesen, Onboarding, Projekte und Qualität in Gluu vereinte

Im Baugewerbe bedeutet Digitalisierung oft verstreute Anwendungen und persönliche Tabellenkalkulationen. Holbøll, ein dänisches Tiefbau- und Bauunternehmen mit über 220 Mitarbeitern, wählte einen anderen Weg: Prozesse an erste Stelle setzen. Innerhalb von zwölf Monaten wechselten sie von fragmentierten Tools zu einer gemeinsamen, digitalen Grundlage für die Kernarbeit – zum Vorteil von Baustellenmitarbeitern, Kunden und Betriebsabläufen.

Holbøll baute sein neues „ganzheitliches Qualitätsmanagementsystem“ rund um die BPM-Plattform von Gluu auf und schuf so eine durchgängige Klarheit darüber, wer was wann und wie tut – über Projekte, Funktionen und Support-Teams hinweg.

Das Ergebnis? Schnelleres Onboarding, konsistente Projektabwicklung, datengestützte Personalplanung – und eine ISO 9001-Zertifizierung ohne Beanstandungen.

„Der Ausgangspunkt für unsere digitale Transformation war eine einfache Erkenntnis: Projekte sind einzigartig – aber etwa 80 % der Aufgaben wiederholen sich von Projekt zu Projekt. Wiederholte Arbeiten können als Prozesse beschrieben und abgebildet werden, und genau dort muss das System ansetzen. Wir haben die Digitalisierung um das herum aufgebaut, was wir gut können – in einem einheitlichen System – anstatt intelligenten, aber isolierten Softwarelösungen hinterherzujagen.“ — Martin Juhl, Vorstandsvorsitzender, Holbøll

Der Bausektor hinkt anderen Branchen in Bezug auf die digitale Reife hinterher. Holbøll erkannte, dass Technologie ohne gemeinsame Prozesse nur die Komplexität erhöht. Indem sie die tatsächliche Arbeitsweise dokumentierten und steuerten – und diese dann in Gluu ermöglichten – verwandelten sie „wie wir arbeiten“ in ein lebendiges Gut, das täglich auf Baustellen und in der Zentrale genutzt wird.

Die Herausforderung: fragmentierte Tools und isolierte Arbeitsweisen

Vor Gluu befanden sich Anweisungen und Standards in E-Mails, Ordnern und lokalen Tabellenkalkulationen. Teams lösten lokale Probleme mit Ad-hoc-Tools, was zu inkonsistenter Ausführung, langsamerem Onboarding und verpassten Verbesserungsmöglichkeiten führte. Die Führungsebene wünschte sich eine skalierbare Arbeitsweise – ohne starre, top-down-Bürokratie aufzuerlegen.

Die Lösung: Prozessorientiertes Qualitätsmanagement mit Gluu

Holbøll drehte den Spieß um: Prozesse definieren, dann digitalisieren. Mit Gluu bildeten sie End-to-End-Workflows ab, wiesen klare Rollen zu, verknüpften Arbeitsanweisungen und machten Prozesse für jeden im Außendienst und im Büro verfügbar. Prozessverantwortliche und Redakteure halten Inhalte aktuell; die Versionierung stellt sicher, dass Teams immer den neuesten Standard verwenden.

• Eine gemeinsame Quelle der Wahrheit: Prozesse, Rollen und Arbeitsanweisungen in „einem System“ konsolidiert, wodurch persönliche Dateien und verstreute Anwendungen ersetzt wurden.

• Live, kollaborative Abbildung: Prozessverantwortliche bilden direkt in Gluu mit den Anwendern ab – sofort veröffentlichen und dann iterieren, während die Arbeit läuft.

• Prozesssteuerung: Klare Verantwortlichkeiten, Versionskontrolle und Anweisungen auf Aktivitätsebene machen den richtigen Weg zum einfachsten Weg.

„Gluu ist das Tool, das wir bei Holbøll verwenden, um die Prozesse für den Start und die Durchführung eines Bauprojekts zu verwalten… wir können [einen abgebildeten Prozess] veröffentlichen, und er wird aktiv. Die Versionierung läuft automatisch, sodass wir das Jonglieren mit Ordnern, Papieren und E-Mail-Threads vermeiden.“ — Kristian Harding Møller, Projektmanager, Holbøll