BPM-Workflow

Ein BPM-Workflow ist der Ausführungsfluss der Arbeit innerhalb eines Geschäftsprozesses, der durch Business Process Management (BPM) verwaltet wird. Er kombiniert zwei Konzepte: Workflow (die Abfolge von Aufgaben) und BPM (die Governance, Sichtbarkeit und Verbesserung dieser Arbeit in einem Unternehmen).

Der Haken an der Sache: Oft wird „BPM-Workflow“ als ein einziger, fest definierter Begriff verwendet. In Wirklichkeit ist es eine Mischung aus Konzepten. Ein Workflow bezeichnet in der Regel die untergeordneten Schritte, die eine einzelne Person ausführt. Ein Geschäftsprozess ist übergeordnet angesiedelt und umfasst verschiedene Rollen, Teams oder Abteilungen. Vor allem enthalten Geschäftsprozesse meist SOPs, die mit Arbeitsanweisungen verknüpft sind.

Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Wenn Sie einen abteilungsübergreifenden Prozess wie einen einfachen Workflow behandeln, fehlen Ihnen Verantwortlichkeiten, Übergaben, Kontrollen und KPIs. Wenn Sie hingegen einen persönlichen Workflow wie eine umfassende BPM-Initiative behandeln, besteht die Gefahr, dass Sie die Lösung überdimensionieren und die Mitarbeiter ausbremsen.

Standard-BPM-Software wie die von Gluu kann dabei helfen, diese Ebenen zu verdeutlichen, damit Unternehmen ihre Arbeit dokumentieren, ausführen und verbessern können, ohne alles in ein IT-Projekt zu verwandeln.

Was ist ein BPM-Workflow?

Ein einfacher Workflow könnte lauten: „Rechnung erstellen → Bestellnummer hinzufügen → An die Buchhaltung senden.“ Das kann eine Person erledigen. Ein BPM-Workflow erweitert die Perspektive: Wer löst ihn aus? Welche Daten sind erforderlich? Wer genehmigt Ausnahmen? Wie lange dauert der gesamte Prozess von Anfang bis Ende? Welche Rollen sind beteiligt? Dadurch beginnen Sie, den gesamten Fluss zu steuern und nicht nur einzelne Aufgaben.

Was ist also der eigentliche Unterschied zwischen einem Workflow und einer BPM-Workflow-Automatisierung? Ein Workflow-Tool konzentriert sich oft auf die Weiterleitung von Aufgaben. BPM konzentriert sich darauf, den Prozess über Teams, Systeme und Zeiträume hinweg zuverlässig und verbesserungsfähig zu gestalten.

• Workflow: eine Abfolge von Schritten, die in der Regel von einer Rolle oder Person verantwortet und ausgeführt wird.
• Geschäftsprozess: ein End-to-End-Fluss, der die Zusammenarbeit über Personen, Rollen und Abteilungen hinweg erfordert.
• SOP: die Standardvorgehensweise, die das Unternehmen für die Ausführung des Prozesses (oder eines Teils davon) erwartet.
• Arbeitsanweisung: die detaillierten „How-to“-Schritte innerhalb einer SOP, die oft auf Aufgabenebene verwendet werden.

Suchen Sie die praktische Verbindung zwischen diesen Ebenen? Ein Geschäftsprozess (funktionsübergreifend) enthält oft SOPs, und diese SOPs verweisen auf Arbeitsanweisungen für bestimmte Rollen. Ein Workflow ist meist die „erst dies, dann das“-Abfolge innerhalb der SOP oder Arbeitsanweisung. RPA-Tools zum Beispiel bearbeiten ausschließlich Workflows.

Wenn Sie Standards aufbauen, hilft es zudem, Ihre Dokumentation klar zu strukturieren. Hier kann die kostenlose Lektion der Gluu Academy „Einführung in das Prozessvokabular“ nützlich sein, um alle beteiligten Konzepte zu verstehen:

BPM vs. Workflow – was ist der Unterschied?

BPM vs. Workflow ist einer der häufigsten Punkte für Verwirrung. Warum? Das liegt daran, dass viele Anbieter die Begriffe synonym verwenden. Die Absicht ist jedoch eine andere: Workflow ist die Ausführungsebene, während BPM das Management, die Governance und die Optimierung der gesamten Prozesslandschaft ist – also das, was über mehrere Rollen hinweg geschieht.

Die wichtigste Erkenntnis ist einfach: Workflow = Ausführung, BPM = Management und Verbesserung.

Wenn Sie Optionen vergleichen, hilft diese Übersicht zum Vergleich von Business Process Management Software zu klären, was „BPM-Software“ typischerweise beinhaltet.

Wie BPM und Workflow zusammenarbeiten

BPM und Workflow sind keine konkurrierenden Ideen. Vielmehr ist ein Workflow oft ein Baustein innerhalb von BPM. Ein Geschäftsprozess kann mehrere Workflows enthalten, die jeweils von unterschiedlichen Rollen verantwortet werden und durch Übergaben, Regeln und gemeinsame Ergebnisse verbunden sind.

Denken Sie an das Onboarding von Kunden. Der Vertrieb sammelt Informationen, die Rechtsabteilung prüft die Bedingungen, die Finanzabteilung richtet die Abrechnung ein und die Auslieferung beginnt mit dem Service. Jedes Team hat seinen eigenen Workflow. BPM verbindet diese zu einem E2E-Prozess mit gemeinsamen Definitionen, klarer Verantwortlichkeit und KPIs, die aufzeigen, wo Zeit verloren geht.

Wo passen also SOPs und Arbeitsanweisungen ins Bild? SOPs sind der „Standardweg“ über Teams hinweg, während Arbeitsanweisungen jeder Rolle genau sagen, wie sie ihren Teil auszuführen hat. Wenn Sie diese Ebene festigen möchten, ist dieser Leitfaden zum Schreiben von Arbeitsanweisungen ein solider Ausgangspunkt.

Die 5 Schritte eines Workflows

Die meisten Workflows – ob manuell oder automatisiert – folgen dem gleichen Muster. Da die Abfolge vorhersehbar ist, lässt sie sich leichter standardisieren und verbessern.

• Trigger: Etwas stößt die Arbeit an (Anfrage, Ereignis, Frist, Kundenaktion).
• Aufgabenzuweisung: Die richtige Person oder Rolle erhält die Aufgabe.
• Ausführung: Die Aufgabe wird unter Verwendung von SOPs und Arbeitsanweisungen abgeschlossen.
• Genehmigung / Entscheidung: Jemand prüft, genehmigt, lehnt ab oder leitet eine Ausnahme weiter.
• Abschluss: Das Ergebnis wird gespeichert, kommuniziert oder an den nächsten Workflow übergeben.

Wie fügt sich das Workflow-Management in den BPM-Lebenszyklus ein?

Workflow-Management wird leistungsfähiger, wenn es Teil eines BPM-Lebenszyklus ist. Andernfalls automatisieren Sie lediglich Schritte, ohne aus den Ergebnissen zu lernen.

1. Design: Definieren Sie den Geschäftsprozess, die Grenzen, Rollen und Ergebnisse.
2. Modellierung: Bilden Sie Workflows, Entscheidungen, Ausnahmen und Übergaben klar ab.
3. Ausführung: Veröffentlichen Sie SOPs/Arbeitsanweisungen und führen Sie Workflows konsistent aus.
4. Überwachung: Verfolgen Sie Durchlaufzeiten, Engpässe, Fehlerraten und das Ausnahmevolumen.
5. Optimierung: Verbessern Sie Standards, eliminieren Sie Verschwendung und aktualisieren Sie Workflows sicher.

Wenn Sie Tools für diesen Lebenszyklus auswählen, beginnen Sie mit den Grundlagen der BPM-Softwareauswahl, damit Sie wissen, nach welchen Funktionen Sie über die reine Aufgabenautomatisierung hinaus suchen müssen.

BPM-Workflow-Automatisierung erklärt

BPM-Workflow-Automatisierung bedeutet, Technologie einzusetzen, um die Ausführung konsistent und messbar zu machen. Dazu gehören Routing, Erinnerungen, Validierungen, Integrationen und Entscheidungsregeln. Darüber hinaus kann sie Dashboards und Analysen umfassen, damit Prozessverantwortliche sehen können, wo die Arbeit ins Stocken gerät.

Sollten Sie alles automatisieren? Nicht unbedingt. Automatisierung funktioniert am besten, wenn der Prozess bereits klar ist. Wenn Rollen, Übergaben und Ausnahmen unklar sind, kann Automatisierung einen ungeordneten Prozess lediglich schneller ablaufen lassen – und das in großem Stil.

Eine nützliche Unterteilung ist:

• Regelbasierte Workflows: vorhersehbare, wiederholbare Schritte (Genehmigungen, Validierungen, Routing).
• Adaptive Workflows: höhere Variabilität (Fallbearbeitung, Ausnahmen, Wissensarbeit).

KI kann beides unterstützen, zum Beispiel durch das Klassifizieren von Anfragen, das Zusammenfassen von Eingaben und das Vorschlagen nächster Schritte. Dennoch bleibt Governance wichtig. Definieren Sie daher, was die KI tun darf, wer das Ergebnis verantwortet und wie Ausnahmen gehandhabt werden.

BPM-Workflow-Software vs. Workflow-Tools

Wenn Sie nach BPM-Workflow-Software suchen, hilft es, drei Kategorien zu unterscheiden. Andernfalls vergleichen Sie Tools, die unterschiedliche Probleme lösen.

• BPM-Plattformen: verwalten Prozessarchitektur, Verantwortlichkeiten, Standards, Messung und Verbesserung – plus die Ausführung.
• Workflow-Automatisierungstools: leiten Aufgaben weiter und automatisieren Schritte, oft innerhalb eines Teams oder einer Funktion.
• Low-Code / No-Code-Plattformen: ermöglichen das schnelle Erstellen von Apps und Automatisierungen, wobei die Governance je nach Plattform variiert.

Welche Lösung benötigen Sie also? Wenn die Arbeit abteilungsübergreifend, prüfungsrelevant oder KPI-gesteuert ist, werden BPM-Funktionen wichtig. Wenn es sich um die Aufgabenabfolge einer einzelnen Person handelt, kann ein Workflow-Tool ausreichen. Zudem beginnen viele Unternehmen mit der Dokumentation und Standardisierung, bevor sie automatisieren, da Klarheit die Automatisierung sicherer macht.

BPM-Workflow-Beispiele

Beispiele machen den Unterschied zwischen BPM und Workflow greifbar. Unten finden Sie vier BPM-Workflow-Beispiele, jeweils mit einer kurzen Gegenüberstellung von „Prozess vs. Workflow“.

1) HR-Onboarding

Geschäftsprozess (funktionsübergreifend): Recruiting → HR → IT → Manager → Gehaltsabrechnung. Er umfasst Übergaben, Compliance-Prüfungen und Zeiterwartungen.
Workflow (eine Rolle): HR erstellt das Mitarbeiterprofil, versendet den Vertrag, plant die Einführung und stößt die IT-Einrichtung an. Daher ist der Workflow nur ein Ausschnitt des gesamten End-to-End-Prozesses.

Wenn das Onboarding Priorität hat, kann Ihnen dieser Leitfaden zum Thema Wie man einen guten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter sicherstellt helfen zu definieren, wie ein „guter“ Prozess aussieht, bevor Sie irgendetwas automatisieren.

2) Rechnungsfreigabe

Geschäftsprozess: Procure-to-Pay umfasst den Einkauf, Budgetverantwortliche, die Finanzabteilung und manchmal Projektteams. Kontrollen und Ausnahmen sind hier entscheidend.
Workflow: Ein Genehmiger prüft die Rechnungsdetails, gibt sie frei oder leitet sie mit einer Begründung zurück. Vor allem stellt BPM sicher, dass der gesamte Prozess gesteuert wird, nicht nur der Klick zur Genehmigung.

3) Bearbeitung von Kundenbeschwerden

Geschäftsprozess: Annahme → Triage → Lösung → Feedbackschleife zu Produkt/Betrieb. Dies erfordert Zusammenarbeit und kontinuierliches Lernen.
Workflow: Ein Support-Mitarbeiter folgt einer Schritt-für-Schritt-Checkliste (Arbeitsanweisung), um Details zu erfassen und korrekt zu eskalieren. Darüber hinaus zeigt das BPM-Monitoring wiederkehrende Ursachen auf, sodass sich der Prozess mit der Zeit verbessert.

4) Vertragslebenszyklus-Management

Geschäftsprozess: Anfrage → Entwurf → Verhandlung → Genehmigung → Unterschrift → Speicherung → Erneuerung. Er betrifft Vertrieb, Recht, Finanzen und Auslieferung.
Workflow: Die Rechtsabteilung prüft Klauseln anhand einer Standard-SOP und Arbeitsanweisungen. Da Vertragsarbeit Risiken birgt, hilft die BPM-Governance sicherzustellen, dass die richtigen Kontrollen und ein Audit-Trail vorhanden sind.

Wann benötigen Sie BPM anstelle von Workflow-Automatisierung?

Wenn Sie sich zwischen Workflow-Tools und BPM-Workflow-Software entscheiden müssen, stellen Sie sich zuerst eine Frage: Erfordert diese Arbeit die Zusammenarbeit mehrerer Rollen oder Abteilungen? Wenn ja, haben Sie es wahrscheinlich mit einem Geschäftsprozess zu tun, nicht nur mit einem Workflow.

• Abteilungsübergreifende Prozesse: viele Übergaben, gemeinsame Ergebnisse und Abhängigkeiten.
• Bedarf an KPIs und Governance: Sie müssen Durchlaufzeit, Qualität und Akzeptanz messen.
• Compliance-Anforderungen: Audit-Trails, kontrollierte Aktualisierungen und eine standardisierte Ausführung sind wichtig.
• Skalierung des Betriebs: Wachstum lässt „implizites Wissen“ an seine Grenzen stoßen, daher müssen SOPs und Arbeitsanweisungen zugänglich sein.
• Digitale Transformationsinitiativen: Sie benötigen Prozessklarheit, bevor Systeme und Automatisierung einen Mehrwert liefern können.

Wenn diese Bedingungen zutreffen, bietet BPM die Struktur, um Prozesse, SOPs, Arbeitsanweisungen und Workflows zu einer konsistenten Arbeitsweise zu verbinden. Dadurch verbringen Teams weniger Zeit mit der Brandbekämpfung und mehr Zeit mit Verbesserungen.

FAQ – BPM-Workflow

Was ist ein BPM-Workflow?

Ein BPM-Workflow ist die Abfolge von Aufgaben, die einen Teil eines Geschäftsprozesses ausführt, kombiniert mit BPM-Praktiken wie Verantwortlichkeit, Governance, Messung und kontinuierlicher Verbesserung. Mit anderen Worten: Es ist die Workflow-Ausführung innerhalb eines verwalteten Prozesssystems.

Was ist der Unterschied zwischen BPM und Workflow?

Ein Workflow konzentriert sich auf das Erledigen von Aufgaben in der richtigen Reihenfolge, oft innerhalb einer Rolle oder eines Teams. BPM verwaltet den gesamten End-to-End-Prozess über Teams hinweg, einschließlich Standards, Kontrollen, KPIs und Verbesserungen. Vor allem verhindert BPM, dass abteilungsübergreifende Arbeit allein von individuellem Einsatz abhängt.

Was sind gängige BPM-Workflow-Beispiele?

Gängige BPM-Workflow-Beispiele sind das HR-Onboarding, Rechnungsfreigaben, die Bearbeitung von Kundenbeschwerden und das Vertragslebenszyklus-Management. Jedes dieser Beispiele umfasst mehrere Workflows über verschiedene Rollen hinweg, die durch Übergaben verbunden sind und durch gemeinsame Standards gesteuert werden.

Was sind die Vorteile von BPM-Workflows?

BPM-Workflows verbessern die Konsistenz, reduzieren Fehler, verkürzen Durchlaufzeiten und schaffen Sichtbarkeit über Teams hinweg. Zudem erleichtern sie es, SOPs und Arbeitsanweisungen kontrolliert zu aktualisieren, damit Verbesserungen dauerhaft Bestand haben.