KUNDECASE
Hvordan en entreprenør satte processer først — og kombinerede HR, onboarding, projekter og kvalitet i Gluu
I byggeriet betyder digitalisering ofte spredte apps og personlige regneark. Holbøll, et dansk civilingeniør- og entreprenørfirma med over 220 ansatte, valgte en anden vej: sæt processer først. På tolv måneder gik de fra fragmenterede værktøjer til én fælles, digital platform for kernearbejde—til gavn for byggehold, kunder og drift.
Holbøll byggede sit nye ‘holistiske kvalitetsstyringssystem’ omkring Gluus BPM-platform, hvilket skabte end-to-end klarhed over, hvem der gør hvad, hvornår og hvordan—på tværs af projekter, funktioner og supportteams.
Resultatet? Hurtigere onboarding, ensartet projektudførelse, datadrevet arbejdsstyrkeplanlægning—og en ISO 9001-certificering uden bemærkninger.
Om Holbøll
Holbøll er en erfaren civilingeniørentreprenør med over 75 års historie. Virksomheden har hovedsæde i Næstved og beskæftiger mere end 220 personer, hvilket sikrer stærke fundamenter for Danmarks energi-, forsynings-, transport- og byggeprojekter.
“Udgangspunktet for vores digitale transformation var en simpel erkendelse: Projekter er unikke—men omkring 80% af opgaverne gentager sig fra projekt til projekt. Gentaget arbejde kan beskrives og kortlægges som processer, og det er der, systemet skal starte. Vi byggede digitaliseringen omkring det, vi gør godt—i ét samlet system—i stedet for at jagte smarte, men adskilte softwareløsninger.” — Martin Juhl, Bestyrelsesformand, Holbøll
Byggesektoren halter bagefter andre industrier i digital modenhed. Holbøll erkendte, at teknologi uden fælles processer kun tilføjer kompleksitet. Ved at dokumentere og styre, hvordan arbejdet faktisk foregår—og derefter muliggøre det i Gluu—gjorde de “hvordan vi arbejder” til et levende aktiv, der bruges dagligt på byggepladser og på hovedkontoret.
Udfordringen: fragmenterede værktøjer og siloarbejdsmetoder
Før Gluu levede instruktioner og standarder i e-mails, mapper og lokale regneark. Teams løste lokale problemer med ad hoc-værktøjer, hvilket førte til inkonsekvent udførelse, langsommere onboarding og mistede forbedringsmuligheder. Ledelsen ønskede én måde at arbejde på, der kunne skalere—uden at pålægge stiv, topstyret bureaukrati.
Løsningen: Proces-første kvalitetsstyring med Gluu
Holbøll vendte manuskriptet: definer processer, derefter digitaliser. Med Gluu kortlagde de end-to-end arbejdsforløb, tildelte klare roller, forbandt arbejdsinstruktioner og gjorde processer tilgængelige for alle i marken og på kontoret. Procesansvarlige og redaktører holder indholdet aktuelt; versionsstyring sikrer, at teams altid bruger den nyeste standard.
- Én fælles kilde til sandhed: Processer, roller og arbejdsinstruktioner konsolideret “i ét system,” der erstatter personlige filer og spredte apps.
- Live, samarbejdende kortlægning: Procesansvarlige kortlægger med praktikere direkte i Gluu—udgiver straks og itererer derefter, mens arbejdet kører.
- Processtyring: Klart ejerskab, versionskontrol og aktivitetsniveau-instruktioner gør den rigtige måde til den nemmeste måde.
“Gluu er det værktøj, vi bruger hos Holbøll til at styre processerne for at starte og køre et byggeprojekt… vi kan udgive [en kortlagt proces], og den bliver aktiv. Versionsstyring kører automatisk, så vi undgår at jonglere med mapper, papirer og e-mailtråde.” — Kristian Harding Møller, Projektleder, Holbøll
Resultaterne: ISO 9001 (ingen bemærkninger), hurtigere udførelse og bedre personalehåndtering
1) ISO 9001 uden bemærkninger
“Jeg er ansvarlig for kvalitetsstyringssystemet, hvilket betyder, at jeg bruger Gluu hver dag i mit arbejde… Vores ISO 9001-certifikat er baseret på, hvordan vi har bygget Gluu, og hvordan vi bruger det hver dag… Vi besluttede at gå efter certificering og opnåede det uden bemærkninger.” — Ali Alaa, Kvalitetschef, Holbøll
2) Ensartet projektstart og kontrol
Holbøll standardiserede projektinitiering og styring med kunder, hvilket sikrer gentagelig kvalitet fra bud til overdragelse.
3) Datadrevet kompetence- og ressourceplanlægning
“Vi har et overblik over roller, kompetencer og certifikater på medarbejderniveau. Det gør ressourceallokering og rekruttering datastøttet—og onboarding går hurtigere, fordi vores arbejdsmetode ikke længere er tavs viden.” — Parafraseret fra ledelseskommentar
4) Hurtigere opdateringer og højere adoption
“Sammenlignet med vores gamle arbejdsmetode (dokumenter og PDF’er) føler jeg, at vi arbejder tre til fem gange hurtigere, fordi vi kan opdatere processer på farten og levere den rigtige information til teams på stedet.” — Ali Alaa, Kvalitetschef, Holbøll
5) HR-gennemsigtighed og sikker adgang
“Gluu giver et konsolideret medarbejderoverblik, der kan filtreres efter de data, vi har brug for… rollebaserede rettigheder for følsomme områder… Vi kan også se kompetencer og nødvendige certifikater.” — Lene Frøkjær, Direktionsassistent, Holbøll
Konklusion: fra spredte apps til et processtyret QMS
Holbøll demonstrerer en pragmatisk vej for byggeri: start med processer, derefter digitaliser. Ved at dokumentere, styre og bruge processer dagligt i Gluu, gjorde de knowhow til standardarbejde, der kan skaleres—reducerer risiko, øger effektivitet og gør certificering ligetil.
✅ ISO 9001 opnået uden bemærkninger
✅ Ét fælles system for processer, roller og instruktioner
✅ Ensartet projektudførelse og hurtigere onboarding
✅ Kompetence-, certificerings- og ressourcegennemsigtighed